物业小区项目管理的重点和方法交流培训

1、物业小区项目管理的重点和方法今天，结合前期我们对 z1、z2 两个小区项目的审计工作，对小区 项目管理中需注意的事项，与大家进行一次交流沟通，希望对大家的工 作有所帮助。小区项目的管理的重点，首先是“收入管理” ，其次，还有“合同 管理”、“资产管理”、“用工管理”、“与开发商的资料交接” 。收入管理收入是企业在销售商品、 提供劳务及他人使用本企业资产等日常活 动中所形成的经济利益的总流入。收入也是利润的源头，是企业得以生存、发展的原动力。目前，集团设立四大版块，版块下又划分为各个经营单元，每个经营单元都担负着获取收入、提高利润的经营指标。今年开始，物业 公司已将预算指标分解到了各个管理处，

2、并进行单独考核。 09 年集团公 司提出“以提高利润为中心”的指导思想，做为管理处的主任，我想大 家也很明白，利润从哪里来，肯定是收入，包括现有的和不断挖掘的。 因此，对收入的管理和控制就是我们管理处主任应负有的最基本的管理 责任之一。讲管理规范，首先要有一定之规。在收入管理方面，物业公司有其 特色，尤其在小区物业的收入管理上。因此，我们首先要制定出符合管 理要求的收入管理制度。目前，物业公司已完成了物业公司小区物业 收入管理制度，准备实施。 为此，受物业公司委托，也是给我们一个与大家交流的机会，对小区管理收入制度中的要点及各位主任在工作中关心的问题，与大家做一次充分的交流和沟通，希望能对大家

3、有所帮助。一、小区物业收入的类型1、直接向业主收取的物业费2、向开发商收取的物业费补贴3、向业主收取的车位费4、向业主收取的装修押金5、其他代收水电费等以上这些收费，我们可以从以下两种情况进行分类：1、款项收取的方式(1) 现金，包括1、3、4、5项，因为都是向个人收取的款项。(2) 支票、电汇、转账等，指2项，这是向单位收取的款项。2、管理的方式(1) 收取的款项是收入，可直接产生收益，包括 1、2、3、5项， 其中对收取的车位费要符合物管法的规定，并结合物业公司的管理要求 来处理。(2) 暂时收取的款项，一般情况下还要退还给交款人，指第4项, 因为这属于押金性质，当达到退还的条件时，要退给

4、交款人。二、小区物业收入的管理要点目前由于财务人员配置不够，收款工作只能由管理处的人员来完成。下面按收费对象分别讲一下工作中要注意的情况：(一) 项目的前期管理包括合同、小区基本情况、收费情况等。合同包括：物业公司与开发商签定的前期物业服务合同、与业主签定的物业合同、与业主签定的装修合同等。所有与经营业务有关的合同，各管理处要分类存档，财务部门要根据收入管理复核的需要予以备案，掌握各类收费标准和收费时间。对此，物业公司的收入管理制度中已有要求，明确了管理处主任需 向财务提报、备案的资料，我统计了一下，有 7 项内容：1、承接项目合同的复印件；2、小区档案，包括楼盘数量、面积、入住情况等；3、收

5、费项目及收费标准；4、收费周期（月、季、半年、一年） ；5、以户为单位制作的“业主收费测算表” ，并汇总计算年度收入规 模；6、每月的业主收费标准变动情况说明；7、收费员名单。（二）对业主的收费管理前面提到了，包括物业费、车位费、装修押金等。 因为收取的都是现金，因此这项工作内容较为繁杂，我们要做的工 作涉及开票、收款、交存、记录、交回财务等。1、开票指给客户开的收据或发票。应注意的问题包括：（1）收据应从财务领取使用 管理处不应使用其他单据，如自购收据、白条等。因为这样做，就 等于将收取的部分款项流于财务账外管理，这对企业来说是绝对不倡 导、不允许的做法。收据的领用和交回，都要在财务部予以登

6、记（链接收据领用、回 款记录表）。（2）收据必须要开一是：客户需要现在客户的维权意识越来越强了，我们给其开据正规的票据，也能 使业主感到我们的企业是正规的。换个角度说，有了这个票据，如果产 生纠纷，也是我们与业主核对的依据。二是：我们需要收据是用来记录收入的原始依据，也是业务与财务交接、复核的依 据。（3）收据要顺序使用，用完一本再用另一本，最好不要混着用。（4）收据内容要填写：楼号、房号、业主姓名、交费期间、金额、 折扣、免收等内容。对于物业费打折情况，物业公司的收入管理制度中已有要求：经物业总经理授权，管理处主任有一定的物业费打折权限，按规定由业主填写“物业费 打折申请表”，经管理处主任签

7、字确认后，交收费员，由收费员按打折后标准收费。对此，管理处应严格执行，“物业费打折申请表”要存档，以备核 查。（5）业主要求开发票或发生退款时，应要求业主交回收据，与原 存根联钉在一起。需要时，应按财务部的要求开据红字收据。（6）作废的收据，不要撕掉，要写上“作废”字样，各联次保存 完整。（7）车位费收入单独使用收据，不要与物业费收入在同一本收据中混开。（8）收据用完后，收费员应检查是否无缺号，作废的和退款的各 联次是否齐全。2、收款、交存对款项管理的基本原则就是“日清日结” ，即当天收到的款项应于 当日存入公司账户。款项存入银行后的“现金交款单”要妥善保存。 不允许使用的款项存放方式： （1

8、）将大量的现款存放于办公室，不安全。（2）将款项存入个人银行卡或存折，而且公款私款混存。3、记录是指每天记录“现金日记账” 。记账的目的就是为了使账款清晰， 保证我们每天收到的款项有账可查、有据可依，能够证明我们的收款工 作做的到位。在管理软件使用前，目前我们要记录“现金日记账” 。（链接该表） 每天按顺序登记，内容至少应包含：交费日期、房号、业主姓名、交费 期间、金额等信息。每日要结出收支余额，与管理处管理的现金和交款 单金额要核对一致。4、交回财务 是指业务人员将用完的收据与现金交款单核对一致后， 及时交财务 复核记账。每月结账日 （30日）前，管理处主任要将开出的收据存根及对应的 现金交

9、款单整理好，一并交回物业财务人员，并与财务人员办理交接手 续（链接收据领用、回款记录表） 。若存在不一致或其他问题，当面说 明原因，交接清楚。核对清楚后，管理处主任应填写发票开具申请单 （链接该表）， 交予财务审核开据发票。至此，业务人员管理收据和款项的工作结束。5、财务人员的工作（1）收据购买、领用、收回的记录是清晰、明细。（2）对款项与收据的核对要一致，做好明细记录，包括应收、实 收、免收等情况。（3）每月对小业主收入开据发票，保证发票与收据、款项有一一 对应的关系，以便查对。（4）给小业主换开发票时，要做好记录和账务处理。（三）对开发商的收费管理这部分物业费包括免收业主的物业费补贴、空置

10、房物业费等。1、款项支付方式以对公往来支付，包括支票、汇款、电汇等方式，直接打到物业公 司账户。在这里，需要强调的是向开发商收取的款项不允许是“现金”。2、管理处应于次月向开发商结算上月物业费在物业公司收入管理制度中已要求： 开发商补贴及赠送部分，管理处主 任编制“开发商补贴及赠送物业费测算表”，经开发商签字确认后，交业务经理审核 签字。该表记录的内容应与小业主的收费记录一样，还是按户记录，只是 收款对象换成了开发商。这样记录，才能每月汇总小区所有应收物业费、已收物业费的数据， 分析收入是否完整，每户未交物业费的原因。3、 管理处主任根据测算表，开具发票开具申请单（链接该表）， 交予财务审核开

11、据发票。（四）特别注意的问题由于业务人员收取的都是现金，工作中难免会遇到紧急的开支项 目，但切忌不能直接从“收入款项”中支取，这是严重违反财务管理制度的行为合同管理前面关于合同的管理内容， 主要讲了与收入管理有关的合同签定及 转财务备查的要求。 再将这部分单独拿出来讲， 是想结合审计工作案例， 提醒大家应该注意的事项。一、签定合同的完整性存在与业主漏签合同的情况， 虽然事后落实发现都因当时有特殊情 况未签。但也提醒各位管理人员，对特殊情况要报请、备案。报请的意 思是向上级领导请示批准如何做，备案的意思是要记录在案、备查。这 是正常的工作程序，这样才能保证工作的有序开展。二、合同内容的修改应遵守

12、工作流程 与业主签定合同时，我们可能会碰到难缠的客户，提出一些要求， 更改合同条款。对这种情况，各位管理人员首先要想到物业公司的合同管理制度。 管理处与业主签定的合同条款都是物业公司审查确定的， 所以任何条款 的变更，应向物业公司报批才行。每个人都不是管理的全才，不可能样 样精通，合同管理也是一门学问，所以，管理处主任应在授权范围内开 展工作。资产管理资产管理指的是对固定资产、物料的管理。一、对固定资产的管理1、遵守集团公司关于资产管理的制度，主要包括：购买要报批， 内部调拨要办理调拨手续，报废处理要报批等流程。2、管理处要详细记录资产台账，主要包括名称和存放地点。3、要定期盘点（季度、半年）

13、，做好盘点记录， 并将盘点资料留存。 二、对物料的管理1、遵守物业公司有关物料的管理制度，主要包括：记录台账、各 类表单的使用、领用手续等。2、要定期盘点，做好盘点记录，对盈亏因素要及时查找落实，需 处理的要以报告的形式向物业公司报批。用工管理一、劳动合同的签定应按劳动法规定及集团人力部的指导意见， 及时签定适当的劳动合 同，以规避劳动用工风险。 （非全日制用工、短期用工、兼职协议等）二、人员考核日常管理处要求员工到岗，每天要在“每日签到表”上签字，以此 作为考勤的依据。但我们也发现，管理处每月向物业人力管理员报的考 勤表，员工出勤情况与“每日签到表”不符的情况。经落实，有的是因 人员更换，以

14、某人的名义报考勤，实际工资发给其他人。但是，各位管 理处主任想想，这样做只能给工作带来混乱，不利于日常的管理。如果没有其他问题，我们倒不如认真、真实的记录并提报考勤，以 经的住检查。三、特殊情况的处理海普有一位员工是维修人员，技术好，想留住他就得涨工资，但有 一定困难。于是，让他又做了一份中班保安，既涨了工资，又不耽误维 修。但为了不让人力部门觉得有虚套工资的嫌疑，就将此人用两个名字 领取工资。这位员工做两份工作，本就该拿两份工资，但管理处的这种做法不妥。对这种特殊情况，人力部门有其管理的要求，应向人力部门 报批并备案与开发商的资料交接根据山东省物业管理条例规定，开发商应按规定向前期物业服 务企业移交物业服务用房和相关资料，主要包括：（一）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配