时间管理降龙18掌

1、时间管理降龙时间管理降龙 1818 掌掌一、掌控每天一、掌控每天生活就像马戏团，除了驯兽师就是动物，人如果不做生活的“驯兽师”的话，就可能沦为“动物”，就是说如果不能控制生活，就会被生活控制。只有掌握主动权，让生活围着自己转，才能不使自己成为工作任务的奴隶，做工作的主人，做时间的主人。要想做到掌控每天，经理人需要注意以下几点：第一，积极努力行动，掌控每天每时；第二，改变原有思维，例如不重视时间、没有规划等，找到正确的思维方法；第三，执行力的实质是“月月有计划，周周有检讨，天天有目标”，针对这个目标，经理人就要在执行过程中不断反省、检讨和修正；第四，月计划突出的是主要工作、核心工作和有价值的工作

2、，周计划突出的是每一天的工作，日计划突出的是工作的细节，经理人要详细地规划日计划；第五，任务过多的时候，不要急于求成，不能眉毛胡子一把抓，因为过于着急可能会带来负面效应，要学会分辨轻重缓急，一次只做一件事。二、确定目标二、确定目标清晰的目标可以激励自己前进，经理人在设定目标的时候要符合 SMART 原则：S 是明确具体的意思，M 是可衡量、可测量的意思，A 是目标一致的意思，R 是务实可行的意思，T 是有时间期限的意思。【案例】【案例】四个现代化三步走四个现代化三步走在 20 世纪 80 年代初期，我国开始实行改革开放政策，当时在邓小平同志的领导下，提出了实现四个现代化分三步走的宏伟目标：第一

3、步，在 19801990年，国内生产总值要翻一番；第二步，到 20 世纪末，GDP 要翻两番；第三步，到21 世纪中叶，基本达到中等发达国家的水平。在当时设定这样的目标，全国人民都为之振奋不已。这个目标的设定符合SMART 原则，非常清晰、明确具体、可以量化、有具体数值要求、有时间限期，这些目标就具有很强的可操作性。国家发展要设定目标，企业发展也要设定目标，个人发展更需要设定目标。设定目标不能闭门造车，而是要照顾到实施的可行性，总体说来，设定目标要遵循以下几点：第一，要将目标写在纸上；第二，写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多；第三，目标内容是往何处去，想干什么，最终的结果是什么

4、，针对结果做整体规划；第四，目标要决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南；第五，明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望的关系。三、实事求是三、实事求是无论做人还是经商，都要遵循实事求是的原则，具体来说，经理人要做到以下几点：第一，实事求是不仅针对设定目标，在计划工作任务量、考虑自我能力等方面也不能盲目乐观，否则容易犯大跃进的错误；第二，现实中突发事件和紧急事件不可避免，因此经理人要承认发生问题和差错的可能性，在这种基础上留出时间弹性；第三，在开始行动之前，经理人还要充分利用成功的经验，总结失败的教训，考虑所有所需的资源，包括人力、物力、财产等，一步一个脚印地踏实前进；第

5、四，拒绝“三拍干部”。“三拍”是指：拍脑袋定任务，不和大家讨论，一意孤行；拍胸脯接任务，不估量自己的能耐，过多承诺只会导致失败；完不成任务拍屁股走人，这是不负责任、推卸责任的表现，这样的经理人只会失败。经理人要对事实负责，遇到挫折不抱怨埋怨，不找借口，而是想办法解决问题。要点提示要点提示实事求是拒绝“三拍干部”，“三拍”指的是： 拍脑袋定任务，不和大家讨论，一意孤行； 拍胸脯接任务，不估量自己的能耐； 完不成任务拍屁股走人，不负责任、推卸责任。四、制定计划四、制定计划目标设定完成后，要想转化为行动，还需要制定计划。这时需要注意以下几点：第一，防止拖拉和冒进的现象，应该行动的时候踌躇不决，容易带

6、来失败，应该不慌不忙的时候却快速前进，容易达不成目标。第二，对任务的每个部分都要明确预期结果、理由和时间期限，计划越具体，任务就越实际，处理起来也就越有条理。第三，计划详细、充分沟通、分步实施，完成之后也要有所奖励。五、决不拖拉五、决不拖拉懒惰不是懒人专有的特性，大部分人处理事情的时候都有拖延的习惯。导致人们拖拉的原因大致有：任务太过繁杂、工作过重、压力过大、资源缺乏，工作毫无乐趣、令人厌烦，目标模糊、没有条理性，时间不充分、精力不够、常常被别人打断等。要想克服拖拉，经理人可以采取的办法有：首先，经理人要学会分割工作任务。把一个大的任务变成几个小的任务，所谓“千里之行，始于足下”，每完成一个小

7、的任务就相当于树立了一个里程碑，这样做工作有利于激励自己继续努力。这种方式也被称为项目管理。【案例】【案例】冠军是如何养成的冠军是如何养成的一个马拉松运动员在一次世界级比赛中，发挥得十分出色，很轻松地赢得了世界冠军。赛后有记者采访他，询问他有什么特殊技能，他回答到：“我提前一个礼拜来到场地，每天都要跑几圈。我把 42 公里多的里程切分开来，每 45 公里就找一个小目标，可以是建筑物，或者是一颗树，等到发令枪一响，我就向我的第一个目标冲去，冲完以后，我就完成了第一个小目标，然后再向第二个目标冲去。当我的十几个小目标都完成的时候，整个马拉松赛程也就结束了。”马拉松比赛的距离很长，很多运动员都会产生

8、心理障碍，不由得使自己疲惫不堪。案例中的运动员将大目标分解成很多小的、容易实现的目标，每当实现一个小的目标，就给自己一个小的奖励，运动员在整个比赛中都保持愉快的心态，比赛就进行得很顺利了。其次，要树立目标、及早开始、自我激励、精神放松。【案例】【案例】看不到前方的失败看不到前方的失败一个游泳健将在一个大雾弥漫的天气里横渡海峡，事前不知道海峡两岸之间的距离。当天雾气太重，游泳健将看不清前方的距离，因此越游越没有成就感，也就越来越累，最后实在支撑不下去了，请求上船。在这个过程中，他在船上的父亲一再告诉他，离对岸只有一点距离了，让他再坚持一下，他却始终感觉自己无法坚持了，因此还是选择了放弃。但是当他

9、上船后一看，眼泪瞬间就流下来了，因为这个海峡只有 2 英里宽，他已经马上就游到对岸了。一个人看不清前方的时候最容易丧失意志，无法正常发挥自己的能力。所以说，一个人重要的不是在什么位置，而是朝什么方向前进，如果树立了人生目标，就要不断激励自己坚持下去，最终一定会取得成功。六、管理表单六、管理表单中国人比较倾向于感性思维，不太擅长理性思维，最明显的表现就是不喜欢使用管理表格，甚至拿到表格后不知道从哪里看起，这样必然会导致工作效率低下。因此，经理人要学会并习惯管理表单，在制作管理表单时不能眉毛胡子一把抓，要做到以下几点：第一，周计划报表和日计划报表的计划要适量；第二，计划工作细节，并且快速、及时、随

10、手记录；第三，不断回顾周计划表，每天按照实际情况调整增减；第四，安排计划时要注意留有余地；第五，把周计划表时刻带在身上，对于突发事件理智应对；第六，中午是期限，工作任务尽量在上午完成，下午作为补充；第七， 90 分钟是注意力集中的周期，注意休息和调整精神状态。七、有效规划七、有效规划经理人工作时不能随心所欲，没有计划，这样不利于工作高效进行。要想有效规划工作，就需要经理人做到以下几个方面：第一，学会聚焦，首先完成重要任务；第二，围绕要项安排工作，分批处理小任务，避免受到突发事件的干扰；第三，工作要及早开始，按时下班，尽量不要加班；第四，周一早晨最重要，不要安排见面或电话会议。对于职业经理人而言

11、，如果的确有突发事件发生，加班处理属于情理之中，但经常加班不是好习惯，当加班成为一种习惯时，就容易形成形式主义，只会导致工作效率低下，使工作成为累赘和负担，很难创造价值。例如，有些员工加班并不是因为工作没完成，而是老板还没有下班，他们就不敢先离开公司，害怕给老板带来不努力工作的印象。这样的工作和企业不可能取得高绩效。【案例】【案例】CMSCMS 的管理制度的管理制度CMS 规定，如果员工每个星期加班超过 3 天，且没有申请免费加班，公司就要对其进行罚款。CMS 公司认为如果公司不需要员工加班，而员工自己决定加班，只能说明员工的工作效率太低，个人能力很差，不能胜任公司的工作。CMS 公司总裁在视

12、察工作时，发现晚上 9 点钟时办公楼依然灯火通明，有一个员工在电脑前打字。他问跟随的人：“这是怎么回事？”那个人回答：“他连续 3 年被评为优秀员工，每天都要加班到 9 点，十分勤奋敬业，是这个部门最优秀的员工。”总裁找来了这位员工的部门经理，问这个员工每天加班到 9 点的原因，部门经理说：“这个员工打字速度很慢，其他员工 5 点钟就下班了，只有他每天需要加班才能打完，3 年以来一直如此。大家看他很勤奋，就评他为优秀员工。”总裁考虑到，由于员工工作技能不合格，导致整座办公楼开着中央空调和所有的灯，耗费了巨大的成本，于是将这名员工调到了其他部门。有的企业提倡员工加班，有的企业反对员工加班，这是企

13、业文化价值观的区别。只有好的价值观才能让企业得到健康发展，走可持续发展的道路，激发员工的工作热情，创造巨大的价值。八、轻重有别八、轻重有别经理人处理事情时要分轻重缓急，急事急办，聚焦于有价值的事件，不能让简单易做的工作占据日程安排，这样时间管理才能节奏和谐，工作才能得心应手。具体来说，经理人做到轻重有别，需要从以下几个方面着手：第一，分清轻重缓急的次序；第二，辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间少的事件；第三，聚焦于目标和价值。九、沟通细节九、沟通细节经理人在与客户和上下级沟通的时候，要注意沟通细节，不能粗枝大叶。总体说来，需要注意以下几点：第一，遵循接受任务的 5W1H 法：何因、何事、何人、

14、何时、何地、具体做法等；第二，控制任务流，像交通警察缓解交通拥堵的方法一样，要在沟通中使用软着陆策略；第三，写下任务，圈出最后期限，信守承诺；第四，发布任务和会议沟通时使用多媒介，面对面沟通时依靠书面媒介不断反馈和确认；第五，保持适当的进度和追踪控制。十、专心致志十、专心致志一颗子弹只能瞄准一个目标，如果同时瞄准五个目标，结果只能一个也打不中。工作中也是同样的道理，经理人要专心致志，一次只做一件事，具体来说要注意以下方面：第一，多头并举的结果是目标分散、效率低下，经理人要避免这种情况发生；第二，聚焦目标不放松，就会离现实越来越近；第三，美国人常说“在一英寸的地方深挖一英里”，就是要学会聚焦；第

15、四，任务必须多头并举时，经理人要思考各任务的接收原因和重要程度，列出优先顺序，征求老板意见，并逐步完成。十一、合理分配十一、合理分配经理人要合理分配自己的工作和时间，不能依赖加班完成任务。具体包括以下几个方面：第一，“一日之计在于晨，一年之计在于春”，工作要及早开始；第二，先检查日表中的任务，再进行统筹协调安排；第三，询问自己能否最大限度地利用时间，是否在合适的时间完成合适的任务；第四，分析任务，并将任务归类，类别可以包括：可以删除的、可以少花费时间的、可以委派别人的、可以合并的等；第五，上午是取得最大工作效益的时机，经理人要好好利用自己的时间巅峰。十二、清理桌面十二、清理桌面清理桌面的原则是

16、先工作后整理，而不是先整理后工作。具体而言，要做到以下几点：第一，桌面上只保留近期的文件，专注于当前的文件，包括正在处理的和未来四周内需要使用的文件，用红色标签标记当前的文件，用蓝色标签标记未来可能用到的文件；第二，清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品；第三，建立时间观念，给工作设定时限，可以在醒目的地方摆放时钟，或者戴上手表等；第四，文具归类于一处，数量不宜过多，足够一个月使用即可，凌乱的文具摆放会分散注意力。十三、办公室十三、办公室 5S5S经理人要进行办公室的 5S 行动，具体应该注意以下方面：第一，5S 包括整理、整顿、清扫、清洁、素养；第二，给办公室的文档和电脑中的文档分类时，要适当

17、放宽标准，可以分为 710类，例如分为常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等；第三，文件夹纸页适当，把大文件夹分成若干小文件夹，每个文件夹用彩色标签标注，使区分一目了然；第四，桌面上只放工作必需的东西，坚持每天整理的习惯。十四、减少干扰十四、减少干扰随叫随到是对别人开放的时间管理，不利于工作高效进行，因此，经理人要尽量减少被干扰的次数。总体来说，就是要做到以下几点：第一，进行走动式管理，主动次询问团队成员是否需要帮助，员工看到自己的次数越多，进入办公室打扰自己的次数就越少；第二，和员工约定时间，让员工明白除非发生突发事件，否则就要按照计划进行；第三，认识到每次干

18、扰都会至少耗去 69 分钟，需要 45 分钟恢复到先前的工作状态，被打搅超过三次后，专注力会分散；第四，转换桌椅方位，把多余椅子拿走，关闭房门，挂免进牌；第五，分析干扰事件，标准包括紧急、重要、必要性程度等；第六，针对近期干扰频率、程度比较高的事件，分析减少干扰的方法，并针对分析结果，设计自己减少干扰的策略。十五、管理邮件十五、管理邮件管理邮件是时间管理的高科技化，电子邮件不能随时收到随时处理，否则就会陷入被动。因此，管理者管理邮件的正确做法是：第一，设定专门的时间处理邮件，最好在中午吃饭前、下午下班前；第二，看到邮件即刻处理，先大致浏览，删除垃圾文件，再回应重要的内容；第三，关闭邮件提醒功能，防止反复被邮件干扰而浪费时间；第四，建立二级文件夹，设置过滤器拦截垃圾信息；第五，善用附件，不在信里写过多信息，保持正文简洁明了；第六，尽量当天回复，敏感问题要使用电话回复；第七，利用 1530 分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，专心处理其他任务。十六、管理电话十六、管理电话经理人要明白一点，任意打电话和接电话都是浪费时间的元凶。在管理电话时，经理人要注意以下几点：第一，接到来电时鼓励对方尽快进入主题，不断询问对方的真实意图和想法，把每次电话的通话时间压缩到最短；第二，分析一周的电话记录，将某些电话授权给助理；第三，回复电话时要说：“我能