视频会议管理规定

1、视频会议管理规定第一章第二章第三章第四章总则 会议的管理 罚贝U 附贝U第一章总则为认真贯彻落实上级视频会议精神，规范公司内部视频会议系统的第一条管理，保证视频会议系统的正常运行，充分发挥视频会议系统的作用，提高会议 效率，特制定本规定。第二条 本规定适用于参加集团公司组织（转播）的视频会议，以及公司内 部召开的视频会议、培训和讲座等。第三条责任部门及职责（一）主要责任部门：经理办公室（二）相关责任部门（单位）：信息中心、党群工作部、人力资源部、及各二 级单位。（三）职责：视频会议的通知、组织视内容由相关部门负责；公司组织的视 频会议由信息中心负责保障公司总部会场硬件设备的正常使用；党群工作部

2、负责 会场的会标、条幅、场景的布置工作；总经理办公室负责桌椅、台布、桌签、盆 花、卫生、茶水供应等项工作；人力资源部负责会务纪律管理及考勤；各分会场 视频会议系统及网络的管理维护由各单位指定部门和人员具体负责。各二级单位 根据各自实际情况划分责任部门及职责。第二章会议管理第四条会议准备（一）组织部门（单位）接到上级召开视频会议的通知后， 按参会范围要求, 及时通知相关人员参会，告知参会人参加会议的时间、地点、会议主要内容，需 做的会议准备材料等。（二）在开会 1 小时前，各责任部门必须完成各自相关的准备工作。（三）参会人员应按时到达参会地点，会议开始前须在会议签到表上签 字，不得在会议中途或会

3、议结束后补签。人力资源部据此会后进行考勤。（四）参会人员原则上按下列顺序就坐：领导班子成员；副三总师；部室主任和二级单位班子成员；其他参会人员。 前排未坐满时，在后排的人员须主动补位，确保前排满员。（五）召开公司内部视频会议的发起单位，需提前3个工作日将视频会议申请表经分管领导签字后送信息中心备案。（六）各基层单位在接到会议通知后，应在“视频会议系统”中查询系统联 调时间安排及有关要求，准时参加联调。联调时，各系统管理员应按照视频会 议系统调试情况记录表的检查项目，逐项检查系统状况。（七）会议开始前 1 小时，各基层单位的系统管理员应到达工作岗位开始值 机。（八）如召开紧急会议，各基层单位系统

4、管理员应在接到通知后立即到达视 频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即 开始值机。（九）视频会议应做好会议记录，会议记录由发起组织单位负责。（十）视频会议因故推迟或取消，会议发起组织部门（单位）应及时告知有 关部门和人员。（十一）各基层单位须设置视频会议室设置值班电话，并将号码告知公司信 息中心。第五条 会议纪律（一）为保持会场纪律，确保会议效果，参会人员须自觉将移动电话置于静 音或振动状态。（二）应参会人员不得无故缺席，确因工作原因不能参加会议的，须向会议 组织的部门领导提前请假。（三）会议中途，参会人员一般不得离开会议室；需外出办理紧急事务的， 须向组织会议

5、的相关领导请假。（四）各基层单位系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应；（五）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应 有的画面；不得随意播放与会议无关的音视频信息；各分会场不发言时，应将话 筒调至静音状态。（六）会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应尽快予以排除，并避免影响主会场会议的正常进行。系统管理员在会后应详细记录故障处理情况。（七）会议结束，参会人员须听从组织部门人员安排，有序离开会场。（八）会议结束当天，各基层单位系统管理员应及时通过“视频会议服务系 统”填写视频会议系统使用情况登记表 ，以便准确掌握情况， 加强对视频会议 系统的管理。会议的录音、录像资料应妥善保存。第三章 罚 则第六条 违反规定者，视情况予以以下处罚：（一）应参会而未参会，未履行请假手续者，扣奖金 50 元；迟到者，扣奖金20 元；20 元；30 元；会议中途离开会场时，未履行请假手续者，扣奖金四）五）会议开始前，未在会议签到表上签字，扣奖金 违反第五条规定，各扣奖金 20 元； 扣奖金，由人力资源部依据会议签到表的记录扣除。第四章 附 则第七条 本办法由经理