G3财务软件操作手册_图文

1、 G3财务管理系统操作说明 目录一.产品安装 (31.安装前准备 (32.Sql2000数据库安装 (53.G3产品安装 (174.G6CW110RTMJQP00.exe补丁安装 (20二.账套初始化 (221.系统管理员和账套主管的区别 (222.账套建立、修改及删除 (233.账套的备份及引入 (334.会计科目建立 (375.部门、项目、应付应收单位档案的建立 (396.现金、银行科目的指定 (437.参数设置 (44三.日常业务 (441.期初余额录入 (442.凭证填制 (463.凭证修改、删除 (474.凭证审核 (495.凭证记账 (506.常用操作 (52四.月末结账 (541

2、.收支结转设置 (542.收支结转 (553.月末结转 (564.凭证打印设置 (59五.逆向操作 (611.反结账操作 (612.反记账操作 (623.反审核操作 (634.反操作流程 (65六.账表查询及账簿打印 (651.账表查询 (652.账簿打印 (70七.报表设置 (711.建立报表模板 (712.报表公式设置 (753.报表录入 (764.自定义报表 (805.下年度报表编制 (81八.年结前准备年结操作 (811.年结前准备 (812.账套年结 (82 一.产品安装1.安装前准备检查该计算机之前是否已安装数据库,若计算机中已安装的数据库,同时知道该数据库密码,则直接安装G3产品

3、,若不清楚密码,则需要先卸载掉数据库,然后重新安装数据库。若电脑中装有其他软件,则避免软件间的冲突,建议更换其他电脑进行安装,安装G3软件的电脑系统必须为32位(计算机-右键属性,查看“系统类型”为32。1卸载数据库在【开始】-【控制面板】中,单击【程序和功能】菜单如图1-1-01及图1-1-02: 图1-1-01在以下界面,选中含SQL的程序,单击鼠标右键,选择【卸载】进行卸载SQL程序 图1-1-022检查计算机名称是否存在特殊字符选中【计算机】-单击鼠标右键【属性】,查看计算机名是否有特殊字符,特殊字符如“-”、“*”等如图1-1-03 图1-1-03若存在特殊字符,则通过【更改设置】按

4、钮进行修改。单击【更改设置】-单击【更改】按钮,修改计算机名称如图1-1-04 图1-1-04 2.Sql2000数据库安装安装数据库分为两部分,第一步先安装sql2000数据库,第二步在安装sql2000数据库的sp4,具体安装路径在以下内容中进行说明。1安装数据库在安装数据库之前,首先将sql2000数据库拷贝至待安装电脑中,双击【sql2000】,文件夹,单击【AUTORUN】如图1-2-01 图1-2-01点击【AUTORUN】出现如图1-2-02界面,单击【安装sql2000简体中文个人版】 图1-2-02单击【安装sql2000简体中文个人版】,弹出如图1-2-03的提示框,点击【

5、运行程序】 图1-2-03点击【运行程序】后,出现如图1-2-04界面,单击【安装SQL2000组件】 图1-2-04单击【安装SQL2000组件】后,出现如图1-2-05界面,点击【安装数据库服务器】 图1-2-05单击【安装数据库服务器】后,出现如图1-2-06界面,单击【下一步】 图1-2-06然后再点击【下一步】如图1-2-07 图1-2-07 点击【下一步】后,出现如图1-2-08界面,选择“创建新的SQLServer实例,或安装客户端工具”,点击【下一步】: 图1-2-08点击【下一步】后出现如图1-2-09界面,不需修改姓名和公司,按系统默认设置,直接点击【下一步】 图1-2-0

6、9点击【下一步】后出现如图1-2-10界面,单击【是】按钮: 图1-2-10点击【是】按钮后,出现如图1-2-11界面,选择“服务器与客户端工具”,单击【下一步】: 图1-2-11单击【下一步】后出现如图1-2-12界面,单击【下一步】: 图1-2-12单击【下一步】出现如图1-2-13界面图示,点【浏览】按钮: 图1-2-13点【浏览】按钮后,调整数据库安装路径如图1-2-14: 图1-2-14 注意:一般建议将数据库安装至除C盘以外的磁盘;在修改安装路径的时候不能将路径选择至中文或者特殊字符的路径中,否则安装容易报错,建议只修改盘符即可。例如d:Program FilesMicrosoft

7、 SQL Server选择完安装路径后,点击【下一步】出现如图1-2-15界面,选择“使用本地系统账户”点击【下一步】 图1-2-15单击【下一步】按钮后,出现如图1-2-16界面,选择“混合模式(Windows 身份验证和SQL Server 身份验证”,同时选择“空密码(不推荐” 图1-2-16点击【下一步】按钮后,出现如图1-2-17界面,点击【下一步】 图1-2-17 点击【下一步】后出现如图1-2-18界面 图1-2-18 安装完成后,点【完成】按钮如图1-2-19 图1-2-192安装sql2000数据库sp4数据库安装完成后,然后在安装数据库SP4,打开sql2000文件夹下SQ

8、L2KSP4文件夹如图1-2-20 图1-20打开SQL2KSP4文件夹后出现如图1-2-21界面,双击setup 图1-2-21 双击setup按钮后,出现如图1-2-22界面,点击【下一步】按钮 图1-2-22点击【下一步】按钮后,出现如图1-2-23界面,点击【是】按钮 图1-2-23点击【是】按钮后,出现如图1-2-24界面,点击【下一步】按钮 图1-2-24 点击【下一步】按钮后,出现如图1-2-25界面,选择“我来登陆自己计算机上的Windows账户信息(Windows身份认证”点击【下一步】按钮 图1-2-25点击【下一步】按钮后出现如图1-2-26界面,选择“忽略安全威胁警告,

9、保留密码为空”,点击【确定】按钮 图1-2-26点击【确定】按钮后,出现如图1-2-27界面,选择“升级Microsoft Search 并应用SQL Server 2000 SP4(必需”,点击【继续】按钮 图1-2-27 点击【继续】按钮后出现如图1-2-28界面,点击【确定】按钮 图1-2-28点击【确定】按钮后,出现如图1-2-29界面,点击【下一步】按钮 图1-2-29点击【下一步】按钮后,出现如图1-2-30界面 图1-2-30 安装完成后,出现如图1-2-31界面,点击【确定】按钮完成数据库SP4的安装,提示【是否立即重启电脑】,选择【否】 图1-2-313.G3产品安装打开“G

10、3财务管理系统”文件夹如图1-3-01,双击【setup】图标 图1-3-01双击【setup】图标后,出现欢迎界面如图1-3-02,点击【下一步】按钮 图1-3-02 点击【下一步】按钮后出现软件安装界面如图1-3-03,选择“我接收许可证协议中的条款”点击【下一步】 图1-3-03点击【下一步】按钮后出现如图1-3-03界面,录入“用户名和公司名称”(也可不录入,按照默认,点击【下一步】 图1-3-04点【下一步】按钮后,出现如图1-3-05界面,点击【浏览】按钮,修改安装路径(只需修改盘符如图所示,安装路径修改完成后,点【下一步】 图1-3-05注意:一般建议将数据库安装至除C盘以外的磁

11、盘;在修改安装路径的时候不能将路径选择至中文或者特殊字符的路径中,否则安装容易报错,建议只修改盘符即可。例如D:G3SOFT点击【下一步】按钮后出现如图1-3-06界面,点击【下一步】 图1-3-06 点击【下一步】按钮后,出现如图1-3-07界面,点击【开始安装】 图1-3-07点击【开始安装】后,开始进行软件的安装。4.G6CW110RTMJQP00.exe补丁安装软件安装完成后,需要先引入演示数据,然后执行补丁脚本,否则在建立账套时,系统中没有“2014中小学新会计制度”,同时,在记账时会报错。双击图标,选择“升级服务器”,点击【下一步】如图1-4-01所示: 图1-4-01 点击【下一

12、步】如图1-4-02所示 图1-4-02选择“是否运行脚本执行器”点击【完成】按钮,如图1-4-03所示: 图1-4-03点击【下一步】如图1-4-04所示: 图1-4-04 选择要执行脚本的账套,点击【执行】按钮,如图1-4-05所示: 图1-4-05点击【下一步】,如图1-4-06所示: 图1-4-06最后,点击【完成】按钮,完成该补丁的安装。二.账套初始化1.系统管理员和账套主管的区别以admin(系统管理员和demo(账套主管为例进行说明1admin(系统管理员权限建立帐套、增加操作员及其赋予权限(分为一般操作员的权限和账套主管的权限; 设置数据备份(手工备份和自动备份的设置计划;账套

13、的备份与恢复。2demo(账套主管修改账套信息;建立年度账;结转年度数据。2.账套建立、修改及删除1账套建立双击桌面“系统管理”图标,在【系统】菜单下,单击【注册】,用户录入admin,密码为空,点击【确定】如图2-2-01所示: 图2-2-01点击【确定】后,登陆系统管理界面,在【账套】菜单下,单击【建立】,录入账套名称,调整会计期间,如图2-2-02所示: 图2-2-02图示说明:1账套号:001-999(录入时,已使用的账套除外2账套名称:一般录入单位名称3启用会计期间:一般为账套启用日期点击【下一步】后,录入单位名称和简称,如图2-2-03所示 图2-2-03点击【下一步】后,选择相应

14、的行业性质、账套主管等信息(系统账套主管默认为demo 密码为DEMO,如图2-1-04所示 图2-2-04图示说明:1行业性质:按照建立单位的行业进行选择,此处选择“中小学校会计制度(2014”,此处选择的行业性质决定了系统预置的科目体系,以及后期制作报表时,套用模板时所选择的行业;2按行业性质预置科目前打勾,则系统按照所选择的会计科目预置该行业科目,若不选择,则系统中无任何科目,所有科目均要进行手工增加;3科目预览,可以预览系统预置的科目体系。点击【下一步】后,选择存货、应收应付单位是否要进行分类,点击【完成】按钮如图2-2-05所示 图2-2-05注:一般建议存货、应收应付单位要进行分类

15、,避免后期需要分类时,该档案已使用,不能进行分类;分类后,若对存货、应收应付单位不进行分类,则在建立分类时,可以建立为“无分类”,在“无分类”下增加档案。点击【完成】按钮后,弹出“可以创建账套了吗?”提示框,如图2-2-06所示,点击【是】按钮 图2-2-06点击【是】按钮后,调整“分类编码方案”,点击【保存】,如图2-2-07,然后退出 图2-2-07图示说明:1科目编码级次图示共6级,第一级4位,二到六级,每级2位一级科目二级科目三级科目四级科目五级科目六级科目六级科目编码XXXX XX XX XX XX XX XXXX XX XX XX XX XX 5001 01 01 01 01 01

16、 5001 01 01 01 01 01点击【退出】按钮后,出现“数据精度定义”界面,点击【确认】按钮如图2-1-07 图2-2-08点击【确认】按钮后,出现如图2-2-09提示,点击【是】 图2-2-09点击【是】后,选择启用的模块即在GL前打勾,弹出启用日期界面,选择日期,点击【确定】后,提示“确实要启用当前系统吗?”,点击【是】按钮如图2-2-10 图2-2-092账套修改对于已经建立的账套,账套名称错误需要修改时,双击【系统管理】,点击【系统】菜单下【注册】按钮,录入用户名(账套主管,系统默认为demo,和密码(demo密码为DEMO选择账套,点击【确定】按钮,如图2-2-10所示 图

17、2-2-10点击【确定】按钮后,进入系统管理界面,在【账套】菜单下,点击【修改】按钮,弹出修改账套界面,修改账套名称,点击【下一步】按钮,如图2-2-11所示 图2-2-11其他修改账套操作同账套建立节点。3账套删除对于系统中建立错误的账套或者以后不使用的账套,需要进行删除的,则通过【系统管理】中的节点删除账套。 双击桌面“系统管理”图标,在【系统】菜单下,单击【注册】,用户录入admin,密码为空,点击【确定】如图2-2-12所示: 图2-2-12点击【确定】按钮后,在【账套】菜单下,点击【输出】按钮,选择要删除的账套,在“删除当前输出账套”前面打上,点击【确认】按钮如图2-2-13 图2-

18、2-13点击【确认】后,系统在数据删除之前先对该账套进行数据备份,提示选择备份路径界面如图2-2-14界面,选择完备份路径后,点击【确认】,提示“硬盘备份完毕!” 图2-2-14点击【确定】按钮后,系统提示“真要删除该账套账吗?”,点击【是】按钮,完成该账套的删除如图2-2-15所示 图2-2-154操作员的增加及权限设置双击桌面“系统管理”图标,在【系统】菜单下,单击【注册】,用户录入admin, 密码为空,点击【确定】如图2-2-16所示: 图2-2-16在【权限】菜单下,点击【用户】,出现用户管理对话框,点击【增加】按钮,录入操作员编码和操作员名称如图2-2-17所示 图2-2-17 3

19、.账套的备份及引入1账套手工备份双击桌面“系统管理”图标,在【系统】菜单下,单击【注册】,用户录入admin,密码为空,点击【确定】如图2-3-01所示: 图2-3-01点击【确定】按钮后,在【账套】菜单下,点击【输出】按钮,选择要备份的账套,点击【确认】按钮如图2-3-02 图2-3-02 点击【确认】后,提示选择备份路径界面如图2-3-03界面,选择完备份路径后,点击【确认】,提示“硬盘备份完毕!”,完成数据的备份 图2-3-032备份计划的设置以admin登陆【系统管理】,在【系统】菜单下,单击【设置备份计划】按钮,如图2-2-04 图2-3-04 点击【增加】按钮,录入“计划编号”、“

20、计划名称”、“开始时间”、“保留天数”、“备份路径”及要进行自动备份的账套如图2-3-05所示: 图2-3-05说明:开始时间:系统开始自动备份该账套的时间;保留天数:系统每天进行备份,保留最近30天(自行设置天数的最近数据,例如2015-1-1开始备份,到2015-1-31的数据备份完成后,系统自动清除2015-1-1备份的文件,避免磁盘空间不足。3账套引入以admin身份登陆【系统管理】,单击【账套】-【引入】,选择需要引入的账套文件如图2-3-06 图2-3-06选择需要引入的文件后,提示是否要修改路径,点【是】,将路径选择至D:/G3SOFT/ADMIN (安装路径,若系统提示已有该账

21、套,强制引入,则该帐套会覆盖系统原有账套号数据,如图2-3-07 图2-3-07 4账套号修改选中备份的文件中的文件,点击鼠标右键,以文本形式打开如图2-3-08所示: 图2-3-084.会计科目建立系统会预置相关行业的会计科目,在【设置】-【基础档案】-【财务】-【会计科目】,点击增加如图2-4-01: 图2-4-01 点击【增加】后,录入“科目编码”、“科目名称”,点【确定】按钮完成会计科目的建立,若要设置辅助核算,则在相关的“部门核算”、“个人往来”、“应收单位往来”、“应付单位往来”、“项目核算”前打“”如图2-4-02 图2-4-02说明:数量金额式科目对某一项存货进行数量核算,则在

22、增加会计科目时,在前面打上“”,录入单位例如:对购买的蔬菜按Kg核算,则在单位处录入“Kg”,录入凭证选择该会计科目时,需要录入数量和单价。应收应付类科目一般情况下,我们将对客户和供应商的往来款项按照客商名称在应收、应付类的会计科目下挂二级明细进行核算,在软件系统中通过辅助核算处理。客户、供应商辅助核算说明在应收、应付类会计科目上设置辅助核算,将往来单位档案维护在客户或供应商档案中,便 于操作,同时减少科目级次,使得科目更加明晰。未使用辅助核算和使用辅助核算设置比较未使用辅助核算的科目设置:使用辅助核算的科目设置:科目编码科目名称科目编码科目名称辅助核算1122 应收账款1122 应收账款客户

23、往来112201 北京石化公司112202 天津销售分公司部门辅助核算说明若需要对收入或支出类科目按照各部门进行明细核算,则通过部门辅助核算实现。与客户的往来科目如应收账款、应收票据、预收账款可设置客户往来核算项目辅助核算说明若需要对基建项目按照各项目进行明细核算,则通过项目辅助核算实现。5.部门、项目、应付应收单位档案的建立1部门档案的建立在【设置】-【基础档案】-【机构设置】-【部门档案】(可随时增加,点击【增加】按钮,录入部门编码(编码参照编码规则设置和部门名称如图2-5-01: 图2-5-01 2项目档案建立在【设置】-【基础档案】-【财务】-【项目目录】先建立项目大类,点击【增加】按

24、钮,录入项目大类名称如图2-5-02: 图2-5-02根据上图点击【下一步】后,选择项目级次如图2-5-03: 图2-5-03根据上图点击【下一步】,然后点【完成】按钮,完成项目大类的建立如图2-5-04 图2-5-04完成项目大类的建立后,选择建立的项目大类“基建工程”,点击【项目分类定义】,录入“分类编码”、“分类名称”,点击【确定】完成项目分类的定义如图2-5-05 图2-5-05在【项目目录】页签下,点击【维护】菜单,然后单击【增加】按钮,录入项目编号(项目大类号+流水号、项目名称、所属分类(所属建立的分类中哪个分类如图2-5-06 图2-5-063应付应收单位建立建立账套时勾选了应收

25、/应付单位分类,因此必须先增加分类,然后才能在各分类下建立相应的应收/应付单位档案。在【设置】-【基础档案】-【往来单位】-【应收单位分类】,单击【增加】按钮,录入“类别编码”、“类别名称”(类别编码参照编码原则如图2-5-07: 图2-5-07完成应收单位分类后,才能建立应收单位档案。在【设置】-【基础档案】-【往来单位】-【应收单位档案】下,点击【增加】按钮,录入“应收单位编码”(分类码+3位流水号、“应收单位简称”(单位标准全称如图2-5-08: 图2-5-08说明:应收单位编号:分类码+3位流水号,例如:绿园公司属于无分类(01,则绿园公司应收单位编码为01001。6.现金、银行科目的

26、指定在查询现金、银行存款日记账前,必须指定现金、银行存款总账科目。【设置】-【基础档案】-【财务】-【会计科目】,在【编辑】菜单下点击【指定科目】,在“现金总账科目”下,选中“库存现金”点击图标;然后在“银行总账科目”下,选中“银行存款”点击图标;然后在“现金流量科目”下,分别选中“库存现金”、“银行存款”点击图标,点击【确定】按钮,完会计科目的指定如图2-6-01 图2-6-01说明:现金总账科目指定为1001库存现金;银行总账科目指定为1002银行存款;现金流量科目指定为1001库存现金、1002银行存款。7.参数设置在【业务】-【财务会计】-【总账管理系统】-【设置】-【选项】中调整参数,如图2-7-01 图2-7-01至此,期初设置基本完成,接下来要录入期初余额,开始正常的业务!三.日常业务1.期初余额录入在【业务】-【总账管理系统】-【设置】中,单击【期初余额】进入期初余额录入界面如图3-1-01: 图3-1-01 期初余额录入界面,录入说明如图3-1-02 图3-1-02 挂辅助核算的科目,双击该科目,点击增行,选择单位,录入金额如图3-1-03