工程项目档案管理办法改

1、沧州黄骅港矿石港务有限公司关于印发沧州黄骅港矿石港务有限公司工程项目档案管理办法的通知各基层单位、机关各部室：沧州黄骅港矿石港务有限公司工程项目档案管理办法经公司第十二次党政联席会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。附件：沧州黄骅港矿石港务有限公司工程项目档案管理办法 沧州黄骅港矿石港务有限公司 2014年11月10日沧州黄骅港矿石港务有限公司工程项目档案管理办法第一章 总则第一条 为进一步加强沧州黄骅港矿石港务有限公司(以下简称“公司”)工程建设项目档案管理,明确工程档案管理的职责范围，规范管理程序，保证工程档案工作的科学化、标准化、规范化，根据国家有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

2、第二条 编制依据：科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）水运建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2009225号）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）照片档案管理规范（GB/T11821-2002）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）第三条 本办法适用于公司负责管理的新建、改建和扩建项目的档案管理工作。第四条 本办法所称工程项目档案，是指自项目立项审批（核准备案）至竣工验收过程中直接产生的，对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种不同载

3、体形式的历史记录。第五条 本办法的各参建单位是指参加工程项目建设的勘察、设计、施工、监理等单位。第六条 工程项目档案工作要确保工程档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。第二章 工程项目档案工作管理第七条 管理体制工程项目档案工作实行项目法人（即建设单位）负责制。公司工程部是工程项目档案管理部门，负责工程项目档案管理工作，应配备适应项目档案工作的专职人员，明确岗位职责；将项目档案工作纳入合同及监理工作内容、与工程建设同步管理，做到及时收集和整理。公司负责自身形成的项目管理资料的收集、整理和归档工作，并加强对各参建单位工程文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导；负责审查、接收和汇总各参

4、建单位移交的档案资料；负责保管项目档案。各参建单位应根据“统一领导、分级负责”的原则，依据相关规定对所负责的工程项目档案工作进行管理，同时接受公司工程档案部门的检查和指导。各参建单位应设置相应的档案工作管理部门，配备符合要求的专职档案资料管理人员，并保持其稳定。落实岗位责任制，按规定做好项目文件材料的整理归档和移交工作。加强档案业务培训，提高档案工作人员业务素质。监理单位除负责自身的监理文件收集、整理和归档外，同时对施工单位工程档案的归档工作进行监督和指导。公司及各参建单位应建立健全各项档案管理办法，并有落实措施。第八条 实行“三纳入”、“三参加”、“三同步”办法，切实保证项目档案的完整、准确

5、、系统。“三纳入”：将文件形成、积累、整理、归档工作纳入合同管理，纳入项目建设管理计划，纳入领导和工作人员的岗位责任制；“三参加”：档案工作人员参加工程管理相关会议及质量检查，参加工程项目交工验收，参加重要仪器、设备的开箱工作；“三同步”：下达工程计划任务与提出档案归档要求同步，检查计划进度与检查档案形成、积累情况同步，工程验收与档案验收同步。第三章 工程项目档案的收集第九条 工程项目档案的收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则，由项目档案的形成单位或部门负责。在建设过程中，围绕项目立项审批、设计、工程准备、施工管理、竣工验收活动产生的，对建成后的工程管理、维护及改扩建具有保存、查考利用价值的各

6、类不同载体的文件材料，都应收集齐全，归入工程项目成套档案。 具体归档范围见附表（1-5）。第十条 监理与施工单位同时形成的同一内容的重要文件，以施工单位归档为主。 公司形成并下发的质量、进度、造价和安全控制的文件，由公司归档，各参建单位不需再移交此类文件。第十一条 公司及各参建单位归档的竣工档案应做到原始、完整、真实、准确和规范。原始性：在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件。完整性：收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。真实性：现场记录，同步进行。准确性：施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。规范性：实验检测表格填写应按规范进行，自检

7、意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。第四章 项目档案的整理第十二条 整理基本原则：工程项目档案归档前，由归档单位按照档案自然形成过程，保持档案的内在有机联系，分类科学，组卷系统、编目规范，便于保管和利用。第十三条 整理基本流程：1.鉴定：按照归档范围对档案进行鉴定，剔除不属于归档范围及重复的文件，检查文件的完整性，保证归档文件不重不漏。2.划分阶段：区分档案属于项目基本建设程序立项、设计、工程准备、施工、竣工验收的哪个阶段，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。3.划分单位、分部、分项工程：按单位、分部、分项工程划分表，将不同单位、分部、分项工

8、程形成的文件区分清楚。4.组卷：根据文件的形成规律和查找利用规律分别组卷，如管理性文件按问题、时间组卷，图纸按专业或单位工程组卷，施工原始文件按单位、分部、分项工程结合施工工序组卷等。案卷厚度符合国家标准。5.卷内文件排列：固定文件在案卷内的位置。反映同一问题的文件集中排列，其中文字在前，图样在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；结论性文件在前，依据性文件在后。同一案卷中有若干问题时，按问题的时间顺序和重要程度排列。6.编目与装订：编制页号、卷内文件目录，填写案卷封面与备考表，对已成形案卷进行装订。7.案卷排序并编制案卷目录：各立卷单位对本单位案卷进行排序，固定案卷位置，编制案卷目录。

9、项目法人对接收到的全部项目档案进行系统化排列，编制案卷总目录和项目档案整理情况说明。第十四条 卷内文件系统化排列1.立项阶段：根据审批事项内在联系分类组卷，卷内按照批复、请示、相关审查及专家评审文件顺序排列。2.设计阶段：按照设计的不同阶段和专业分类组卷，卷内按照批复、请示、相关审查及专家评审文件顺序排列。3.工程准备阶段：按照审批事项及相关手续办理过程分类组卷及排序。招投标及合同文件按照招投标工作程序和合同内容分类组卷,按专业依次排列。4.施工阶段：工程管理档案，按照问题结合时间依次排列；会议纪要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列。计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按

10、时间依次进行排列。施工管理档案，以合同段为单位分别集中整理组卷，按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产品种类或使用部位分别依次排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的档案，依照施工工序，按开工批准，工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来档案，依次进行排列。设备档案按依据性，设备开箱验收，设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。施工图（完工图）及竣工图按专业或单位工程结合图号顺序依次排列。监理工作活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理

11、日志等，以合同段为单位分别整理组卷，按照监理工作内容结合问题的重要程度依次进行排列；平行检验及独立抽验记录按照单位、分部、分项工程依次排列。5.试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。项目竣工文件的编制：竣工文件编制要求项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程情况和行业标准及合同有关规定的要求，对收集、积累的文件进行编制。竣工文件由施工单位负责编制、监理单位负责审核。对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实、并按要求修改或补充标注到相应的文件上。施工文件与监理文件重复的，以施工单位为准。当同一批材料的出厂合格证及检验报告等同时用于若干项单位工程时，可分别

12、编制复印件，并在复印件上注明使用单位工程名称、原件存放处或原件存放的工程名称；如供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件，应在复印件上加盖销售单位正式公章并注明原件存放处后归档保存。与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，集中放在案卷最后，也可单独组卷（并在所变更的图纸上加以注明）。并要填写设计变更一览表（见附表6）。凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸）文件，应附一份复印件。应将原件的竣工文件集中装订成一套。竣工图编制要求竣工图应由施工单位负责编制。凡施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图空白处逐张加盖、签署竣工图章。凡一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，

13、可在原图（新图）上修改，加盖并签署竣工图章。凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章（见附表7）。公司负责或委托编制项目总平面图和综合管线竣工图。竣工图应按GB/T10609.3统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。第十五条 案卷编目1.卷内文件页号用三位阿拉伯数字编写（如001）。2.卷内文件有书写内容的页面编写页号；页号位置：单面书写的文件在其右下角；双面书写的文件，正面在

14、右下角，背面在左下角；图纸页号编在右下角或在标题栏外右上方，用阿拉伯数字逐页编写页号。3.已装订成册的档案如自成一卷的，不需要重新编写页号，可在备注中注明总页数；如与其他档案组成一卷的，将该册档案排列在其他档案之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。印刷成册的档案编号时一册为一页，不必逐页编号。4.各卷之间页号不得连续编写。5.封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。第十六条 软皮封面或内封面（见附表8）1.封面内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。具体字体要求见附表8。2.案卷题名：应简明、准确地概括卷内文件的内容。主要包括项目名称、阶段或单位工程（分部、分项

15、）名称及文件名称。项目名称应与批准的原立项、设计名称相符。外文资料的题名及主要内容应译成中文。3.立卷单位：指文件组卷部门或单位。4.起止日期：应填写文件形成的最早和最晚的时间，如20080602-20080625。5.保管期限应填写组卷时依据有关规定划定的保管期限。6.密级：依据国家及部有关保密规定填写卷内文件的最高密级。7.档号：按照档案部门给定的档号编写。8.案卷脊背：应填写保管期限，档号和案卷题名或关键词。第十七条 卷内目录的编制（见附表9）1.卷内目录排列在卷内档案的首页之前，内容包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注。“卷内目录”用宋体小二号加黑，其余采用仿宋国标小

16、四号，不得有勾改痕迹。2.序号：应用阿拉伯数字从1起标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。3.文件编号：应填写文件的原始编号或图号。4.责任者：填写文件的形成部门或主要责任者。5.文件题名：应填写文件标题的全称，没有标题或标题不能说明文件内容的，应自拟标题；案卷内每份独立成件的文件均应逐件填写文件标题。6.日期：应填写文件的形成日期（如20070205）。7.页次：应填写每份文件首页上标注的页号，最后一份标注起止页号；如属已装订成册的材料，在卷内目录页次中填写册数，并在备注栏中注明该册总页数。第十八条 卷内备考表（见附表10）1.卷内备考表包括档号、互见号、说明、立卷人和检查人签名、立卷时间等。

17、“卷内备考表”用宋体小二号加黑，其余采用宋体四号，不得有勾改痕迹。2.档号，由全宗号，分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。3.互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。4.说明包括案卷内全部文件总件数、总页数，以及在组卷、案卷提供使用过程中需要说明的问题。应按备考表的内容逐项填写，不得遗漏。5.立卷人，应由立卷责任者负责签名。6.立卷日期，应填写完成立卷的时间。7.检查人，应由案卷质量审核者签名。8.检查日期，应填写案卷质量审核的时间。9.卷内备考表，应排在卷内全部文件之后。第十九条 案卷装订要求1.项目档案除蓝图及成册文件外，均需装订。2.案卷内不同幅面的档案要折

18、叠为手风琴式统一幅画，幅画采用国际A4型（297mm×210mm），为了避免厚度不一现象，折叠时需要交叉进行折叠。图样折叠时标题栏露在右下角。3.竣工资料用牛皮纸封面 ，采用线绳三孔左侧装订形式，要整齐、牢固、美观。4.案卷的厚度不超过50mm。5.不装订的图纸及成册文件，每份要加盖档号章。档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和本案卷中所在的页次。6.外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。7.竣工资料和竣工图，一律装盒。档案装具一律采用档案馆统一规定的式样。如采用卷盒包装的，需采用内封面形式，卷盒正面填写立卷单位、起止日期、保管期限、页数（页数用铅笔填写在密级右角）

19、，卷脊填写案卷题名及该案卷的档号，暂用铅笔填写临时档号。第二十条 电子文件归档要求1.总则 各参建单位应对项目建设中产生的，具有保存价值的电子文件以及竣工资料的扫描件进行积累、归档，确保其真实性、完整性和有效性，并建立电子文件归档目录（见附表11）。在建设工程完成后刻录成光盘移交公司工程档案部门归档。2.归档范围 指在项目建设过程中、以数码形式存储于光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3.保管要求将归档电子文件存放至防磁柜内。环境温度选定范围：17-20；相对湿度选定范围：35%-45%。公司工程档案部门每年均应对电子文件的读取、更新情况进行一次检查登记。长

20、期存储的电子文件应使用不可擦写光盘保存。光盘满4年进行一次转存，原载体同时保留不少于4年。4.使用要求应避免擦、划、触摸记录涂层；在使用归档电子文件工作时，应对基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。第二十一条 照片档案归档要求照片档案指公司工程项目建设过程中，直接形成的以静止摄影影像为主录像为辅的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片，连同说明一并归档。照片档案的收集、整理、保管执行相关规范要求。第五章 工程项目档案的验收与移交第二十二条 公司、监理单位在工

21、程交工验收时，应对施工单位工程资料的完整性、准确性和系统性情况进行检查与审核、对不符合要求的，督促整改，经验收合格并填写工程资料验收单（见附表12)完毕，方可进行工程交工验收。各参建单位应在工程交工验收通过后一个月内，向公司移交三套归档竣工资料，（一套原件，两套复印件），同时将扫描的电子文件和案卷目录、卷内目录的电子文件一并移交给公司工程档案部门，办理交接手续（见附表13）完毕，方可支付剩余工程款。严格落实项目竣工文件的归档审查程序。为保证工程档案的可追溯性，责任落实到人，在接收每一份工程档案时首先有监理单位项目组负责人对档案进行审查，审查合格后交监理负责人和总监分级审核，然后送交建设单位档案

22、室进行审核，不合格逐级返还，合格后接收。公司档案管理人员对接收的档案按照规定进行档案编号并录入电脑，登记造册存入库房。第二十三条 公司负责对接收的全部项目档案，连同自身形成的项目档案，按照项目基本建设程序，进行系统化整理和排列。其中，招投标、合同及计量支付、计划进度报表类档案可单独整理编目。第二十四条 公司对经过系统化整理排列的全部档案编制档号，并编写项目档案案卷目录一式两份（含电子版）及项目档案整理情况说明。说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的问题。档号由公司或接收单位根据保管和利用需要进行编制，档号应简单明了。第二十五条 在归档竣工资料编制完成并符合相关规定的要求后，应由公司向上级行业管理部门申请档案专项验收，各参建单位配合公司完成档案专项验收工作。第二十六条 公司在建