销售与收款循环内部控制制度与流程

1、销售和收款循环的内部控制销售及收款循环文件类别作业工程编号页 次一、流程图二、销售和收款 循环内控作 业程序销售及收款循环作业流程图销售方案作业程序 客户授信作业程序 订单处理作业程序 预收货款及签证押汇作业程序 交货作业程序开立销货发票作业程序应收帐款作业程序客诉处理及销货退回作业 客诉处理及销货折让作业 收款作业程序1-21-31-41-51-61-781-91-101-111-121-13-销售及收款循环作业流程图应收账款作业收款作业文件类别销售及收款循环作业工程作业程序及控制重点参考文件/使用窗体销售方案作业一、控制的作业程序1. 配合年度预算作业，预测未来一季乃至二或三年之销售变化情

2、形。2. 业务单位于制定销售目标前，应由以下各项根底着手：(1) 以往年度销售情况。(2) 市场占有率及竞争者状况。(3) 国内外经济景气状况。(4) 产业状况。(5) 产品开发方案。(6) 售价政策及促销方案。(7) 其它可能影响销售预测之因素。3. 依据上述之根底了解后拟疋未来方向。4. 未来方向确定后考虑自身资源及经营策略，提出销售预测目标。5. 每月营业会议应定期检讨销售及预测差异原因。二、控制的重点：1.预测是否考虑政治、文化、经济、市场动态及竞争者进入等因素。2预测是否包含短、中、长期预测，并适时修正之。3预测是否考虑历史及未来之各种变量之数据。4公司是否依规定定期举办营业会议并做

3、成议事录。一、参考信息：1. 预算管理方法2. 营业会议议事录文件类别销售及收款循环作业工程作业程序及控制重点参考文件/使用窗体客户授信作业程序一、作业程序：1. 新客户要求信用交易时，由业务人员收集客户数据和银行往来账户数据后填入客户根本资料表业务部，并预估客户之每月交易金额后，拟定欲申请之信用交易金额，送业务部门主管签核。2. 业务部门主管签发信用交易金额后，由业务助理送交财务部征信，征信人员依授信管理方法进行征信作业，再将征信数据及意 见汇总填入客户根本资料表财务部，呈请权责主管核定其信用交易金额。3. 权责主管核定其信用交易金额后，征信人员进入ERP?营业管理循环体系?建立客户之信用交

4、易额度。4. 假设信用评估不佳，仍须接此订单，那么由总经理决定是否要求担保 抵押或保证，或是要求现金付款。5. 信用交易额度变更时需重新填写客户根本数据表业务部，再依授信管理方法规定办理。6. 客户根本数据表业务部、客户根本数据表财务部及超 出信用额度申请书由财务部征信人员留存，并定期复核客户之信用额度。7. 征信人员在接获退票通知或得知某客户发生财务危机时，经初步 查明证实，应立即通知业务部门停止信用交易，俟财务状况好转 方可重新提出信用交易申请；业务人员对于有问题之客户应进行 了解，以决定因应之对策。二、控制重点：1. 是否建立客户征信数据并随时更新。2. 客户授信总额是否经适当核准。3.

5、 修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。4. 如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写超出向用额度出货 申请书并呈权责主管核准。5. 对于授信不佳之客户，其交易型态是否考虑变更。一、参考文件：1.授信管理方法。二、使用窗体：1. 客户根本数据表业务部。2. 客户根本资料表财务部。3. 超出信用额度出货申请书。文件类别销售及收款循环作业工程作业程序及控制重点参考文件/使用窗体订单处理作业程序一、作业程序：1接单：(1) 业务人员接获客户订单或询价时，假设客户价格在合理售价范 围内可接单，假设客户询价或订单不在合理售价范围内，那么由 主管确认后报价。(2) 业务部接获客户订单或签订合约书后，

6、应先检查各项交易条 件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，假设有涂改是否 经适当盖早核准。(3) 接获客户订单后，业务人员需进入ERP?库存管理盘点体系?检视库存量，库存缺乏时，那么依CP-1请购作业程序进行请购。(4) 业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于ERP订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。2订单变更：(1) 受订后在未出货前才准予受理变更。(2) 内部订单假设有变动，经权责主管确认后，业务助理进入ERP?营业管理体系?制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：1订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。2需订定合约者，其处理

7、是否符合公司相关规定。3.业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。4业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列入控管。一、使用窗体：1.内部订单2订单变更单文件类别销售及收款循环作业工程作业程序及控制重点参考文件/使用窗体预收货款及签证押汇作业一、作业程序：1.T/T方式：(1) 财务部出纳人员收到 T/T款后，通知帐务人员及业务助理依CS-5交货作业程序办理出货之相关作业。(2) 退回客户之预付款A. 由业务助理填写退回预收(溢付)款申请书，交由帐务人员 核对应退回之金额，连同预收货款之收款冲账单转回业 务助理并呈权责主管签核。B. 经权责主管核准后，业务助理将前述单据交由帐务人员，并

8、由帐务人员于ERP?财务管理循环体系?制作收款冲账单 冲转原收款分录。C. 出纳人员核对上述 A.所附凭证据无误后，于 ERP?财务管理 循环体系?将收款冲账单抛转传票并呈权责主管核准后， 办理退回溢收之预付款给客户。2预收信用状：(1) 业务助理接到信用状时先审核其内容，假设有不符那么通知客户 修改信用状，然后再依CS-5交货作业程序制作相关文件 办理出货。(2) 信用状押汇之相关文件(包括发票、汇票、承兑申请书、保 险单、提单、INVOICE、PACKINGLIST等)由业务助理汇整 转交出纳人员办理。经银行审查无误后，由银行拨款转入公 司存款账户。(3) 出纳人员确认入帐后，通知帐务人员

9、及业务助理进行帐务及 出货之相关作业。二、控制重点：1确实注意付款条件，并于收到客户T/T或信用状时，详加核对其金额与条款是否与订单相符。2核对出口文件与信用状的内容及条款是否相符。3客户的汇款及押汇金额入帐后，其金额是否与销货(送货)单相符。一、使用窗体：1.退回预收(溢付)款申请书。【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业工程作业程序及控制重点参考文件/使用窗体交货作业程序一、作业程序：1. 出货管理1业务助理每日依据客户订单或ERP?营业管理循环体系?之客户订单现况明细表作为出货管制基准。2出货时业务助理进入 ERP?营业管理循环体系?制作出货申请单，并抛转为销货送货单及销货成品出库单

10、，前述窗体ERP系统会自动编号并列出客户名称、货品名称、数量 及出货日期。业务助理打印销货送货单一式四联，呈权责主管签核， 核准后制作麦头、标签。4业务助理将权责主管签核后之销货送货单一式四联给会 计人员开立发票。5会计人员开立发票后再将销货送货单之第一联绿联及第四联蓝联、发票一式三联的第二、三联及连冋发票印 出之销货单一式三联转交给仓库人员。仓库人员依销货送货单备料出货并打印销货成品出库单呈 仓管主管签核，以确保库位及库存数量之正确性。7销货单应经客户签收或取得托运业者之签收单具，并妥善保管。8会计人员依销货送货单结转应收帐款、销货收入传票。2. 出货排程参照C0-4销货出库作业程办理。3样

11、品领用：1客户提出申请时，业务人员先查询库存量，再填写In ternalSample Request Form，经权责主管核准后，依上述程序出货， 但不开立发票。2假设库存量缺乏，那么由业务人员决定是否向同行调货或是向原厂申请。一、使用窗体：1.客户订单现况明 细表。2销货送货单。3销货成品出库单。4.I nternalSampleRequest Form【内部控制制度】文件类别销售及收款循环页次作业工程作业程序及控制重点参考文件/使用窗体交货作业程序二、控制重点：1. 订单是否以客户订单现况明细表控管，准时交货。如有逾期未交 情形，应检讨其原因，提出改善对策。2. 仓库人员是否核对交货种类、

12、数量应与销货送货单、发票上之内容一致。3. 需有核准之销货送货单始可出货。4. 仓库人员对于当日未及时送出之货物是否通知业务人员。5. 客户订单、销货送货单及销货成品出库单是否续号归档保存。6. 样品销货送货单是否备In ternal Sample Request Form, 并经权责主管核准。【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业工程作业程序及控制重点参考文件/使用窗体开立销货发票作业程序一、作业程序：1发票开立：(1) 出货前由业务助理进入ERP?营业管理循环体系?制作销货(送货)单呈权责主管核准。(2) 销货(送货)单经权责主管签核后，转交会计人员进入 ERP ?营业管理循环体系?依

13、照营业人开立销货凭证时限表之规定期限内序号开立发票。(3) 发票及供客户签收用之销货单各一式三联，销货单于 打印发票时连同发票一起印出来并序号开立。发票为第一到第三联，第一联为存根联由财务部留存，第二、三联为扣抵联及 客户收执联随货交给客户，销货单为第四到第六联，第四 联为客户留存联，第五联为客户签回联，第六联为仓库存查联， 合计共六联。2发票作废：(1) 发票作废应填写单据修改通知书，申请条件限于：A. 发票内容开错。B. 发票所载数量与客户签收数量不符。C. 因故退货。(2) 将原发票取回，假设为当月发票那么直接钉于存根联上，并加盖作 废章始可重新开立。(3) 假设为已申报营业税之发票，或

14、原开立发票之收执联因故不能收 回时，应取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或折让证 明单，向税捐机关办理营业税扣抵。3出货、开立发票与记载应收帐款应由不冋人员负责。4会计人员定期编制营业收入与统一发票调节表。二、控制重点：1销货发票开立是否依营业税法规定办理，发票与销货(送货)单内容要一致，如有差异是否予以查明。2出货、开立发票与记载应收帐款明细帐是否由不冋人员负责。3跳开发票及作废发票是否注明原因并适当保存。4销货退回是否及时查明原因并取得核准，并取回原统一发票或取得证明文件于存货帐上作冲转记录。一、参考文件：营业税法及相关法 令。二、使用窗体：1.销货(送货)单。2单据修改通知书。【内部

15、控制制度】文件类别销售及收款循环作业工程作业程序及控制重点参考文件/使用窗体应收帐款作业程序一、作业程序：1会计人员每日审核留存的红、黄联销货送货单及一联发票、进入ERP?营业管理循环体系?作销货送货单及应收 凭单确实认，再转立冲及传票确认，前述单据须呈权责主管签 核。2柜台总机人员收到客户寄来的货款支票时，先将客户名称、挂号号码、支票票号及金额填入支票签收单，并冋此单据及支票交于帐务人员，由帐务人员依支票内容登录于ERP?应收票据管理系统?并进行冲帐作业，由出纳人员核对金额无误后存入银行托收 及兑现。3帐务人员应定期通知业务单位逾期未收之应收帐款资料，并由相关业务人员追踪催收。4逾期未收之应

16、收帐款收款依 应收帐款管理方法 办理。业务人员 必须提出异常状况报告详细说明债务人、金额及原因，呈权 责主管签核后转交催收人员。催收人员依异常状况报告作后 续追踪处理，于异常状况结案或处理元毕时填与异常处理结案 报告呈权责主管签核结案。5财务部定期审查备抵呆帐之提列是否适当足够，已确定之坏帐是否认列损失。6因销货退回及折让所发生之应收帐款减少，需经权责主管核准。二、控制重点：1应收帐款/票据明细帐是否与客户出货单相符，并定期与总帐调节。2. 业务单位是否认期追踪逾期未收之应收帐款。3. 每期应评估备抵呆帐提列是否适当足够，呆帐冲销应经核准。4因销货退回及折让所调整之应收帐款，是否经适当核准。5

17、是否不定期向客户对帐或函帐应收帐款余额。一、参考文件：1.应收帐款管理办 法。二、使用窗体：1.销货送货单。2应收凭单。3. 支票签收单4. 异常状况报告。5. 异常处理结案报告。【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业工程作业程序及控制重点参考文件/使用窗体客诉处理及销货退回作业一、作业程序：1业务单位接获客户 Debit Note时，应查明原因并立即处理，假设 属产品冋题那么填写原厂 Claim Report进行产品异常处理， 并将原厂处理结果的 PQA回复客户。假设确定为原厂责任， 业务部门应知会原厂及客户办理退货或换货。2采退货方式处理并接到客户退回之货品、营业人销货退回进货退出或折

18、让证明单及相关证明文件时，由业务单位填写非 采购入库申请通知书并经权责主管核准后，转交仓库。3仓库人员清点客户退货品名及数量进入ERP?库存管理盘点体系?内做库存调整，产生销货退回入库单 及销货退回折 让通知单。4业务人员将销货退回折让通知单呈权责主管核准后，送交财务部帐务人员进入 ERP?营业管理循环体系?做应收凭 单之确认。二、控制重点：1对于客诉案件业务人员是否确实查明客户反响之情况，并传达至相关部门做迅速妥善之处理。2客户反响之意见是否予以记录分析，以作为日后改进之参考。 假设发生理赔，相关责任是否明确归属，金额是否合理，手续是否完 备。3.退货品是否适时处理，良品、不良品不可混杂。4

19、退货是否取得客户出具之 营业人销货退回进货退出或折让证明 单及相关证明文件，每笔退货是否交由财务部帐务人员依规定 登帐，并注意有无特定客户之退货金额及退货次数较多。一、使用窗体：I.CIaim Report2 PQA3营业人销货退回 进货退出或折让 证明单4. 非采购入库申请通知书。5. 销货退回入库单。6. 销货退回折让 通知单。文件类别销售及收款循环作业工程作业程序及控制重点参考文件/使用窗体客诉处理及折让作业程序一、作业程序：1假设销售货款发生折让时，依据客户出具营业人销货退回进货退 出或折让证明单国外客户得以文书信函载明折让内容及金额，说明折让原因，并由业务助理进入ERP?营业管理循环体系?制作销货退回折让通知单，并将客户折让金额、原因载于销货退回折让通知单上，呈报权责主管审核。2.销货退回折让通知单经核准后，连同客户出具之营业人销货退回进货退出或折让证明单转交财务部。3财务部帐务人员依据业务助理送来之上述单据进入ERP?财务管理循环体系?做应收帐款冲销，确认应收凭单。二、控制重点：1销货折让金额是否合理并经权责主管核准。2是否取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或折让证明单，并办理营业税扣抵。一、使用窗体：1营业人销货退回