资料室管理规定

1、资料室管理规定为规范公司资料管理，有效地利用和保护资料，全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，维护公司的合法权益，并为今后决策科学化提供依据，特制定本规定，各部门、项目部必须按本规定认真做好资料管理工作。一、资料归档范围：本规定所指的资料是指过去和现在的公司各级部门和员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式的历史记录。拟出各部门归档目录，提交资料管理员，按照资料性质予以收集、分类、归档。1市场部：招标文件，即招标办、甲方发放的所有纸质文件和电子版文件；投标文件，

2、即设计方案、设计说明、深化设计说明、展项设计技术说明、方案施工图、设计效果图、商务标、技术标、经济标等。（包括纸质文件和电子版文件）；中标通知书（确定由技术部还是市场部存档）、客户满意度调查等文件。2设计部：设计部的设计文件比较烦杂，有时一个设计项目会有多次的方案设计和施工图，并多次发放给相关方，设计部应指派专人将文件形成的过程记录、归档，做到文件齐整、准确后，于五日内到资料室登记存档。包括属于设计内容的：展板、展柜、导览导视等专业设计文件，艺术品、场景最终方案及竣工照片等。3科技展项部：项目多媒体互动软件的投标文件，项目的所有设计文件、图纸、说明书等，文件齐全、准确后，于五日内到资料室登记存

3、档。4办公室：公司管理机构形成的各种规章、制度、会议、决策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等，以及各类外来文件等。5工程部：各项目工程管理施工、竣工验收等方面的的资料及外购设备仪器的随箱全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交公司资料管理员，统一保管。6经营部：7人力资源部：公司人员外出参观、培训学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料，其它资料由人力资源部自己保管。二、资料归档制度：1本公司资料面广量大，项目部分散，为了保证资料的质量和有利于查阅，故实行统一领导，分级管理。公司资料管理由技术部设置专管岗位，统一收集，分类归档。公司各部门及项目部必须指定专人负责（各项目部由资料

4、员负责），因为他们熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值，他们担负起归档工作才能更有利。各部门及个人原则上不保留任何资料，如确实需要备用的可保留复印件，各部门把指派人员名单上报技术部，以后人员如有更换请及时通知。2各有关部门领导要重视工程文件资料的形成、积累、整理和归档工作，在每一工程项目从招标、投标、施工、竣工工作告一段落之后，应归档的工程资料必须归档，没有完整、准确的资料归档不算完成任务。 3归档的文件材料，要做到齐全、完整、准确。文字材料必须字迹清晰，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，否则资料管理人员不予接收。4资料归档的时间：各部门指派专人负责平时的资料保管和整理，每月向公司资料室进

5、行归档操作，由公司资料管理员进行归档整理。各工程项目在施工中形成的资料在单位工程竣工后两个月内由资料员向公司资料室进行归档操作。 5文件材料归档时，应由归档部门编制资料移交清单，资料移交清单一式二份，双方在归档单上签章。三、保存期限：1永久保存：公司证照；各级批文；印鉴；单位工程竣工资料；公司年度经营计划、经营总结；年度财务报表；技术资料；不动产所有权状及其他债权凭证；人力资源资料；大型活动图片、音像资料；其他核定须永久保存的文书。2十五年保存：会计凭证；其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务资料的保存期限按国家相关规定执行)3五年保存：期满或解除的合同协议；完结后的项目普通方案、资料；其他

6、经核定须保存五年的文书。4一年保存：部门工作计划及工作总结；完结后的部门请求报告；完结后无长期保存必要文书。5所有文件期满销毁后必须保留电子档文件。四、借阅：1普通资料借用：公司内部人员借用资料，都必须填写借用登记表，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还时间，并经借用人签字确认。2受控资料借用：公司内部人员借用受控资料，须经总经理批准后方可办理借用手续。3外部人员借用：公司外部人员借用本公司资料均须经过总经理批准方可借用。4归还：借用者按时归还借用资料，若到期未还，资料管理员必须及时予以追讨，并于资料归还时仔细检查资料是否完整，若发生丢失、泄密或其他损坏行为由借用者承担责任，视情节轻重予以处理。五、销毁：任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司资料；保存期满的资料，经有关部门审核，报总经理批准给予销毁，由审核人及经办人签字确认以备后查。六、责任：公司资料属于公司财产，任何人不