常用办公软件课程论文普通文员常用工具办公软件

1、XX 学院常用办公软件课程论文普通文员常用工具办公软件姓 名:学 号:班 级:20XX 年 X 月普通文员常用工具办公软件相信大家都学过 Word 、 Excel 、 PowerPoint 、 Photo Shop ,但是未必有多少人能够把里 面的功能灵活运用,比方说怎么把文档里面的图片移到文件夹、怎么给文档做目录。有时候就 是这些小问题花了我们很多的时间 , 现在介绍一下办公常用工具软件及一些普遍遇到的问题 . 一、软件课程Word课程1、 word 基础:文本输入、编辑、排版、艺术字、图片插入、边框底纹、页面设置、表 格处理、图文混排等;2、 word 专项训练:格式编辑专项训练、表格处理

2、专项训练、协同工作专项训练;3、邮件合并标签处理 /商务函件处理 /名片 /邀请函 /信封等批量处理;4、 word 长文档排版技巧处理。Excel 课程1、 Excel 基础:Excel 入门、图表及地图数据库入门、数据库管理、工作表管理、高级 数据管理等;2、 公式和函数:公式和格式、 Visual Basic 、 IF 逻辑块用户自定义函数、 自定义 EXCEL ;3、 Excel 专项训练:excel 在公司管理 (人力资源与行政管理 中的应用、 excel 在财务 管理 (财务数据高效处理 中的应用、 excel 在市场营销与客户管理中的应用、 excel 在生产管 理中有应用;4、

3、 excel 数据透视表及各种管理表格范例;5、打印。PowerPoint 课程1、 PowerPoint 基础:处理幻灯片、绘图与文本、修整工作、数据图表、高级文本格式、 幻灯片放映等;2、幻灯片母版与模板设计、配色技巧;3、商务 PPT 制作流程;4、 PPT 专项训练:会议型 PPT 、活动型 PPT 、人物型 PPT 、汇报型 PPT 、展示型 PPT 、制 度型 PPT ;5、 PPT 演说之道。Photo Shop课程1、常用选择工具及填充色彩工具的使用;2、路径工具及渲染工具的使用;3、图层及图层混合模式的使用;4、图像色彩调整及图像模式的使用;5、图层风格的使用及图层蒙版的使用

4、技巧;6、通道及路径的使用技巧及实例;7、常用滤镜使用技巧及实例。二、会遇到的问题及解决方法(1如何把 pdf 文档转化成 world 格式第一步:首先使用 Adobe Reader打开待转换的 PDF 文件,接下来选择“文件打印” 菜单,在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“ Microsoft Office Document Image Writer” ,确认后将该 PDF 文件输出为 MDI 格式的虚拟打印文件。编辑提示:如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“ Microsoft Office Document Image Writer” 项,那证明你在安装 O

5、ffice 2003的时候没有安装该组件,请使用 Office 2003安装光盘中的 “添加 /删除组件”更新安装该组件。第二步:运行 Microsoft Office Document Imaging,并利用它来打开刚才保存的 MDI 文件,选择“工具将文本发送到 Word ”菜单,并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版 式不变” ,确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行 OCR 。这可能需要一些时间” ,不管 它,确认即可。编辑提示:目前,包括此工具在内的所有软件对 PDF 转 DOC 的识别率都不是特 别完美,而且转换后会丢失原来的排版格式,所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排

6、版 和校对工作。(2 Excel 遇到的问题1、 Excel 标题打印每页出现:页面设置工作表打印标题,点击表格行、列即可。2、多个 Excel 工作表的页眉和页脚同时设置:按下 Ctrl 键,用鼠标点击左下角要设置页眉和页脚的工作表,然后打开“页面设置” 即可。3、 Excel 斜线表头的画法:只画一条斜线,可选中要画斜线的表头,按右键选择“设置单元格格式边框” ,点击 斜线即可。 画两条及两条以上的斜线, 在菜单栏中选择 “视图工具栏绘图” 中选择 “直线” , 连接即可。4、 Excel 中多个单元格求和的方法:选择合计的位置,按菜单栏的合计符号“” ,跳出公式 SUM ( ,如(中有内

7、容,将 他删除,然后按下 Ctrl 键,用鼠标点击要合计的单元格,点击公式栏的勾即可。5、 Excel 中多个单元格相同公式的输入方法:选中公式单元格, 按 “复制” , 再按下 Ctrl 键,点击要设置公式的各单元格,按粘贴即可。6、 Excel 单元格输入文字换行的方法:输入文字,按“ Alt + Enter”即可。7、 Excel 中轻松切换中英文输入法:选中需要输入中文字体的单元格,打开菜单栏“数据有效性” ,在数据有效性中选择 “输入法模式” ,在模式中选择“打开” ,单击“确定”即可;输入英文字体,只要在模式中选 择“关闭” ,单击“确定”即可。8、 Excel 中让窗口这样固定:

8、如固定顶部第一行、左边第一行,那么单击 B2单元格,然后单击“窗口折分”命令, 再单击“冻结窗格”命令即可。9、 Excel 单元格数据斜向排:选中需要斜向排的单元格,打开“工具自定义命令类别格式” ,在“命令”列 表中找到“顺时针斜排”或“逆时针斜排” ,将他们拖到菜单栏合适位置即可。10、 Excel 中快速互换数据:假定将 A1、 B1互换数据,按下键,再将鼠标按左键在 A1上,成十字箭头时,拖到 B1上,使 B1右边成虚线,放鼠标即可 11、我们在输入面积和体积时,经常要输入平方 (上标 2 和立方 (上标 3 。在 Excel 中输入这两个上标,有一个非常简便的方法:在按住 Alt

9、键的同时, 按下小键盘上的数字“ 178” 、 “ 179”即可输入“上标 2”和“上标 3” 。11、无可见边线表格的制作方法对 Excel 工作簿中的表格线看腻了吗?别着急, Excel 的这些表格线并非向人们想象的 那样是必需的,它也是可以去掉的,我们也可以使整个 Excel 工作簿变成“白纸” ,具体步骤 为:1】执行“工具”菜单中的“选项”命令,打开“选项”对话框2】单击“视图”选项卡。3】清除“网格线”选项。4】单击“确定”按钮,关闭“选项”对话框。12、快速输入大写中文数字的简便方法 Excel 具有将用户输入的小写数字转换为大 写数字的功能(如它可自动将 123.45转换为“壹

10、佰贰拾叁点肆伍” ,这就极大的方便了用户 对表格的处理工作。实现这一功能的具体步骤为:1】将光标移至需要输入大写数字的单元格中。2】利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如 123.45 。3】右击该单元格,并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。4】从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。5】从“分类”列表框中选择“特殊”选项;从“类别”列表框中选“中文大写数字” 选项。6】单击“确定”按钮,用户输入的 123.45就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍” ,效果 非常不错。13、一般来说，当我们在某个单元格中输入一些计算公式之后，Excel 只会采用数据显 示方式，也就是说

11、它会直接将计算结果显示出来，我们反而无法原始的计算公式。广大用户若 拟查看原始的计算公式，只需单击“Ctrl-"键（后撇号，键盘上浪线符的小写方式） ，Excel 就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。不过此功能仅对当前活动工作簿有效，用户若 拟将所有工作簿都设置为只显示公式，则应采用如下方法： 1】执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。 2】击“视图”选项卡。 3】选“窗口选项”栏中的“公式”选项。 4】单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。 14、Excel 具有自动填充功能，它可帮助用户快速实现诸如“第 1 栏”“第 2 栏”“第 、 10 栏”之类的数据填充

12、工作，具体步骤为： 1】在 A1、B1 单元格中分别输入“第 1 栏”“第 2 栏”字样。 、 2】用鼠标将 A1:B1 单元格定义为块。 3】为它们设置适当的字体、字号及对其方式（如居中、右对齐）等内容。 4】将鼠标移至 B1 单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标向右移动，直至 J1 栏为止。 5】放开鼠标，则 A1-J1 栏就会出现诸如“第 1 栏”“第 2 栏”“第 10 栏”的栏号， 、 且它们的格式、排列位置都完全相同，从而满足了用户为表格添加栏号的要求。当然，我们也 可采用同样的办法在 Excel 表格中自动设置 F1、F2 或第 1 行、第 2 行之类的行号，操作十分 方便

13、。 15、XLSTART 目录是 Excel 的专用启动目录，Excel 每次启动时都会检查该目录，如果 有文件就自动执行（或打开）该目录中的所有文件，否则就直接启动并创建一个新的工作簿供 用户使用。利用这一功能，我们只需为常用的工作簿在 XLSTART 目录中建立一个快捷方式即可 达到让 Excel 在启动时自动打开这些工作簿的目的。 如某用户每次启动 Excel 时都要处理 C:My Documents 目录中“奖金”工作簿，则可使用鼠标将 C:My Documents 目录中的“奖金.XLS" 文件右拖到 Program FilesMicrosoft OfficeOfficeX

14、LSTART 目录中，然后在弹出的快捷菜 单上选择“在当前位置创建快捷方式”命令，为“奖金”工作簿在 XLSTART 目录中创建一个快 捷方式，此后每次启动时，Excel 都会自动打开“奖金”工作簿供用户使用，非常方便。 （3）如何把 PPT 幻灯片自动播放 1、通过“排列计时”或者“幻灯片切换”进行设定 第一种 在菜单“幻灯片放映”-“排练时间” ，进入演示，然后设置每张幻灯片需要等待的时间 （3 秒）后，手动切换到下一张（如图） ，一直放映结束，会提示你是否保存排练时间。然后在 菜单“幻灯片放映”-“设置放映方式” ，里面选择“如果存在排练时间，则使用它” 最后把 。 这个幻灯片另存为 P

15、PS 文件，打开后就自动按照你当时设定的时间间隔来放映了，播放后即可 全部结束。 （不能连续播放） 第二种 你打开 PPT 时，在右边找出“幻灯片切换”那一项，你就会看到里面有“换片方式”有 2 种：一种是单击鼠标是，另一种是每隔 XX 秒（XX 就是你要设置的时间） 。你在那个框框里填 入你要幻灯片切换的时间，然后点下面那个“应用于所有幻灯片” 。这样就 OK 了，播放后可继 续连续播放。 （不间断任务连续播放） 2、通过“设置放映方式”来设定 1】首先、打开想要播放的幻灯片。我们在进行了“幻灯片切换”或者“排练计时”操 作之后，点击“幻灯片放映”菜单，找到“设置放映方式”命令，点击。 2】

16、在弹出对话框中，选中“放映选项”中的“循环放映，按 Esc 键终止”复选框，单 击“确定”关闭对话框。 这样可使演示文稿循环放映了。此外，如果你是在展台播放幻灯片，还尊循上述步骤一、 步骤二、然后在“设施放映方式”窗口中选中“设置放映方式”对话框中“放映类型”的“在 展台浏览（全屏幕），这样不但可使演示文稿循环放映，还可以防止用户更改演示文稿。 即 ” 使可以循环播放，但是如果我们想在播放的过程中只让其中几张不断的重复播放，知道播放者 需要前进为止，改怎样办呢？结合下面的操作进行讲解。 3、将部分幻灯片做成 PPS 文件 PPS 也是 PowerPoint 文件格式的一种，PPS 的意思是说

17、PowerPoint Shpw， （PowerPoint 会直接生成预览形式为你放映幻灯片）在使用 PowerPoint 制作换灯片时选择“另存为”命令， 在“保存类型”的下拉选项中就有保存成 PowerPoint 放映即可。PPS 格式的选项。这种 PowerPoint 格式的特点就是打开就是放映文件，比较适合做演示文稿的时候使用。下面是具体 操作步骤： 1】先把要不断循环的比方的几张幻灯片复制； 2】新建一个新的演示文稿，将其粘贴过去； 3】重复第二种方法，通过“幻灯片切换”命令设定好这几张幻灯片的间隔时间和切换 方式，为自动自动播放做好准备。 （4）Photoshop 如何正确选择使用工

18、具 规则选择工具包括矩形选择工具，椭圆形选择工具、单行和单列选择工具。其快捷键为 M，使用“Shift + M”键可以在矩形选择工具和椭圆形选择工具中切换。在该工具列的最后还 有一个裁剪工具，它本不属于选择工具，但是它可以将选择区外的部分剔除，在这里仅仅简略 说明。其实规则选择工具使用非常简单，就是按照你的需要选择工具，然后在图像中勾勒就可 以了。 对于贺形选择工具上面的技巧及方法照样适用。另外，在选择工具还有单行和单列选择 工具，这就更简单了，使用它可以绘制出单行和单列线条。 自由变换工具可以对图层里的图（已经画好的图）进行自由变换；变换选区只能针对选 区才可是使用（就是那些虚线框） ，选区调整好后才可以填充颜色 Photoshop 的选区怎样可以向上移动选择。变换选区.然后按 shift 就可以移动了。 在 photo shop 中新建一个图层是透明的怎么把它设置成白色 （按字母 d，可以恢复默 认的填充颜色，然后选那个透明图层，按 ctrl+del ，或 ctrl+ backspace ） 如