第三部分 档案管理

1、第三部分档 案 管 理第一章 档案管理基础知识一、档案类别文书档案声像档案科技档案专门档案其它档案职工档案会计档案电子档案实物档案基建档案产品档案由单位各部门在工作中形成科研档案会计凭证会计账簿财务报告录音录像照片底片奖杯杯奖牌牌证书书特殊载体档案设备档案×××单位档案全宗纸质载体档案二、档案归档范围（一）材料种类1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等；2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料；3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等；4.业务职能工作形成的文件材料，如

2、工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等；5.本单位对下级单位管理中形成的材料； 6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；7.会计工作形成的文件材料；8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料；9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件；10.领导参加相关会议的讲话稿；参加会议带回的有关材料等；11.其他有保存利用价值的文件材料。(二)保管期限1.保管期限种类分为永久、30年、10年；2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年；3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久；4.对在一定时间内有利用

3、价值的档案列为10年；5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。三、档案设施设备（一）档案库房设置1.档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层；2.档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求；3.档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。 设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。 （二）阅览及陈列室 1.阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静；2.陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。（三）档案装具1.档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作

4、用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架；2.各类档案盒规格、式样和质量应符合GBT 9705、GBT 11822和DAT 22等的要求。我公司使用的档案盒样式见下图： 图1 档案盒正面式样及规格 图2 档案盒脊背式样 （四）保护设备1.档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施；2.根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机等设备；3.有条件的单位应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。（五）技术设备1.配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备；2.配备档案修复、利用需要的照相机、摄像机、复印机等设备；3.配备

5、信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。四、档案整理要点（一）文书档案以件为单位的整理要点1.以“件”为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件；2.归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；3.归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。如不要使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、红墨水、复写纸等不耐久的书写材料； 4.整理顺序为装订、分类、排列、加盖归档章（见下图3）、

6、编制归档文件目录（见下图4，归档文件目录封面样式见本部分附件7）、装盒、上架；图3 归档章式样归档文件目录件号责任者文 号题 名日 期页 数备注图4 归档文件目录式样5.采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一般只订一钉；6.以每年1月1日至12月31日为一个自然年度。第一步，即先将归档文件按年度分类；第二步，在年度内按照保管期限分类；第三步，在同一保管期限内的同一类别相对集中分类。跨年度形成文件的处理：请示与批复，放在复文年；规划放在针对的第一年；结、决算、报表，放在针对的最后一年；会议文件，放在开幕年；两个内容文件，归入主要内容针对的年度；7.归档文件分类后，遵循“事由”原则为主，参考时间和

7、重要程度等因素进行排列，不同保管期限的文件，需分别排列。因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后，并在备考表（见下图6）中说明。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起；8.归档文件应逐件编号，例如在同一年度、同一种保管期限里，按文件的排列顺序从“1”开始逐件编号，形成一个流水号（即每年按3种保管期限分3个流水号）。归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，全宗号、机构或问题、

8、馆编件号暂不填写。登记人 检查人 年 月 日图6 备考表式样（二）科技档案整理要点（1）科技档案一般有：产品、科研、基建、设备四大类；特点：具有成套性。形式：按项目形成阶段组卷、排序。（2）产品档案一般有：市场调研、立项、设计、产品标准、图纸、工艺、工装、包装、鉴定、检验、创优、质量分析等材料；（3）科研档案一般有：调研、申报立项、研究、试验、总结、鉴定、报奖、推广应用等材料；（4）基建档案一般有：依据性文件（可行性研究、立项、审批）、基础性文件（勘测、测绘、征迁、招投标）、设计文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件、使用维修改扩建文件等材料；（5）设备档案一般有：随机文件、合同发票（或复

9、印件）、开箱验收、安装调试、使用维护、更新改造等材料；（6）归档时间：科技活动结束2到3个月后把整套资料移交到档案室保管。备注：具体的整理方法，依据科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2000）执行。（三）会计档案整理要点会计档案的归档范围是会计核算材料。即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等其他材料。本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入会计档案归档范围。备注：会计档案的整理由财务部门完成，可由财务部门保管一定时间，期满后须向档案室移交，财务部门保管期间需向档案室提供会计档案目

10、录。（四）声像档案整理要点1.按不同载体形式分成：照片（底片）、录音带、录像带、光盘。2.声像档案资料收集范围：（1）反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；（2）上级领导人和著名人物到公司视察、检查工作等方面的声像资料；（3）涉及公司权益的声像资料；（4）其他单位形成的与公司有关的重要声像资料。3.声像档案资料的收集与时间要求：（1）录音带、录像带、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，必须是原版、原件，特殊情况下可接收复制件，按时归档并建立归档控制措施；（2）声像材料的内容要真实，每次内容至少保留510张；（3）声像档案材料形成后一周内，档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像材

11、料；（4）对库存的照片档案，要2年检查一次。4.编辑要求（1）照片（电子）必须每张编辑文字说明，直接叙述主题信息，时间准确（见下图7）；卷内目录序号题目拍摄时间拍摄地点拍摄人张数备注图7 数码照片档案目录式样（2）一盘录音带、一盘录像带自然形成一个保管单位，可形成时间先后分别进行排列编号，即录音档案一个流水号，录像档案一个流水号。要编写文字说明，与录音带、录像带一起保存；（3）光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然形成一个保管单位，每张光盘写好文字说明。5.特殊载体档案保管有特殊要求：（1）照片档案保管要求防光、防潮、防高温；照片档案上架竖放，不应相叠平放；（2）录音、录像档案要求防磁，

12、录音（像）带、磁带分别单个放入塑料盒或专用防磁柜平放，没有防磁柜的单位可放在铁制档案柜或密集架上；（3）光盘放入塑料盒或光盘档案册，不能放置樟脑丸等挥发性药物。(五)实物档案整理细则1.实物档案的归档范围（1）公司和所属各单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等荣誉物品； （2）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司和所属各单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等礼品物品； （3）公司和所属各单位对外交往中获赠的重要纪念品；（4）公司和所属各单位组织的各种重大活动中形成的纪念品；（5）公司和所属各单位成立以来使用过的牌、匾；（6）公司第一批生产的、获奖的及重要的产品样品；（7）其

13、他有保存价值的实物。 2.实物档案的归档要求（1）应归档的实物自形成后的次年3月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续；（2）归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人；（3）归档的实物应拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系；（4）公司和所属各单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档；（5）实物档案移交时，交接双方应办理移交手续；（6）公司各部门和各子（分）公司兼职档案人员必须认真做好实物档案的收集、整理工作

14、，以确保实物档案的完整、准确、系统和安全。3.实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久。4.实物档案的整理（1）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类；（2）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列；（3）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号由全宗号年度保管期限分类号件号五部分组成；（4）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期

15、、实物类别、保管期限、备注等项目（见下图8）。实物档案目录档号题名实物来源日期实物类别保管期限备注图8 实物档案目录式样5.实物档案的保管（1）档案处对接收的实物档案逐一登记，并进行分类、编目、排架、保管；（2）实物档案应专库或专柜保管，贵重实物必须专柜保管；（3）存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期检查、定期除尘，避免实物档案褪色，发现问题及时补救；（4）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。6.实物档案的利用（1）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续；（2）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续；（3）珍贵的或不易搬动的实物档案，

16、提供实物档案照片使用。（六）大事记1.记录范围（1）机构开业、投产、名称更改等重要信息；（2）领导成员的任免情况和重要活动情况；（3）本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况；（4）获得的各种重大荣誉；（5）上级领导视察、检查工作；2.格式要求（1）应使用word格式记录；（2）标题和正文内容格式以文件办理要求为准。五、档案库房管理（一）基本要求1.档案库房的技术管理工作，应有专人负责，做到“防火、防盗、防光、防有害气体、防潮湿、防高温、防尘、防生物”。非档案工作人员未经批准不得进入库房；2.切实做好平时防范工作，下班前必须切断电源，做到人离灯灭，严禁吸烟，消除火灾隐患，保证档案安全。节假日前

17、更要仔细、全面检查，发现问题及时处理；3.库房管理人员更换时，交接双方必须当面点清档案，办理交接签字手续；4.档案库房技术管理人员应刻苦钻研档案保护技术，掌握变化规律，改善保管条件，提高管理水平；5.未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。（二）温湿度控制1.档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在1424，有设备的库房日变化幅度不超过±2；相对湿度应控制在4560%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%；2.保护母片的胶片库温度应控制在1315，相对湿度应控制在35%45%；3.各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去

18、湿机，专门库房应安装空调设备；4.档案库房应保持卫生清洁。库房要求通风、干燥。库房内外湿度应定时测记，一般每天2次。掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行1次综合分析，以便掌握库内外温湿变化规律，制订综合管理计划；5.空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养；温湿度记录仪表应按设备要求定期检验；6. 档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。（三）八防措施1.档案室应设消毒室或消毒箱，新接收的档案经消毒、除尘后方能入库；2.档案柜中应放置防虫药品，以防虫害；同时要定期

19、检查，对失效的药品及时更换；库房内不准堆放杂物，注意关好档案柜，并放灭鼠药，以防鼠害； 3.配备吸尘器，加密封门或过渡门，除尘与防尘相结合。有条件的档案室可设置空气过滤装置，防止污染气体进入库房；   4.档案库区必须配备相应的档案消防器材，并按设备要求定期检查更；5.安全使用电器设备，定期检查电器线路。库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；6.库房要达到三铁：即铁门、铁窗、铁柜。同时要安装防盗报警装置。存放秘密以上密级档案的装具要加锁；库房无人时必须关灯、关窗、关门、切断电源，库房和档案柜钥匙要妥善保管； 7.档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、

20、窗板等遮阳措施；档案库房宜选用白炽灯做人工照明光源，照度不超过100勒克斯。如采用荧光用灯时，应对紫外线进行过滤；8.档案在任何情况下均应避免阳光直射。（四）档案安全检查1.定期清理核对库藏档案，做到账物相符。发现问题，应及时报告，并采取措施予以处理；2.每年定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案保管情况，为科学管理积累资料。六、档案接收、借阅与开发利用管理（一）档案接收管理1.各职能部门、各子（分）公司在日常档案收集时要严格按照企业文件归档基本范围与保管期限参考表执行，保证归档材料的完整齐全；2.各职能部门将核对无误的档案交接登记表随同归档文件一起向档案部门移交，任何部门不得拒绝和拖延。档

21、案部门接收档案时，要认真核对档案交接登记表，并检查整理质量，移交清册双方各保留1份。（二）档案借阅管理1.工作人员借阅一般档案资料必须履行借阅手续，填写资料文件借阅申请单，由所在部门第一负责人签字同意后方可借阅，并填写档案借阅登记表；2.借阅重要文件、保密文件、权证类档案，先由部门第一负责人和分管总裁签字同意后，最后经董事会办公室总经理审核签字（分公司应经部门负责人和总经理签字同意后，最后经办公室主任审核签字）同意后方可借阅；A.具有密级的档案借阅者不准随意乱放或随便携带外出；B.凡造成泄密者，按档案保密管理规定给予处罚。3.借阅档案期限一般不超过一周，到期后仍需利用的，应向档案室说明情况，重

22、新办理借阅手续，并确保档案的完整与安全；4.对于借阅档案期限超过一周以上的，需核实长期借阅原因，并经董事会办公室总经理（分公司或项目部第一负责人）签字同意后方可借阅，利用过程中档案管理人员要定期检查文件保存是否完好，以确保档案的完整与安全；5.跨部门借阅重要资料，必须董事会办公室总经理（分公司或项目部第一负责人）签字同意后，方可借阅；6.查阅档案应在阅档室内进行，不得带出和复印，不得在文件上圈点、画线、涂改、拍照、裁剪和撕毁，如故意破坏档案实体，按集团公司相关管理规定严肃处理；7.重要的实物档案、珍贵的照片、底片、光盘档案一律不借出； 8.借阅的档案归还时，必须当面交接清楚，检查无误后双方签字

23、确认后并加盖红色已还章样，便于查看和统计。如发现遗失或损坏，应做出补救措施，并按集团相关管理规定严肃处理。（三）档案开发利用1.对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等；2.对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、科研成果简介、工程项目简介、市场变化等；3.对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料。如历年生产经营指标统计分析、公司史志等；必要时利用档案举办档案陈列或展览。第二章 档案管理范例范例一：连云港福润食品有限公司自1997年成立以来，公司领导十分重视档案材料的积累和保管，1999年公司设立综合档案室，隶属企管办领导。2006年12月

24、，档案工作顺利通过江苏省一级档案标准。2007年3月年，连云港福润公司专职档案员荣获江苏省档案局颁发的先进工作者。2011年1月公司被连云港市档案局评为档案工作先进单位。一、硬件投入方面综合档案室现有专职档案工作人员1人，兼职档案员8人。并成立有档案管理领导小组，负责本公司档案管理的组织领导，形成了档案管理网络系统，档案库房总建筑面积140平方米。按照省档案局要求，做到了办公室、阅览室、库房三分开。根据要求，公司投入10万元为档案室配备了密集架、计算机、扫描仪、复印机、空调机、刻录机等设备，并装备监控安全防范系统，为做到档案的集中统一管理、档案安全管理工作提供了物质保障。同时，配置了量子伟业P

25、DE档案综合管理系统，更好的提高了档案管理水平及对档案的利用率。荣誉展览厅 档案密集架二、业务建设方面在市、县档案局的帮助指导下，我们切实制定了连云港福润档案管理办法、档案管理制度等系列规范性文件。对各类文件材料、资料的收集与归档、书写、打印格式、技术处理等均按照档案管理的规范要求，全面完成归档。应归档文件材料的归档率达到了100%。坚持了上一年度应归档材料，在次年3月底前完成立卷、归档、编号、编目、排列入架任务，做到了无积存零散遗失文件。自公司1997年成立至2010年止，共形成以下各类档案，其中：文书档案5937（卷）件，基建档案98卷，设备档案45卷，实物档案445件，人事档案703卷，

26、会计档案5191卷。档案目录符合规则，保管期限划分准确，排列编号规范，编有醒目的库房、柜、格档案存放指引标记，建立了档案统计台账和档案基础数据库，检索工具编制配套，能保证查找档案资料快捷、准确；并坚持了库房温湿度测记，杜绝了霉变、虫蛀现象发生。三、档案信息开发利用方面综合档案室专职档案员，熟悉室藏档案内容，做到主动、热情、积极为公司提供档案信息服务。并坚持档案查（借）阅及利用效果登记制度，较好地解决了部门各项工作中的实际问题。四、档案利用、编研档案工作坚持以提供利用为目的。几年来，积极探索档案开发利用的新思路，努力开发档案信息资源，编制、编研了全宗介绍、大事记、全引目录、案卷目录、专题目录、基

27、础数据汇编等10余种档案编研材料，档案利用典型实例23条。收到了良好的工作效益。范例二：档案行业中范例传化集团 通过企业首个数字化档案室验收以97.5分的考核分并列第一。一说起档案馆，一般人的印象是很神秘棕黄色的档案袋、密密匝匝的资料册，里面放着机要文件，普通老百姓无缘读到。开展数字档案室试点工作为浙江省萧山区所独创，已建成的数字档案室利用效果明显，访问量非常高。浙江省团的“电子档案室”则为萧山区档案局第一批通过“数字档案室”验收试点的单位。但是，很多萧山的企业对于建档还比较陌生，更谈不上有数字化的档案，为什么传化集团如此重视档案的建立和完善工作呢？让我们走近传化集团的档案室。电子档案室内特殊

28、载体陈列室一角 传化集团内整齐的档案陈列室一、七大模板构成了“电子档案室”传化集团的“电子档案室”主要有7大模块，一是视频档案，收集了集团3万余兆、约290小时的视频在线播放内容；二是档案资料，可以检索到集团与各企业11个大类历年的档案共计18.89万条数据和4万页原文的检索利用，以及电子文档管理中心，使整个集团员工所产生的电子文件能自动传送到PDE档案软件的数据库中；三是专题汇编，设有历史写真（含集团及各企业历年来的照片档案）、证件室（收集了集团及各企业工商注册税务等方面证件）、企业大事记、企业荣誉、商标注册专题、压力容器设备等；四是档案动态，集团档案工作达标省级的变迁过程、档案工作荣誉；五

29、是档案宣传，有档案例会纪要、档案活动、档案案例分析等；六是系统管理，由管理员负责；七是数字图书馆。只要进入局域网的成员，就能浏览到5大模块（除“档案资料检索”与“系统管理”两个模块有特定权限外）。二、对于申报工作来说，档案非常重要很多企业名气大了，都想申请“驰名商标”，可是这个申请工作还真有点麻烦。“驰名商标”是国家保护的商标，申请时需要附上从商标注册之后的所有打假查出情况的资料。据了解，有的企业用了好几年时间也申报不了“驰名商标”，而传化集团只花了4个月左右的时间，就完成了申报“驰名商标”的工作。据有关申报的负责人徐炎介绍，当时的申报材料有800多页，这完全得益于完善的企业档案。最近，传化集

30、团正在申报两项国家名牌。徐炎告诉记者，申报国家名牌，需要准备企业前3年所有的资料，涵盖企业方方面面的情况，幸好传化集团的档案基础较好，而且现在的档案已经数字化了。另外，如果企业成立集团公司之后，资本结构肯定会进行梳理，所以一定要保存好每个公司的登记注册材料，方便管理人员、章程修改等等。很多工作做好了材料形成了就要及时存档，这样不仅可以及时提醒你，用的时候还能节约不少成本。 三、档案工作需要企业重视、部门配合传化集团董事会非常重视档案的管理工作，早在传化集团发展之初，就设立了综合档案室。1999年，传化集团就购买了北京量子PDE档案条目版软件，利用信息化手段来辅助传统的手工档案管理工作。2000

31、年，通过了国家二级档案管理达标验收。2002年，又引进了北京量子PDE档案网络版软件，并于该年在传化局域网上正式启用“电子档案室”。后来又经过改版，“电子档案室”就出现在集团的TFOA3.0信息化平台上。2005年11月，该集团又将档案室作为一个专业部门设立，并投入80万元改建近1000平方的档案库房。据该负责人介绍，档案信息化管理工作也是企业生产经营管理发展到必然阶段的一种需要，应该纳入企业整体信息化管理的工作规划。要使档案信息化，就需要档案业务部门与企业信息化管理部门紧密的协作，以课题和项目团队的形式共同来完成。四、档案信息化需要基础和创新结合在采访中，记者了解到，档案信息化不仅是信息技术

32、的应用，企业档案信息化建设的难点在于企业信息系统及文件数据的复杂多样。而建立在扎实的档案基础管理之上的档案信息化开发与应用才是牢固的根基，没有基础管理的档案信息化是很难进行操作的。该负责人还介绍，信息化对传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战，例如如何保证数字化档案的安全，这都是企业需要在今后的档案工作中不断加以创新的。第三章 印章管理公章是一种信物，是公司职权的权威代表，是公司进行生产经营活动、行使职权的重要标志。在文件上盖印是表示对文件生效的确认无误的一种凭证。公章的管理，关系到公司正常经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，由此可见公章对公司的重要性。所以对于公章的刻制、保管

33、、使用应严格按程序办理，以杜绝误用。一、印章的刻制公司成立后，由办理公司注册登记部门的总经理，指定人员持公司营业执照、公司法定代表人身份证复印件等资料，到当地公安机关指定的印章刻制社刻制公司公章、合同专用章、财务专用章和法定代表人名章，并将刻制好的印章封存后带回集团董事会办公室，办理交接手续后，交由董事会办公室代管。如印章刻制社提供上门服务的，刻制好的印章须直接交给办理公司注册登记部门总经理指定的人员。公司重组、更名等情况需要重新刻制印章的，由总经理指定人员重新刻制。新章刻制后启用前，须在集团董事会办公室登记备案，旧章交回董事会办公室统一封存保管。二、印章的领取印章刻制后，由子（分）公司总经理

34、向集团董事会办公室申请领取使用，并签订公司统一格式的印章委托管理合同，建立印章保管登记表，由分管领导审批签字、董事会办公室总经理审核签字后，方可领用。三、印章使用要求1.公司人员需使用印章时，应填写公司统一格式的用章审批表（包括：印章名、用章材料的名称、用章部门、用章日期和用章次数、留存情况。参见本部分附件5），由其部门负责人从业务角度审核后签署意见；2.集团办公室主任或子（分）公司办公室主任对用章审批表填写的完整性、部门负责人签字的真实性以及用章材料规范性、内容真实性、法律风险性进行审核并签署意见。用章材料内容涉及法律、技术、财务等专业领域的，应送交相关部门审核，并签署意见；3.将材料审核意

35、见报总经理确认，由总经理在用章审批表上签署同意意见后，方可履行盖章手续。涉及金额为100万元以上合同以及其他重大投资、与政府合作协议等重要文件的，必须报请总裁审批后盖章。涉及金额为1000万元以上的用章文件必须上报董事会及董事长审批；4.子（分）公司办公室主任出差期间，可将保险柜密码委托给企管办文员暂管。办公室主任回来后，应及时修改密码。总经理出差期间，可将保险柜钥匙委托给除办公室主任和文员以外的其他可信赖人员暂管。出现紧急用印情况时，暂管人口头请示总经理同意后，可先行与办公室主任取印。用印完毕后，暂管人应将用印材料留存一份，待总经理回公司后审核。总经理回公司后应及时在用章审批单办理补签手续，

36、并注明“补签”字样；5.印章审批单作为用印凭据由集团董事会办公室或子（分）公司企管办留存一份，每月定期整理后交档案员归档；6.印章原则上不得带出公司。确因工作需要将印章带出使用的，必须填写印章外出使用交接表（参见本部分附件6）。详细填写印章名称、借用日期、借用原因、借用人、审核领导以及归还时间，经集团董事会办公室总经理或子（分）公司总经理批准后由一名印章保管员和一名申请使用部门人员（两位应为非关联方）共同携带使用。在任何情况下，绝不允许单独由申请借章部门一人将印章带出使用；7.印章使用。印章必须和落款名称相符。盖章时，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，印章文字不能盖歪或盖得颠倒，加盖公

37、章的位置要正确，保证齐年盖月（日）。签名盖章一起的，必须遵循先签名后盖章的原则。每份用章文件超过一页纸的须加盖骑缝章。几个单位联合行文的，印记不可互相重叠。印章使用二十条注意事项见本部分附件9；8.用章后的材料必须由印章管理部门留存备档复印件。涉及公文、合同以及其他重要材料的，则必须留存备档一份原件。四、印章保管要求各子（分）公司应配置专门的电子保险柜用于公司印章的存放。保险柜应摆放在企管办或总经理办公室（办公室人员控制在23人左右），尺寸不得小于80*45*45cm，内有单独的保险盒且具备报警功能。两个初始密码必须修改，且不得相同。由总经理保管保险柜钥匙，办公室主任保管密码，杜绝保险柜钥匙和

38、密码由一人完全掌握，实行双人双锁管理。各子（分）公司总经理仅保留一把机械钥匙，其他机械钥匙和密码钥匙须统一封存且分开摆放在保密、安全的地方。保险柜密码至少每3个月必须修改一次。财务专用章和法定代表人名章应严格分开保管。财务专用章由财务负责人领取和保管，法定代表人名章由企管办负责保管。其他业务章或部门章由总经理授权相关部门负责人保管。附件1：档案交接登记表式样档案交接登记表序号移交部门题名份数交接人接收人移交时间备注附件2：温湿度登记表式样温湿度登记表库别： 年 月日期时间温度相对湿度记录人日期时间温度相对湿度记录人1172183194205216227238249251026112712281

39、3291430153116备注：库房温湿度登记表务必每天上午、下午按照此表登记。每个年度需装订并存档。23附件3：档案借阅登记表式样档案借阅登记表序号借阅日期借阅人题 名借阅原因份数批准人是否需要归还归还日期25附件4：档案利用效果登记表式样档案利用效果登记表利用日期利用部门利用者档号主要利用用途利用效果服务评价： 改进建议： 39附件5：用章审批表 公章用章审批表申请人申请部门申请日期申请用章文件名称用章次数用 途文件留存部门意见部门主管签名：公司审批意见审批人（签名）审批日期附件6：印章外出使用交接表印章外出使用交接表公章印模交接日期交接人接收人保管人(双人双锁)审核领导签字附件7：归档文

40、件目录封面式样归 档 文 件 目 录全宗名称：年 度：保管期限：机 构：（问题）附件8：大事记（事例）滕州东启肉类加工有限公司二一年大事记1.2010年1月，中共滕州市商业局委员会授予公司2009年度安全生产先进单位；2.2010年2月，中共滕州市委、滕州市人民政府授予公司2009年度农业龙头企业突出贡献单位；3.2010年3月12日，公司总经理完成交接，2010年3月13日新任总经理XXX正式上任主持工作。整理人：XXX 2010年12月20日附件9：印章使用二十条注意事项1.印章使用审批表未填写完整而要求盖章的应予以退回，补齐用章审批表后方能盖章，印章使用审批表上的用章次数应大写；2.所有

41、用章文件必须由印章管理员亲自盖章，申请用章的部门或人员以文件需要保密、盖章次数多、盖章要求特殊等等任何原因而要求自行盖章的必须予以拒绝；3.印章管理者应熟悉领导的签字样式，如出现有被模仿的签字而要求盖章的应予以退回，并将情况上报相关领导或董事会档案室；4.要求用章的文件如需相关领导签字的，应遵循先签字后盖章的顺序，如未签字而要求先盖章的应予以退回；5.使用公章的文件如涉及财务内容需要加盖财务章的，必须先盖财务章后方能加盖公章；6.员工要求公司出具收入证明、实习证明、工作证明等情况的，印章管理员应审核文件内容，要求人事部门、财务部门领导签字，证明与事实相符，否则不予盖章，更不能在文件中出现任何担

42、保类的表述；7.要求用章的合同（特别是除采购以外的电信、供电类等其他合同）没有评审表，也没有获得相关总裁级领导批准请示的则不予盖章；8.合同金额大小写不一致的不予盖章。合同金额与评审表上金额不一致但未签订正式调价协议的，需要补充调价协议后方能盖章；9.合同评审表上评审部门出具的意见必须明确具体，如出现类似“其他评审意见见电子版”等表述的应予以退回修改，具体明确评审意见后方能盖章；10.申请盖章的合同或其他文件需将内容填写完整（含抬头、备注、空格、领导签名等），一律不能留有空白，无须填写处应划掉。严禁给内容填写不完整的文件用章；11.合同评审表中的中标单位与合同正文中的中标单位不一致的应退回修改

43、、重新完善；12.合同落款中打印的公司名称与需要加盖的公章名称不一致的，要求修改后方能盖章；13.合同中对方如果盖的只是“业务章、XX部门章、发票专用章”等非公章或合同专用章的应退回予以重盖公章或合同专用章后方能盖章；14.合同中应附加相关价格表、产品质量标准、图纸等而未附加的，应要求将相关附件补齐方能盖章；15.合同正文原则上不能有手写修改之处，如必须修改相应内容的应由合同双方领导签字并加盖公章，否则不予盖章；16.需在合同或文件复印件上盖章的，应将原合同、文件一并审核是否一致，否则不予盖章；17.合同落款处须有子（分）公司（或项目部）总经理或其授权人签字，如无签字的予以退回补签。并且必须根

44、据合同金额大小由对应权限的领导签署，不得越权越级代为签署；18.需要加盖公章的合同严禁所有流程都只有一位总经理或项目负责人签字，凡是只有一位总经理或项目负责人签字同意的合同不予盖章；19.盖章的合同、文件必须留存原件、合同审批表和用章审批表原件，做到应收尽收（特别是资金部相关融资、银行业务），若对方拒绝留存的则不予盖章；20.原则上合同必须由对方先盖章，特殊情况下我方先盖章的合同应先复印一份存档，并要求申请用章人员提交一份承诺，承诺将对方盖章后的合同交回存档的具体时间。同时，印章管理员在用章后必须及时做好登记并跟催申请用章部门人员归还已盖章合同，到期未归还的根据承诺对其进行处理或处罚。第四章

45、试题自测档案管理试卷（满分：100分 测试时间：100分钟）一、不定项项选择题（共计20，每题2分）1.民营企业档案主要有哪些类别（ ）A.文书档案 B.设备档案 C.基建档案 D.实物档案 E.特殊载体档案 2.以下哪些属于档案库房管理 “八防”内容（ ），确保档案的安全管理。A.防火 B.防光 C.防有害气体 D.防尘 E.防虫 F.防高温3.档案库房温、湿度标准是（ ）A.1424，4070% B.1424，4560%C.1824，4560% D.1824，3565%4.档案库房窗户要配挂防光窗帘，防止阳光直射库内，同时库房照明装置应使用（ ）为宜，避免日光灯中紫外线破坏档案纸张。A.日

46、光灯 B.荧光灯 C.节能灯 D.白炽灯5.现在使用哪种保管期限（ ）A.永久、长期、短期 B.永久、定30、定10 C.30年、10年 D.15年、30年、50年 6.照片档案编辑内容包含哪几个（ ）六要素。A.时间 B.人物 C.摄影者 D.背景 E.地点 F.事由7.载体档案一般有（ ）A.照片 B.录音带 C.录像带 D.光盘 8.实物档案也就是荣誉档案，有哪几种类型产生（ ）A.证书 B.锦旗 C.奖牌 D.奖杯 9.文书档案整理细则，以“件”为单位，进行装订、分类、排列、编号和编目、装盒，其中归档章包含哪些内容（ ）A.年度 B.期限 C.件号 D.页数 E.题名10.文书档案整理

47、有哪几步组成（ ）A.装订 B.分类 C.排列 D.编号 E.编目 F.装盒二、简答题（共计58分，前2题每题8分，其余每题7分） 1.档案借阅手续如何办理？有哪那几个步骤？2.公司印章使用流程是怎么样的？如果申请刻新章要什么手续？3.作为档案室部门负责人的职责和作用是什么？4.大事记应该记录公司哪些重要内容？5.结合工作实际列出档案制度建设方面应做哪些工作？档案日常管理需要哪些设备？6.如何做好档案库房管理工作？7.如何做好档案利用服务工作？8.如何保证归档文件材料的齐全完整？三、论述题（共计22分）1.作为一个新成立的公司，档案工作是作为公司发展过程中必不可少的组成部分，逐渐被各地方所重视

48、，你认为作为一个新公司怎样做好档案管理工作？2.谈几点档案工作建议或心得体会。档案管理试卷参考答案一、不定项选择题：1.ABCDE 2. ABCDEF 3.B 4.D 5.B 6.ABCDE 7.ABCD 8.ABCD 9.ABCD 10.ABCDEF二、简答题：1.答案：A.必须办理借阅手续，填写借阅登记，并经过相关领导批准后，方可借阅；B.重要文件借阅原件必须写明归还时间，以便档案人员跟催返还；C.无需归档文件，不仅需及时登记，还需注明是否需要归还等信息；D.借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，如故意破坏档案实体，由总经办按集团公司相关管理规定追究当事

49、人责任；未经批准不得复印档案，否则按违反保密规定追究当事人责任；E.借阅的档案归还时，必须当面交接清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导，做出补救措施；2.答案：（1）A.公司人员需使用印章时，应填写公司统一格式的用章审批表（包括：印章名、用章材料的名称、用章部门、用章日期和用章次数、留存情况），由其部门负责人从业务角度审核后签署意见。B.集团办公室主任或子（分）公司办公室主任对用章审批表填写的完整性、部门负责人签字的真实性以及用章材料规范性、内容真实性、法律风险性进行审核并签署意见。C.将材料审核意见报总经理确认，由总经理在用章审批表上签署同意意见后，方可履行盖章手续；(2) 应由公司或部门负责人向集团董事会办公室提交书面请示，经集团法务部门审核、董事会办公室总经理审批后方可刻制；该印章由总