会议室规章制度及流程

1、会议室规章制度及流程【篇一：会议室管理制度】会议室管理制度（试行）一、目的为进一步加强会议室管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，明确会议室的使用规定及申请使用流程，提高会议室的利用率，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于在各直属公司以及各外联部工作人员（以下统称单位）。三、定义会议室指办公区1231、1325、1237、1329会议室。会议室用途：部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、企业接待等，不做其它用途。四、管理部门及管理职责会议室由公司办公室统一管理，统筹协调安排使用。后勤部门负责会议安全、卫生巡查、以及对室内设备、物品、绿植更换、卫生统一清扫等日常维护和管理工作。五、

2、会议室使用规定（一）会议室使用申请1、各有关单位使用会议室时，需于使用当天向办公室提出申请并填写会议室使用登记表，明确时长和人数，经办公室统一安排后方可使用。2、确定要开的会议可提前一天预定，其它只可当天预定。3、非工作时间使用会议室者需提前半天到办公室填写会议室使用登记表，再到后勤部领取会议室钥匙并填写领取钥匙承诺书，并于工作时间及时归还。（二）会议室使用原则1 、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；特殊情况下，各单位之间可本着重要、紧急优先的原则协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。2 、遇紧急及重要的会

3、议，已申请使用会议室的单位，在不能调换的情况下，应先礼让紧急的重要会议。（三）会议室使用要求1 、各单位应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过15分钟未到达会议室的，办公室有权对会议室的使用权另作安排。2 、各单位应在预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时告知办公室，如在接续的时间段内已安排给其他单位使用，超时使用的单位必须离开该会议室，终止使用。3 、如各单位临时取消使用申请，再需使用时需重新申请。4、未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需经办公室许可。借用完毕后，应及时归还。如因个人原因造成设

4、施设备损坏，须照价赔偿。（四）会议室设备使用要求1 、各部门和个人要熟悉会议室办公设备的使用，会议室使用期间要爱护室内设施设备,严格按操作规程使用。2 、如需使用会议室投影、视频等设备，应提前说明，以备办公室提前准备，确保会议顺利进行。（五）会议室卫生要求1 、与会人员要自觉维护会议室环境卫生，按照谁使用、谁负责的原则，使用完毕后，由使用人自行清理卫生（如烟灰缸、纸杯、茶杯、杂物等），并将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等归还原位。2 、使用过的纸杯、茶叶渣须倾倒在卫生间垃圾桶内。3、离开会议室时必须关闭电源、投影仪、电视等，并告知后勤部或办公室锁闭会议室。4、如有违反上述任何一项内容者，给予

5、使用人罚款200元/次的处罚（含所有工作人员）。（六）会议室接待要求各单位接见时，须自行携带笔记本、水杯等办公用品。六、附则1 、本制度由协会办公室负责解释及修订。2 、本制度自发文之日起施行。附件：会议室使用登记表承诺书会议室使用登记表【篇二：会议室使用管理制度】会议室使用管理制度一、目的为加强中心会议室等场所的管理，充分发挥作用，提高利用率，增强各部门工作的计划性和协调性，进一步节约资源，保障各类场所的正常使用。二、适用范围本制度适用于单位办公楼内404会议室、403会议室、五楼学术报告厅及其他办公场所的管理与使用。三、权责（一）办公室：全面负责会议室等场所日常管理。1 、场所预定信息接收

6、、审核及相关调配工作；2 、场所使用时相关会场物资的准备；3 、各类场所的日常清洁维护及管理。四、使用办法1 、提前申请，并做好前期的相关准备；2 、在场所使用过程中，场所内所有物品（含音像及音响器材、数码设备、装饰品等）的保管与维护；3 、会议期间，经办人负责会场秩序的调控，安全管理。如发生突发安全事件，按中心安全应急预案执行。4 、场所使用完毕后，场所的清洁整理。五、具体流程及优先原则（一）部门经办人申请（到办公室申请）会议室管理员登记办公室部门负责人审核经办人及会议室管理员共同准备场所需物品场所使用场所清洁整理（二）单位会场一般不外借用。特殊情况，外来单位借用会场的，按以前下流程处理；经

7、办人申请（向中心分管领导或者主要领导申请）与办公室协调安排会议室管理员登记办公室部门负责人审核经办人及会议室管理员共同准备场所需物品场所使用场所清洁整理（完清借用会场手续）（二）相关安排：1 、重要会议、大型活动，办公室牵头承办召开的各类重要会议，由相关组织部门安排人员协助会议室管理人员做好会务工作；2 、外来单位借用会议室与单位内部重要会议安排有冲突时，单位内部优先使用。各部门使用会议室按登记时间先后依次使用，如发生冲突，协调使用其他会议室或调整使用时间；（三）申请要求：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下时限执行：五、注意事项：（一）使用会议室等各类场所时，未经会议室管理员办同意，不

8、得改变设备、器材的位置，不得将场所内的物品携出室外。音响、话筒、调音台等设备不得擅自动用，如需调整使用应事先征求办公室的同意，由办公室派专人进行调试；（二）场所使用期间请使用部门自觉保持场所内的清洁，会后要求参会人员将垃圾带走放入垃圾桶，及时处理场所卫生，关好门窗、空调、饮水机等设备，离开时应确认场所门口是否锁好。否则若造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应责任。六、附则（一）本办法的修订、解释权由负责。（二）本办法自发布之日起施行。【篇三：会议室使用管理规定】会议室使用管理规定一、目的为了进一步加强会议室管理，明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定。二

9、、适用范围适用于公司内部各大小会议室的使用。三、会议室使用规定1 、会议室均由总经办统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。2 、部门或个人需要使用会议室时，需提前至少半天向总经办提出申请，填写在会议室使用登记簿上，经办公室准许后方可使用。3 、负责会务人员需提前至前台领取钥匙，打开会议室门，需要使用音响、投影设备的，提前安装调试。4 、使用原则：先申请后使用，按申请的先后顺序使用。没有经过申请的部门或个人临时需使用，可以使用（仍须至前台申请后使用），但如有冲突，必须先礼让已申请使用会议室的部门或个人。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使

10、用顺序（总经办不负责协商，由使用者自己协商）。5 、遇公司级的紧急及重要会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。6 、为了提高会议室的使用效率，部门及个人应在预约的时间到达会议室，并开始使用，超过30分钟未到达会议室的，总经办有权对会议室的使用权另作安排。7 、使用者应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用，请及时通知总经办，如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他部门使用时，超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。8 、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动

11、设备。用后应及时整理，保持会议室整洁：按6s标准（包括白板檫干净，白板笔盖好，桌椅、设施设备还原，地面室内卫生等），离开时关闭电源、空调，锁好门、窗，将门钥匙交还办公室。9 、会议室内所有配置、设备等，用后不能带走。会务人员必须管理和维护室内设施和物品，任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他用。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。10 、会议室内本公司员工不允许抽烟，不能往会议室窗台及窗外丢东西。违者发现一次罚款50元。11 、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。四、程序12 、申请流程1）部门或个人至前台查询会议室的使用状况；13 ）部门或个人提出申请，经前台登记确认后记录在会议室使用登记表上；14 ）部门或个人按时间使用会议室。15 、使用流程1）部门或个人按会议室使用规定使用会议室；16 ）部门或个人自行制定人员安排会务工作（公司级或