实验3总账管理系统日常业务处理ppt课件

1、实验实验3-总账管理系统日常业务处置总账管理系统日常业务处置目目 录录 概述概述 实验要求实验要求 关键概念及实验要点关键概念及实验要点教学目的与要求教学目的与要求 掌握总账管理系统中日常业务处置的相关内容 熟习总账管理系统日常业务处置的各种操作 掌握凭证管理的详细内容和操作方法 掌握出纳管理的详细内容和操作方法 掌握账簿管理的详细内容和操作方法凭证管理模块的功能凭证管理模块的功能 主要是完成对凭证的日常处置任务，它又可划分为如下模块： 凭证输入 凭证审核 凭证查询打印 凭证汇总 记账等目目 录录 概述概述 实验要求实验要求 关键概念及实验要点关键概念及实验要点实验中要思索的几个问题及本卷须知

2、实验中要思索的几个问题及本卷须知 思索的问题 凭证的录入与控制机制是什么？如何发扬作用？ 辅助核算功能是如何实现的？如何在系统中输入辅助核算数据？ 凭证是如何修正的？有几种修正方式？ 凭证为什么需求审核？审核的目的是什么？ 本卷须知 先阅读实验前的实际知识，带着问题进展实验操作 留意备份 制造凭证时，留意现金流量、转账支票的登记目目 录录 概述概述 实验要求实验要求 关键概念及实验要点关键概念及实验要点 关键概念关键概念 实验要点实验要点凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制-1 凭证类型和凭证号 凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开场延续编号，不能有重号、漏号。

3、因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为：系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。 凭证日期 凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必需为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。 因此，其控制机制为：凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份的日期 附单据数 本凭证的附件张数。 摘要 输入本笔分录的业务阐明，摘要要求简约明了。凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制-2会计科目会计科目是经济业务分类的主要根据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制：存在性检查：即检查凭证中科目编码能否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，假设财会人员在进展初始设置科目设

4、置时设置了该科目编码，即“科目文件有该科目编码存在，那么检查结果为“正确或“真，否那么，检查结果为“错误或“假。能否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码能否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。假设输入记账明细科目，检查结果为“正确或“真，否那么，检查结果为“错误或“假。与凭证类型能否相符的检查： 即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型能否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必需出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必需出现“现金或“银行存款科目；收款凭证中，借方科目必需出现“现金或“银

5、行存款科目。假设满足上述条件，检查结果为“正确或“真，否那么，检查结果为“错误或“假。凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制-3 凭证金额 任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等的原那么。 自动进展借贷平衡检查。假设平衡，检查结果为“正确或“真，否那么，检查结果为“错误或“假。 只需当一切检查结果都为“正确或“真，该张凭证被计算机接纳，否那么计算机回绝接纳。辅助核算信息的输入辅助核算信息的输入 凭证录入过程中，假设存在辅助核算，那么系统自动链接相应模块，并提示录入人员进展选择。 辅助核算为部门，那么系统自动链接部门档案，要求录入人员选择部门代码。 管理费用办公费财务部 营销中心 人力资源部凭

6、证修正凭证修正 无痕迹修正 凭证未审核或审核未经过 凭证已审核但未记账 有痕迹修正 目的：留下审计线索 方法：只能采用红字冲销法。在凭证添加模块录入一张红字凭证，然后再次录入正确的凭证。凭证审核凭证审核 凭证审核的目的 发现凭证输入过程中未能发现的错误 为记账提供标志：只需经过审核的凭证才干记账 为什么需求凭证审核？ ERP系统可以发现如下问题 借贷不等 科目不存在 ERP系统不能发现如下问题 借贷反向 借贷金额同向增减 串户 凭证审核的控制功能 审核人和制单人不能是同一人 凭证一经审核，就不能修正、删除，只需取消审核后才可以。 取消审核只能由审核人本人完成目目 录录 概述概述 实验要求实验要

7、求 关键概念及实验要点关键概念及实验要点 关键概念关键概念 实验要点实验要点日常业务处置日常业务处置 在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就可以开场进展日常账务处置了。本章以普通的会计业务流程为线索，结合详细业务引见日常会计业务处置的各项根本操作。 日常业务处置的义务是经过输入和处置各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进展月末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。填制凭证填制凭证 凭证类型 凭证摘要 Enter键填写，ESC键退出 会计科目代码经过软件输入，不要手工输入 科目编码必需是末级的科目编码 输入辅助核算信息 银行科目、外币科目、数量科

8、目、客户往来、供应商往来、部门核算、个人往来、工程核算 当输入具有辅助核算的科目时，须输入相应的辅助信息。 选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账辅助信息不能为空，且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。 输入的结算方式、票号和发生日期将在进展银行对账时运用。修正凭证修正凭证 假设已采用制单序时控制，那么在修正制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。 假设已选择不允许修正或作废他人填制的凭证权限控制，那么不能修正或作废他人填制的凭证。 假设涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处置，修正操作将不影响“支票登记簿中的内容。 外部系统传送来的凭证不能在总账系统中修正，只

9、能在生成该凭证的系统中进展修正。作废及删除凭证作废及删除凭证 日常操作过程，假设遇到非法凭证需求作废时,可以运用“作废/恢复功能，将这些凭证作废。 作废凭证仍保管凭证内容及编号，只显示“作废字样。 作废凭证不能修正，不能审核。 在记账时,已作废的凭证将参与记账,否那么月末无法结账,但系统不对作废凭证进展数据处置，即相当于一张空凭证。 账簿查询时，找不到作废凭证的数据。 假设当前凭证已作废，可单击“制单菜单中的“作废/恢复选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 凭证整理：删除一切作废凭证，并对未记账凭证重新编号 只能对未记账的凭证作凭证整理。 已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭

10、证整理。冲销凭证冲销凭证 如需冲销某张已记账的凭证，可采用“制单中的“冲销凭证命令制造红字冲销凭证。 制造红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需求再编制正确的蓝字凭证进展补充。 经过红字冲销法添加的凭证，应视同正常凭证进展保管和管理。 审核凭证审核凭证 审核凭证是指由具有审核权限的操作员对制单人填制的记账凭证进展合法性检查。 审核凭证的目的是防止错误及舞弊。屏幕审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进展审核，对正确的记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。 作废凭证不能被审核，也不能被标错。 审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修正、删除，只需取消审核签字后才

11、可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才干审核。 记账记账 记账是以会计凭证为根据，将经济业务全面、系统、延续地记录到具有账户根本构造的账簿中去的一种方法。 在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账。 在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进展合法性检查、科目汇总、登记账簿等。记账记账 记账凭证经出纳签字及审核后，即可进展登记总账、明细账、日记账及往来账等操作。 第一次记账时，假设期初余额试算不平衡，不能记账。 上月未记账，本月不能记账。 未审核凭证不能记账，记账范围应小于

12、等于已审核范围。 作废凭证不需审核可直接记账。 记账过程一旦断电或其它缘由呵斥中断后，系统将自动调用“恢复记账前形状恢复数据，然后再重新记账。 在记账过程中，不得中断退出。取消记账取消记账 假设由于某种缘由，事后发现本月已记账的凭证有错误且必需在本月进展修正，利用“恢复记账前形状功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账形状，进展修正、审核后再进展记账。 操作方法 按CTRL+H键激活“恢复记账前形状取消记账 假设选择的是恢复至本月月初，需求输入会计主管的口令，系统才开场进展恢复任务。 对于已结账的月份，不能恢复记账前形状。 假设再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前形状功能。 出纳管理出纳管理 出纳管理是总账系统为出纳人员提供的管理工具，它主要可以完成现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理，进展银行对账以及对长期未达账提供审计报告。 出纳签字是指由出