西软后台系统基础使用说明

1、杭州西软科技有限公司 技术文档HangZhou WestSoft S&T Corp. LTD, Technology Document foxhis Tel:Fax录后台系统基础使用说明1第一节 登录1第二节 退出2第三节 更换用户2第四节 口令修改3第五节 短信中心3第六节 报表专家6第七节 西软网站10第八节 帮助功能11后台系统基础使用说明第一节 登录在西软公司的物流管理系统中，包含了仓库采购、成本控制和工程设备三大模块。这三大模块的系统基础操作基本是一致的。一般系统管理员会把每一模块的快捷方式放在桌面上，用户只需根据需

2、要在桌面上选择功能模块的快捷图标，比如工程设备模块的快捷图标是、仓库采购模块的快捷图标是，双击即可打开登录窗口，下图所示的是每个模块打开后的登录窗口： 【帐套】、【年度】、【日期】显示的是系统默认值，供用户做提示信息，不用进行操作。【用户名】：用户名在系统中也叫工号，是操作员的编号，最长可以是三位，编号形式没有特别规定，可以是数字、字母也可以是字母与数字的结合，如156、A15、ZXJ等都可以定义为用户名。用户名是唯一的，与员工的实际工号有区别，必须在仓库采购模块的系统维护菜单中定义之后才能使用。【密码】：密码在系统中也叫口令，可以是数字或者是字母，最长可以是八位数。输入时要注意字母大小写的区

3、别。进入酒店管理系统的初始密码是由电脑管理员（或工程师）在仓库采购模块的系统维护菜单中定义的，操作员用初始密码进入系统后，可以对密码进行修改。正确输入【用户名】、【密码】后，回车即可进入系统。第二节 退出当用户下班，需要退出系统时，可以单击窗口右上角的，系统提示“是否确信退出系统”，如下图所示，单击是（Y），成功退出系统。第三节 更换用户此功能主要用于交接班、离开岗位等情况。为防止他人使用你的用户名操作本系统而造成不必要的麻烦，系统建议操作员在交接班或者离开岗位时，使用更换用户的功能。执行其他功能更换用户，打开如下图所示登录窗口，操作同登录，不再赘述。第四节 口令修改为防止泄密，操作员应该经常

4、修改自己的口令（因为口令泄密可能造成一定的经济后果）。该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功（以防他人误改）。操作步骤：（1）、执行其他功能口令修改，打开口令修改窗口；（2）、根据系统提示，输入原口令、新口令，确认即可。第五节 短信中心物流管理系统的短信中心可以通过发人工短信方式进行员工之间的信息交流，也可以通过发送系统短信的方式来作为业务操作的提醒和重要通知的公告。在系统主窗口下，单击短信中心，打开短信中心窗口，如下图所示：单击此处单击上面窗口的一条短信，此处显示该短信的具体内容双击左边窗口的用户FOX，此处显示该用户发过来的所有信息汇总显示所有的用户名，排在最前面的是当前在线的用户

5、上图我们看到的短信中心窗口是我们以吴少平的用户名登录的系统中打开的，我们所看到的信息就是用户FOX发给吴少平的信息。在窗口上方有一个工具栏，其中各个功能按钮的作用分别是：图标功能名称功能导出将收到的信息内容导出到电脑中指定的文件中删行删除当前选中的信息内容清空将当前收到的所有信息都删除回复在窗口左侧选中一个用户（在线或不在线均可），单击此键给其发送短信隐身使其他用户看不到当前用户在线退出退出短信中心窗口下面举例人工短信的发送方法。实例：用户吴少平给用户FOX发一个消息，通知其“申购单已批准”。先在短信发送人栏中选择FOX，单击，打开如下窗口：在此输入“申购单已批准”在窗口中部的空白栏中输入“申

6、购单已批准”，单击发送（M），短信即发送成功。用户FOX收到此信息时，其系统窗口的右下角将有图标不断闪烁，提醒收到短消息，同时短信窗口会自动打开，如下图。系统还可以设置声音提醒，双击提醒图标，声音提示将关闭。如果需要对收到的短信进行回复，可以直接单击人工短信窗口的回复（R）进行回复。当不同部门之间通过电脑发送单据时，接收部门的员工可能会经常打开接收窗口，来查看是否收到需要处理的单据，这种做法比较费时费力，而且万一员工失误，容易忘记对单据进行处理。在物流管理系统中可以设置当有收到的单据未进行处理时，系统定时发送短信，提醒接收部门查看相应单据，以避免这种问题的发生。在本系统中可以设置收到申购单、申

7、领单、定价审核单、采购单、申购转采购单或报修单等单据的短信提醒。短信的发送格式同人工短信，系统维护员或者工程师可以设置间隔多长时间未处理单据时需要发送系统短信。如下图所示，为系统发送给工程部员工，提醒当前有三条维修单尚未处理。第六节 报表专家物流系统提供非常丰富的报表，通过单击系统窗口的报表专家，可以打开报表专家窗口，进行报表打印。如下图所示：单击此处在上图中，红色方框选中的窗口显示的是当前系统中的各个模块，单击一个模块，蓝色方框选中的窗口将显示该模块相应的报表名称。双击一个报表，即可打开来查看。有的报表需要输入查找条件，比如开始日期、结束日期等，只需输入相应条件即可。物流系统的报表基本都支持

8、打印的功能，在很多打开的报表窗口上侧会显示如下图的一排功能按钮，当操作者把光标指向某个按钮时，系统会自动显示该按钮的含义，下面依次介绍这些按钮的使用。图标功能名称功能打印预览显示报表的预览方式。屏幕边框会出现相应的标尺，且边框出现蓝线，便于操作者判断报表打印在纸上的样式。刷新系统将自动更新报表中的数据过滤全为零的行使指定值为零的内容不显示在报表中显示切换显示报表打印在纸上的样式，再次单击此按钮，恢复显示。一般打印时可选择白底黑字，而在查看时可选择另一种显示方式过滤条件打开条件输入，供操作者输入过滤条件排序打开排序列名输入窗口，根据提示输入列名，单击确定（O），显示内容将按此顺序排列存盘可以将报

9、表存成其他格式的文件，以方便其他应用程序的调用输出到Excel将报表输出到Excel格式，方便进行修改输出到报表专家将该报表复制到报表专家的其他目录下横向打印系统默认竖打报表，使用该功能转换成横打打印设置设置打印机的配置，如纸张的大小等行选打印打开选择条件窗口，按提示输入行选条件，即可打印选中行的内容高级打印打开高级打印窗口，输入打印条件进行打印打印在连接打印机的情况下，用来打印报表末页显示报表的最后一页下页显示报表的下一页上页显示报表的上一页首页显示报表的首页放大通过这一组按钮调整报表的大小缩小通过这一组按钮调整报表的大小原样相对应放大和缩小功能使用，用于恢复报表到原样退出退出打开的报表实

10、例：如何使用过滤条件。假设在“维修查询打印”报表中，需要查看“艾春华”和“肖国华”两位维修工的维修单，并且打印该报表。操作步骤：（1）、执行报表专家工程设备设备内部报表，在报表列表中找到“维修查询打印”，双击打开。由下图可以看到，该表中维修人有很多名字。（2）、单击过滤条件按钮，打开条件输入-维修查询打印窗口，如下图所示。该窗口列出了需要过滤的条件，其中【条件项】、【比较符】、【逻辑符】都可以通过下拉列表进行选择。单击【条件项】空白处打开下拉列表，选择“维修人”；单击【比较符】，选择“=”，在【值】处输入维修人的姓名“艾春华”；单击【逻辑符】，选择“或”。（3）、输入第二个条件维修人等于“肖国

11、华”，过滤条件输入完毕，如下图所示。单击空白处打开下拉列表 （4）、单击O确定，“维修查询打印”报表按条件过滤后显示如下图所示。以上实例是关于如何使用过滤条件的简单情况，操作者可以根据实际需要利用过滤条件按钮过滤原报表中不需要的部分，或者只显示报表中需要的部分。第七节 西软网站如果用户的电脑可以连接Internet，在系统窗口单击西软网站，可以打开西软公司的网站，查看西软公司的动态。单击此处 第八节 帮助功能在系统中很多数据的输入是通过代码输入，记住繁多的代码对用户来说是比较困难的事，因此系统中大部分需要输入代码的地方都提供了帮助功能，用户从中选择需要的代码即可，方便用户的操作。实 例：帮助窗口的使用。比如说在工程设备系统中，部门报修填写报修信息时，需要填写设备名称，如下图：可以单击【设备名