OA系统使用管理规定

1、OA使用管理制度一、总则公司办公自动化系统 （以下简称 OA系统）是以金蝶 K/3OA 协同办 公系统为管理平台，采用服务器 / 客户端 /浏览器结构，建立起来的覆 盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、移动办公、 无纸化办公和信息资源共享。 OA系统是公司信息化建设的重要组成部 分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。 为了加强对公司 OA系 统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动 化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅， 最终解决部门自身与部 门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、 标准化和规范化的方向发展， 结合公司实际情况，制定

2、本规定。1.1 目的 规范公司流程管理，提高公司流程效率。1.2 适用范围 各中心、各职能部门。二、职责划分2.1 公司人力行政中心是公司办公自动化 OA系统的归口管理部门。 主要职责为：（ 1）、负责制定 OA系统规章制度；（ 2）、负责 OA系统核心工作流程设计、修改；（ 3）、负责 OA系统各职能部门工作流程设计的审核；（ 4）、负责确定、监管 OA系统核心工作流程参与人员的权限；（ 5 ）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（ 7）、负责 OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；2

3、.2OA系统管理员负责 OA系统的建设、 维护和服务支撑工作， 负责 服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：（ 1）、负责 OA系统软件的配置升级管理；（ 2）、负责 OA系统的数据备份；（ 3）、负责制定 OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作；（ 5）、负责 OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全 运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理；（ 7）、负责 OA平台功能模块各部门书写权限的设置。三、基本要求3.1 使用 OA系统的各级用户 应保证各类文件处理的响应时间。 系统 所有内勤 用户在每个工作日上班后一个小时内必须使

4、用电脑浏览器登 陆 OA系统， 中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以 保证公文系统的正常流转和信息的及时传送， 最好长期登陆进 OA办公。3.2 每位 OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定 期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名 所有人负责；3.3 每位 OA用户要保证在 OA系统上发布、流转的信息和文件的准 确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执 行和遵守。3.4OA 系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新， 具体内容由本单位负责人确定，新闻内容

5、不应涉及相关商业机密；人 事公告或日常行政公告由人力行政中心负责统一发布和管理，主要涉 及各级人员的职务任免、 调动和重大奖惩 （包括通报表扬、 重大表扬、 严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各中心和各部门发布的 日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事 项等内容。3.5 各级 OA用户应认真遵守本制度的相关规定， 进行规范使用和操 作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管 理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。四、应用管理4.1 流程模块的使用流程模块是 OA 平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、 行政事务三大类型。 用户只需根据实

6、际需求如： 请假申请、 加班申请、 出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单， 并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应 根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。流程发起要求a、流程发起要求：经办人在发起流程时，对于需要多部门会签或 审核的流程，发起人应先进行线下沟通（线下沟通至少包含直接上级 和相关业务部门负责人），才能发起流程。上级审批人在接收到流程 发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但 必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回 退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。b、流程资料上传与

7、检查：经办人发起流程时，需要上传相关附件 资料，应检查资料的完整性和可用性（保证附件资料在审批过程中能 正常打开）。在发起流程后，经办人须及时将纸质附件送到相关审批 人处进行审核。流程审批要求a、审批意见：各环节审批人必须明确发表意见，客观、清晰的表 达自己的意见和态度，避免出现类似“阅”、“知晓”、“好的”等 无明确态度的意见。b、禁止讨论性协商：流程原则上只是完成审批过程，具体事务通 常是在各种会议上已经完成讨论，流程审批人在审批时快速明确并签 署意见，禁止在流程审批过程中作讨论性协商。c、流程搁置与打回：在流程审批过程中，如发现经办人上传流程 有误或有疑问，须立即与经办人进行沟通后明确意

8、见，禁止未经沟通 直接搁置流程或者强行将流程打回，更禁止没有仔细审阅流程就直接 通过。d、流程协商：对于流程中未设置相关人员但确实需要征求意见的， 可以发起流程协商，但应避免利用流程协商完成工作正常的沟通和协 调。流程审批时间要求a、流程审批时间：原则上流程审批人每天至少早、中、晚进行三 次登陆公司 OA系统进行流程审批， 原则上员工当天流程必须当天处理 完毕，部门总监以上领导原则上流程处理不能超过 2 天，特殊岗位与 流程除外。4.2 、消息中心的使用消息中心主要用于与公司内部人员沟通和交流， 内部各部门沟通和 交流应尽可能使用协同方式进行，以提高业务处理效率。五、安全保密1、OA系统的所有

9、用户， 不得利用 OA系统从事危害国家、 集体和他 人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信 息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。2、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信 息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。3、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部 人员查看 OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。六、网络维护为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；1、公司 OA管理员是公司 OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；2、禁止在 OA系统上传带有病毒的文件、图片等；3、未经许可，不得私

10、自改变 OA系统的桌面内容；4、不得对网络运行进行人为设限。七、考核为强化 OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。1、OA系统自动对协同审批进行跟踪，对每位同事审批事项的处理 周期、延误情况进行记录。并将使用情况纳入月度或年度考核范围。2、对长期不使用 OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公 数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处 理。3、对不遵守规定、 影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员， 依照有关规定追究相关人员和领导的责任。4、对泄漏机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。八、应急措施应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。 1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发 布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。2、OA