局档案管理制度

1、1 / 22档案治理制度一、档案接收制度（一）凡是我局在差不多建设、生产经营、科研技术、工程 治理、防汛抗旱等活动中形成的、通过办理完毕、具有保存价值 的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的 各种历史记录，均应整理归档。（二）接收时刻及程序。 各业务部门必须按照各类档案的归 档范围，将具有保存价值的材料收集齐全，进行整理，移交给档 案室，立卷人认真填写移交目录，对比档案，查点清晰，立卷人 与接收人应在移交目录上签字， 各保存一份 （移交目录表由档案 室提供）1、科研档案在研究课题结束后，次年6月底前归档。归档前，应先进行整理、分类（一个课题一套材料，实验记录本应按 课题分不记

2、录，不得多课题任务内容记在同一记录本上） ，填写 归档文件材料审查意见（签字手续完备） ，整理后由兼职档案员 到档案室预立卷并办理移交手续。2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室。3、基建项目在完工验收后六个月内归档。4、大型仪器设备资料在验收后归档。5、文书档案按照“随办随归”的原则，及时或定期归档。6、会计档案按保存两年后，每年三月底前归档。7、声像档案每年三月底前归案 （录音、 录像、题词、照片）。8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管。9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专 利材料。（三） 移交的案卷质量必须符合规范， 对不符合要求的， 要

3、限期整理，待符合标准后才接收。1、案卷内文件材料要齐全、完整。2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，2 / 223 / 22必须是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸，不能有铅笔、 圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。二、档案整理制度（一）建立档案联络网，网员为兼职立卷人，负责本单位档 案的收集、整理，实行预立卷。（二）档案的整理工作必须按照“便于保管、方便利用”的 原则和要求， 必须保持文件之间的有机联系， 依照其形成特点和 规律进行整理。（三）依照有关档案分类原则、规范，结合本单位实际，编 制科学的档案分类方案。（四）依照文件材料所反映的不同问题， 区不不同保管期限

4、， 进行系统整理、合理组卷。（五）案卷的封面要采纳国家规定的标准格式， 并按规定填 写。（六）案卷质量符合标准。案卷编目要正确，案卷题名要简 明，要准确反映卷内文件内容，保管期限划分准确，组卷合理， 卷内文件排列系统，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。 装订整齐、美观。三、档案统计制度一）为总结档案工作经验， 认识和掌握档案工作的差不多规律，用数量的方法，揭示档案工作的进展过程，统计数据以原 始记录为依据，做到准确、可靠。4 / 22（二）档案统计要紧有档案治理差不多情况统计， 档案数量 统计，档案提供利用及其效果的统计等。 统计工作要实事求是，科学地反映情况，严防随意更改。（三）建立健全

5、档案的登记、统计制度，统计应及时，数据 要准确、可靠，帐物相符。（四）按年度做好档案接收、 保管、借阅、销毁的统计工作。（五）按年度做好档案治理机构和人员状况、 档案设施情况 的统计等工作。（六）加强对统计数据的利用、定期分析，及时提供给领导 及有关部门，为制定打算、总结工作，探究本处档案工作规律提 供依据。（七）依照上级主管部门的要求，及时、准确地填报有关报 表。四、档案保密制度（一）认真贯彻中华人民共和国保守秘密法 ，树立正确 的保密观念，遵守各项档案治理制度，自觉执行保密制度。二）凡属密级档案，必须依照规定的阅读范围，经主管领导批准，方可查阅或借阅， 未经批准， 不得随意复印、 摘抄档案

6、。（三）查阅密级档案内容由档案室人员提供， 经办人员不得 擅自翻阅，与本人工作不对口带保密内容的档案一般不予查阅。 密级档案一般不予外借， 确需外借的必须经处领导批准， 并采纳 安全的箱、柜存放，防5 / 22止丢失。（四）非专职人员未经许可，不得进入密级档案库房。（五）未立卷的保密文件材料，保管有序，不随意乱放。（六）密级材料的重复件，应按保密规定处理。（七）档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。（八）本室人员不得私自将库内档案调出或向他人提供档案 内容。（九）违反本制度， 有意或过失泄密者， 看情节轻重， 按保 密法给予处理。五、档案借阅制度（一）档案治理人员要积极提供档案， 为我局的

7、中心任务和 各项工作服务。（二）内部借阅档案，应在档案借阅簿上登记题名、卷号、 利用目的、借阅日期、归还日期。凡属密级档案，必须依照规定的阅读范围，经主管领导批准，方可查阅或借阅（三）外单位借阅档案，凭介绍信并注明查阅目的和范围， 经局领导批准后在档案室查阅，不外借，如有专门情况须外借， 必须经处领导批准。 外协单位， 因工作需要查阅与协作项目相关 的档案时，应与业务部门相关人员共同办理查阅、借阅手续。（四）机密、绝密档案需经处要紧领导批准后方可查阅。档 案原件6 / 22原则上不得借出或复印， 如有专门需要， 须报经局要紧领 导批准。借阅人除详细填写外借登记簿外，并每卷需交300500元押金

8、，由处经办人壹个月内负责收回归档。（五）档案在借用期间，利用者应爱护档案，不准拆散、抽 出、调换、圈点、划线、涂改和转借他人等，必须注意保密和保 证档案的绝对安全。不得自行影印或复制。（六）摘录或复制档案， 须经治理人员校对审核后才能带走。 局内借阅时刻不得超过两星期。 如确系工作需要， 须办理续借手 续。因工作调动者，需归还所借档案，并经档案室签字，否则不 预办理调动手续。（七）所借图纸等不能用于施工现场。底图一律不外借，需 要时可在档案室查阅。（八）借阅档案要当面点清， 归还时治理人员必须认真验收，方可注销。发觉有损毁或涂改等问题，责成修复补救。（九）档案遗失时，外单位扣留借阅者押金，处内

9、对借阅者 或经办人每卷罚款300500元。六、档案修改补充制度（一）为了真实地反映工程情况， 确保科技文件材料的准确 性，随着科技的进展，工程的维护、改造、设备的更新，必须对 差不多归档的科7 / 22技文件材料进行修改补充。（二）更改差不多归档的科技文件材料由档案部门组织有关 业务部门填写更改单， 经主管领导审查批准后， 持通知单到档案 室进行更改。（三）修改内容较小时，可直接在页面“杠改” 、“划改”或 者发送“变化通知单” ，修改后应在修改处加盖“更改章” 。修改 内容较多时，应另外行文，原文作废。新文列入原文目录并注明 所代替的原文编号。作废的文件应注明新文的编号， 依照需要另 行保管

10、，如确无保存价值，严格执行销毁制度。（四）更改补充后的底图，应复晒新图，连同更改通知单及 其它文件材料一道归档，新图提供利用，同时旧图作废。（五）对修改后的档案，入库前要认真检查，发觉问题及时 采取措施，以维护档案的安全。七、档案鉴定销毁制度（一）档案的鉴定、销毁工作，应在局分管领导的主持下， 由档案室和有关职能部门组成鉴定小组进行这项工作。（二）鉴定小组依照国家档案行政治理部门的有关规定和程 序，对已超过保管期限的库存档案的保存价值、 保管期限和所划 密级，进行鉴定，鉴定工作结束后应提出工作报告。（三）销毁档案必须严格掌握，慎重从事，经鉴定予以销毁 的档案，8 / 22要逐卷造册（编制销毁清

11、册一式两份） ，由业务主管领 导审批、签字后，定点、专人监销；清销保密范围内的档案由保 密小组实施，要严格登记，清销人、保密小组组长签字同意后可 实施；因设计变更、原档案作废，应及时抽出、造册报批，进行 处理。（四）预备销毁的档案，在未批准前，单独保管，以便审批 时检查，万一个不鉴定不准确仍需利用的，抽出另行接着保存。（五）销毁前，应认真进行清点核对；销毁后，监销人员在 销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人签字，并将 监销情况报告主管领导。（六）销毁档案时要严格执行保密规定。（七）销毁清册由档案室列入档案保管。八、档案复制制度（一）凡需摘录、复制档案资料，必须做到：1、复制档案材料，

12、需申请，写明工作需要情况或缘故，并 经有关领导批准同意。2、保密范围内的档案，需经局保密小组负责人（总支办）批准后方可复制。3、一般档案，需经局领导批准，档案室负责人同意，方可 复制。4、科技档案的底稿与底图不外借，可在档案室查阅。因工 作需要复制时，需经主管领导批准，档案室负责人同意。（二）档案实行有偿使用的原则，对内复制，收取成本费， 年终结算；对外复制，按市场价格收费。（三）外单位需要复制利用我局档案材料的，得到主管领导 批准后，收取技术转让费和复制费。（四）摘录、复制档案资料，须经档案治理人员批阅确认无 误后，加盖档案室章，方可出室。九、档案库房治理制度（一）为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命， 严格执行档案库房技术治理暂行规定 （1991年12月26日国9 / 2210 / 22家档案局公布） 。贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做 好温湿度操纵和调节，防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明 治理和档案保管状况检查等方面的工作。（二）档案库房 （含胶片库、 磁带库） 的温度应操纵在1424C,相对湿度应操纵在4560%库房内备有空调、去湿机、 温湿度计，每天温湿度测记两次（上午九点，下午四点） ，并随 时予以操纵调节。（三）库房内严禁吸烟， 档案工作人员下班前必须切断库房 内所有电源，并备有灭火器，消除一切火灾隐患。（四）档案库房安装防