业务费用管理制度(新

1、公司差旅费、业务招待费、通讯费管理制度为了规范公司销售费用使用程序，规范开支，防止铺张浪费，同时也确保业务开展的费用需求，特制定本制度。一、制度适用范围公司所有在职员工。二、费用开支报销原则1、事先申报原则：所有业务招待费用必须向主管上级书面申报，经过批准后，报总经理书面批准，才能核报，书面申报可以采用电子邮件形式和书面形式进行申请，特殊情况下，可电话汇报得到批准后，才能发生，且金额必须在允许范围内，否则超支费用自己承担，事后7天内，递交书面申请报告报总经理批准。2、先垫资原则：单次额度在500元内的开支，一律先自己先垫资后报账。超过500元的，先审批再借款。3、报账时间统一原则：每月27日至

2、下月3日为本月报账统一时间，其他时间不办理报账。4、所有报账必须有正规发票，否则不予报销。出差伙食补贴除外。三、出差住宿及伙食补助标准 1、标准分类：A、 住宿费每晚最高限额120元/人，伙食费每天补助60元，超过部分由个人支付20%（适用范围：总经理、营销总经理）。B、 住宿费每晚最高限额100元/人，伙食费每天补助50元，超过部分由个人支付20%（适用范围：公司各部门经理、公司临时安排出差人员）。 C、外省的业务员在所在城市开展业务活动，交通伙食费根据每天的行程记录，每天补助50元/人，每月最多计算26天，行程记录以电子版本形式报销售总经理批复核定补贴后报财务部。2、报销说明：（1）以上住

3、宿费报销凭有效、合法的住宿发票，依据对应标准限额据实报销。（2）在家庭所在地出差的不报销住宿费，在交通工具上过夜的，不能报销住宿费。（3）两人同性同时出差同住一房，按上述标准报销。（4）计算天数按出发日起至回来日止合计天数减除1天。（5）北京、上海、广州、武汉、深圳等城市出差，在以上标准上浮20%。四、短途出差伙食补助标准1、短途出差当天来回的，每天伙食补助30元/人，即午、晚餐各补15元/人，如果无须在外用晚餐的，只补午饭伙食补助15元/人。 2、司机短途出车因特殊情况需在外就餐的，每餐补助15元/人。 3、在出差时，发生业务接待餐费报销的，按接待餐费报销，按接待餐数扣除每餐15元后才能计算

4、伙食补助天数。 五、出差人员交通费报销标准1、湖南省内的驻点（公司租赁或提供住宿场所）业务员，要求自行配备交通工具，不再报销交通费。员工市区往返生产基地，可根据汽车票报销。享受油费补贴的公司人员，长株潭衡内，不报销交通费。2、公司派往外地出差人员，长途交通四小时以内的乘坐火车硬座，四小时以上的可乘坐硬卧或轮船三等舱。超过火车硬卧或轮船三等舱的，除总经理、销售总经理外人员，报销70%。 出差所在地公交车费报销，特殊情况报销出租车费用。3、湖南省内长途出差的以乘坐大巴车/火车为主，凭乘车车票据实报销；若需乘坐出租车必须事先请示主管经理审批，出租车车费每趟只能按实际金额的50%报销。4、凡领取出差伙

5、食补助50元的省外业务员，不报销市内（市县之间除外）公交车费，离开居住地去往别的城市，经过销售总经理同意，报销市县间长途车费。六、接待费报销标准1、报销标准分类 A、总经理、销售总经理根据聘用合同规定执行。 B、所有接待费用，执行先申请后开支的原则，如果需要业务接待，经过书面申请报总经理同意后，在规定金额内，接待客人，超过部分，一律自己承担。 C、单次接待超过500元的，一律先凭书面申请再开支，金额大的特殊情况，直接报董事长批准。 2、注意事项： （1）接待就餐应尽量在公司有业务关联的饭店就近接待，避免多人参加接待。（2）多人共同出差，或在生产基地外开会，超过下班时间较长的，经过总经理批准，可

6、在外共同用餐，节约开支。 （3）接待餐费应凭票报销，报销时应在报销单上列明接待单位、人员、日期、人数。 （4）未取得餐费发票的，不予报销。七、手机费补贴标准1、按限额标准内凭发票据实报销。 2、每月报销标准： A级：500元，适用范围：总经理、销售总经理； B级：300元，适用范围：基地厂长； C级：200元，适用范围：部门经理、主管； D级：业务员根据营销薪酬方案执行。3、注意事项：A、每月只能报销一次，当月末未用完部分不能留作下月再使用，当月超额部分不能用下月额度作弥补。B、所有电话费凭发票实报实销，超额自身承担，节约不补。有电话费报销的人员，要求24小时开机，一个月内出现关机3次以上，取

7、消当月话费报销。八、报销程序及规定1、出差人员在报销时按下列程序进行：（1）把应报销的票据分类、统计，按交通费、住宿费、伙食补助费分项填写差旅费报销明细表，填写要求：按表格内容逐项写清楚。并附上相关有效、合法的交通费、住宿费、餐费、附加手续费的正式原始票据（票据上方盖有税务机关监制章）。经部门内负责考勤的文员核实出差天数以及与实际工作是否吻合，经部门主管（经理）加具意见后交财务部复核，再交公司总经理或相关部门授权人审批后才能报销以及冲减借款。（2）出差人员因出差时发生的其他费用或业务接待就餐费，应填写费用报销明细表，填写要求：按表格内容逐项填写清楚并附上相关的原始单据，经部门主管（经理）加具意

8、见后交财务部审核，再交公司总经理或相关部门授权人审批后才能报销。凡有业务接待就餐费报销时，均先剔除应占当天伙食补助费15元后再根据报销标准限额依实报销。2、注意事项： （1）有关发票“交款单位”一栏上必须填写：“株洲县湘之味食品有限公司”字样，不能填写该名称以外的任何单位或个人称谓。 （2）不能取得有效、合法票据的“交通费、住宿费、餐费”不能报销。交通费是指车票、机票及附加费、船票等，含代购票手续费和送票服务费。 （3）费用报销时间：当月截至26日止所有发生的费用，必须下月3日前，将上月发生的费用票据帐帖好并且签好经手人名字，报财务进行审核，后报总经理审批，费用当月没有及时报账的，在下月报销8

9、0%，第3月不再报销，自己承担，26日后发生的费用，可计算在下月。（4）因特殊情况使费用严重超支，如果合理，则可申请特别补助或报销。 （5）因特殊情况遗失有关票据的须作书面说明，报总经理或相关部门授权人审批，按实际费用的70%予以报销。 （6）凡接待客户住宿的一定要取得住宿费发票，不能用餐费发票代替。 （7）手写住宿费发票除单位名称要填写正确外，发票上的各项都要填写清楚（如房号、住宿起止日期）。取回有效、合法的原始票据加盖的单位发票章要清晰，否则视为无效发票。九、出差纪律规定1、所有出差人员须先做出差申请，明确出差时间、出差工作内容以及费用开支预算。出差期间，尽量通过当地固定电话隔日10点前向

10、上级主管电话汇报工作内容安排及进展。2、凭当地的交通费、住宿费票据（须有出票日期）享受出差补助。弄虚作假者，如虚填出差日期、票据作假、虚报工作内容等，当次费用一律不予报销，并作记过处分，重犯记大过。十、其它说明1、员工出差若需要借支，须在出差申请单后附借支单（按财务统一格式），经由部门经理、总经理签字确认后即可借支。2、借支差旅费遵循以下原则：（1）根据出差行程、周期及差旅费用预算确定借款额度，原则上不超过2000元。（2）借支原则“前帐不清、后帐不借”，严格控制个人借款。（3）如员工借款超过规定额度，须经总经理签字同意方可借款。以上制度， 自2012年8月1日起施行。 株洲县湘之味食品有限公司 2012-8-1附件1： 出差申请单部门：_ 申请人：_ 申请日期：_预计出差时间 月 日- 月 日共计 天 拟乘交通工具：具体时间安排地点工作内容备注 至 至 至部门主管意见总经理审批意见附件2：借支单日期: 年 月 日姓名部门收款