外贸跟单员全面解读

1、跟单员跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职,替代所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人。定义跟单员的工作内容十分繁杂,涉及面广,面对部门多。既要对上级反馈进度,又要对相关人员进行及时跟踪,稍有不慎,即铸成大错。因此,在跟单过程中,如果能够借助于一些专业的跟单工具,就会收到事半功倍的效果。比如:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与专业的外贸跟单软件,帮助企业解决跟单过程中的大事,杂事,琐碎事,使跟单更加轻松.解决了跟单过程中的知识问题与提供了跟单过程中的专业软件系统,使得跟单员真正从繁杂的跟单事务中解脱出来,从而提高了企业的跟单管理水平。跟

2、单员的分类跟单员分为:业务跟单员,外贸跟单员,生产跟单员。跟单员的工作性质跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,即进行业务跟单。因此,跟单员要:(1寻找客户:通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。为自己下一步的工作打算.(2设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。(3传播信息:将企业产品的信息传播出去。(4推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。(5提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。(6收集信息:收集市场信息,进行市场考察。(7分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。跟单员

3、是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色,他们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要:(1函电的回复:(2计算报价单(3验签订单(4填对帐表(5目录,样品的寄送与登记(6客户档案的管理(7客户来访接待(8主管交办事项的处理(9与相关部门的业务联系跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。因此,在小企业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还可能是采购员。在大企业,则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货,跟踪出货。跟单员的工作特点跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,生产,物料,财

4、务,人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是:复杂的,全方位的。1.责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。2.沟通,协调:跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户,与计划部门,生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通,协调能力特别重要。3.做好客户的参谋:跟单员掌握着大量的客户资料,对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况,因此对客户的订单可以提出意见,以利于客户的订货。4.工作节奏多变,快速:面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式,

5、作息时间,工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多变的。另外,客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。这就要求外贸跟单员的工作效率是快速的。5.工作是综合性的:跟单员工作涉及企业所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。跟单员的素质要求跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求:(1分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成,以利于报价。(2预测能力。能预测出客户的需求,企业的生产能力及物料的供应情况,便于接单,生产及交货的安排。(3表达能力。善于用文字和语言与

6、客户沟通。(4专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点,来源及成分。知道产品的特点,款式,质量。便于和客户及生产人员的沟通。(5与人共事的能力。与各部门的人员打成一片,使其自觉完成客户订单。(6人际关系处理的能力。处理好与客户,与上级,与同事,与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。(7法律知识。了解合同法,票据法,经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法,守法,懂法,用法。(8谈判能力。有口才,有技巧。(9管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。(10物流知识。了解运输,装卸搬运,保管,配送,报关等知识。跟单员的工作内容及知识,技能要求跟单员的工作内容主要有:外贸

7、业务跟单,物料采购跟单,生产过程跟单,货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待。1.出口货物跟单;(外贸业务跟进了解基本外贸知识:(谈判,报价,接单,签合同等等。基础外语及函电往来。2 .物料采购跟单。(业务跟进懂营销,懂产品。(物料,性能,使用,保养3 .生产过程跟单(生产进度跟进懂生产,懂管理,懂沟通。4 .货物运输跟单(出货跟进货物运输知识,(运输工具,方法,配柜及了解报关知识。5.客户联络跟踪(客户接待:了解对客户的管理,懂国际礼仪知识。服装跟单员的工作流程如下一、首先跟单进入工作前需准备以下资料:1.颜色原样。2.原手感样。3.客人确认的小样(也就是工厂第一次打的色样。4.原品质样。5.

8、合同复印件(上面有对工厂的质量要求、标准、交期,数量等,跟单可参考。6.以及相关资料。二、工厂打颜色小样:,跟单需做以下事情:1.按客供样(原色样的颜色,要求工厂放小样,放小样必须有书面要求,也就是打色通知书,打色通知书的内容包括(对色光源、色牢度、染化料是否环保、打样版数、打样坯布及大孝打样坯布规格、完成时间等。2.打样坯布:打样坯布与大货一致,杜绝使用其它规格的坯布进行打样,针对大货生产特点,应考虑小样坯布是否进行砂洗或相关处理。3.根据打样通知书,正确使用光源(如:D65、TL84、U3000等避免跳灯现象,提高打样准确率。4.根据客人或市场部要求,打样通知书须注明小样大小和版数(印花和

9、色织要注明循环问题,色织小样要附纱样,基本上化纤类染色布都是打A、B、C、D四个样。5.时间要求:染色烧杯样3天,印花样10天,色织样10天,特殊情况酌情解决处理。6.文字说明:小样须贴在规定表格内(公司色样卡,根据打样通知书标明色号、色名、编号、送样日期等。7.色样卡管理:妥善保管,防止腿色,编号放好,做到用的时候随时能找到。三、中样或大货头缸样(也就是生产大货前的第一次生产试样:提供中样或大货头缸样(如品质样、手感样、样衣面料等应同大货一致,在条件许可情况下,应尽量模仿大货生产工艺,对所使用的染化料、助剂以及工艺流程要有记录,特别是面料门幅,要按大货生产程序进行拉幅定型、拨水,对所提供的中

10、样或头缸一定要要留样可查。四、生产大货过程中:1.明确要求:明确订单合同的的各项要求,物别是内外质量的标准要求和交期。2.制定生产计划:根据服装交期要求,制定面料生产计划以及分阶段的成品数量。同时填写面料组织生产进度表每周或每次有新的变化要及时改动。然后不定时间的向主管部门领导汇报。以传真、邮件形式发给主管。3.每道质量进行跟踪,主要注意:是否在规定灯源下对色。小样、确认样或头缸样是否正确一致。色差控制:边中差、头尾色差、匹差、阴阳面色差、缸差等。经纬密、幅宽、色牢度、缩水率、手感、克重、气味等。五、大货检验:4.检验标准和方式:按美国AATCC国际标准,十分制与四分制检验方法或公司内部检验标

11、准,而且须根据材料的用途进行不同的检验(比如:尼丝纺,有的客人是用作制雨伞的,这样就要求检验的时候一定要把底灯打开。5.在规定的光源下,以确认样为准,同时参考小样或原色样进行对色,色偏控制在4-5级,不得低于4级,如超标必须进行返藁蛲缎屡髦刈觥?3.外观质量:1.布面检验:重点检查污渍、纬斜、左中右色差、头尾色差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色花、粗纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、漏胶、胶粒等。2.总体检验:幅宽(须量三次,头中尾、克重(头尾、经纬密、长度、色差、六、包装要求:根据不同的面料性质,可采用匹装或卷装或塑料袋或蛇皮便袋等包装。而且唛头上一定要注明:款号、颜色、数量、缸号,色号,

12、日期,订单号,卷号等。七、测试样布3-5M带回公司进行相关物化性要求测试。八、测试OK,方可发货(按公司程序要求发至相关工厂或本公司仓库。九、交期与品质的跟催和检验是很重要的,跟进生产:多到车间走走,向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题,如有必要,需向客户或向部门主管反映问题及建议或征求意见外贸跟单员和业务员工作重点的区别一、外贸跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中,以客户定单为依据,跟踪产品(服务运作流向并督促定单落实的专业人员,是各企业开展各项业务,特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。二、外贸业务员

13、的主要工作:1、熟悉公司所经营的产品,准确报出销售价格。2、积极主动与客户保持联系,促使客户及早下订单。样品寄给客户之后,应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品,确认客户样品收到后,应立即发信给客户,询问客户对样品的评价,询问客户是否有下订单的可能。3、客户下订单后,业务员应在第一时间整理出中文订单,并立即下发到有关生产部门。全身心投入到对客户订单的分析,如有客户交待不清的,应立即发电子邮件与客户书面确认。4、产品准备过程中,货款结算问题亦同步进行,货物备妥后,根据合同安排货物的最终发运。薪资行情跟单员的工资波动范围不大,一般在2000-5000元之间。随着工作经验的增加,薪水会有所提高。鲜有

14、工作经验的从业者起步薪资在2500元左右,拥有2-3年以上的工作经验以后,月薪水平可以达到3000元以上。职业发展路径从企业管理角度来说,经理对跟单员的工作监督较为频繁。因此对优秀跟单员的器重程度也比较高。跟单员在日益激烈的市场经济环境下,重要性不断凸现出来,在很多公司,跟单员成了老板们的特别助理,要做总经理,先做跟单员这句话成为了跟单员的真实写照。跟单员工作涉及企业的多个环节,便于积累工作经验和管理知识,具备了一定经验以后,跟单员可以发展为跟单经理。业绩突出的跟单员或者跟单经理,在具备相应工作经验,积累丰富管理技能,拥有一定规模的客户群后也可尝试独自创业1。外贸跟单员工作流程 1客户 询盘

15、：一般在客户下 perchase Order 之前，都会有相关的 Order Inquiry 给业 务部，做一些细节上的了解。 2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期， 付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单 perchase Order。 4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项 目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收 购合同。审核

16、表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额 较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售 订单，交给部门进程员跟进。 6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂 按时生产： 6.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后应业务员和 单证 员分别审查 信用证 ，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可 能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行 D/A 等方

17、式收汇等，需经理确认。 7 验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将 查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公 司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文 件（应由业务 跟单员 制作，交给 单证 员） 。 9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口 合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口

18、岸，便于工厂办理商检。应 在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10 租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定运输代理公司或船 公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q 确认 工厂的交货能否早于开船期至少一周以前， 以及船期能否达到客人要求的交货期。 应在交货 期两周之前向货运公司发出书面定仓通知 （ING ORDER） 通常在开船一周前可拿到定仓纸。 ， 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸 等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客

19、 人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时， 还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的 港等内容，以避免差错。 11 安排拖柜： 6 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠， 价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓 确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址， 报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装

20、柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份 上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及 司机联系电话。 11.3 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部， 列明货柜离厂时间、 实际装货数量等， 并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。 要求工厂装柜后一定要记住上 封条。 12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通 关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前） 。委托报关时，应提供一份装柜资料，内 容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，

21、柜型及 数量，本公司的联系人和电话等。 13 获得运输文件： 13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要 按找 L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船 公司随同提单出的船证明等。 13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面 确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公 司出正本。 13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做 登记。 14 准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定 在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同，小写和大写金额 都要正确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆 认证，一般要提前 20 天办理。 14.2FORMA 原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注 意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日