信丰中学2009-2010上学期电子表格Excel培训计划

1、信丰中学 2009-2010上学期电子表格 Excel 培训计划第一节、 Excel 的工作界面1、标题栏:BOOK (工作簿2、菜单栏:3、工具栏:4、编辑栏:名称框、文本框5、工作区:以表格的形式展现,实际上一张白纸,表格制作完成应设置边框, 打印后是真正的表格。6、滚动条:7、状态栏:第二节、工作表的操作1、工作簿是一种由 Excel 创建的文件,而工作表则是工作簿的组成部分。可 以这样形象的理解,工作簿是一个笔记本,而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用 Excel ,绝大部分工作是在工作表中进行的。2、工作簿的相关操作(略3、 一张工作簿中, 默认有 3张工作表; 一张工作簿可以

2、容纳 1 255张工作表。4、工作表的操作A 、 选择工作表:单击工作标签可以选定一张工作表; 配合 Shift 键可以选定连 续的工作表; 配合 Ctrl 键可以选定不连续的多张工作表; 在工作表标签上右击, 在菜单选择 “选定全部工作表”命令可以选定工作簿中所有的工作表。B 、插入工作表:在工作表标签上右击,选择“插入”命令。如果需要同时添 加多张工作表, 应首先选定相等数量的工作表, 然后在任意一张工作表标签上右击, 执行 “插 入”命令。*、系统不允许用 CTRL 键选定工作表后添加工作表。C 、删除工作表:在工作表标签上右击,选择“删除”命令。如果需要同时删 除多张工作表。D 、重命

3、名工作表:在工作表标签上双击,输入新的名称(在工作表标签上右 击,选择“重命名”命令,输入新的名称即可。 E 、移动工作表:a 、同一张工作簿中移动数据:选定工作表,按住左键拖动到所需位置,松开 左键即可。 (在工作表标签处右击移动或复制工作表。 b 、 在不同工作簿中移动数据:在工作表标签处右击移动或复制工作表 “将 选定工作表移至” 、 “工作簿”在下拉框选择新工作簿的名称。F 、复制工作表:a 、同一张工作簿中复制数据:选定工作表,按下 Ctrl 键的同时拖动左键到所 需位置,松开左键即可。 (在工作表标签处右击移动或复制工作表在“建立副本” 前打勾。 b 、 在不同工作簿中复制数据:在

4、工作表标签处右击移动或复制工作表 “将 选定工作表移至” 、 “工作簿”在下拉框选择新工作簿的名称,同时在“建立副本”前打勾。 G 、在多张工作表中同时输入相同的数据:配合 Shift 或 Ctrl 键选中这些工作 表输入数据输入完成后,在任意一张工作表标签上单击左键即可。*、编辑菜单下的工作表的相关的操作(略第三节、单元格的使用一、单元格的地址:1、行与列交叉形成一个单元格,表示时首先输入列号,再输入行号。例:A1。2、区域:两个或两个以上的单元格称为一个区域。其表示方法为:先输入区 域中左上角第一个单元格的地址,再输入冒号(: ,最后输入区域中右下角单元格的地址。 例:A1:B5。二、单元

5、格的选择:1、单个单元格的选择:2、多个单元格的选择:A 、框选:按住左键拖过需要选择的单元格即可。B 、连选:Shift+左键。C 、间选:Ctrl+左键。*、在编辑栏中选择单元格:“名称框”内直接输入区域,再敲回车键,可快速 选中想要的区域。 (例:A1:F5、 A1:B4,D5:F7三、编辑单元格:1、修改单元格的内容:A 、重新输入新的内容:选定单元格后,直接输入新的内容即可。B 、对单元格的内容予以修改:在单元格内双击,编辑内容。C 、删除单元格的内容:选定单元格,按 Del 键。 (右击清除内容或进入编辑 菜单选择清除命令。 2、删除单元格:选定单元格右击删除。3、插入单元格:插入

6、菜单单元格(选定单元格,右击,插入 。4、移动单元格:A 、选定单元格,剪切粘贴。B 、选定单元格,将鼠标指针放在单元格的边框处,出现向左的箭头符号时, 拖动左键到目标位置即可。5、复制单元格:A 、选定单元格,按住 Ctrl 键的同时拖动左键到目标位置即可。B 、用复制、粘贴命令。*、技巧:1、用编辑菜单下的填充命令快速复制内容:在一个单元格内输入内容选定 要复制内容的所有单元格编辑菜单填充。2、选定所有内容相同的单元格输入内容 Ctrl+Enter。 (快速输入多个内容 相同的单元格3、自定义序列第四节、数据的录入一、数据类型:1、字符型数据:默认显示格式为左对齐,一般不参与运算。2、逻辑

7、型数据:用来判断事物真与假的数据,默认显示格式为居中对齐。例: true (真的 , false (假的 。3、数值型数据:默认显示格式为右对齐,都要参与运算。二、特殊数据的处理:1、特殊代码(号的输入:例:001、身份证号码。方法一、在中文输入法状态(符号为英文状态或者是英文输入法,首先输入 单引号( ,再输入数字代码。方法二、选定单元格,右击设置单元格格式数字选项卡,选择“文本” 确定回到表格中输入数据即可2、分数的输入:方法一、整数部分 +空格键 +分数部分。例:1/2 0+空格键 +1/2。方法二、选定单元格,右击设置单元格格式数字选项卡,选择“分数” , 设置分数的类型确定回到表格中

8、输入数据即可。3、负数的输入:减号 +数字。例:负 5 -5。负数格式的设置 :选定单元格, 右击设置单元格格式数字选项卡, 选择数值, 设置负数格式。 (红色、数字加有括号4、科学记数:(略5、日期和时间的输入:A 、日期的输入:年月日之间用“ -”或“ /”连接。例:2006年 11月 8日,表 示方法为:2006-11-8或 2006/11/8。*、输入系统日期的组合键:Ctrl+; 。B 、时间:a 、十二小时制:输入时间 +空格键 +输入 A (表示上午 ,输入 P (表示下午或 晚上例:上午 8:30,表示方法为 8:30 Ab 、二十四小时制:直接输入时间即可。*、输入系统时间的

9、组合键:Ctrl+Shift+;第五节、行列的操作、格式工具栏一、行列的操作:1、行列的选定:A 、选定一行(列 :单击行(列号。B 、选定多行(列 :配合 Shift 或 Ctrl 键,再单击行(列号。*、在名称框中输入的方法:例:选定 1至 3行:1:3 选定 1行, 3行, 5行到 8行 1:1, 3:3, 5:8。选定 A 至 C 列:A :C 选定 A 列, C 列, E 列到 H 列 A :A , C : C , E :H 。2、行列的添加:方法一、选定行(列 ,右击鼠标插入。方法二、选定行(列中任意一个单元格,进入插入菜单,选择行(列 。 3、行列的删除:方法一、选定行(列 ,右

10、击鼠标删除。方法二、4、行高列宽的调整:A 、鼠标调整:将指针放在行(列线上,拖动左键。*、在行线或列线上双击左键,可实现“最适合的行高(列宽 ” 。B 、格式菜单:格式菜单行(列行高(列宽 。5、行(列的隐藏:A 、选定需要隐藏的行(列 ,进入格式菜单行(列隐藏。B 、 取消行 (列 的隐藏:选定整表, (单击行列号的交叉处或者用组合键 Ctrl+A进入格式菜单行(列取消隐藏。二、格式工具栏第六节、数据的保护与窗口的操作一、数据保护1、加密保存文档2、保护工作表A 、保护整张工作表:工具菜单保护保护工作表B 、只保护工作表中的一部分数据:第一步:选中不需要保护的区域,右击设置单元格格式保护选

11、项卡, 将“锁定”前的勾取消。第二步:工具菜单保护保护工作表,输入密码即可。二、窗口的操作1、多窗口操作2、拆分与冻结3、视图管理器第七节、单元格格式的设置一、进入单元格格式对话框:方法一、直接在页面上右击,在快捷菜单中选择即可。方法二、格式菜单单元格(Ctrl+1二、单元格格式对话框各选项详解三、自动套用格式:四、条件格式:1、单元格数值:现有一张用 Excel 制作的学生成绩表,含若干学生的若干科目成绩,要求:将 60分以下的成绩以红色显示, 60分至 69分以黄色显示, 69分以上以绿色显示操作如下:第一步:选定整个“成绩”区域,点击“格式”菜单内的“条件格式”项, “条 件格式” 窗口

12、打开; 将 “条件 1” 下的几个项目分别设置为 “单元格数值为” 、 “小于” 、 “ 60” ; 点击“格式”打开“单元格格式”窗口;在“字体”选项卡中,点击“颜色”一栏的下拉箭 头,选择红色方块,点击“确定” 。第二步:点击“添加”打开“条件 2”窗口,将“条件 2”诸项设置为“单元 格数值为” 、 “介于” 、 “ 60” 、 “ 69” ,再按如上方法将字体颜色设置为黄色;第三步:点击“添加”打开“条件 3”窗口,将“条件 3”诸项设置为“单元 格数值为” 、 “大于” 、 “ 69” ,字体颜色设置为绿色;最后点击“确定” 。若要将“条件格式”复制到其他地方,可选定已设置“条件格式

13、”的任何一个 单元格,按“格式刷”按钮,再把目标单元格“刷”一下就可以了。2、公式:(略第八节、填充柄的用法:一、左键1、自定义序列的填充。2、复制单元格:情况一、单元格中的数据是纯汉字,可同时选中两个或两个以上的单元,出现 填充柄后,拖动左键。情况二、单元格中的数据是纯数字,只能选中一个单元格,出现填充柄后,拖 动左键即可完成复制。情况三、单元格中的数据是汉字与数字的集合,选定单元格,按住 ctrl 键,出 现填充柄时拖动左键可完成复制。3、等差序列的填充:A 、选定已经输入数字的两个或两个以上的单元格,出现填充柄时再按住左键 拖动。B 、特殊代号(码等差序列的填充:例 001-050的生成

14、,直接在一个单元格 中输入 001,将鼠标指针放在单元格的右下角出现填充柄后,拖动左键即可。4、公式和函数的快速填充。5、日期按天数填充。注:如果所操作列的左侧已有数据,可双击左键实现以上功能(复制单元格情 况三例外 。二、右键1、复制单元格2、以序列方式填充3、序列:等差序列和等比序列。第九节、公式的运用与单元格的引用一、公式的运用1、建立公式的四步:选定单元格输入等号编辑公式敲回车键。2、运算符A 、算术运算符加、减、乘、除、百分号、乘幂号( 、等号B 、比较运算符大于号、小于号、大于等于号(>= 、小于等于号(<= 、不等于号(<> 。 C 、文本运算符&

15、:将两个文本连接起来合并成一个文本。二、选择性粘贴:1、转置:将行(列中的数据转换到列(行中。操作步骤:选定行(列中数据所在单元格复制选定一个空白单元格右 击选择性粘贴勾选“转置” 。2、数值:一般用于提取公式(函数中的结果。操作步骤:选定已使用公式或函数的单元格复制选定一个空白单元格右 击选择性粘贴勾选“数值” 。三、单元格地址:1、相对地址:2、绝对地址:3、混合地址:四、单元格的引用1、同一个工作簿中不同工作表间数据的引用:在一个工作表中选定一个单元 格, 输入等号选定另一张已输入数据工作表, 在该工作表中对应的单元格中单击敲回车 键。2、不同工作簿中引用单元格的数据:在一个工作簿中选定

16、一个单元格,输入 等号选定另一张已输入数据的工作簿, 在该工作簿中对应的单元格中单击, 将单元格地址 变为相对地址(删除行列号左侧的绝对值符号即可敲回车键。第十节、函数一、概念:在 Excel 中函数是以英文单词或英文缩写的形式出现,简化了常见 的数学问题。二、组成:函数名、括号、参数三部分组成。三、使用函数的三种方法:方法一、单击编辑栏上的“ fx ”或插入菜单下的“函数” 。方法二、常用工具栏单击自动求和后的三角形箭头。方法三、在单元格中输入等号后,直接输入函数、括号和参数。四、常用函数:1、求和的函数:SUM2、平均值函数:A VERAGE3、计数函数:COUNT4、最大值函数:MAX5

17、、最小值函数:MIN6、排位函数:RANK7、逻辑值函数:IF8、条件求和:SUMIF9、条件计数:COUNTIF10、分段统计函数:FREQUENCY11、行列查找:VLOOKUP HLOOKUP第十一节 排序、分类汇总一、数据清单:1、在 Excel 中一张含有数据的表格就称为一张数据清单,由标题、记录、字 段三部分组成;记录:一般一行为一条记录,用来反映某个事物的具体情况;字段:一般一列为一条字段, 能够概括该列字段共同特征的一个单元格称为字 段名。2、记录单的编辑:数据菜单记录单。二、排序和分类汇总:1、常用工具栏的升序和降序按钮:针对数字字段:升序数字由小到大排列;降序数字由大到小排

18、列。针对数据能够分类的字段:单击升序或降序按钮后, 相同类别的名称就会自动 排列在一起。*、排序轻松删除 Excel 表格中的空行方法一:选定任意一列,单击升序或降序按钮,空白行会自动排列到最后。 方法二:在表格中新添加一个填有简单序列的列。然后任选一个字段,对该字 段进行升序或降序排列,此时所有的空行将会排序到表格的最后,然后将其删除就可以了。 提示:由于使用了排序操作,使得表格中原有记录的顺序被打乱,此时只 需对新增的“空列”字段进行升序排序即可。2、数据菜单下的排序命令:“主要关键字” 、 “次要关键字” 、 “第三关键字” 应根据分类汇总的要求来设置。3、分类汇总:将已经分好类的字段中

19、数据进行汇总。*、在分类汇总之前,应首先排序。*、定位功能轻松删除 Excel 表格中的空行依次选择“编辑定位”菜单命令,在出现的“定位”对话框中单击“定位条 件”按钮,在接着弹出的“定位条件”对话框中点选“空值”单选项,最后单击“确定”按 钮,这样就可以将表格中所有的空行全部选中了。然后鼠标右击选中区域,在弹出的快捷菜 单中依次选择“删除整行”命令即可。第十二节、筛选与合并计算一、使用自动筛选来筛选数据如果要执行自动筛选操作,在数据清单中必须有列标记。操作步骤如下:1、在要筛选的数据清单中选定单元格。2、执行“数据”菜单中的“筛选”命令,然后选择子菜单中的“自动筛选” 命令。3、在数据清单中

20、每一个列标记的旁边插入下拉箭头4、单击显示的数据列中的箭头,我们就可以看到一个下拉列表A 、按升序或降序排列(同上节所讲的升序、降序B 、全部:显示全部数据。C 、前 10个:筛选出数字字段中最大(或最小的几个值。D 、自定义:自定义符合条件的数据。a 、单击第一个框旁边的箭头,然后选定我们要使用的比较运算符。单击第二 个框旁边的箭头,然后选定我们要使用的数值。b 、如果要符合两个条件:单击第一个框旁边的箭头,然后选定我们要使用的比较运算符。在第二个框中, 键入和比较运算符一起利用的数。 选定 “与” 选项按钮或 “或” 选项按钮。如果要显示同时符合两个条件的行,选定“与”选项按钮;若要显示满

21、足条件之 一的行,选定“或”选项按钮。E 、对分类字段进行分类:F 、空白:筛选出空白行,利用该功能可以快速删除表中的空白行。G 、移去数据清单的筛选对于不再需要的筛选数据,我们可以采用下列方法之一将之移去。方法一:移去列的筛选,单击设定条件列旁边的箭头,然后从下拉式数据列表中选定“全部” ,方法二:重新显示筛选数据清单中的所有行,执行“数据”菜单上的“筛选” 菜单中的“全部显示”命令。二、使用高级筛选来筛选数据使用自动筛选命令寻找合乎准则的记录, 且方便又快速, 但该命令的寻找条件 不能太复杂;如果要执行较复杂的寻找,就必须使用高级筛选命令。执行高级筛选的操作步 骤如下:1、在数据清单的前方

22、插入几个空行,并建立条件区域。2、在数据清单中选定单元格。执行“数据”菜单的“筛选”菜单中的“高级 筛选”命令。3、在“方式”框中选定“在原有区域显示筛选结果”选项按钮。在“数据区 域”框中,指定数据区域。在“条件区域”框中,指定条件区域,包括条件标记。若要从结 果中排除相同的行,可以选定“选择不重复的记录”选择框。4、最后按下“确定”按钮即可。A 、设定条件区域在使用“高级筛选”命令前,我们必须为之指定一个条件区域,以便显示出符 合条件的行。我们可以定义几个条件 (称为多重条件 来选定符合所有条件的行,或显示符合一组或另一组条件的行。对于设定条件区域的基本步骤,无论是输入比较条件还是使用计算

23、条件都是 相同的。我们可以使用以下的步骤来建立条件区域:(1 在数据清单的前方插入几个空行。(2 在首行选定单元格中输入字段名称,例如“销售数量” 。(3 在其下方的单元格中输入条件,例“ >=10” 。(4 重复步骤 (2 和 (3 指定其它条件。注意:当利用比较条件时,条件标记必须和我们想评价的列标记相同。在列标 记下面的行中,键入需要的条件,利用“数据”菜单上的“筛选”菜单中的“高级筛选”命 令,来显示符合指定条件的行。如果要显示符合所有条件的行如果要对不同的列指定多重条件,请在条件区域的同一行中输入所有的条件。 如果要对相同的列指定一个以上的条件, 或某一值域, 我们可以通过多次

24、输入列标记来实现。 如果要显示符合一个或另一个条件的行如果要相同的列指定不同的条件, 请把条件输入在不同的行上。 根据所设定的 条件,它将显示每一个特定的行。该操作也就是满足逻辑“或” ,即符合指定条件中的任一 个即可。B. 设定准则的一些注意事项在做比较时 , 可以用的比较运算符号如下所示 := 等于> 大于>= 大于或等于< 小于< = 小于或等于< > 不等于例如 :要找大于或等于 60000的记录,用 > =60000;不等于 70000, 用 <>70000。 C 、复制符合复杂条件的筛选数据将符合复杂条件的筛选数据复制到一个新的

25、位置是一个十分重要的功能。 利用该功能,我们可以整理出各种类型的报告。其操作步骤如下:(1建立条件区域。(2执行“数据”菜单中“筛选”菜单的“高级筛选”命令,出现一个高级 筛选对话框。(3在“方式”框中选定“将筛选结果复制到其它位置”单元项。在“数据 区域”框中,指定数据区域。在“条件区域”框中,指定条件区域,包括条件标记。在“复 制到”框中,指定我们要将筛选过的行复制到的位置。若要从结果中排除相同的行,可以选 定“选择不重复的记录”复选框。 。(4按下“确定”按钮即可。注意:利用这种方法,我们只可以将筛选过的数据复制到当前的工作表中。如 果要将筛选过的数据粘贴到不同的工作表中, 必须先切换到

26、新的工作表, 然后在那里执行 “高 级筛选”操作。三、合并计算合并计算的步骤:建立几张格式相同的工作表录入数据选定需要的工作表中 的区域数据菜单下的“合并计算”选定“引用位置”输入框,选择需要计算的区域 单击“添加” ,每增加一组数据单击一次“添加” ,数据添加完成后单击确定。1、将一个源区域增加到一个存在的合并计算中将一个源区域增加到一个存在合并计算中的操作步骤如下:(1选定一存在的目标区域。(2执行“数据”菜单中的“合并计算”命令,出现合并计算对话框。(3选定“引用位置”输入框,如果包含新的源区域的工作表处于打开 状态,选定源区域。(4选择“添加”按钮,利用新的源区域来重新合并计算。(5按

27、下“确定”按钮。2、改变源区域的引用改变源区域引用的操作步骤如下:选定一存在的目标区域。 执行 “数据” 菜单中的 “合并计算” 命令, 在 “所 有引用位置”框中,选定想改变的源区域。在 “引用位置” 框中,编辑引用。 选择 “添加” 按钮。如果不想保留原有引用, 选择“删除”按钮。利用新的源区域来重新合并计算,按下“确定”按钮。3、删除一个源区域的引用删除一个源区域引用的操作步骤如下:选定一存在的目标区域。选择“数据”菜单中的“合并计算”命令, 在“所有引用位置”框中,选定想删除的源区域。选择“删除”按钮。利用新 的源区域来重新合并计算,按下“确定”按钮。4、建立与源数据的链接以下过程我们

28、假设该合并计算表以前没有建立一个链接。 若建立与源数据 的链接,其操作步骤如下:(1执行“数据”菜单中的“合并计算”命令。(2选定“链接到源”选择框。(3按下“确定”按钮。注意:如果包含目标区域的工作表同时也包含一个分级显示或被用于一个链接 的合并计算,如果我们没有移去分级显示和链接公式,那么目标工作表会被破坏。因此,在 建立链接之前要检查合并计算,先进行一个无链接的合并计算,再进行链接的合并计算。第十三节、图表一、什么是图表:我们生活的这个世界是丰富多彩的, 几乎所有的知识都来自于视觉。 也许无法 记住一连串的数字, 以及它们之间的关系和趋势。 但是可以很轻松地记住一幅图画或者一个 曲线。因此由于使用图表,会使得用 Excel 编制的工作表更易于理解和交流。Excel2000版具有许多高级的制图功能,同时使用起来也非常简便。在本章中,我 们将学习到建立一张简单的图表, 再进行修饰, 使图表更加