湖南省电力公司协同办公系统

1、湖南省电力公司协同办公系统应用手册（简易版）湖南省电力公司福建亿榕信息技术有限公司2010年5月目 录第1章前 言11.1准备工作11.2开始登录21.3可能遇到的问题21.4登陆系统7第2章系统介绍82.1系统界面82.1.1右上方的主菜单是几大功能模块的入口：82.1.2左边栏的功能按钮有：“办公室快车道”、“日程安排”、“我的日程”、“消息中心”、“我的配置”。82.1.3中间各显示区的功能介绍92.2修改密码92.3个人配置92.4视图栏目介绍102.5发文拟稿112.6文件审核142.7发文编号172.8领导签发182.9排版192.10归档192.11其它功能介绍192.11.1

2、加为我关注的文件192.11.2 作废和还原212.11.3 发文查询222.11.4 所有发文23第3章收文管理243.1视图栏目介绍243.2收文登记253.3收文办理263.4收文归档283.5其他重要功能介绍283.5.1 继续登记283.5.2 设置查询级别283.5.3 接收联网文件293.5.4 收文转公告（承办人环节才具有该操作）303.5.5 收文转发文（承办人环节才具有该操作）303.5.6 作废文件还原31第4章签报管理334.1视图栏目介绍334.2起草签报344.3签报审批364.4签报编号384.5签报归档38第5章任务协作395.1任务协作介绍395.2任务协作功

3、能模块介绍395.3协作导航395.4综合任务405.5个人日程41第6章知识管理446.1知识管理介绍446.2知识管理功能模块446.3知识管理界面456.4应知应会功能说明466.5我的空间功能说明476.6你问我答功能说明486.7知识统计说明50第1章 前 言1.1 准备工作注意事项：浏览器请使用IE6.0 若有装WPS2007请卸载后再安装WPS2009（一）、确保网络畅通（二）、浏览器版本IE6.0（三）、预装软件、控件1、执行 addHosts.bat 添加解析记录2、IE中输入：下载并安装wps20093、开始之前先关闭任务栏中所有打开的窗口IE中输入：下载并运行完成控件注册

4、、字体安装1.2开始登录（一）、打开IE，在地址栏输入协同办公地址：在登录框中输入与门户中相同的用户名，初始密码：8888注：若提示用户名密码不正确，请检查是否打开大小写开关键（CapsLock），并注意是否输入了不必要的空格1.3可能遇到的问题u 正文红头不显示按下图所示，在wps设置中勾选上隐藏文字即可u 正文红头文字无法打印按下图所示对Wps的打印选项进行设置u 提示控件被阻止按下图所示，在IE将http:/*添加为可信站点u 点击“发文拟稿”等按钮无反应按图所示在IE中将“禁用脚本调试”打勾、“启用第三方浏览器扩展（需重新启动）”不勾 1.4登陆系统1、 打开IE浏览器，在地址栏中输入

5、地址。2、 在系统登录界面输入用户名和密码（用户名为中文姓名或拼音全称或工号登陆）,初始化密码为“8888”）。点击【登录】或按回车键进入协同办公系统主页面，如下图所示：第2章 系统介绍2.1 系统界面湖南省电力公司协同办公系统门户界面如上面登陆系统的图，各模块的功能如下：2.1.1右上方的主菜单是几大功能模块的入口：办公自动化主要包括发文管理、收文管理、签报管理。任务协作主要包括工作计划、综合任务、个人日程、协作导航知识管理主要包括个人知识管理、知识中心、知识检索、专家管理、你问我答、知识管理统计。档案管理只要包括文档搜索(需要阅读的文件)、个人待办事项(申请的阅读权限是否通过)。2.1.2

6、左边栏的功能按钮有：“办公室快车道”、“日程安排”、“我的日程”、“消息中心”、“我的配置”。 1.【办公室快车道】功能主要是为了方便办公人员能够及时的处理一些办公事务，如：发文拟稿、收文登记、起草签报等等一些。这个要根据自己的需要进行配置，配置如下：点击【我的配置】【个性定制】办公快车道前面的方框里下下就会在上面出现办公快车道的按钮点击【办公快车道】，根据自己的要求常用的那些功能，在前面打勾，然后【保存】，记得点【关闭并更新】，这样这些功能才能在办公快车道中显示出来。2.【日程安排】主要是查询领导的日程安排。3【我的日程】定义自己的日程安排。4.【消息中心】是查询接受的消息和发送的消息。5.

7、【我的配置】是个性定制，如界面的颜色风格在这里改，【我的意见】设置自己公文中常用的意见。【代理设置】主要是出差在外没有办法办公，可以先设置代理人。2.1.3中间各显示区的功能介绍1【待办文件】显示需要我们办理的公文。2【待阅文件】显示需要我们批阅(只需看)的公文。3【知会文件】显示别人知会您的公文。4【发文分发】显示联网分发的公文。5【近期公告】显示最近的公告6【会议通知】显示最近发布的会议通知。7【催办通知】显示别人需要您办理的文件超期了，给您发的催办消息。8【发文分发待阅】显示联网分发的公文中需要您看的公文。2.2 修改密码1、 要修改密码只要在应用门户主界面右上方单击【修改密码】，系统弹

8、出密码修改窗口2、 输入新密码后，按【确定】3、 系统提示密码修改成功，然后点击【关闭】备注：密码修改完成后，五分钟后重新登录系统，新密码方生效2.3 个人配置1意见设置 在主界面上点击【我的配置】/【我的意见】进入意见定制窗口，在意见列表中输入意见后保存即生成个人意见。2代理配置在主界面上点击【我的配置】/【代理配置】进入配置页面，点击【新建】按钮打开代理人设置界面，填写代理原因，选择代理人及生效类型和生效范围后保存即可。2.4 视图栏目介绍在协同办公系统主页面点击左上方的 “办公自动化”标签，便直接进入到发文管理系统，如下图所示：左边栏目介绍【系统导航】：包括待办待阅、拟办文件、经办文件、

9、今日发文Ø 待办待阅：显示当前用户需要办理或者查阅的文件；Ø 拟办文件：显示当前用户起草且未发送出去的文件；Ø 经办文件：显示当前用户经办过的文件；Ø 今日发文：显示当前用户有权阅读的当天起草的所有文件。【发文文件夹】：包括我起草的文件、我关注的文件、重要文件、缓办文件、办结文件、补充归档、垃圾箱。Ø 我起草的文件：显示当前用户起草过的文件（包括未办理和已办理的文件）；Ø 我关注的文件：显示当前用户设置的关注文件；Ø 重要文件：显示当前用户设置的重要文件；Ø 缓办文件：显示缓办的文件；Ø 办结文件：显示已

10、经办结的文件；Ø 补充归档：显示未归档的文件；Ø 垃圾箱：显示当前用户作废的文件。【发文查询】：本部门文件、按发文类别、按拟稿部门、按办理人员、按签发领导、按签发日期、按文件种类。【发文统计】：可按部门拟稿和文件种类进行统计。【查询】：综合查询，按查询条件查询2.5 发文拟稿1、 本单位所有用户均可拟稿，拟稿可通过以下两种方式进行：· 第一种：在首页“办公快车道”栏目内直接点击【发文拟稿】。· 第二种：进入“发文管理拟办文件”，点击【发文拟稿】。2、 点击【发文拟稿】后，系统弹出提示框要求选择文件形式，如下图所示：3、 选择合适的文件形式、文件字、流程后

11、，点击【确定】按钮，进入发文要素信息登记表单，如下图所示:4、 登记文件标题、主送、抄送等基本信息，其中红色*号的表示为必填项。5、 起草正文，步骤如下：（1） 点击【起草正文】按钮，系统将依照“文件字”类型生成一个WPS正文模板，并将基本信息中文件标题、主题词、主送、抄送等内容同步到WPS模板中，如下图所示：（2） 在模板中直接输入正文内容，也可以点击【引入文章】将事先准备好的正文草稿内容引入到模板中。（3） 点击【保存】将正文内容更新保存到OA系统中。（4） 点击【返回办公系统】关闭WPS编辑界面，返回OA系统。6、 引入附件。可以通过【附件管理】添加、修改、查看、删除附件： 7、 文件拟

12、制好后，可执行发送操作将文件送去审批。步骤：点击【发送】按钮，弹出发送对话框。点击“环节名称”下拉菜单，选择下一办理环节名称,点击“待选人员”列表选择环节办理人。最后点击【确定】完成发送。如下图所示：2.6 文件审核文件审核包括部门核稿、部门会签、总经部（办公室）核稿等，因为操作方式一样，本手册集中到“文件审核”来进行描述。发文审核操作步骤如下：1、 文件审核人进入协同办公系统的主页面上，即个人工作台的“待办文件”栏上看到要自己审批的文件，点击可直接进入；也可以在个人工作台的“办公快车道/待办待阅/待办文件”视图中看到要自己审批的文件，如下图所示：备注：将来启用腾讯RTX和短信后，用户在收到待

13、办的文件的同时，系统会以类似QQ的即时消息或者手机短信的方式进行通知。2、 首先阅读文件的基本信息（要素信息、之前办文人的意见、流程记录等）后即可批阅正文。批阅正文操作步骤：（1） 点击【批阅正文】按钮，便打开WPS正文并修改正文内容，如下图所示：（2） 可在WPS正文编辑窗口点击左上方工具条【查看痕迹】和【隐藏痕迹】，来查看和隐藏修改的内容，（3） 点击【保存】将正文内容更新保存到OA系统中，然后点击【返回OA系统】关闭WPS编辑窗口并返回到协同办公系统。3、 可以通过【查看附件】引入、查看、修改、删除附件。具体操作同“发文拟稿”的附件管理。4、 点击【填写意见】按钮，在“意见结果”框内输入

14、办文意见。本系统提供常用意见鼠标选择的方式，包括“公有意见”、“组合意见”、“我的意见”，如下图所示：Ø 公有意见：如“同意”、“同意发”、“已核”等等常用的批文短语。Ø 组合意见：按语气对象动作的方式组合成一句批语，如“请XXXXX阅批”。Ø 我的意见：用户可将本人常用的意见“加为我的意见”，以后便可在“我的意见”栏中选用。5、 意见填写完毕执行【发送】操作，发送给下一环节办理人。2.7 发文编号1、 编号人员在办公快车道中“待办待阅”视图中点击要编号的文件进入，可查看基本信息、正文内容及附件。2、 执行编号操作，步骤如下：（1） 点击【编号】按钮，弹出编号对话

15、框，如下图所示： （2） 选择文件字，输入年份和序号。其中文件字和年份系统会根据拟稿阶段的文件字选择自动生成一个默认值，并自动从上次的流水号递增；编号人员可点击【漏号】来选用之前预留的流水号，如果是去年签发的文件可点击【去年编号】来顺延去年的流水号。（3） 最后点击【确定】即完成编号。编号完成后，在基本信息和正文中自动生成文号。如果想重新编号，可点击【清号】按钮后重新编号。2.8 领导签发1、 公司领导在办公快车道中“待办待阅”视图中点击要办理的文件进入。2、 签发操作步骤：先查看基本信息、批阅正文和附件，然后点击【填写意见】按钮填写签发意见。2.9 排版1、 经办人在办公快车道中“待办待阅”

16、视图中点击要办理的文件进入。2、 生成正式文件：点击【正式文件/生成正式文件】按钮，生成清稿状态的正式文件。3、 分发：点击【联网分发】按钮可将文件分发到相关单位。4、 最后点击【发送】按钮，将文件发送到下一个环节办理人。2.10 归档1、 归档人员从“待办待阅”视图中点击进入要归档的文件。2、 最后点击【办理完毕】按钮，结束流程。2.11 其他功能介绍2.11.1 加为我关注的文件用户如果需要在以后不断关注某个文件时，可在办理过程中，设置为“我关注的文件”，操作步骤如下：1、 在打开文件办理的过程中，点击【其他操作/加为我关注的文件】按钮，如下图所示：2、 提示“确认要将该文件设为我关注的文

17、件吗？”3、 以后用户在在从系统主页面上“办公快车道/我关注的文件”，或者“办公自动化/公文管理/发文管理/发文文件夹/我关注的文件”视图中看到所有被标记为我关注的文件，如下图所示：2.11.2 作废和还原1、 在文件起草阶段或者其他特定环节，用户如果想作废该文件时，可点击【作废】按钮，将文件移入垃圾箱内。2、 作废后的文件在 “办公自动化/公文管理/发文管理/发文文件夹/垃圾箱”视图中，如下图： 3、 选择作废的文件，然后点击【还原】按钮，确认要还原选定的文档后，点击【确定】按钮，文件将恢复到作废前的状态，继续办理。2.11.3 发文查询1、 点击“办公自动化/公文管理/发文管理/发文查询”

18、文件夹，如下图：2、 文件夹显示出“按拟稿部门”、“按办理人员”、“按签发日期”、“按文件种类”、“按发文类别”、“按签发领导”的树状结构。点击各视图，文件将对应各种显示方式展现。2.11.4 所有发文1、 点击“办公自动化/公文管理/发文管理/所有发文”文件夹，如下图：2、 文件夹显示出“按年度部门”、“按发文字号”、“按拟稿时间”、“按流程状态”。第3章 收文管理3.1 视图栏目介绍在协同办公系统主页面点击左上方的 “办公自动化/公文管理/收文管理”菜单，便直接进入到收文管理系统，如下图所示：左边栏目介绍：【系统导航】：包括待办待阅、拟办文件、经办文件。Ø 待办待阅：显示当前用户

19、需要办理或者查阅的文件；Ø 收文登记：显示处于登记状态的文件；Ø 今日收文：显示当前日期收到的文件；Ø 经办文件：显示当前用户经办的文件。【收文文件夹】：包括我关注的文件、重要文件、缓办文件、办结文件、补充归档、垃圾箱。Ø 我关注的文件：显示当前用户设置的关注文件；Ø 重要文件：显示当前用户设置的重要文件；Ø 缓办文件：显示缓办的文件；Ø 办结文件：显示已经办结的文件；Ø 垃圾箱：显示当前用户作废的文件。【收文查询】：可按收文日期、按收文月份、按收文年度、按文件分类、按主办单位和按清退文件进行查询；【收文统计】：可

20、按收文日期、按文件分类、按来文单位、按主办单位和办结率进行统计。3.2 收文登记1、 有收文登记权限的用户（如文书）负责收文登记。收文登记包括两种途径：· 第一种：登记人员在首页“办公快车道”框内直接点击【收文登记】按钮.· 等二种：登录系统后通过“办公自动化/公文管理/收文管理/收文登记”进入，点击【收文登记】按钮。2、 执行【收文登记】后，系统弹出流程选择提示框，要求选择所需启动的流程，如下图所示：3、 选择流程后点击【确定】按钮，生成一个新的收文登记表单，填写文号、标题、来文单位等基本信息并保存，如下图所示：4、 单击【正文管理】，将事先扫描好的文件，进行添加、修改、

21、查看、删除。5、 执行发送操作步骤：点击【发送】按钮，弹出发送对话框,点击“环节名称”下拉菜单，选择下一办理环节名称,点击“待选人员”列表选择环节办理人,点击【确定】完成发送。3.3 收文办理收文办理包括收文拟办、领导批示（阅）、部门主办、部门承办、部门协办等环节，依各单位的流程设置而有所区别。具体操作过程如下：1、 收文办理人员登录系统，在办公快车道中“待办待阅”视图中点击要办理的文件进入，可以看到文件的基本要素信息、阅办单、流程记录等信息。2、 阅读正文：点击【查看正文】按钮，阅读文件原文内容，如下图所示：3、 意见填写：点击【填写意见】按钮，填写拟办意见，如下图所示：4、 点击【发送】按

22、钮，将文件发送给下一环节办理人。3.4 收文归档收文各环节全部办理完毕（或者由归档人员强制办结），文件即进入归档阶段。收文没有特定的归档操作，只要由收文归档人员执行【办理完毕】后，系统会根据归档人员设置的“是否归档”数据项判断进行自动归档。3.5 其他重要功能介绍3.5.1 继续登记当有多份文件需要进行手工登记时，完成一份文件的登记的同时，可在不退出登记窗口的同时，可通过点击【继续登记】按钮，快速进行其它文件的登记。3.5.2 设置查询级别查询级别是在文档办结后可查阅用户范围的设置，在文件起草、审批过程，可修改表单上的“查询级别”来设置文档办结后的可查阅用户范围，如下图所示：3.5.3 接收联

23、网文件联网文件默认情况自动接收到系统中，在“收文管理/收文登记”处可以看见自动接收的文件，如果需要手动接收，在“收文管理/收文登记”视图上点击“接收文件”，如下图所示：3.5.4 收文转公告（承办人环节才具有该操作）打开收文文档，点击【其他操作/转电子公告】，则系统自动跳转到起草电子公告的界面，并默认提取出收文文档中相关信息，如下图所示：3.5.5 收文转发文（承办人环节才具有该操作）点击【其他操作/转发文】，则系统自动弹出发文流程选择框，选择完流程后，跳转到起草发文的界面，并默认提取出收文文档中相关信息，如下图所示：3.5.6 作废文件还原文件作废后，会显示在“收文管理/收文文件夹/作废文件

24、”视图中，选中需要还原的文件，单击【还原】，如下图所示第4章 签报管理4.1 视图栏目介绍在协同办公系统主页面点击左上方的 “办公自动化/公文管理/签报管理”菜单，便直接进入签报管理系统，如下图所示：左边栏目介绍：【系统导航】：包括待办待阅、拟办文件、经办文件；Ø 待办待阅：显示当前用户需要办理或者查阅的文件；Ø 拟办文件：显示当前用户起草且未发送出去的文件；Ø 经办文件：显示当前用户经办的文件；Ø 办毕签报：显示办理完毕的签报【签报文件夹】：包括我起草的签报、我关注的签报、重要签报、缓办签报、办结签报、补充归档、垃圾箱。Ø 我起草的签报：显示

25、当前用户起草的签报文件；Ø 我关注的签报：显示当前用户设置的关注签报文件；Ø 重要签报：显示当前用户设置的重要签报文件；Ø 缓办签报：显示缓办的签报文件；Ø 垃圾箱：显示当前用户作废的签报文件。【签报查询】：可按部门文件、按签报类型、按主办部门、按已办理人、按拟稿时间和每周签报情况进行查询；【查询】：按查询条件查询文件。4.2 起草签报1、 本单位所有用户均可签报拟稿，拟稿可通过以下两种方式进行：· 第一种：在首页“办公快车道”栏目内直接点击【起草签报】按钮。· 第二种：进入“办公自动化/签报管理/拟办文件”，点击【起草签报】。2、

26、点击【起草签报】后，系统弹出提示框要求流程类型，如下图所示：3、 点击【确定】按钮，生成签报要素信息登记表单，如下图所示:4、 签报正文起草步骤:（1） 点击【起草正文】按钮，系统引入相应的WPS模板，并将已经填写的基本信息例如标题、公司领导，附件等同步到WPS模板中。WPS文档编辑界面如下图所示：（2） 点击【引入文章】可以从本机现有的文档中引入内容；（3） 点击WPS的保存操作将签报内容保存到OA系统中。（4） 点击【返回OA系统】关闭WPS，返回OA系统。5、 附件管理:可以通过【附件管理】添加、修改、查看、删除附件。6、 执行发送操作步骤：点击【发送】按钮，弹出发送对话框,点击“环节名

27、称”下拉菜单，选择下一办理环节名称,点击“待选人员”列表选择环节办理人,点击【确定】完成发送，如下图所示：4.3 签报审批签报审批包括部门核稿、部门会签、秘书核稿、领导核签、领导签发等，因为操作方式一样，本手册集中到“签报审批”来进行描述。由于签报的操作方法与发文系统相似，所以本节对具体细节操作不做详述，签报审批操作步骤如下：1、 签报办理人进入协同办公系统的主页面上，即个人工作台的“待办文件”栏上看到要自己审批的签报，点击可直接进入；也可以在个人工作台的“办公快车道/待办待阅/待办文件”视图中看到要自己审批的签报件，如下图所示：2、 点击进入阅读签报的基本信息（要素信息、前面环节的意见、流程

28、记录等），如下图所示：3、 点击【批阅正文】可打开签报正文阅读并修改内容，内容修改完毕点击【返回OA系统】回到签报表单界面。4、 点击【填写意见】按钮输入相应的审批意见。5、 执行发送操作步骤：点击【发送】按钮，弹出发送对话框，点击“环节名称”下拉菜单，选择下一办理环节名称，从“待选人员”列表选择环节办理人，点击【确定】完成发送。4.4 签报编号打开要编号的签报件，在表单上单击【编号】按钮，进行编号操作，如下图所示：可单击“漏号”可进行漏号查询，如果手动修改序号。编号完毕后，必须执行“清号”才可以重新编号4.5 签报归档参考收文管理的归档操作。第5章 任务协作5.1 任务协作介绍任务协作(Ta

29、sk Collaboration)系统的基本概念是：以任务平台为中心，以任务树为办公工作管理的主要工具，结合各种辅助功能，满足办公自动化业务非固定流程任务协作要求的系统。系统是协同办公平台的重要模块之一，是提高公司员工协同工作效率的有效工具；系统实现了公司领导者、管理者和普通员工对办公任务的管理、分配与协作；实现了任务过程的追踪；实现了过程资源复用和管理方式转变；实现了企业层次化管理模式和扁平化管理模式下任务的管理；实现了高级人才的复用和高效的岗位置换；实现了资源共享、经验共享和知识积累从而构建学习型企业；系统提供了跨单位任务协作的有效途径，使得国家电网公司跨单位团队任务协作成为可能。5.2

30、任务协作功能模块介绍1【协作导航】提供不同视角的导航功能协助用户定位计划、任务和消息，通过协作导航功能快速提升用户的协同工作效率。2【综合任务】提供与个人相关的工作任务的管理，通过综合任务快速提升个人与团队任务的执行力，有效提高企业员工的工作效率。工作计划包括周计划月计划，提供部门计划及生产计划等自定义计划的编辑、执行和跟踪功能，实现了用户对工作计划的全面管理和有效监督。3【个人日程】提供个人相关的事务管理，如个人日程、工作周报和工作月报等。通过个人事务有效提升个人工作效率。5.3 协作导航1协作导航的说明协作导航是任务协作的导航界面，提供了和任务协作相关的工作信息查看等导航功能。通过协作导航

31、用户能快速定位信息，辅助用户使用任务协作的功能开展协同工作,协作导航主要是个人聚合消息门户，主要对系统内部各模块产生的消息进行统一展示、聚合，可按类别、紧急程度、待阅待办、今日、本周、本月等多种条件进行查询，消息即时推送到个人桌面，通过在线人员列表，可实现在线即时交流，消息可自行维护，包括新增、维护、删除、按时间排序，按人员、类型分类检索，提供消息周期提醒，可按多条件、多方式进行消息发送，用户可自定义消息内容等。2导航的界面“重要紧急”：点击查看消息缓急程度属性为“重要并且紧急”的消息“定时提醒”：点击查看具有提醒设置属性的消息“已阅已办”：点击查看已经阅读或者办理的所有消息“本周消息”：点击

32、查看当周所收到的所有消息“本月消息”：点击查看当月所收到的所有消息“消息查询”：对所有消息的进行查询“待阅待办”：点击查看未读消息5.4 综合任务1任务创建、分配、上报的部分原则： 创建原则： A：任务不能随意创建，需确认该任务有一定的目标及阶段成果，要经过较长时间的完成或协作完成。 B：任务不能独立创建，需在分管领导下的子任务或相关任务下进行建立，以便于管理及跟踪汇报。 C：任务不能永久创建，任何任务都存在一定的生命周期，不能将任务的计划、执行时间胡乱指定。 D：任务不能重复创建，同样的任务不能重复创建，不能多头创建，以便于管理。 分配原则： A：任务不能随意分配，可对下属进行分配，其它情况

33、可通过消息参与协同，对于上级可进行上报，上报后领导同意通过后，上级领导可将该任务拖入自已的任务树中。 B：任务少用跨级分配，当前任务分配下去后，尽量不要在子任务中再进行分配，会不便沟通及管理。 C：任务少用自我分配，任务创建后，不分配，且在其下创建的子任务也不进行分配，尽量少创建。 上报原则： A：任务不能跨级上报，除非特殊情况，需确认上报给分管直属领导。 B：任务不能重复上报，任务已在自已的任务树中，其实通过反馈就可以进行工作协同沟通，此时，请不要再创建任务。5.5 个人日程1创建任务，点【个人日程】 【新建】,进入日程新增页面，如图所示如果您此时在点击【个人日程】后，系统默认为日程界面，如果你点击 【按周】，界面则调整为周日程，【按月】 【按年】调整