优化会议管理、提升管理效率ppt课件

1、优化会议管理、提升管理效率v会议前期规划v会议过程控制v会议后期跟踪v对于组织文化的要求与促进v管理效率改进 围绕管理体系 当前急于解决的问题 杜邦的建议项目 公司的要求/方向 实际工作中的调查结果 上级要求的项目议题来自议题来自有效讨论的必要技能技巧技巧阅历阅历志愿志愿会议组织会议组织 & 流程控制流程控制PlanDoCheckAct持续改进的循环持续改进的循环 构成构成 具体计划具体计划 明确的标准和时限明确的标准和时限 计计划何时完成，到什么程度划何时完成，到什么程度 人人 谁负责？谁负责？讨论成讨论成果果123 适用于各级组织适用于各级组织 不同级别间相互联系不同级别间相互联系

2、 记录并沟通记录并沟通 所有计划的落实需要可靠的衡量所有计划的落实需要可靠的衡量前期规划前期规划-会议类型与形式一）会议类型与形式一）v企业定期管理会议企业定期管理会议v生产调度会生产调度会v安全会安全会vXXX会会v事先形成的会议日程表事先形成的会议日程表v月计划表、季度计划月计划表、季度计划v实际工作完成情况表实际工作完成情况表/图图v过去一周过去一周/月实际问题总月实际问题总结结v本周本周/月重点工作协调月重点工作协调v典型经验分享典型经验分享v事故事故/问题案例分析内问题案例分析内外）外） 市场变化的情况，上级公司对于本企业的具体要求都要事先归纳到市场变化的情况，上级公司对于本企业的具

3、体要求都要事先归纳到“月计划中月计划中 日程表应该在会议前至少两天发送到参加人员邮箱，以便相应准备日程表应该在会议前至少两天发送到参加人员邮箱，以便相应准备 有关的背景资料案例、文件等也同时发送有关的背景资料案例、文件等也同时发送 专题发言人要有必要的准备但不是专题发言人要有必要的准备但不是“念稿念稿”）前期规划-会议类型与形式二）v专题会议专题会议v总结会设备维护等）总结会设备维护等）v策略讨论会策略讨论会v规划规划/计划会计划会v主题沟通会主题沟通会XX）v安全行动会安全行动会v为具体目的设计日程表为具体目的设计日程表v重点经验交流重点经验交流-v下一步工作的借鉴下一步工作的借鉴v策略对象

4、的研究资料策略对象的研究资料v各种预案和思路各种预案和思路v基本沟通资料基本沟通资料v明确的目的明确的目的v有关部门的负责代表有关部门的负责代表前期规划-会议室v投影投影v灯光控制开关、窗廉等）灯光控制开关、窗廉等）v电源控制电源控制v写字板写字板/白报纸与个人记录的差别？）白报纸与个人记录的差别？）v座位：根据会议内容决定，座位：根据会议内容决定，U-型，型，O-型，型，分组，大会堂型分组，大会堂型v饮料饮料/咖啡咖啡分组练习：计划一个会议v各组选择一个题目/类型最好不一样）v准备日程表及各环节要求/要点v明确对于会议室有什么要求20分钟，代表报告，用大白纸会议过程一）v主持人：主持人：v除

5、非必需宣布制度、决议），第一把手除非必需宣布制度、决议），第一把手不要主持不要主持v控制流程，而不是控制控制流程，而不是控制“言论言论”v善于运用善于运用“提问提问”适当帮助与会者表达适当帮助与会者表达v熟悉相关情况熟悉相关情况+反应敏捷反应敏捷(引导、反响、总引导、反响、总结等）结等）v参与人员：参与人员：v自动自动+担任担任v尊重尊重+分享分享v思路开阔思路开阔+实事求是实事求是v言简意赅言简意赅+仔细倾听仔细倾听听取意见提出意见：我注意到我看到.认真听取，不要打断出于真诚避免争论和辩解停顿、等待澄清努力理解给予具体的、可行的建议感谢对方的观点和建议会议过程二）v会议资料运用v加工提炼，不

6、是“照本宣科”v数字化，图表化v详细内容可以会后阅读v会议辅助v会议记录助理、秘书等）v时间控制某位提醒时间-参考日程表）v会议气氛控制-高层领导提醒分组练习二）：实践开会v选择一个小组的日程表在30分钟内）v另外组选出一个记录员，一个记时员v该组现场开会，其他人观摩+记录v点评v另外一组自愿30分钟开会总结会议过程中常见困难v固执己见v跑题v讲话中偷换概念v还有？会议后期跟踪v根据记录，追踪具体行动、措施v总结会议的成功与待改进的地方v会议记录发送给所有到会人员做必要提示）v纳入总体管理改进规划/记录横向结合）v会议过程的参与，会议决定的执行，都是有关领导人个人业绩评估的参考高效率的会议对组

7、织文化的要求v明确的组织责任分工v内在的责任+业绩+个人成就相关性v最高层领导人的远见、气魄、品格、智慧v相应地，会看到v积极进取的中层、基层领导v主动参与和彼此尊重的会议气氛不是一团和气）v对事认真负责改进会议对于管理的促进v更有效地解决问题v避免会议“议而不决和“误入歧途”v防止“读而不“谈”，空对空v防止“定而不“行”v有效地利用所有领导的时间v正确的会v正确的参加人员v有限的时间v良好的过程控制管理效率改进v会议是最重要、最常用的管理途径v会议效果和效率决定管理的可靠性和及时性v会议风气影响管理作风v积极正向的会议气氛可以激发集体智慧v会议过程是所有参与者学习进步的机会v节约会议时间，领导才能深入一线/基层v深入了解实际，会议才能有的放矢v