系统安装与设定

1、靜宜大學電子公文管理系統改造專案計畫公文操作秘笈手冊目錄第壹章系統安裝與設定 1第貮章承辦人作業 3第參章承辦人作業常見問題 12第肆章主管作業17第伍章主管作業常見問題20第陸章登記桌作業21壹、 系統安裝與設定一、 公文系統是以網路瀏覽器作為操作的工具，而為了後續操作上的順利，瀏覽器的版本請務必升級到Internet Explorer 6.0以上。二、 瀏覽器的基本設定：1. 點選瀏覽器(IE)工具列中【工具】【網際網路選項】。2. 於一般頁籤中【Temporary Internet files】中點選【設定】按鈕。3. 將檢查儲存的畫面是否有較新的版本，設定為每次查閱畫面時，並將畫面下方

2、數字更新為”1”，點選【確定】按鈕離開。4. 請點選設定旁邊的【刪除檔案】，將刪除所有離線內容的框框勾起來，點選【確定】按鈕離開。最後請點選確定按鈕。5. 點選安全性頁籤、選擇信任的網站，並點選網站。6. 將此區域的所有網站需要伺服器驗證(https)處勾勾取消，輸入http:/ .tw點選新增。 7. 請點選安全性頁籤中網際網路再點選自訂等級，將”允許程式碼片段”選項點選”啟用”。8. 將選項下載中的所有選項點選”啟用”。9. 請點選隱私權頁籤，將封鎖快顯處的勾取消。三、 外掛工具列：若您在IE瀏覽器中有另外安裝其他工具列(如：Yahoo、MSN、Google等)，

3、請於使用系統前將該工具列移除。亦可至控制台è新增/移除程式中將工具列程式移除。四、 如何登入公文系統1. 請由校內入口網”.tw”，登入帳號密碼後進入校務行政入口網，點選電子公文選項進入靜宜大學公文線上簽核系統。五、 如何安裝公文製作1. 進入公文系統中(請參考前述步驟) 點選下載區即會出現檔案下載畫面。2. 選擇儲存檔案將檔案install.exe置放於桌面上。3. 直接雙擊桌面上的Install.exe即可進入安裝畫面。安裝時間會執行比較久一點，請等待一下。在安裝過程中，若有出現下一步，請直接點選下一步即可。直到出現”關閉”按鈕即完成安裝。安裝完成

4、後，請重新啟動電腦。貳、 承辦人作業一、 來文擬辦：承辦人收到校外來文，辦理後歸檔。(一) 點取左邊的【待處理公文】的功能選項，在右上方的第一個表格中點選主辦公文。(二) 選取您要開始編輯的公文主旨。(三) 點取畫面中的繕打即可選擇擬辦單(四) 開始編輯文稿，存檔後即會在下方的相關文書中增加一筆資料，請先設定公文流程：1. 選擇內會，將文內會給同組室其他同仁：點選內會，選擇接收單位及接收人員，點選加入。選擇好後即可確定送出。公文流程至同仁之”會辦公文”。2. 選擇內會，將文內會給不同組室其他同仁：點選內會，選擇接收單位及接收人員，點選加入。選擇好後請先存檔。待陳核過組室二級主管後再內會送出3.

5、 選擇送會外單位，將文送會不同單位：點選流程，選擇接收單位及接收人員，點選加入。選擇好後請先存檔。待陳核過主管後再送出(主管點選核畢送出即會將文依流程設定送出)。4. 亦可在流程按鈕設定中，點選預設流程範本，系統依據校內流程給予預設之流程。(五) 設定好公文流程後，若不需內會同組室同仁，請點選陳核，將文陳核給二級主管核閱。即可完成初步流程作業。待決行後送檔案室(文書組)歸檔。(六) 若在流程設定中未設決行後流程。則一層長官決行後文會回至承辦人手中。則承辦人將文送至檔案室(文書組)歸檔。1. 選取已判發的公文主旨。完成簽收動作。2. 點選文稿主旨。3. 確認決行後，再點選流程設定公文傳遞至檔案室

6、。4. 點選”送存歸檔”，系統自動帶出接收單位為”檔案室”，點選加入確定送出。公文即傳遞到檔案室(文書組)，由檔案室歸檔。送出後文即傳遞至檔案室，此份公文結案。二、 來文函覆：承辦人收到校外來文，需函覆對方時。(一) 點取左邊的【待處理公文】的功能選項，在右上方的第一個表格中點選主辦公文。(二) 選取您要開始編輯的公文主旨。(三) 點取畫面中的繕打即可選擇函稿(四) 開始編輯文稿，存檔後即會在下方的相關文書中增加一筆資料，請先設定公文流程：設定方式請詳前述。(五) 設定好公文流程後，若不需內會同組室同仁，請點選陳核，將文陳核給二級主管核閱。即可完成初步流程作業。待決行判發後送總發文(文書組)發

7、文。(六) 若在流程設定中未設決行後流程。則一層長官決行後文會回至承辦人手中。則承辦人將文送至總發文(文書組)歸檔。1. 選取已判發的公文主旨。完成簽收動作。2. 點選文稿主旨。3. 確認決行後，再點選流程設定公文傳遞至總發文。4. 點選”送繕發文”，系統自動帶出接收單位為”總發文”，點選加入確定送出。公文即傳遞到總發文(文書組)，由檔案室歸檔。送出後文即傳遞至總發文，此份公文待發文後結案。三、 創簽(稿)公文：承辦人欲自創簽(稿)時。(一) 點取【文書製作】的功能選項，點取右上方的文書製作按鈕即可選擇範本。(二) 繕打好文書內容後存檔，回到【文書製作】功能，作業畫面上會多一筆剛剛所繕打的文書

8、，請點選該筆資料前方取號登記的圖示。(三) 確認畫面中相關欄位資料是否正確，並填入頁數，確認無誤後請按下存檔即可。(待處理公文中的主辦公文就會多一筆資料。)(四) 此時系統自動切換到主辦公文的畫面。再選擇內會或流程預設好該份公文流程，選擇陳核給二級主管核閱。(流程設定請參考一、之流程設定)即可完成初步流程作業。待決行判發後送總發文(文書組)發文。若為簽呈則待決行後可自行存查。(五) 決行後自行存查：1. 選取已決行的公文主旨。完成簽收動作。2. 點取左邊的【公文管理】的功能選項，點選單位存查作業3. 勾選已決行之公文文號，輸入存查日期及原因後，點選存查，即完成存查作業。4. 或點選已決行之公文

9、主旨，輸入存查日期及原因後，點選存檔，即完成存查作業。此份公文即結案。四、 會辦公文：校內單位會辦公文(一) 點取【待處理公文】的功能選項，在右上方的第一個表格中點選會辦公文。(二) 選取您要開始處理的公文主旨。(三) 點選會辦意見，開啟公文製作->貼附職章(以滑鼠右鍵職章選取)->給予意見(在職章下方填寫意見)->存檔。(四) 將會辦公文陳核給二級主管核閱。此份公文即完成會辦作業。五、 公差假申請單：承辦人申請公差、公假(一) 有校外來文時：請直接繕打”公差假申請單”1. 點取左邊的【待處理公文】的功能選項，在右上方的第一個表格中點選主辦公文。2. 選取您要開始編輯的公文主

10、旨。3. 點取畫面中的繕打即可選擇公差假申請單4. 開始編輯文稿，存檔後即會在下方的相關文書中增加一筆資料，請先設定公文流程：直接於流程中依承辦人身份及假別選擇預設流程範本。5. 設定好公文流程後，請先內會代理同仁，由代理人給予代理意見後，將文陳核給二級主管核閱。即可完成初步流程作業。待決行判發後送回承辦人執行後續作業。6. 決行後執行公差出轉差旅費作業：1、 點取【待處理公文】的功能選項，在上方的第一個表格中點選公差(出)未轉差旅費件數2、 或選取左邊的【公文管理】的功能選項，點選公差出轉差旅費作業3、 點選已決行之公文主旨，確定代理人設定後，點選執行，即完成轉送預算系統作業。7. 完成轉送

11、後，將文送至檔案室(文書組)歸檔。1、 選取已判發的公文主旨。完成簽收動作。2、 點選文稿主旨。3、 確認決行後，再點選流程設定公文傳遞至檔案室。4、 點選”送存歸檔”，系統自動帶出接收單位為”檔案室”，點選加入確定送出。公文即傳遞到檔案室(文書組)，由檔案室歸檔。送出後文即傳遞至檔案室，此份公文結案。(二) 承辦人自行申請公差(出)假：1. 點取【文書製作】的功能選項，點取右上方的文書製作按鈕即可選擇公差出申請單。2. 開始編輯文稿，繕打好文書內容後存檔，回到【文書製作】功能，作業畫面上會多一筆剛剛所繕打的文書，請點選該筆資料前方取號登記的圖示。3. 確認畫面中相關欄位資料是否正確，並填入頁

12、數，確認無誤後請按下存檔即可。(待處理公文中的主辦公文就會多一筆資料。)4. 此時系統自動切換到主辦公文的畫面。5. 請先設定公文流程：直接於流程中依承辦人身份及假別選擇預設流程範本。6. 設定好公文流程後，請先內會代理同仁，由代理人給予代理意見後，將文陳核給二級主管核閱。即可完成初步流程作業。待決行判發後送回承辦人執行後續作業。7. 決行後執行公差出轉差旅費作業：1、 點取【待處理公文】的功能選項，在上方的第一個表格中點選公差(出)未轉差旅費件數2、 或選取左邊的【公文管理】的功能選項，點選公差出轉差旅費作業3、 點選已決行之公文主旨，確定代理人設定後，點選執行，即完成轉送預算系統作業。8.

13、 完成轉送後，將文自行存查。1、 選取已決行的公文主旨。完成簽收動作。2、 點取左邊的【公文管理】的功能選項，點選單位存查作業3、 勾選已決行之公文文號，輸入存查日期及原因後，點選存查，即完成存查作業。4、 或點選已決行之公文主旨，輸入存查日期及原因後，點選存檔，即完成存查作業。此份公文即結案。六、 公文文書中若含有紙本附件，請列印公文附件表單列印公文附件表單(一) 點取左邊的【報表列印】【公文附件表單】。(二) 輸入文號後，點選確定。(三) 將報表列印出來，並附上紙本附件後，隨公文流程作業。七、 來文公文改分：收到校外來文，非承辦人業務(一) 點取【待處理公文】的功能選項，在右上方的第一個表

14、格中點選主辦公文(二) 選取您要改分的公文主旨(三) 此時若文非本承辦人承辦則請點取畫面中的申請改分(四) 若公文一樣為本一級單位承辦，請點選申請改分(內部)按鈕，輸入”改分原因”後，點選確定送出，即可將公文退回登記桌，由登記桌改分承辦。(五) 若公文非為本一級單位承辦，請先繕打”改分單”：1. 點選退文重分(外部)，再點選確定送出。即可選擇表格範本-公文改分單。2. 開始編輯改分單，存檔後即會在下方的相關文書中增加一筆”公文改分單”資料。3. 點選流程點選”文件改分”，系統自動帶出接收單位為”總收文”，點選存檔。即設定公文陳核主管決行後，可由主管核畢送回”總收文”改分承辦。4. 再點選陳核按

15、鈕，將改分單陳核給主管，由一級主管決行後，送回”總收文”改分承辦。八、 影送來文轉發作業(一) 點選【公文管理】【影送來文轉發作業】，顯示目前待處理之外來公文畫面。(二) 請點選欲轉發的公文主旨。(三) 請於公文資料畫面選取Mail資料，可轉發組室內承辦人員，亦可利用加入單位所有人員，輸入完成後點選傳閱即可。文即以Mail通知承辦人。九、 公文需副知給其他同仁(一) 點選【公文管理】【副知公文寄件匣】，顯示目前待處理之公文畫面。(二) 請點選欲副知的公文主旨。(三) 請於公文資料畫面選取Mail資料，可轉發組室內承辦人員，亦可利用加入單位所有人員，輸入完成後點選傳閱即可。文即以Mail通知所副

16、知之承辦人。同時將公文傳送至副知承辦人的”副知公文收件匣”內，以利承辦人瀏覽。(四) 可於”副知公文收件匣”內查詢、瀏覽到其他同仁副知之公文。十、 公文預期將超過辦理期限，可申請展辦。(一) 點選【承辦人作業】【展辦申請】，顯示目前待處理之公文畫面。請點選欲展辦的公文主旨。(二) 請輸入展期日數、原因。點選申請展期，完成展期作業。十一、 若需相關公文範本可參考知識管理(一) 點選【承辦人作業】【知識管理區】，顯示目前所有知識範本。(二) 查詢到相關檔案，點選該檔案，即可將範本下載。十二、 學校、單位公佈欄瀏覽(一) 點選【公布欄管理】【學校公布瀏覽】，顯示目前所有公布欄訊息。若已點閱過，則在序

17、號下方會出現”己點閱”訊息。(二) 可看到公布明細。點選文號即可看到相關電子檔。十三、 已知公文文號，可查詢單筆公文或指定公文文號區間之公文。(一) 點選【公文查詢】【公文流程及內容查詢】，顯示畫面。(二) 請輸入指定範圍之公文文號，點選，則進入搜尋符合此範圍之公文清單。(三) 請點選欲瀏覽之公文文號，即可檢視其內容及流程，查詢結果畫面。十四、 若不知公文文號時，可輸入欲查詢公文之相關內容進行篩選，輸入條件越多，則查詢到的公文資料就越精確。(一) 點選【公文查詢】【組合查詢】。(二) 請輸入相關查詢條件，點選按鈕，則進入搜尋符合此範圍之公文清單。(三) 可點選某筆公文文號查詢其內容及流程，即可

18、檢視結果。十五、 單位發文作業：承辦人欲發一級單位函文(一) 點取【待處理公文】的功能選項，在右上方的第一個表格中點選主辦公文選取已判發的公文主旨。完成簽收動作。(二) 選取已判發的公文主旨。完成簽收動作。(三) 點取左邊的【公文管理】的功能選項，點選單位發文作業。(四) 點選圖示：可進入公文文書編輯作業畫面。1. 請先進行”清稿作業”：點選【發文】【稿轉函】，系統進行清稿作業。2. 點選【發文】【發文】選項開啟受文者資訊編輯視窗。3. 確認受文者資訊後，點選執行發文動作。4. 確認紙本發文之列印資訊後，再點選。發文完成後請關閉公文製作。5. 回到單位發文作業畫面，請點選即完成單位發文作業。同

19、時該筆公文即結案。若為來文函覆或發學校全銜之公文則需透過文書組發文。不為此作業。十六、 密件公文處理：密件公文以”紙本簽核”(一) 點取【文書製作】的功能選項，點取右上方的文書製作按鈕即可選擇範本。(二) 繕打好文書內容後存檔，回到【文書製作】功能，作業畫面上會多一筆剛剛所繕打的文書，請點選該筆資料前方取號登記的圖示。(三) 系統自動判斷為密件公文，主旨會帶出”密不錄由”請勿修改，確認畫面中相關欄位資料是否正確，並填入頁數，確認無誤後請按下存檔即可。系統自動轉為紙本簽核(待處理公文中的主辦公文就會多一筆資料。)(四) 此時系統自動切換到主辦公文的畫面。請將公文文書列印出來會辦、陳核。以利會辦人

20、員及主管人員蓋章填寫意見。為紙本簽核，承辦人員及主管請在紙本上蓋上職章及填寫意見。(五) 待紙本決行後，請承辦人將主管決行時間填入系統。1. 選取已紙本決行的公文主旨。完成簽收動作。2. 在主辦公文頁面填入”核判時間”後，按下確定。3. 即完成核判登記作業。(六) 若需發文則以單位發文方式將公文發文，流程則送總發文(文書組)發文歸檔。若為簽呈則可自行存查。此份公文即結案。參、 承辦人作業常見問題一、 自創公文已經單位存查如何恢復？n 點選公文查詢->公文還原未結作業->點選公文主旨->點選執行即可；公文就會回到主辦公文裡。二、 公文快逾期了，承辦人如何辦理展期?n 1.點選左

21、邊展辦申請作業。n 2.點選欲展期的公文主旨。 n 3.輸入展期日數和展期原因。n 4.點選右上角申請展期按鈕。n 5.一級主管核准後系統自動展延公文辦理期限。三、 自創文書取號後，發覺公文不需再辦理，如何將公文刪除。n 點選承辦人作業文書製作創簽稿維護點選要刪除的公文主旨刪除。四、 如何移除文書?n 1.點取左邊的【待處理公文】的功能選項。n 2.在右上方的第一個表格中點選主辦公文。 n 3.選取您要開始處理的公文主旨。 n 4.點選畫面下方相關文書主旨。n 5.點選移除連結按鈕。五、 無法數位化的附件，其作業方式為何?n 請承辦人加入紙本附件，且須列印附件表單，本文仍依線上簽核方式辦理。六

22、、 無法檢視掃描影像檔。n 點選IE開啟網頁=> 點選工具中的網際網路選項=> 點選安全性中的自訂層級=> 將下載中的字型下載、自動提示下載 、檔案下載選項選為啟用=> 點選確定後重新開啟網頁即可開啟電子附件。七、 已核判之自創公文如何進行歸檔作業？n 點選主辦公文->點選欲簽收公文的主旨文字->點選公文管理->點選單位存查作業->點選欲歸檔公文的主旨->點選存檔即可。八、 如何檢視長官退文的原因?n 點選主辦公文=>點選公文文號=>選取公文流程選項=>點選顯示流程說明。九、 有關轉知所屬、公告周知的公文該如何作業？n 1

23、.使用【影送來文轉發作業】。 n 2.點選欲轉發公文主旨。 n 3.請於mail資料區點選欲通知之對象。 n 4.系統會於下方收件者展開相關明細資料。 n 5.可於畫面下方之本文區填入欲請受文方處理之事項。 n 6.最後按下傳閱即可。十、 流程設定中有文件送會(不經登記桌)是什麼意思？n 1.例如我們是A單位，要將公文傳遞至B單位進行會辦。 n 2.選擇文件送會(不經登記桌)，公文流程則可不經過A單位登記桌直接傳遞至B單位。十一、 別人會辦您的公文該如何處理(會辦公文)？n 1.點選左方的【待處理公文】功能中的會辦公文件數。 n 2.點選要處理的會辦公文主旨。 n 3.點選會辦意見按鈕。 n

24、4.蓋電子職章且輸入您的會辦意見存檔後。 n 5.點選陳核或內會送出公文。十二、 公文的決行層級選錯了該如何修改？n 1.開啟公文製作。 n 2.點選文面上決行層級紅色字樣。 n 3.選擇正確決行層級。 n 4.存檔關閉公文製作。十三、 已取號公文不發時該如何處理或如何刪除已取號公文？n 1.公文需回到承辦人身上。 n 2.點選左邊【文書製作】的功能選項。 n 3.點選右上方之創簽稿維護。 n 4.點選欲刪除之文號主旨。 n 5.按下刪除即可。十四、 繕打好的文書若不發文，該如何刪除？n 1.點選左邊的【文書製作】。 n 2.點選刪除的按鈕即可。十五、 如何預設公文送出單位的流程？n 1.若這

25、份公文您已經確定要會辦其他單位、陳核到秘書室、發文，你可以先做流程的預設。 n 2.點取左邊的【待處理公文】的功能選項。 n 3.在右上方的第一個表格中點選主辦公文。 n 4.選取您要開始編輯的公文主旨。 n 5.點選流程的按鈕。 n 6.選擇處理狀態及收件單位。 n 7.記得要按一下加入。 n 8.下方會出現您選擇的資料。 n 9.選擇完畢後，可按一下存檔（系統將您選擇的資料記錄下來）。十六、 文送出去給主管陳核後，發現還需要再修改時該如何處理？n 1.由於流程已不在您手上所以您無法進行修改。 n 2.但可透過點選左邊【取消傳遞】的功能。 n 3.點選欲取回的公文主旨。 n 4.按下確定。

26、n 5.確認一下畫面中的資料後，按下執行即取消傳遞成功。 n 6.此時在您的主辦公文中就可以看到該份公文資料。 n 7.唯收文方若已經簽收公文則您就不可以使用此功能。十七、 如何修改函稿文面上承辦人聯絡資訊?n 1.點取左邊的【系統管理】-【個人基本資料修改】的功能選項。 n 2.修改聯絡電話和傳真後，點選存檔。十八、 如何將公文陳核？n 1.點取左邊的【待處理公文】的功能選項。 n 2.在右上方的第一個表格中點選主辦公文。 n 3.選取您要開始編輯的公文主旨。 n 4.點選陳核的按鈕。 n 5.確認陳核的對象後按下確定，系統就會將公文送給陳核的主管，此時你就不能對這份公文再進行編輯等作業了。

27、十九、 如何進行公文內部會辦(內會)？n 1.點取左邊的【待處理公文】的功能選項。 n 2.在右上方的第一個表格中點選主辦公文。 n 3.選取您要開始編輯的公文主旨。 n 4.選擇內會。 n 5.選取接收單位後再選擇會辦人，記得要按一下加入。 n 6.下方預設內會流程會出現您選擇的資料。 n 7.選擇完畢後，可按一下存檔（系統將您選擇的資料記錄下來），此時公文還未送出。 n 8.若您選擇確定送出，則系統就會將公文送給第一個內會的人，此時你就不能對這份公文再進行編輯等作業了。二十、 如何申請公文改分？n 1.點取左邊的【待處理公文】的功能選項。 n 2.在右上方的第一個表格中點選主辦公文。 n

28、3.選取您要開始編輯的公文主旨。 n 4.下方會出現一個申請改分的按鈕按一下。 n 5.若屬分錯人或分錯二級單位時，請點選申請改分(內部)再按下確定送出，此時公文流程會跑到二級主管及登記桌那邊待改分。 n 6.若屬分錯一級單位時，請點選退文重分(外部)，點選確定送出開始繕打改分單，完成後請於流程中設定【文件改分 總收文】後再陳核給主管即可。二十一、 如何知道公文的流程？n 第一個方法： 1.點取左邊的【待處理公文】功能的第三個表格尚未結案主辦公文查詢。 2.再點取一下主辦公文中的數字。 3.再點取一下欲查詢的文號，即可顯示目前該文的流程。 n 第二個方法： 1.請點選左邊【公文查詢】中的【公文

29、流程及內容查詢】。 2.輸入欲查詢的公文文號。 3.點選畫面上方的公文流程選項中得知目前公文流程到哪裡了二十二、 繕打完後公文製作關閉後該如何再把繕打過的公文再開啟進行編輯？n 1.點取左邊的【待處理公文】的功能選項。 n 2.在右上方的第一個表格中點選主辦公文。 n 3.選取您要開始編輯的公文主旨。 n 4.畫面下方相關文書右邊會出現編輯按鈕，點選後即可再次編輯該文書。二十三、 公文文書繕打完後可以存一份放在自己的電腦嗎？n 1.可於公文存檔(上傳)前，選擇公文檔案功能列中另存新檔。n 2.儲存成電子交換檔(di)格式，存一份放在自己的電腦中。 n 3.日後可使用公文檔案功能列中讀取電子交換

30、檔方式將資料匯入。二十四、 校內簽呈該如何進行作業？n 1.點取左邊【文書製作】的功能選項。 n 2.點取右上方的文書製作按鈕即可選擇簽範本。 n 3.繕打好簽呈內容後存檔。 n 4.回到【文書製作】功能，作業畫面上會多一筆剛剛所繕打的簽呈。 n 5.請點選該筆資料前方【取號登記】的圖示。 n 6.確認畫面中相關欄位資料是否正確。 n 7.確認無誤後請按下存檔即可。 n 8.此時回到主辦公文畫面。 n 9.選擇內會或流程預設好該份公文流程。 n 10.選擇陳核給主管即可。 n 11.主管決行後，公文會回到承辦人的【主辦公文】中。 n 12.進入【主辦公文】，點選您要處理的公文主旨。 n 13.

31、再點取左邊的【單位存查作業】的功能選項。 n 14.選取您要存查的公文主旨。 n 15.點選存檔按鈕。二十五、 校外公文該如何進行回覆？n 1.點取左邊的【待處理公文】的功能選項。 n 2.在右上方的第一個表格中點選主辦公文。 n 3.選取您要開始編輯的公文主旨。 n 4.點取畫面中的繕打即可選擇函稿。 n 5.開始編輯文書。 n 6.存檔後即會在下方的相關文書中增加一筆資料。 n 7.選擇內會或流程預設好該份公文流程。 n 8.選擇陳核給主管即可。 n 9.主管決行後，公文會回到承辦人的【主辦公文】中。 n 10.進入【主辦公文】，點選您要處理的公文主旨。 n 11.到公文作業畫面，點選流程

32、，選取送繕發文給總發文，再按確定送出即可。二十六、 校外公文該如何進行擬辦？n 1.點取左邊的【待處理公文】的功能選項。 n 2.在右上方的第一個表格中點選主辦公文。 n 3.選取您要開始編輯的公文主旨。 n 4.點取畫面中的繕打即可選擇擬辦單。 n 5.開始編輯文書。 n 6.存檔後即會在下方的相關文書中增加一筆資料。 n 7.選擇內會或流程預設好該份公文流程。 n 8.選擇陳核給主管即可。 n 9.主管決行後，公文會回到承辦人的【主辦公文】中。 n 10.進入【主辦公文】，點選您要處理的公文主旨。 n 11.到公文作業畫面，點選流程，選取送存歸檔給檔案室，再按確定送出即可。肆、 主管作業一

33、、 收文分派承辦人：一級登記桌不知分派給哪位承辦人時，可由主管進行分派作業。(一) 請點選【待處理公文】【分派公文】，勾選您欲分派之公文。(二) 選擇承會辦單位及人員。(三) 點選分派即可。二、 主管核稿作業：二級主管(一) 點選待核公文之件數即可做簽收動作。(二) 點選待核公文之件數後，即顯示目前待收公文清單。(三) 主管點選公文的主旨後，即完成簽收動作。(四) 此時主管可點選或點選文書主旨直接開啟公文內容修改並填寫核稿意見。(五) 主管功能列表說明1. 追蹤修訂：可選擇是否檢視此份公文曾有哪些人員進行修改。2. 簽章資訊：可顯示包含公文內容與會辦人員及主管的意見及職章。3. 來文檢視：可檢

34、視外來文相關內容。(六) 主管核稿：1. 承辦人文書文面上若有錯誤，可直接修改文面上文字。2. 貼附職章：點選滑鼠右鍵->職章選取。3. 核稿意見：於職章下方可輸入主管核稿意見。4. 存檔。(七) 完成核稿後，系統自動回到主辦公文畫面。(八) 陳核：1. 二級主管點選向上陳核，將公文陳核至一級主管。2. 一級主管若未決行，請點選核畢送出按鈕，將公文依承辦人預設流程，傳遞至下一單位。 完成核稿作業。三、 主管批示作業：一級主管(一) 點選待核公文之件數即可做簽收動作。(二) 點選待核公文之件數後，即顯示目前待收公文清單。(三) 主管點選公文的主旨後，即完成簽收動作。(四) 此時主管可點選或

35、點選文書主旨直接開啟公文內容修改並填寫批示意見。(五) 主管功能列表說明1. 追蹤修訂：可選擇是否檢視此份公文曾有哪些人員進行修改。2. 簽章資訊：可顯示包含公文內容與會辦人員及主管的意見及職章。3. 來文檢視：可檢視外來文相關內容。(六) 主管批示：1. 承辦人文書文面上若有錯誤，可直接修改文面上文字。2. 貼附職章：點選滑鼠右鍵->職章選取。3. 核稿意見：於職章下方可輸入主管核稿意見。4. 點選滑鼠右鍵選取決行用語，貼附決行用語。或在決行用語批示框中輸入決行意見。5. 存檔。(七) 完成批示後，系統自動回到主辦公文畫面。(八) 點選核決送出按鈕，將公文依承辦人預設流程，傳遞至下一單位。