基于管理熵和管理耗散结构理论的开放式绩效管理系统

1、劳动经济与人力资源研究重庆理工大学学报(社会科学 2011年第25卷第4期Journal of Chongq i ng U n i versity o f T echno l ogy(Soc i a l Sc i enceV o.l 25N o .42011收稿日期:2010-07-12基金项目:国家自然科学基金项目 基于员工对人力资源管理感知的工作场所偏离行为研究 (70972107、四川大学211工程项目课题。作者简介:黄燕(1976 ,女,成都人,硕士研究生,研究方向:企业组织和人力资源管理;陈维政(1951 ,男,重庆人,教授,博士生导师,加拿大约克大学亚洲研究中心客座研究员,研究方向

2、:企业组织和人力资源管理。基于管理熵和管理耗散结构理论的开放式绩效管理系统黄 燕1,2,陈维政1(1.四川大学工商管理学院,成都 610064;2.成都精灵宝贝教育咨询有限公司,成都 610051摘要:封闭式绩效管理系统不利于企业的绩效提升,基于管理熵和管理耗散结构理论,提出建立开放式绩效管理系统,该系统包括五个部份:绩效管理环境、绩效管理目标、绩效考核要素、绩效管理流程与考核模式和利益相关者反馈。关键词:绩效管理;绩效考核;管理熵;管理耗散结构中图分类号:F240 文献标识码:A文章编号:1674-8425(201104-0021-05一、绩效管理思想与问题引出理论界对绩效管理的研究,从管理

3、对象的不同划分为组织绩效管理、员工绩效管理以及组织与员工绩效综合的绩效管理。无论研究对象是针对那类,目前关于绩效管理的研究都主要集中从流程的角度进行分析。英国学者罗杰斯(Rogers ,1990认为1,绩效管理是由计划、改善和考察三个过程组成的。Schneier ,Beatty &Ba ird(1986认为2,绩效管理系统应该是一个完整的周期,包括确立衡量绩效的标准;组织与员工达成契约并认同绩效标准;进行绩效规划;监督、帮助、控制员工的绩效过程;评估员工绩效;反馈绩效考核结果;根据绩效考核结果进行人事决定以及培训开发;最后重新回到衡量绩效的标准,对标准进行调整,周而复始。艾恩斯沃和史密斯(A

4、ins w orth,t S m ith ,19933提出了一个三步骤循环:即绩效计划、绩效评估、绩效反馈。科斯特洛(Costello ,19944等提出绩效管理三步骤:计划、支持和绩效考核。Spangenber g (19975认为,绩效管理系统包括以下几个因素:向员工沟通组织战略和目标;把组织目标分解到团队和个人;设计绩效完成计划;进行绩效评估并提供反馈和帮助;定期的绩效回顾、训练、发展和指导。我国学者仲理峰、时勘(20026等认为,有效的绩效管理的核心包括绩效计划、管理绩效、绩效考核和奖励绩效四个环节的循环过程;付亚和,许玉林(20037等认为,绩效管理的流程可以分为确定绩效评价的目标、

5、建立工作期望、制订绩效改进计划、设计绩效评价体系、绩效形成过程的督导、绩效改进指导、绩效评估、和制订绩效改进计划等过程。何怀平(20068提出,应该将复杂结构组织的绩效管理系统建立成为一个完整的、封闭的环。王峡(20039,刘长青(200910等从绩效管理PDCA 流程 绩效计划(P lan、绩效实施与辅导(Do、绩效评估(Check、绩效反馈与改进(A c t i on等对绩效管理进行了讨论。付亚和,许玉林(2003等11依据管理控制理论,进一步提出绩效管理循环是一个封闭的系统,同时强调只有封闭的系统才是可靠和可控的。如图1所示。从上面的研究与分析可以看出,绩效管理是一个循环的过程管理这一观

6、点得到普遍认同。但是部份学者提出的关于绩效管理应是封闭式系统的观点,还有待进一步的研究与讨论。认为绩效管理的先进性在于,它是一个系统管理的理念。绩效管理从程序的角度可以划分为绩效计划(P lan、绩效实施(Do 、绩效考核(Check、绩效反馈(Act i on,即PDC A 的几个环节,但如果仅基于管理控制理论,把绩效管理视为几个环环相扣的,封闭的循环反馈机制,必然会造成绩效管理的 系统性缺陷 。图1 管理控制系统与绩效管理系统二、封闭式绩效管理与管理熵封闭式绩效管理系统的理论基础来源于管理控制论。学者们通过反馈控制系统的控制回路循环构建了闭环绩效管理,其目的是通过对绩效实施的过程控制以及绩

7、效结果反馈与修正形成绩效管理的封闭循环回路,周而复始,循环上升以达到有效控制绩效与提高绩效的目的。如图2 所示。图2 闭环绩效管理循环但是,现代企业实践中组织与外部环境的复杂性远远超出我们的控制。管理的对象和环境的不确定性越来越高,这是因为,人类社会正处在由工业经济向知识经济转变的进程中,组织管理正经历一个由简单到复杂、由线性到非线性、由机械还原论到有机整体论的转换过程。长期以来,理论界与企业界在实践中都试图用线性还原的控制论思想来减少不确定性的产生,从而达到绩效的有效管理。企业实践效果却与此相反:管理者们越是想控制不确定性但却越变得无法控制,造成这种结果主要原因是过度地用控制论的思想来干预组

8、织活动会带来许多消极影响12。成思危(199813指出,随着复杂性科学(co m p l ex ity science 的发展,一个组织要想在错综复杂、瞬息万变的环境下生存和发展,应加强自身的进化性和应变能力,组织必须能够从外部准确而及时地获取信息,并迅速调整自己的内部结构以适应环境的变化。由于管理熵的存在,我们发现封闭式绩效管理是不利于绩效提高的。所谓管理熵,任佩瑜(199814认为是指任何一种管理的组织、制度、政策、方法等,在相对封闭的组织运动过程中,总呈现出有效能量逐渐减少,而无效能量不断增加的一个不可逆的过程。也就是组织结构中的管理效率递减规律。这个规律之所以会存在,主要原因在于复杂组

9、织运动和管理过程受若干不确定性、又相互影响的变量要素控制,从而稳定地表现这种趋势,并服从一定的数学规律。也就是说,将绩效管理建立成封闭的系统会导致管理熵的递增,随着管理熵的不断增加,会逐渐削弱组织绩效。由于在封闭的管理系统中,没有其他能量可以去抵减管理熵,管理熵必然会增加到这样点,这一点使企业绩效出现负增长。如果此时,继续处于相对封闭的状态,不及时进行必要的物质、能量和信息交换,企业必将走向衰退。三、开放式绩效管理系统与管理耗散结构有什么办法可以抵减管理熵,保持绩效的不断提升而不是负向增加呢?本文的解决办法是引入开放式绩效管理系统。开放式系统与封闭式系统所不同的是系统具有与外界环境交换物质、能

10、量和信息的能力。因此,开放式系统又可看作是具有生命的活系统。管理耗散理论认为,在管理熵增加的趋势里,复杂的企业组织可通过完全开放、自我改造,不断与环境进行物质、能量、信息的交换。在耗散结构各要素的相互作用下,逐渐克服混乱,通过协同和突变,使组织整体实现负熵值来促使企业效率的提高15。耗散结构理论最早由普里高津(I .Pri gog i ne ,198416提出。随后,任佩瑜(199817提出了管理耗散和管理耗散结构的概念。所谓管理耗散是指当一个远离平衡态的复杂企业组织,不断地与环境进行能量、物质和信息的交换,在内部各单元之间的相互作用下,负熵增加,从而使组织有序度的增加大于自身无序度的增加,形

11、成新的有序结构和产生新的能量的过程。如图3所示。22重庆理工大学学报(社会科学http:/cq l g .j o urserv .co m 图3 熵值与耗散结构作用下的组织效率在不同条件下,不同的规律起着不同的主导作用。当管理耗散结构起主导作用时,管理效率递增,组织将从兴起走向繁荣(图3中OA 段。但在能量不断的做功过程中,管理熵会逐渐增加,导致管理效率递减,当管理熵开始起主导作用时,组织又将从繁荣走向衰落(图3中AB 段。如果此时,企业继续处于相对封闭的状态,不及时地与环境进行必要的物质、能量和信息交换,企业必将走向死亡。如果企业能够从环境摄取大量的物质、能量和信息,打破内部僵化的平衡状态,

12、促使管理效率递增,那么企业将又重新恢复生机(如图3中BC 段,此时,耗散结构又开始起主导作用。可见,管理熵与管理耗散结构在企业组织和环境交互影响下存在着非线性的此消彼长、相互依存、相互制约的复杂的矛盾关系15。因此,我们将管理熵与管理耗散结构应用到绩效管理:通过建立开放的绩效管理系统,将系统外部能量、信息反馈等引入负熵流,抵减系统中的熵值,从而使绩效管理系统处于低熵有序的状态。如图4 所示。图4 封闭式与开放式绩效管理组织绩效关系四、建立开放式绩效管理系统张双(200618基于管理控制理论,指出绩效管理系统的要素(内容包括控制环境、控制目的、控制变量要素、控制流程和模式四个方面。他扩展了绩效管

13、理内容,开放了思路。但不足之处是仍将绩效管理的研究回归到控制论框架内。我们认为,绩效管理系统的核心部份由绩效管理流程及考核模式组成,但是仅有绩效管理流程及考核模式不足以让组织在多变的知识经济环境中拥有持续发展的动力,因为基于熵增理论,在一个相对封闭的系统中,熵会随着时间的推移增加。因此,企业应开放其绩效管理系统,导入市场信息、经济环境、政策法规等外部因素,以增加绩效管理系统与外部环境的能量、信息交换。同时,引入外部利益相关者考评,加强外部信息反馈与评价。在张双的研究基础上,笔者结合管理熵与管理耗散结构理论,构建了开放式绩效管理系统框架,包括绩效管理环境、绩效管理目标、绩效考核要素、绩效管理流程

14、与考核模式以及组织利益相关者组成。如图5 所示。图5 开放式绩效管理系统框架开放式绩效管理系统主要包括五个部份:绩效管理环境、绩效管理目标、绩效考核要素、绩效管理流程与考核模式和利益相关者反馈,共同形成了一个复杂管理系统。在这个系统中,各个部份相互牵制并发生作用。(1绩效管理环境。绩效管理环境由两部份组成,一部份是指整个组织的外部环境,包括有区域经济环境、政策法规、行业特征、市场信息等。另一部份是指组织内部的绩效管理环境,包括组23黄 燕,等:基于管理熵和管理耗散结构理论的开放式绩效管理系统织文化、领导风格、经营战略等。绩效管理环境将直接影响到绩效管理目标。绩效管理目标的设立要充分结合环境影响

15、因素,不但要向内看,还得要向外部获取能量。(2绩效管理目标。绩效管理目标通常情况下由组织战略目标分解到部门目标,再由部门目标分解到个人。强调个人目标、部门目标与组织目标的一致性。不同企业,不同领导团队其组织战略目标侧重不一样,同时绩效管理目标也随着企业组织规模、组织周期、外部环境等发生着变化。(3绩效管理考核要素。绩效管理考核要素指在绩效管理目标的基础上,确定其绩效评估维度、绩效指标、评估标准、权重分配、考核者与被考核者关系确定等内容。它们既直接传导着战略目标及导向,又能对内外部环境变化做出敏捷反应。(4绩效管理流程与考核模式。这部份是绩效管理系统的核心,其中绩效管理流程就是确定其绩效信息采集

16、与分析、沟通方式、考核辅导、反馈改进的各种程序、方法和技术。根据现实情况,建立符合组织自身特点的管理流程。当然,这个流程应当具有动态循环反馈功能,以及自修复和优化能力。另外,目前系统的绩效考核方法与模式主要有:360度考核法、关键绩效指标考核法(KP I、平衡计分卡考核法(BSC、目标管理考核法(MBO等。这些方法在模式风格、复杂程度、成本费用等方面存在差异。充分了解它们的内在特点,结合绩效管理环境、绩效管理目标、绩效考核要素等内容最终确定与企业相适应的考核模式。当然,考核模式的选择与绩效管理流程并不存在严格的因果关系。也有的企业先进行考核模式选择,再确定绩效管理流程也未尝不可。(5利益相关者

17、。早在1980年代,西方理论界针对企业社会绩效相继提出了各种不同的利益相关者评价模型,其中影响最大的是美国学者索尼菲尔德(Jeffrey Sonnenfe l d,198219的外部利益相关者评价模式和加拿大学者克拉克森(C lar k son,199520的RDAP模式。他们指出主要利益相关者包括股东、投资机构、员工、顾客、供应商、社区和政府等,企业一旦失去这些主要利益相关者就无法正常运行。企业并不孤立地存活于大环境,必须考虑到利益相关者,将其纳入绩效管理系统之中,而不是系统之外。企业的利益相关者会直接影响到绩效管理系统的各个方面,大到绩效管理环境,小到考核指标的权重设置。同时当外部利益相关

18、者发出反馈信号时,企业的绩效管理系统要在第一时间作出回应。实际上,开放式绩效管理系统应该视这种反馈信号为能量源,如果能恰当的处理、过滤及分析这些能量源,并将其适当引入绩效管理系统,必然会增加负熵,提高组织适应力,同时与利益相关者保持和谐与融洽。这也正好符合当前以客户为导向的思想,不同的是,我们的 客户 是所有利益相关者。五、结束语开放式绩效管理系统的各部分之间关系是一种交互影响关系,需要及时有效地系统组织协调,才能使组织绩效管理系统的所有活动紧密围绕组织目标开展。绩效管理以企业绩效提升为最终目的。但是,忽视绩效管理系统与其他系统的联系会导致绩效结果应用的局限性,绩效管理容易流于形式21。企业组

19、织是一个复杂的系统,各系统间相互关联并影响,外部环境又不断作用于企业,因此,现代企业管理如果仅仅依赖于内部封闭环路的控制论将无法正确解读复杂的管理系统,必须引入新的理念,运用管理熵与管理耗散结构理论,构建开放式的绩效管理系统,吸收外部信息,使绩效目标和考核内容能及时反映外部对企业的要求,同时引入外部利益相关人,使企业的绩效考核结果能充分体现他们的诉求,甚至让他们能直接参与到企业的绩效考核过程中来。只有这样,企业才有可能真正做到基业常青。参考文献:1 R ogers S.Per f o r m ance M anage m ent i n L oca l G overnm entM.H a rl

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