浅析现代企业秘书及其激励机制

1、浅析现代企业秘书及其激励机制摘要：激励，在管理学中是指激发员工的工作动机，调动员工的积极性和创造性，使员工努力去完成组织的任务，实现组织的目标的心理活动过程。激励是组织人事管理中不可或缺的因素，是企业人事管理的有效手段和方法。现代企业秘书是组织中联系领导与群众的桥梁，其特殊的工作性质决定了其与组织激励机制的建立及实施密切相关。关键词：企业管理 激励机制 现代文秘 组织协调 1、 激励机制对现代企业的重要影响激励机制是指组织中激励主体通过一定的手段和方式调动激励对象工作积极性的一种管理模式，它包括激励主体用于调动激励对象积极性的所有制度、方法和手段。良好的激励制度有利于企业的健康发展和壮大。（1

2、） 有利于调动员工积极性，并决定着企业人力资源的开发利用程度劳动力资本在使用过程中的作用范围、作用方法和作用强度都由劳动者个人天然地控制着。因此，对人力资源的有效使用只能采取激励的方法，对职工个人的激励成为非常重要的事情。（二）有利于实现企业内部、外部各利益主体的有效制衡，从而实现企业稳定和长远发展目标在企业运行中，要处理好各种复杂经济关系。这很大程度上取决于企业对利益分配的制度安排，而激励机制就是利益分配制度的重要组成部分。（三）现代企业的核心问题是效率问题，而解决效率问题的关键在于激励机制的合理设计和有效运作企业激励机制能为员工提供足够的动力，使他们以积极主动和富有创造性的精神工作，最大限

3、度地实现企业目标。（四）企业激励机制决定着公司在市场竞争中的生存与发展能力企业在市场上的生死存亡，取决于它的适应能力和应变能力，而这又取决于企业的产权制度、利益分配制度和技术制度。产权具有很重要的激励功能，利益分配制度本身就是企业激励制度的重要组成部分，技术制度也只有在企业领导和员工的有效运用下才能发挥效能。所以，激励制度是前提，决定着企业在市场竞争中的存亡。2、 现代秘书在企业激励机制建立和实施中的重要作用管理心理学告诉我们，管理者与下属之间在认知上达成相近相容是至关重要的。当领导能够充分了解员工需要时，员工就能较大程度地认知企业的目标和经营价值观，双方在认识上达成统一，在步调上保持一致。管

4、理激励要不断地进行信息交流寻求认同，即做到基于双向交流的全过程激励。激励过程的这种基本特点，为处于枢纽岗位的秘书提供了充分发挥作用的用武之地。现代秘书作为企业组织管理的中枢机构办公室的主要成员，其所处的工作地位和职责决定了他们在建立和实施组织激励机制中发挥着十分重要的作用。（1） 秘书工作具有领导激励的媒介作用秘书是领导的参谋和助手，其主要职责有上传下达、联系左右、经领导授意处理事务、草拟公文。调查研究等。领导的意图是否顺应人心、决策是否民主科学、制度机制能否调动员工的积极性和主动性，这些都将在组织激励机制中产生重要影响。而领导的激励意图往往要通过秘书去执行和传达。（1） 秘书本身的工作职能具

5、有直接的激励作用秘书工作的职能大致分为以下四个方面：处理信息，办理事务，辅助决策和协调关系。无论是为领导工作处理信息还是处理企业有关事务，无论是为领导的决策提供服务还是为了组织工作的顺利开展协调各方面关系，秘书都直接地与组织内部成员及各团体接触，从一定程度上来说，秘书能否有效履行职能对企业的激励成效具有直接影响。（三）秘书个人的人格魅力具有感化作用秘书是企业内部联系领导与员工的桥梁，与领导接触较多的是秘书，与员工交往密切的也是秘书。在实际工作中，秘书个人的人格魅力对企业员工有一定的感化作用。博学多识、品行端正、待人诚恳、交际广、能力强的秘书，在企业组织中能够发挥一种无形的凝聚人心的积极作用。秘

6、书个人魅力的影响是潜在的，但却又是客观存在的。3、 如何发挥秘书在企业激励机制中的作用秘书处于现代企业组织管理中枢机构的位置，如何更好地发挥其在企业激励机制的建立和实施中的积极作用，是一个需要继续研究、不断探索和实践的重要课题。（一）要树立公正无私的思想秘书为领导的科学决策提供信息，又在贯彻领导意图、落实领导各项决策中起着传动器的作用。因此，秘书只有处事公正才能创造良好的工作环境，避免员工产生不满情绪，从而提高其工作效率。否则，将会失信于企业，失信于员工，导致工作被动，组织运行失效。（二）协助领导处理问题和事务要力求精准对于同一件事务，处理方法不同，效果会相差甚远。如果秘书的作风浮漂，工作方法

7、草率，缺乏全局意识，把握不好“度”，就很难做到让领导满意，让员工满意。要创造和谐的工作氛围，又必须把握以下两点：1.善于学习，勤于思考。要认真揣摩领导意图，把握准确。在书本和实践中求进步，尤其要注意关注和领会国家相关政策的颁布实施，这样处理问题才不至于丧失原则，违背准则；2.深入基层，关注员工，察实情，看实事，体察民意，并反馈上级领导，使决策更加民主和科学；（三）把握适度原则。秘书工作职能的附属性、服务性等特点决定了期为领导办事必须做到“三不”：不越位，不虚位，不缺位。要做到“三不”，必须弄清楚三点：1.要弄清授意还是授权。如果领导授意秘书去调查某件事，就只能进行调查，摸清情况并提出建议，而不

8、能在领导作出结论之前妄下判断或者擅自表态。2.要弄清是交待还是交办。秘书传达领导指示应该原汁原味，并明确表达自己传达的是领导的意见，绝不能以领导自居，把交待当交办。3.要弄清是参与还是干预。秘书熟悉企业情况，掌握企业信息，为辅助决策提供便利。秘书汇报工作应知无不言，言无不尽，但不能干预自己职权范畴之外的事，对应由领导决定的事只能是提意见。无论是领导还是员工，谈论不该秘书介入的问题时，应主动回避。（四）正确对待员工意见。在上级领导之间传递信息，秘书难免会遇到误解。当某些个人利益、局部利益、眼前利益受到损害时，有些人往往沉不住气，向秘书宣泄对立情绪。秘书遇到这种情况不可感情用事，要以诚感人，以理服

9、人。也可以暂时回避问题，转移话题，待对方平静下来之后再帮助其分析利益得失，启发其理解领导初衷。（五）站在全局的高度处理问题。由于领导的工作是全局性的，秘书工作又是围绕领导工作展开的，因此，作为领导助手和参谋的秘书要有全局意识。秘书只有把握了全局，才能知道孰轻孰重。只有胸怀大局，才能捕捉关到系全局的重要信息。秘书在任何情况下都要从全局的角度出发，维护团结，发挥沟通协调作用，促进意见统一。此外，秘书要经常为企业做一些“减压”“加温”“理气”的工作，更好的发挥其在组织中的激励作用。结论现代企业的发展离不开激励机制的有效运行，秘书以其特殊的工作岗位和职能特点以及个人魅力，在企业激励机制的建立和实施过程中将产生越来越重要的影响。作为文秘工作者，要发挥自己的积极作用，促进现代企业的发展壮大。参考文献1. 于璐 现代公司激励机制研究 D 四川大学2. 谈谈秘书部门的综合协调问题 J 秘书，1998（3）3.