中小型企业合同管理系统的设计

1、中小型企业合同管理系统的设计摘要：当前我国社会经济正处于转型开展的关键时期，通过扶持中小企业开展来带动经济社会建立，这一观点已被全社会所广泛认可。通过加强信息化管理程度，将有助于引导并推动中小企业开展方式的转变，使其管理体系将更加完备。本文将基于对目前我国中小型企业合同管理现状的分析，来进一步指出合同管理系统设计所应到达的目的，最终就系统构造设计做了详细阐述。关键词：中小企业；合同管理；研究；设计提升中小企业的信息化程度，可实现对中小企业开展方式的积极改变，从而推动中小企业的内部管理体系建立，使之在持续开展的过程中得以不断完善。而在中小企业的日常运行管理工作中，合同管理工作存在着诸多的问题与缺

2、乏，亟需解决，对此下文将重点就当前我国中小型企业的合同管理问题分析及其系统设计来展开深化的探究工作。1中小型企业合同管理现状当前，我国绝大部分中小企业的合同管理工作还主要是依靠人工来进展操作，利用各类办公软件对合同管理文档与统计数据进展归类处理，但这一方式存在着极为明显的缺陷与缺乏，详细表达在以下几个方面：第一，文档管理难度大。电子版的文档内容和传统的纸质合同内容同时存在，然而在需要调阅相关的文档内容之时便会消耗大量的查找时间，查找过程非常不便。特别是在企业指导要对合同等有关重要内容进展查看时往往会耽误很久，效率极其低下。第二，信息汇总难度大。采取人工方式或利用相关的办公软件如Excel进展信

3、息汇总管理，常常会因为各部门所采用的数据格式完全不同，在信息获取搜集时也存在有较大的难度挑战，汇总工作便会消耗其大量的时间本钱，且还无法保证最终结果确实切性。进而也将会对指导的决策工作产生不利影响。第三，进度控制难度大。往往公司的合同文件数量众多，其中所牵涉的各方人员数量更甚，因此在对合同进度进展控制时仅仅是凭借人工管理以及应用各类办公软件显然是无法满足于公司的实际开展需求，同时在指导要想掌控全局情况时也会出现较大的困难性。另外财务人员在进展款项结算时往往也要参考合同的完成进度，因此也会导致财务工作受到不利影响。第四，预警才能缺乏。缺乏对于合同进度、款项结算等核心节点位置的有效预警，无法对短期

4、内有可能获得的收支内容作出准确化的预测，对于企业的财务规划工作也不可以提供应有的支持、帮助，进而导致企业的现金流分配不够合理，对资金的利用率不可以到达最大化。2合同管理系统设计目的信息化管理方式是当代企业开展管理工作所不可或缺的一项关键工具手段，本文就基于对中小企业的实际情况分析，应用以现代企业先进性的管理思想与方法，选用直接面向目的对象的分析手段，来设计出了基于信息化手段之下的中小企业合同系统管理框架，以期可以到达以下几点合同管理系统设计目的：第一，明确各工作岗位上的人员职责，提升其责任感。协助企业可以将各工作岗位上的人员职责予以明确，确保相应的工作责任可落实到每一个详细的个人身上，保证责任

5、明确，防止越权行为的出现；将合同内容在实际履行过程当中的多个部门、岗位的工作协同问题予以妥善安排，以期到达高效化的办公效率。第二，加强对工作进度与状态的监控力度。对企业各部门人员的工作状况采取实在有效的监控措施；及时理解并掌握各部门人员的实际工作状态，将所存在的问题与缺乏要确保可以在发现的第一时间便予以解决，进而降低过失事故的发生率。管理系统还可对每一项工作的详细完成进度进展实时性的监测与控制。第三，根据权限与职责的不同来对各级别资料内容予以管理。综合考虑文件的性质及保密性需求，向每一级别的人员给予其相应级别的操作及访问权限，以此来到达保障数据平安的目的。第四，尽可能降低办公资金支出，缩减企业

6、的管理本钱。3系统构造设计根据中小企业的实际特征出发，综合考虑企业的一般组织构造，管理系统主要可分为市场部、业务部、综合部等三个主要构造部分，现详细分析如下。3.1市场部此部门主要需完成的工作内容详细就包括了合同下发、登记、报批、作废等详细工作内容。其中合同的下发与登记即为向市场部的工作人员下发空白合同统计予以等级。市场部工作人员在掌握了业务信息内容之后到公司中获取空白合同，在进展合同内容的签订之后便会进入管理流程之中，而后再将空白合同返还公司。在这一管理系统当中可进展合同编号、经办人员、空白合同回收提示时间等内容的登记，合同登记其中就牵涉到了工程类型的划分、工程代理、金额大小等等。合同上报审

7、批即为市场部工作人员根据合同签订内容逐级向上报告审批。3.2业务部业务部那么主要是根据市场部工作人员所签回的合同效劳内容，再安排人员来进展合同内容的施行，从而将有关的合同条款履行完成。其工作任务的安排，是通过业务部的主管来对合同内容分配工程的主要负责人来进展施行。方案报批，即为业务部门的工作人员对于自身所负责的工程来将工程在施行过程之中的相关意见与材料在系统之中予以等级，而后送报管理指导予以批准。关键工程的审批即为业务人员对于自身工作之中所发生的关键事项对主要负责指导汇报，并且将自身的一些想法建议也作以说明。结合实际需求，业务部门还可进展报告登记及部门提成登记的设立。其中报告登记是业务人员在将

8、有关的合同内容完成以后所撰写的，对报告也要予以等级。部门所获得的工程提成，一般是工程经理根据合同的实际执行状况来根据一定的比例对各个部门所应当获得金额予以登记，从而为年终结算时提供根据支持。3.3综合部此部门的工作内容详细为合同盖章登记、发票开出登记、提成登记、收费登记、报告送达登记等。合同盖章登记即为对合同签订之中合同公章的应用状况予以等级。而发票的开出登记那么为在合同履行当中对发票的开出情况作出等级。提成登记是根据合同所规定的提成额度来在提成分配时所进展的登记。报告送达登记是将合同当中所包含的有关报告内容在送至接收人员以后所进展的登记内容。完毕语此系统工程的建立是基于信息技术的根底之上，通过应用以现代企业先进性的管理思想，来向企业提供合同管理平台。以加强企业的内部合同管理程度，同时兼备财务处理、业务查询与统计等各方面的功能要求。同时综合考虑公司的详细情况，把工程与客户两方面的管理内容也一同并入到合同管理工作之中，确保实现企业资源的高效化配置。参考文献1行星.企业合同管理假设干问题的考虑J.中国商贸,2021(20).2高荣和.关于企业深化合同管理的初步探究J.中