秘书学名词解释 简答题 考试必备

1、秘书学部分答案名词解释:1秘书秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公共服务人员,他们以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办会、办事等为主要职能,是领导者、决策者的参谋和助手。2文书立卷文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定考查利用价值的文件材料,按其形成过程中的联系、特征和一定的规律组成案卷。3秘书职能环境秘书职能环境是秘书开展秘书活动的客观基础和条件,是秘书发挥参谋助手作用的舞台。4秘书工作方法秘书工作方法,指的是秘书发挥职能作用,完成工作任务的途径、程序和手段。秘书工作方法是与秘书为领导工作服务的辅助决策、综合协调、信息沟通及办文、办会、办事等业务活动紧密联系在一起的。5秘书工作秘书工

2、作是秘书及秘书机构以领导者和领带机关为对象,开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动,其目的在于通过近身综合辅助和公务服务,减轻领导的事物负担以便集中精力处理决策大计,协助领导提高工作效率和优化工作效果。6受权理事秘书受权理事,指的是领导者根据工作的需要,将自己权限范围内的事务,授权秘书代表自己去处理,秘书根据领导的意图和委授的权利和要求,代表领导去处理交办的事务。7秘书职能环境资源秘书职能环境资源指的是秘书所处的客观环境中,一切有利于秘书实现其职能目标、完成职能任务的要素的总和。8绩效管理绩效管理是通过管理者和个人经过沟通制定绩效计划、绩效监控、绩效考核、绩效反馈与改进,以促进员工业绩持续提高

3、并最终实现企业目标的一种管理过程。简答题:1秘书职能范畴的特征:答:秘书是为领导工作服务的,其工作只能必须围绕着领导工作需要展开。概括的说,在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内,都属于秘书工作的职能范畴。从这个意义上讲,秘书职能范畴是:(1具有从属性。它从属于直接服务对象领导者的职责和职权范围。(2管理辅助性。无论何级何类的领导者,都有确定的管理范围,秘书的职能范畴,就是在领导的管理范围内发挥辅助作用的空间。(3既有近身综合辅助的确定性又有领导需要差异的选择性。(208字2秘书工作管理应遵循的原则:答:(1一般管理原则:一般管理原则适用各级各类组织,它既要有以权控制的一面,又要有以

4、情以理引导和调动被管理中积极的一面。其主要内容是:分工合作。分工合作是有序开展工作,达到目的的常用手段。它有助于落实工作职责、提高工作效率,加强整体性。(2“人本”原则:对秘书活动的管理,首先必须体现以人为本这一基本原则,特别是要从秘书职业的特点出发,去认识、理解、尊重、体贴、关心、爱护、帮助秘书这种具有办理事务、参谋辅助、综合处理、组织协调等多种社会功能的“职业人”。(3能级原则:按能级原则对秘书活动施行管理,首先必须知人善任,任人唯贤,而且要做到用人所长,使人尽其才,同时对秘书工作施行管理还要求对不同气质的人员安排不同的工作任务,并运动不同的管理方法。(4激励原则:所谓激励原则,是指通过一

5、定的刺激手段来促进人们产生积极向上的心理,从而充分发挥出主动性、创造性的管理原则。激励原则的实质在与,要运用多种管理手段来启发、调动秘书人员发挥积极性与创造性,而不是压抑、控制、削弱甚至打击这种积极性。(445字3当代秘书工作的特点:答:(1秘书工作职业化:所谓职业化,是指从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体。秘书工作职业化是社会发展到市场经济阶段的必然产物。(2秘书业务专门化:现代秘书业务不仅要求秘书人员具有良好的写作能力,而且要求秘书掌握信息处理、调查研究、会务管理、信访接待、协调督察等多方面的业务知识和现代化办公技能,而这些理论修养和业务技能的活动,必须经过专业的训练。(3资格认定制

6、度化:秘书资格认定制度化对秘书职业从业人员提出了更高、更具体的要求,促使秘书人员不断地进修业务,全面提高能力,努力构建更为合理的能力结构。(4从业人数扩大化:在市场经济发达的国家和地区,秘书在整个社会中是从业人数最多的职业之一。随着现代行政管理效率的提高,我国秘书部门的作用正在继续加强,即使在党政领导机关,秘书人员的数量也呈增长的趋势。(354字4秘书工作的一般规律和原则:答:(1一般规律:秘书工作中的一般性规律,即秘书在主辅配合中,近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应的规律,揭示了领导对秘书公务服务需要。1领导对秘书公务服务的需要,与秘书在主辅配合中,事务服务和参谋辅助的投入必须相适应

7、,才能取得领导多秘书工作的满意,才能保持和谐的工作关系。2主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用。3领导对秘书公务服务的需要,对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。4秘书发挥其职能作用,是在满足领导需要、适应环境条件变化、与领导主辅配合的前提下,通过事务服务和参谋辅助体现出来的。(2一般原则:秘书工作中的一般性原则,指的是在全部秘书职能活动中,都应遵循的原则。它是秘书工作一般规律的具体体现,是秘书工作对秘书工作行为的客观要求,也是评价秘书职能活动的重要准则。1正面效益原则:秘书工作价值取向必须符合事业公利、组织公利,必须以有效补益和优化社会效益、组织管理效益和领导工作效益为

8、出发点,必须在工作效能作用指向、工作过程指向、心理及思维指向和素质发展指向等方面,都以不断提高正面效益为目标。2以领导工作为核心原则:秘书的一切职能活动,必须围绕领导工作展开,按领导工作的需要提供全面、周密、及时、有效的服务。只有遵从这一原则,秘书才能从纷繁的工作任务中抓住有序安排工作的关键,分清主次有效地提供综合服务,充分体现秘书工作的价值。3具体工作流程闭环运作原则:秘书在各项业务活动中,各秘书岗位的分工、各工作环节必须有序衔接、首尾相连,形成“闭环回路”和连续运作的工作流程,维护工作进程的有序性、稳定性和连续性,充分发挥整体功能。(690字5秘书的任职标准:答:(方法一秘书任职要求是选任

9、秘书的基本要求,既带有公平、公正、择优录用的客观性,又带有选任者用人功利的主观色彩。前者是一般性、普遍性的;后者是具体用人单位和领导人的用人需要决定的,带有具体的针对性和特殊性。也就是说,各管理组织及领导者,选任秘书,有一个大体通用的标准,还要根据本组织和领导工作需要提出特出的要求。对求职者而言,既要使自己符合秘书任职的普遍性、一般性标准,又要考虑用人单位的行业性、业务性及领导需要的特殊要求。各组织选任秘书的特殊要求,一般在具体招聘中提出。任职标准的制订,主要有以下模式:(1以任务定标准:准备经理与外联系通信稿;阅读、签署和寄发一些行政函件;撰写讲话稿、备忘录和报告;代经理审阅等。(2以知识能

10、力定标准:知识方面要求具有“博”与“专”的兼容性,要有一定的广度和深度;对智力能力方面提出标准,具有观察力、注意力、思维力、记忆力、想象力等;对能力方面提出标准,阅读能力、倾听能力、口头表达能力等、书面表达能力、协调能力等。(3以理想要求制订标准:在政治品德方面,有远大的理想、坚持党的原则、清正廉洁、具有责任感等;在职业道德方面,诚实信用、服从指挥、甘于奉献、谦虚谨慎等。(500字(方法二(1以任务定标准:这类制订秘书任职标准的模式,是将秘书主要业务内容归纳出若干条为标准,以此作为选任秘书业务要求的规定。如:准备经理与外联系通信稿,阅读、签署和寄发一些行政函件,撰写讲话稿、备忘录和报告,代经理

11、审阅等。(2以知识能力定标准:这种制订选任秘书标准的模式,是将现任的称职秘书所具有的知识和能力归纳出若干条标准,以此为选任秘书的尺度。如:知识方面要求具有“博”与“专”的兼容性,要有一定的广度和深度;对智力能力方面提出标准,具有观察力、注意力、思维力、记忆力、想象力等;对能力方面提出标准,阅读能力、倾听能力、口头表达能力等、书面表达能力、协调能力等。(3以理想要求制订标准:这类制订秘书任职标准的模式,是将最理想的秘书素质要求或最优秀的秘书人才身上体现出良好素质,甚至将一些杰出领导者的素质,都综合到秘书任职标准中,并以此为尺度,作为聘用秘书的依据。如:在政治品德方面,有远大的理想、坚持党的原则、

12、清正廉洁、具有责任感等;在职业道德方面,诚实信用、服从指挥、甘于奉献、谦虚谨慎等。(448字6秘书会务工作的主要内容:答:秘书办会即会务工作的内容十分纷繁,主要包括:(1会前筹备:会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、议题,秘书根据领导意图拟订会议筹备方案,领导审核、批准会议筹备方案,组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工,根据确定的与会名单送发会议通知,准备会议文件,布置会场,按会议讨论要求将与会编组,指定会议代表证、工作人员证件及其他证件,根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。(2会间事务:会间的工作主要包括:会场签到,会间制度,会议记录,会议简报,会议选举,会议总结,后勤

13、保障等。(3会后工作:会后工作主要包括:草拟和印发会议纪要,以记载和传达会议的主要精神;清理会议文件;组织会议代表离会,为其提供各种方便;搞好宣传报道,扩大和传播会议影响;会议工作总结;会后催办工作。(342字论述题:1秘书的角色辅助可分为哪几个阶段?答:(1决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始,秘书的参谋智能辅助就可同步进行,可协助领导者做好以下工作:1此决策是否应该作出。2此决策是否必须作出。3此决策应何时作出。4此项决策依据的信息是否全面、真实、充分。5此项决策的目的、意义和影响是什么。6对此项决策应提出什么建议。(2决策形成阶段在决策形成阶段,秘书有诸多参谋智能辅助的领域和

14、渠道;1可进行创新思维,设计新的方按供决策者选择。2可综合来自各方面的意见和建议,形成系统的可供选择的方案。3可按领导意图开展专家咨询活动,并将专家意见、建议吸纳到有关决策中去。4可带着各套初选方案到有关部分和群众中去征求意见,并根据各方的意见进行修改。5对重大决策的初定方案,秘书往往还伴随领导,到基层景象能够小规模实验、蹲点探索,取得成功经验后,在有点到面地进行推广。6对各种供选择的方案惊醒一一对应的比较,比较其投入和产出效益,比较其风险值和效益值,比较其科学性、合理性、可行性和可受性等。(3决策实施阶段在决策实施过程中,迷失的参谋智能辅助具有独特的作用,它贯穿决策实施的全过程:1对谋求认同

15、的辅助。2对纠正偏差的辅助。3对行为失范的辅助。4对克服重大失误的辅助。5对克服运行失调的辅助。6弥补决策疏漏的辅助。7对适应环境变化的辅助。8对发现机遇的辅助。(576字2秘书如何把握思维节奏?答:(1秘书与领导思维同步秘书是为领导工作服务的,秘书与领导思维同步,也就是说,领导想要开展的工作,秘书应该立即想到,并围绕领导的意图,迅速展开,作好铺垫、服务和辅助工作,具体体现为:1反映在外部环境变化的关注点上。2反映在思维的时间节奏上。3反映在思维的空间节奏上。4反映在思维的张弛的变化节奏上。(2秘书加快节奏的超前思维迷失与领导思维总体上同步的基础上,在某些特殊而且必要的情况下,为了做好领导工作

16、的铺垫,需要秘书加快思维节奏,进行超前思维,一般需要抓住以下环节:1新旧工作交替之时,秘书进行超前思维,为领导新工作展开作好准备工作。2抓住领导工作的周期性,提前做好下一个周期的准备工作。3工作进程中出现新问题时,秘书要加快思维节奏,做好解决问题的前期准备工作。4在领导进行决策前,发挥超前思维,为领导决策做好准备工作。5在召开重要会议前,秘书应发挥超前思维,做好各项工作的筹备,保证会议顺利的进行。(3秘书放缓节奏的继后思维秘书的继后思维是与超前思维相对应、相匹配的,继后思维一般要抓住以下环节:1每当一项工作即将结束时,秘书思维继后,起到查缺补漏的作用。2每当一项新的决策制订前,秘书思维继后,进

17、行相应的调整和补充,确保决策顺利作出。3每当一个会议结束后,秘书思维继后,对会务工作整体把握,确保会议取得预期的效果。4每当领导者接待重要客人、进行重要会谈、处理重要事务和公务出差之后,秘书思维继后,处理后续事务,整理有关资料,以保持工作的连续性等等。(642字3秘书如何选择思维的角度?答:(1秘书的本位思维:秘书的工作时间中,其工作思维活动立足点,首先因该是如何有效地辅助和服务于领导工作,如何有利于提高领导工作效率,也就是说,秘书在工作中思考问题的动机,思考问题的价值观念,应该是如何通过自身的智能工作更好地协助领导工作,优化领导工作效果。(2秘书的换为思考:秘书要做好本职工作,除了要正确进行本位思维,准确把