置业集团采购合同管理规定

1、企业建设置业集团采购合同管理规定第一章总则第一条为确保合同谈判、签订、评审、档案管理、分析评估的严 肃性、有效性及规范性，特制订本规定。第二条本规定适用于采购管理中心。第二章各业务阶段的合同管理第三条合同谈判：（一）谈判人员必须通过公司组织的正规商务谈判和合同知识培 训；（二）在和客户谈判之前，主谈人员必须用规范的表格做好详尽的 谈判计划；（三）所谈物资为固定资产时，必须按公司相关文件的要求向请购 部门索要董事长的批文；（四）所谈物资含有较强的专业性、技术性时，必须邀请相关技术 人员参与谈判，并对相关技术参数签字确认；（五）大型安装项目合同，除商务谈判外，还必须连同总经办、工 程项目人员一起到

2、供应商处实地考察， 以全面了解其实力、资质和以 往的工程业绩等。（六）无论何种物资，原则上杜绝独家供货，必须找至少三家以上 的客户进行投标、洽谈（ 七 ） 工程部等其他部门配合谈判的合同，采购人员须严格遵守公 司的前后台管理，做好各方人员的协调工作。（ 八 ） 所谈供应商为新客户时，则其必须提供相关的证件（ 税务登记证、生产许可证、法人代表签字的委托书）;（ 九 ） 物资涨价时，必须有确凿的信息来源，并经部门经理批示后方有权涨价。第四条合同签订（ 一 ） 所有进行洽谈的合同必须有需求部门正规的物资申购单，并经过本部门领导审核后方可进入采购程序;（ 二 ） 属于招标采购的，必须严格按照部门的招标

3、手册开展工作，开标、议标、谈判增值表等各项资料必须齐备。（ 三 ） 所用合同文本必须是我司法务人员颁布的标准版本，不得随意更改。（ 四 ） 在签订合同前，须要求供应商提供各项有效的证件，作为合同附件一起评审、存档。（ 五 ） 买卖双方单位名称要做到" 四一致 "（ 抬头、落尾、图章与营业执照 ） ，不可相差一厘一毫。（ 六 ） 若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时，要单独以合同附件的形式签订，附件号可按签订合同时的日期编号，如： 2006 年 12 月 2 日签订合同的附件可编号为2006-12-02 号附件。（ 七 ） 合同上所有栏目都必须认真填写，若有些栏

4、目不需填写时可 用 "/" 代替。（ 八 ）" 标的 " 中单位栏的填写应符合现行国家计量标准，不能以"捆、扎、堆、斤"等模糊或不规范词语填写; 合计金额栏应用规范的大写文字填写。（ 九 ） 我方签约人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款，特别是保密、商品生产、变更、商业贿赂之禁止等。（ 十 ） 合同条款中原则上不允许出现笔误或删改，特殊情况出现笔误或删改，应由双方当事人签字认可，并在笔误或删改处加盖双方的公章。 （ 不准在合同文本上涂改任何文字）（ 十一） 所谈对方是个体户时，则必须填写对方家庭住址，并附有身份证复印件。（ 十

5、二） 除合同外，还须和供应商签订单独的廉政协议，作为合同附件一起评审、存档。第五条合同评审（ 一 ） 合同签订后，首先由供应商签字盖章，之后由我司的合同签订人员认真填写合同评审表进行合同评审，合同评审表上各项内容必须完备、真实、准确。（ 二 ） 合同评审表上除中标单位外，还必须认真填写各竞标单位的信息。原则上只找一家供应商洽谈合作的合同，拒绝评审。若是特殊情况，须认真在评审表上详尽说明。（ 三 ） 合同原件要求一式五份，并要求供应商在每份合同上盖骑缝章。 一份档案室存档，一份财务部保存，一份部门留存，一份供应商，一份备用。（ 四 ） 合同签订人在填写好的合同评审表上签字确认后，按照如下流程进入

6、评审程序：合同签订人招标处负责人采购管理中心法务人员采购管理中心评审处采购管理中心负责人财务部负责人总经办合同评审人员。（ 五 ） 合同签订人负责合同评审过程中的跟催和解释等各项事宜，直至合同盖章、存档。（ 六 ） 上述每个流程的评审人员都须认真审核合同的各项条款，并在合同评审表上签字确认。（ 七 ） 合同评审时间原则上要求当天结束，特殊情况评审人员须及时和合同签订人说明清楚。（ 八 ） 合同评审人员发现合同问题，须及时反馈给合同签订人，以保证大家口径一致，共同谈判，提高工作效率，降低采购成本。（ 九 ） 总经办人员审核签字后，即表示合同评审结束。之后即可填写用章申请单，由采购管理中心总经理签

7、字同意后，到行政部盖章。（ 十 ） 盖章后的合同一式四份，并按要求分发给各部门。第六条合同执行：（一 ）盖章后的合同即表示合同正式成立，具有法律效力。（ 二 ） 若本合同所采购的物资隶属某工程项目，且该工程项目采购管理中心在工地现场派驻有专职的人员，则合同签订人可以直接把该合同交给现场的负责人员由其执行，如：办理预付款、接受货物、报批发票等。（ 三 ） 若本合同不隶属某特定的工程项目或采购管理中心没有安排专职的工程负责人员，则合同签订人即为合同执行的直接负责人，负责合同执行中各项事宜的安排、协调等。（ 四 ） 合同开始执行，材料进场或供应商工人进驻工地时，合同执行的直接负责人要积极协调各项事宜，妥善处理好供应商和工地人员之间的关系，在处理好前后台管理的同时，保证项目的顺利进展。第七条合同档案管理（ 一 ） 行政部评审盖章后的原件合同（ 每份一式四份） 先由行政部存档一份，采购管理中心留存一份，其他两份由采购管理中心转交给财务部和供应商。其他部门若有需求则自行复印合同。（ 二 ） 合同管理员在接受合同时，应对评审表、合同内的相关内容、以及客户的相关证件进行审核，并进行书面交接。（ 三 ） 当别的部门因工作需要