公司供应事务处理制度

1、第一条供应事务的方针1.供应部门必须经常从经济与使用效果两个方面出发，选择最合适的物品。2.必须认真制订并审查采购计划，努力掌握采购技巧与技术；并且经 常能站在公司的全局立场上，冷静思考与判断，谋求最有利的采购 机会。3.与供应商协调好关系，努力提高自身的谈判地位，以最小的代价与 最佳的采购条件，达成每一笔交易。4.避免供应业务给整个公司整体事务运作带来不利影响，有效地安排 好物品的采购与供应工作。5.加强成本意识，在不影响各部门事务工作正常开展的前提下， 严格 控制物品的收发领用量，杜绝一切浪费与不当消耗，保管好物品， 使供应工作及时、准确。第二条供应事务的机构1.供应事务分别由订购、验收入

2、库与保管出库三个组承担，不同事务 不得由同一个人兼管。2.为了使供应工作专业化，使供应人员具有较高的商品知识、 市场交 易知识以及与供应商打交道的技能， 可以按物品品种，如印刷制品、 消耗品、杂品与器具等等，来划分各供应人员的职务工作。3.主管科长乃至主管部长，有责任贯彻供应事务的方针，使供应机构 的工作能紧紧围绕方针展开。4.为了经常地把握市场中合适且优良的物品， 从各部科选拔合适的人 选，组成“供应物品研究委员会”。5.定期或不定期召开“恳谈会”， 邀请相关行业的关系户，共同探讨 有效的供应问题，收集有关物品的信息，把握购买市场的方向。6.定期与物品生产制造企业、中间商、批发商以及相关的协

3、作企业进 行联络，把握动向。责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-1签发人第三条供应设置1.订购、验收与保管三个组必须分开设置，但又不能完全割裂开来; 分组设置以及有关布局要便于三个组彼此联络。2订购组的事务室，要布置在便于外来联系业务者进出的位置。 有关 接待业务尽可能规范化与程序化，包括应答、交涉与接洽的语言都 尽可能规范化。3.物品接受与检验或清点，尽可能设置在宽广的场所，并配置适当的 设备，以便进行充分的检验与核对。验收环节不充分，后患无穷， 质量不合格，或数量不足等等，都成为本企业的损失。4保管场所一定要有遮掩与隔离，领用者或其他部门人员，不得或不 能

4、随便进入物品保管场所与仓库。第四条购买计划1.供应物品的采购，原则上有计划，按批量统一进行。任何零星、分 散的、无计划的采购，都会加大采购成本，并且不能确保获得最合 适的物品。2.订购组应该经常地对主要中间商与生产企业， 以及市场状况进行调 查研究，并把各种调研结果记录下来，汇编成册。并且，由一线人 员每天记录物品市场的价格变动情况，以及商品目录变动情况，使 本公司的订购与交易谈判工作更富有计划性。3平时注意各种有利的交易条件，包括交货期、规格、支付条件、物 品退换、折扣、送货与交货条件、交易方式，以及有关订购与接货 事务等等。4.如果分事业单位所在地的物品价格便宜， 或者在当地采购合算，不

5、必按总公司的采购计划进行，允许按下列程序进行当地采购：签发人1责任人签名制度名公司供应事务处理制度制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128I页码5-2（1）填写“当地采购申请传票”（一式三份），其中两份交总公司 供应科。在申请传票中如实写清当地的价格。（2）供应科据此进行测算，包括考虑批量采购折扣、运输费与采购 或订购费等等，作出决策，在申请传票上作出批示，返回分事业 单位，指示其按供应科的决定行事。（3）返回分事业单位的“申请传票”，作为日后向总公司财务科结 算的凭证。第五条用品规格及采购基准1.编制标准的物品目录及其分类，对器具、备品、账票、消耗品等主 要物品作出规定，以作为制

6、订供应计划与供应事务的基准。标准目录尽可能具体、明确，例如账票，写明（1）名称，（2）格式,（3）纸张质地，（4）大小尺寸，（5）装订，（6）每册（本）页 数，（7）单价，（8）色彩等等。2.确定采购或订购规格与样品， 在采购或订购时参照选购， 或者提供 给供应商，按规格与样品供货，并作为接货与验货的基准。3.对特别重要的物品，必须从使用成本的角度审视，确定采购物品的 规格及采购基准。4.制订有关物品米购、供应以及改良物品的提案制度，改善物品供应事务。第六条供应事务的运行1.供应事务的主管，应该经常检查部下在执行订购方针、计划以及处 理事务过程中的情况，发现问题及时予以纠正。2.任何一项订购或

7、采购，都必须两人以上进行合议与商定后进行， 以 便使两个人的知识与见解相互补充，并且防止在选择供应商方面出 现偏颇与舞弊行为。签发人1责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD1281页码5-4电子文件编码GLZD128I页码5-33.采购人员必须公正自律，从企业的利益出发，采购合适与价格合理 的物品。4.在采购上既要注意“货比三家”， 利用竞争竞价，谋求低成本购买 上的好处；又要善于利用集中订购，以及长期订购的手段，提高交 易地位，谋求有利的采购条件。5.有组织地对供应商进行调查与选择， 把握供应商的供货信誉、资信 以及物品质量。6.在选择新供货伙伴时，必须进行实地调查，按事先

8、设计的调查用表 进行填写，交给供应科长裁决。对一些重要的供应商，在确定供货 关系前，双方的主管至少见面会谈一次。7.原则上必须以订购单的方式进行订购。订购单一式三份，一份用于 订购，一份用于进货验收，一份上报主管备案。8.供应科应该不断地改进工作，促进供应业务合理化。(1)设立订购台账，并依靠台账，对整个供应过程，包括申请、预 算、订购、收发领用等过程，进行系统管理。(2)编制订购日报，按日向主管、财务部门和保安部门作出报告。(3)编制若干种标准的契约书格式，以提高供货或采购契约缔结的 效率，避免签约时的失误。(4)对样品按各种规格、型号与形状，进行分类整理，便于采购计 划的制订、预算的编制，

9、以及订购与验收。(5)对交易伙伴前来参观，以及对本企业供应设施、机械和操作方 法进行研究，应予以接待。(6)订购预算，以及与供应商有关的各种通报，必须尽可能转告相 关部门。(7)运用订购管理板，对订购事务进行管理。另外，运用订购管理 卡，对订购与接货责任人员进行管理。签发人1责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD1281页码5-5（8）对采购价格情况进行统计分析，按类别编制报表，以示明供应 商的价格情况，以及各供应商订购成本降低的意义。第七条物品的保管1对保管物品的仓库设施，包括货架、货柜进行更新改造，提高物品 存放领取的效率，提高仓库面积利用效率，并且对各种物品进行合 理分类，便于取存与有规则地码放。2.保管物品的分类，原则上按下列标准进行：（1）印刷物（按通用品、各部科用品，以及功能或性能进行细分）备品（按通用、特殊进行细分）。低值易耗品（按使用频率细分，或按价格细分）。其他（按容量、重量、体积以及放置场所细分）。3仓库中货架、货柜等，都得挂上现有物品领用登记卡，对收发领用 量进行登记，并核算其余量，以防止丢失与被盗。4在物品仓库的事务室中，设置管理板，展示各物品申请需用量、库 存量及需要订购量。5保管物品组，必须经常清理仓库各货架与货柜，及时清理死货、无 用物品及废品，移入统一存放这类物品的指定地点或场所。6保管物品组