协同办公系统操作手册v

1、协 同 办 公 系 统操作手册v 1.0 海南大有计算机有限公司 2006-05-08目 录1、系统管理51.1、角色管理51.2、用户资料维护61.3、界面权限管理71.4、操作日志管理81.5、集团资料维护92、人事档案管理92.1、部门管理102.2、员工管理112.3、群组管理113、客户关系管理123.1、客户资料管理123.2、群组管理124、个人办公助理134.1、备忘录144.2、个人名片管理165、短信中心185.1、短信分配195.2、短信落款设置195.3、短信发送205.4、短信结果查询205.5、短信特殊发送215.6、短信缴费记录227、企业信息227.1、信息发布

2、237.2、信息浏览257.3、信息类型维护268、日常工作278.1、工作发布278.2、待处理工作288.3、已发送工作308.4、已处理工作318.5、任务类别维护32图 表图一 系统操作流程5图1 系统管理操作流程6图1-1-1 角色管理6图1-1-2 角色权限配置7图1-2-1用户资料管理7图1-3-1 界面权限管理8图1-3-2 界面权限之选择用户帐号8图1-3-3界面权限之选择菜单8图1-4-1 操作日志管理9图1-4-2操作日志输入查询条件9图1-4-3操作日志查询结果9图1-5-1 集团资料维护10图2 人事档案管理流程10图2-1-1 部门管理11图2-2-1 员工管理11

3、图2-3-2 群组管理12图3 客户关系管理流程12图3-1-1 客户资料管理13图3-2-1 群组管理13图4个人办公助理流程14图4-1-1 添加备忘录14图4-1-3 我的备忘录15图4-1-4我的备忘录内容16图4-1-5日历16图4-2-1 个人名片管理17图4-2-2 添加新组18图4-2-3 查看、删除、修改、移动名片18图4-2-4 名片移动19图5短信中心流程19图5-1-1 短信分配20图5-2-1 短信落款设置20图5-3-1短信发送21图5-4-1 短信结果查询22图5-5-1 短信特殊发送22图5-6-1短信缴费记录22图7企业信息流程23图7-1-1 信息发布24图

4、7-1-2 附件上传25图 7-1-3 信息查看25图7-1-4 信息监督26图 7-2-1 信息浏览26图7-2-2信息具体内容27图7-3-1信息类型维护初始界面27图7-3-2信息类型查询结果27图7-3-3信息类型维护27图8日常工作流程28图8-1-1 工作发布29图8-2-1待处理工作30图8-2-2工作反馈30图8-2-3工作转发31图8-3-1 已发送工作32图8-3-2 已发送、转发工作信息32图8-4-1 已处理工作33图8-4-2已处理工作信息33图8-5-1任务类别维护34图8-5-2任务类别查询结果34图8-5-3工作类别维护34系统操作流程：图一 系统操作流程1、系

5、统管理系统管理操作流程：图1 系统管理操作流程1.1、角色管理用鼠标点击“系统管理（集团）”下面的“角色管理”，即可进入该界面。如图1-1-1。图1-1-1 角色管理该界面可以查询存在的角色，增加新的角色，对查询的角色可以进行删除（删除的前提是没有该角色没有赋予任何帐号）。对于查询的角色可以进行权限管理，配置该角色可以看到的菜单，如下图所示：图1-1-2 角色权限配置1.2、用户资料维护用鼠标点击“系统管理（集团）”下面的“用户资料管理”，即可进入本界面，如图1-2-1。 图1-2-1用户资料管理该界面用于查询、增加、修改、删除集团下的帐号（管理员帐号除外）。1.3、界面权限管理界面权限管理：

6、如图：图1-3-1 界面权限管理A选择“用户帐号”：图1-3-2 界面权限之选择用户帐号B选择菜单标识：图1-3-3界面权限之选择菜单C修改相关按钮的操作权限，然后按“修改”，保存设置。1.4、操作日志管理操作日志管理：如图图1-4-1 操作日志管理A. 输入查询条件：用户帐号、起始时间、结束时间、操作描述，可任意选择，只能操作本集团的日志；起始时间、结束时间不输，查询所有的日志：图1-4-2操作日志输入查询条件B查询结果如图：图1-4-3操作日志查询结果1.5、集团资料维护用鼠标点击“系统管理（集团）”下面的“集团资料管理”，即可进入本界面，如图1-5-1。图1-5-1 集团资料维护该界面用

7、于显示和修改集团相关的资料。2、人事档案管理人事档案管理流程：图2 人事档案管理流程2.1、部门管理功能描述：主要功能增加，修改，删除部门菜单路径：人事档案管理/部门管理部门管理界面：图2-1-1 部门管理2.2、员工管理功能描述：主要功能查询，增加，修改，删除，文件导入员工资料菜单路径：人事档案管理/员工管理员工管理界面：图2-2-1 员工管理2.3、群组管理功能描述：主要功能增加，修改，删除群组，增加，删除群组成员菜单路径：人事档案管理/群组管理群组管理界面：图2-3-2 群组管理3、客户关系管理客户关系管理流程：图3 客户关系管理流程3.1、客户资料管理功能描述：主要功能查询，增加，修改

8、，删除，文件导入客户资料 菜单路径：客户关系管理/客户资料管理客户资料管理界面：图3-1-1 客户资料管理3.2、群组管理功能描述：主要功能添加，修改，删除群组，添加或删除群组成员 菜单路径：客户关系管理/群组管理群组管理界面：图3-2-1 群组管理4、个人办公助理个人办公助理流程：图4个人办公助理流程4.1、备忘录图4-1-1 添加备忘录如图4-1-1，进入新的备忘录添加新的备忘录。在“事件时间”输入框中输入日期、时间，系统将会在您输的时刻时提醒您，输入时间可以小于当前时间，如果输入的时间小于当前时间，系统将不再提醒。可以点击“需要短信提醒”单选框，将会出现“短信提醒时间”的输入框，如图4-

9、1-2。输入的“短信提醒时间”不能小于当前时间。 图4-1-2 备忘录的短信提醒功能要查找自己的备往录，可以点击备忘录界面上的“我的备忘录”可以进入备忘录浏览界面。如图4-1-3。图4-1-3 我的备忘录可以在我的备忘录界面上输入开始时间和结束时间，查看一个时间段内的备忘录。点击记录列表里的标题，可以单独查看每条记录。如图4-1-4。如果不想让系统提醒这条备忘录，可以点击“确定”按钮，以后不再提醒。图4-1-4我的备忘录内容日历：点击“日历”则会出现一个日历画面，显示日历。如图4-1-5：图4-1-5日历4.2、个人名片管理 图4-2-1 个人名片管理如图4-2-1，进入个人名片管理。个人名片

10、管理，可以添加、删除、修改名片，还对名片进行分组管理，可以添加、删除、修改，名片组。还可以在组之间移动名片，同一张名片可以出现在多个分组中。点击名片树状图，可以查看组相应组下面的名片，如：点击“我的小学”文件夹，则会在右边显示所有在我的小学分组里的名片。 点击右边的“查询”按钮，可以对名片进行查询，可以按姓名或单位进行模糊查询。点击“增加名片”可以添加新名片。添加新组：首先选择要在哪个组下面添加新组，如图4-2-1，要在“名片夹”下添加新组，那么就先单击数状图上的“名片夹”，然后再点击“添加新组”按钮，则会在右边出现界面（如图4-2-2），在操作结果输入框中输入您想添加的组的组名，再点击“新增

11、“按纽即可。图4-2-2 添加新组修改组名：先在数状图上单击您要修改的组，然后点击“修改组名”按钮，然后在右边出现“操作结果”输入框中输入您好想要修改成的组名，再点击“修改”按钮即可。删除组：先在数状图上单击您要删除的组，然后点击“删除群组”按钮，完成删除。图4-2-3 查看、删除、修改、移动名片首先查询名片，在查询结果里可以对名片进行详细查看，修改，移动，删除。详细查看名片：可以查看一个名片的详细内容，单击查询出的记录后的“查看”图标，可以查看该条名片记录的详细内容。修改名片：点击查询出的记录后的“修改”图标，可以修改该条名片记录的详细内容。把名片从一个组移动到另一个组：点击查询出的记录后的

12、“转移”图标，弹出一个修改窗口（如图4-2-4），在“群组”下拉框中选择你的目标名片组，然后选择“删除原位置记录”，如果选择“是”，那么就把名片移到新组下，老组里将不保留该名片记录，如果选择“否”，那么新组和老组里都会有这条名片记录。最后点击“修改”按钮，则完成名片移动。图4-2-4 名片移动5、短信中心短信中心流程：图5短信中心流程5.1、短信分配用鼠标点击“短信分配”，即可进入该界面。如图5-1-1。图5-1-1 短信分配该功能用于用户对其下帐号分配短信。在想分配短信的帐号对应的行的“新分配短信”输入框中输入想要分配的整数，然后把鼠标移到其他任意地方单击，即可完成短信分配。输入正整数为给帐

13、号添加可用短信数量，输入负整数为减少帐号可用短信数量。5.2、短信落款设置功能描述：主要功能是设置发短信者的署名菜单路径：短信中心/短信落款设置短信落款设置界面：图5-2-1 短信落款设置5.3、短信发送功能描述：编辑短信内容，选择发送对象号码，定时或者即时发送短信。菜单路径：短信中心/短信发送短信发送界面：图5-3-1短信发送5.4、短信结果查询功能描述：主要功能是根据时间查询短信发送状态（成功，失败），待发送的条数，已经接收短信的条数菜单路径：短信中心/短信结果查询短信结果查询界面：图5-4-1 短信结果查询5.5、短信特殊发送功能描述：主要功能是通过excel表格导入发送号码和内容，发送

14、多条内容不同的短信群发菜单路径：短信中心/短信特殊发送短信特殊发送界面：图5-5-1 短信特殊发送5.6、短信缴费记录用鼠标点击“短信缴费记录”，即可进入本界面，如图5-6-1。图5-6-1短信缴费记录该界面用于查询公司购买短信的记录。进入该界面，会根据购买时间从由大到小自动查询出公司的前500条购买记录。如果要查找某时间段的购买记录，可以在“开始时间”和“结束时间”输入框里选择输入时间值，点击“查询”按钮即可。如果没有输入时间，直接点击“查询”按钮，将查找出时间靠后的500条购买记录。如果只输入开始时间，不输入结束时间，进行查询，将查找出从输入的开始时间到当前时间的所有购买记录。如果只输入结

15、束时间，不输入开始时间，进行查询，将查找出输入的结束时间以前的所有购买记录。最多显示500条。注意：日期框里不提供小时、分、秒的输入，当输入一个日期时，系统将默认是该日期的00时、00分、00秒。例：在“开始时间”和“结束时间”输入框中分别输入2006/05/01和2006/06/01，那么将查询出 “2006年5月1日0时0分0秒”到“2006年6月1日0时0分0秒”的购买记录。如果要查找某天，如2006年5月1日，当天的购买记录，那么在“开始时间”输入框中选择输入“2006/05/01”，在“结束时间”输入框里输入“2006/05/02”即可。7、企业信息企业信息流程：图7企业信息流程7.

16、1、信息发布 图7-1-1 信息发布选择信息发布对象：如图7-1-1，勾选“全体员工”，发送对象为公司的全体员工，要针对某个部门发送信息，则在“部门选择”下拉框中选择相应的部门。“全体员工”和“部门选择”只能选择其中的一个，选择了部门，“全体员工”会变不不可选状态，当把“部门选择”选择为“请选择”时，“全体员工”勾选框才会变回可选状态。上传附件：要上传附件，请勾选“上传附件”，则会出现上传附件的界面，如图7-1-2。点击“浏览”按钮，选择要上传的附件，单击“上传”按钮，完成一个文件的上传，重复上面的步骤可以上传多个文件，可以对上传多了文件进行删除操作。点击“完成”按钮，即完成上传。注意：上传完

17、要上传的所有文件过后，一定要点击“完成”按钮，让上传生效！图7-1-2 附件上传在信息发布界面上点击“查看”按钮可以查询出自己发布的所有信息，并且可以对自己所发的所有信息进行监督、修改信息、删除信息。如图 7-1-3：图 7-1-3 信息查看修改信息：点击查询出来的结果后面的“修改”图标，可以对信息内容进行修改。删除信息：点击查询出来的结果后面的“删除”图标，可以对信息内容进行删除。信息监督：可以查看信息还有谁没看过。如图7-1-4：图7-1-4 信息监督7.2、信息浏览图 7-2-1 信息浏览进入信息浏览，可以浏览发给自己的信息，进入信息浏览，系统会自动列出您没有浏览过的所有信息。如果你想查

18、看你所有的信息，包括已读的和未读的，请点击“查询”按扭，将会列出您所有的信息，如果你想查看你某段时间的信息，你可以输入时间条件进行查询。信息阅读：点击列出来的信息的标题，可以对信息进行查看，如图7-2-2：图7-2-2信息具体内容7.3、信息类型维护用鼠标点击“信息类型维护”，即可进入该维护界面。如图7-3-1。图7-3-1信息类型维护初始界面输入信息类型描述，点击“增加”按钮即可新增信息类型。根据信息类型描述为条件，点击“查询”按钮即可查询已有的信息类型。如图7-3-2：图7-3-2信息类型查询结果点击信息类型描述，即可进行维护，进入如下界面图7-3-3：图7-3-3信息类型维护“增加”、“

19、删除”、“修改”按钮分别做增、删、改操作；“查询”按钮根据信息类型描述进行查询；“清空”按钮对信息类型代码、信息类型描述进行清空。8、日常工作日常工作流程：图8日常工作流程8.1、工作发布用鼠标点击“工作发布”，即可进入该界面。如图8-1-1。图8-1-1 工作发布需要输入标题、发布内容、选择工作流、选择缓急、选择完成期限、处理人，按“发布”按钮即可发布。对处理人的选择可以通过“添加”，“删除”按钮来操作，或在选中的可选处理人、已选处理人上“双击”也可以。如果工作发布需要上传附件，请在发布前先选择要上传的附件。点击“浏览。”按钮找到需要上传的附件路径，再点击“上传”按钮即可上传。点击“删除”即可取消上传。如果需要修改附件标题，请点击“修改标题”按钮即可。按“清空”按钮可清空屏幕上的操作结果。8.2、待处理工作用鼠标点击“待处理工作”，即可进入本界面，如图8-2-1。图8-2-1待处理工作该界面用于查询待处理的工作。在该界面中,可以选择状态、缓急、发布人、工作类型等作为查询条件。点击“查询”按钮即可查询到待处理的工作。点击主题即可查看需要处理的工作，如图8-2-2：图8-2-2工作反馈在工作反馈中选择完成状态、输入处理意见，如果不需要再转发给其他人，按“确认”按钮即可提交。如果需要转发给