采购部标准化作业工作手册(共19页)

1、精选优质文档-倾情为你奉上采 购 部标准化作业手册目 录第一章 采购部基本职能和组织机构第一节 采购部基本职能第二节 采购部组织机构第二章 采购部工作流程一 采购价格合同审批流程二. 物资采购询价流程三. 支付流程第三章 一般订单和委外订单一. 一般物料订购加工基本流程二.从原材料订购到委外订单加工流程第四章 采购部管理制度第五章 采购部考核办法第一章 采购部基本职能和组织机构第一节 采购部基本职能序号职能依据处理目的1请购分析和控制物料需求计划采购审批流程1. 核对申购过程手续是否齐全，确保在规定的权限内得到批准。2. .核对到货日期。3. 汇总和整理需求计划1.编制采购计划2.确定安全采购

2、周期3.决定采购方式4.编制资金预算2预备物料业务信息常规物料交期较长1. 询问订单情况，及时备料2. 周二个星期，仓库确认用量3. 预先备个别交期交长物料1.保证物料安期交货2.保证常规料不断3.延误生产3采购过程控制采购计划表历史采购信息:核对物料规格，前后价格对比。4. 分配采购任务5. 原材料供应及价格动态调查6. 询价比价议价，确定供应商，签署合同或即时采购7. 交期跟催1.编制采购单2.控制到货日期3.确定合理价格4.决定采购策略4送货过程控制1.采购计划表BOW表2.送货单3.购货票据如发票4.进货检验标准5.来料标识严格按我司要求执行。1. 核对物料规格。2. 核对物料数量，清

3、点种类和数量3. 入库，对账依据4. 点检物料质量5. 点检物料批次，规格6. 开具收料单1质量问题及时发现2.严格控制库存3调整到货日期5供应商开发及管理供应商评审表1. 价格分析了解供应商的合理性2. 供货分析确定供应商服务质量3. 质量分析了解供应商稳定性1.决定是否开发新供应商。2.对供应商进行分级管理3.决定对重点供应商的管理策略6票据管理财务部相关规定票据报销流程1. 严格审核各类票据，手续不全不与办理。1. 确保财务及时结算7对账管理订单合同系统入库送货单1. 根据合同单价为准2. 以实收良品入库数量3. 以送货单签收1. 确保单价准确性2. 确认双方数量无出入3. 以签收为准，

4、防掉失。8不良品处理来料检查表扣工时费用1. 来料不良退货返工。2. 扣除供应商误工费用，1.确保产品质量2.保证公司利益 第二章 采购部岗位工作说明书本职位在组织图中之 位 置采购1采购2领导职位目的与功能摘要职位目的：根据公司发展的需要，组织辅助材料的采购、保质保量及时满足各部门的需要。同时规范制度和流程，培养下属，为公司进一步发展做准备。功能：1.采购规划及变革。2.采购方法的改进。3.采购业务的监督和目标管理。4.下属业绩的评估和考核。5应急事务及突发事件的处理主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责10%1.接受采购任务，与请购部门联系，了解请购意图和产

5、品要求，并对目标产品成本对比，质量 交期分析，选择供应商。40%2.进行议价、签定合同、发订单、跟催、接受货物、核对规格等采购实施5%3.不良品处理和应急方法10%4.开发新供应商和市场现货5%5.上级安排事宜及其他10%6.接受投诉，与供应商联系调货、退货及补货事宜。5%7.每个月底对账5%8.与相关部门的沟通和协商5%9.采购部工作的总结和目标的调整10%10.其他督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数采购员1人第三章 采购部工作流程价格合同审批流程工作指引说明1、 采购人员将经过商务谈判后的询价比价信息和拟定好的合同版本汇总后发起审批流程，将合同草拟文本和询价比较信息作为附件上传。2、

6、 技术部对于合同中的技术部分进行审批，工程部对于标的物交付时间和地点进行审批，财务对于支付和票据进行审批。总经办对于整个采购行为的风险点进行全盘进行审批。3、 采购员根据第一次审批的各部门的意见和供应商进行商务谈判后修改合同文本发起二次审批。4、 对于二次审批时各部门核对第一次审批意见的修改内容，如意见未得到认可，我方于供方未达成一致，可保留意见，有决策层来判定是否签订合同。5、 经过审批后的合同甲乙双方达成一致后将经过审批后的合同文本固化为PDF格式发送给供应商盖章后提交总经办张艾丽处进行盖章工作。张艾丽在盖章前对合同内容进行校对无误后进行盖章。采购流程工作指引说明1、 根据项目经理提交的采

7、购计划进行采购工作。采购员开始寻找合适的供应商资源进行询价，供应商资源必须在3-5家以上。2、 发出询价意向，供应商针对报价内容进行报价。3、 所有报价的供应商进行价格比对，制作出价格比对表。根据供应商报价信息进行议价及商务条款谈判，锁定付款方式及支付进度比例条件。4、 确定供应商报价后，将价格汇总表及原始报价提交总经办审核价格。5、 总经办在接到比价汇总表的2天给出审批结果，并且出批复意见6、 采购部根据总经办批复的意见进行修正工作，如审批通过开始拟定合同文本。支付流程1、采购部门依据合同支付条款支付节点发起支付合同款工作。附件文件有合同、付款申请单，（如果无发票必须填写提前申请付款单据。）

8、验货签收单、分部工程验收单（尾款结算） 2、财务按照资金支付计划进行支付审批。3、公司分管财务领导审批。4、总经理审批5、总经理同意后经财务支付给受款方。6、采购部人员跟进全程进度。供应商开发及管理办法工作指导说明1、 根据我司的所需要的产品或服务开发供应商资源。2、 供应商提供相关企业文件及产品文件，采购部门对其资格进行初级评审。3、 初审合格后提交总经办进审批。4、 供应商资质文件通过审批后，要求有能力的供应商提供样品件。并接受实体考察。5、 在实体考察后，采购部出供应商评估报告6、 采购对合格供应商签约 履约等采购工作7、 根据供应商的履约情况采购部门进行评定和考核，结果报总经办进行审批

9、备案。8、 采购部门将总经办的审批意见和评定、考核做供应商档案管理。9、 每个月开发供应商数为5家，每季度开发各个合计合格供应商数为确保5家以上第四章 采购部管理制度1. 目的：为进一步加强采购部管理力度，真正做到有章可循、有法必依，从而明确工作职责，规范工作行为，确保采购部工作质量和工作秩序，特制订本制度。2. 范围：本制度适用于采购部采购的全过程。3. 定义：4. 参考：采购部部门职能采购部岗位说明书5. 权责：采购部：部长负责组织制订和修改采购部管理制度。采购员：采购员负责供应商开发、采购方式策略、做好询价比价工作，做好供应商管理工作。6. 采购部工作内容：1、配合商务部技术部销售部做好

10、售前报价、售前样品提供、售前各品牌供应商产品授权等各项工作，要积极配合相关部门完成工作。2、根据工程清单中的主材明细表材料了解材料品种、数量、品牌，初步了解材料计划的时间安排。3、采购员收集相关供货商的资料（营业执照、资质、联系电话、联系人、公司地址）。4、从项目部取得材料计划表，根据材料数量和规格，寻找相关有资质的供应商进行询价。5、根据询价情况，初步选定两三家供应商进行下一步洽谈。由采购经理或采购员负责与供应商对采购价格、合同付款方式及产品质量售后等方面进行谈判。根据最后谈判的结果，通过上传至钉钉软件。6、询价的情况汇总审批，各采购员将询价比价单上传钉钉软件进行审批，通过采购经理工程总经办

11、财务总经办总经理商议最终选定供应商。7、与已达成合作意向的供应商签订采购合同。合同采用公司统一范本，部分条款可根据实际情况修改。三、采购合同的执行。1、要求供应商提供营业执照、税务登记证，以确保供应商资格的真实性。2、根据项目材料计划表上的时间，及时地通知供应商准时交货。3、货物送至工地前，提前通知项目经理货物到场时间，以便项目部及时安排人员卸货及安装。4、根据各工程需要采购员要求供应商生产前提供材料质检报告和产品合格证等相关文件。5、对甲方规定要进行产品质量检测要求的材料，要做好材料选样送检的工作。6、根据合同上的付款要求，给供应商办理付款手续。7、采购经理根据每周的材料采购计划表，填写每月

12、用款计划，交财务部作好资金准备。四、采购资料的管理1、采购部资料由采购部资料员负责，主要工作有产品宣传资料分类整理，供应商名片上的公司名称及联系人电话等输入电脑建立供应商名录。2、公司选定的样品要妥善保管，贴上标签，制作柜子专门存放。供应商送的样品也要摆放在安全的地方，便于退还。3、询价单的整理和汇总，合同的保管。4、材料到货清单采购员必须通过项目经理现场确认方可填写到项目物料排期表中进行公示。6.1供应商开发及管理：一、开发和考核新供应商，做好供应商的评审工作：1、供应商开发的原则：（1）适质，（2）适价，（3）适量，（4）适地；2、供应商开发的流程：收集供应商资料-填写供应商调查表-如果条

13、件允许可以实地考察并协同相关部门选出优质供应商-索取样品并进行认证-小批量试生产-中批量试生产-大批量试生产-列为合格供应商。3、供应商的考核：通过四大指标（价格30分、质量30分、供货能力20分、综合配合度20分）进行评分:60分以下为D类供应商（不合格），60-69分为C类供应商（合格），70-85分为B类供应商（良好），85分以上为A类供应商（优秀）。二、建立供应商管理机制：1、激励和控制供应商：（1）激励的措施：a、引进竞争机制；b、实施免检措施；（2)控制的措施:a、派驻厂代表；b、定期检查。2、奖惩供应商：（1）奖励方法：a、对于A类优秀供应商给予优先交易的机会；b、对于A类优秀供

14、应商给予优先支付货款；（2)惩罚办法: a、对于质量不合格或交货逾期的供应商；向其索取赔偿或罚款；b、对于由A类优秀供应商降级为BCD类，对它限制下单或停止下单。6.2询价比价：1、从项目部取得材料计划表，根据材料数量和规格，寻找相关有资质的供应商进行询价。2、根据询价情况，初步选定两三家供应商进行下一步洽谈。由采购经理或采购员负责与供应商对采购价格、合同付款方式及产品质量售后等方面进行谈判。根据最后谈判的结果，通过上传至钉钉软件。3、询价的情况汇总审批，各采购员将询价比价单上传钉钉软件进行审批，通过采购经理工程总经办财务总经办总经理商议最终选定供应商。6.5采购部档案的保管：1、采购内部文件

15、的归档。采购部工作中需存档的文件，采购需求计划、图纸、采购物品清单、采购订单、采购合同及采购部门相关管理文件资料。 2、存储在电脑或其它介质上的资料。采购部的台账、电子档的文件记录。 3、归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实。 4、所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。 5、所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。 6、采购部档案要有专人、专位的保管。6.6售前工作的配合：1、积极配合公司各部门做好售前资料收集工作。2、商务部及采购部需提供详细的清单、图纸、品牌要求。3、根据详细的清单清单、图纸、品牌要求进行报价、样

16、品制作。4、根据售前项目配合要求，配合销售及技术部工厂参观、特殊产品技术收集等工作。6.7日常工作的管理：一、采购人员职业操守1.采购人员必须具备身体素质好，吃苦耐劳的精神；2.采购人员有高尚的品格，廉洁、奉公的操守，能抵御外界的诱惑；3.为公司的运营提供物美、价廉、适用的产品，公司采购成本处于有竞争力的状态；4.擅于掌握市场动态，为公司决策提供准确的信息；5.采购人员应始终把公司利益放在第一位，严禁吃、喝、拿、要；否则一经发现，严肃处理，严重者送司法机关处理；对供应商行贿行为，一经发现，处以十倍以上罚款，从货款中扣除。二、采购部日常管理制度1.采购部人员必须服从经理统一安排，遵守公司各种制度

17、。2.采购人员必须严格遵守公司上、下班制度，公司打卡制度，特殊情况（因出差等）不能打卡必须向经理说明，并由经理在上班卡上签字确认。3.采购人员上班期间不允许办理私事。4.采购人员用车必须遵守公司车辆管理制度。5.采购人员报账必须有发票、申购单、入库单、验收单。6.采购人员在没有采购任务时到需求部门跟踪各种物料、零配件等的使用情况，及时调整。7.采购回的物料、零配件必须当天办理入库手续（最迟第二天）。8.如违反，按公司相关制度处理。6.8其他：6.9与已达成合作意向的供应商签订采购合同。合同采用公司统一范本，部分条款可根据实际情况修改。7.采购合同的执行。1、要求供应商提供营业执照、税务登记证，以确保供应商资格的真实性。2、根据项目材料计划表上的时间，及时地通知供应商准时交货。3、货物送至工地前，提前通知项目经理货物到场时间，以便项目部及时安排人员卸货及安装。4、根据各工程需要采购员要求供应商生产前提供材料质检报告和产品合格证等相关文件。5、对甲方规定要进行产品质量检测要求的材料，要做好材料选样送检的工作。6、根据合同上的付款要求，给供应商办理付款手续。 7、采购经理根据每周的材料采购计划表，填写每月用款计划，交财务部作好资金准备。8、采购资料的管理1、采购部资料由采购部资料员负责，主要工作有产品宣传资料分类整理，供