日常费用报销操作指引及注意事项

1、日常费用报销操作指引及注意事项u 适用范围：日常费用报销流程适用于除差旅费用、专项预算费用以外所有的费用报销，包括交通费、加班餐费、办公费、招待费、即时奖励等；实行的是预算总额控制。u 操作流程：u 报销类型及审批授权：1. 日常费用流程区别不同的费用内容，分为两类报销类型，并分别适用不同的审批授权。其中一类包括“手机费、部门活动费、加班餐费、加班交通费、日常交通费”，以下简称报销类型1，另一类处理所有不包括在类型1中的“其他费用”，以下简称报销类型2；申请报销时请注意结合费用内容选择相对应的报销类型，否则将影响正常审批；2. 报销类型1实现“业务、财务一岗审批”，此授权具体是指：申请人提交的

2、报销流程，只需由其直接上级（业务审批环节）、财务核算（财务审批环节）审批结束后，就可到达付款节点；报销类型2相对审批节点较多，在业务环节需要各级节点的审批（直接上级、间接上级、主管领导领导），财务节点至少需要财务核算、会计部经理的审批，到达付款节点)。3. 报销类型由申请人选择，如下图所示，请注意结合费用内容选择相对应的报销类型：u 支付方式费用报销需选择正确的支付方式，以免发生付款错误。其中报销类型1处理的均为员工个人费用，系统锁定支付方式为“入帐”，即直接支付至个人工资卡中（工资卡默认为报销支付卡）；报销类型2因涉及员工个人费用及对公支付的费用，故需由申请人自行选择支付方式为“入帐”或是“

3、支票或电汇”。1、选择报销类型1时“支付方式”锁定为“入帐”，具体如下图所示：2、选择报销类型2时“支付方式”需要申请人自己选择，具体如下图所示：u 报销注意事项： 手机费：1. 手机费报销需要先填写纸面员工手机费申请表，报部门经理、人力资源部审批，财务部根据HR提供的通过审批人员名单、生效时间及标准据以审核；2. 报销手机费时需提供中国移动或中国联通公司开具的通信费专用发票，发票客户名称必须是报销人自己；如使用动感地带、神州行、如意通等充值卡用户，需提供移动通信公司定额发票，全部按照100元标准报销；3. 当月发票金额大于报销标准、按报销标准予以报销，超出部分自行承担，当月发票金额小于报销标

4、准，按发票金额予以报销，不得以各月超出标准部分抵冲不足标准部分金额。 4. 手机费要求一季度合并报销一次，不得每个月申请一次或无故延期报销。 部门活动费：1. 部门活动费必须在活动组织开展后、提供与开展活动相关的真实、有效票据方可报销，并需要在报销用途中注明活动主题、时间和参加人员等相关信息，禁止开展活动前预申请部门活动费或以开展部门活动为名变相使用部门活动费；2. 部门活动费只能在已计提的额度内申请、不得透支。 市内交通费：1. 包括因日常外出公务及加班所产生的交通费，非紧急事宜要求乘坐公共交通、不得报销的士费；2. 报销时要求在报销单据背面注明日期、起讫地点、事由，并在流程中上传费用明细表

5、；3. 加班报销的士费的条件是：女同事晚9点后，男同事晚10点后。 加班餐费：1. 连续加班超过两小时以上按1次计算、超过8小时按2次计算，餐费标准为15元/次、超标部分需要核减；2. 餐费报销需要提供餐饮或购买食品发票。 招待费：1. 报销招待费需在报销流程及原始单据上注明招待发生的日期、所属项目、我方陪同人员等信息；如在一个流程中合并申请多次招待费用，必须在用途栏分行次填写各次招待的明细信息，或在流程中上传附件予以说明。 住房补贴：1. 异地调派人员或公司引进的高级人才可以在报向HR报批后申请报销住房补贴；2. 报销住房补贴需要提供房租发票，倘若没有房租发票，则可提供住宿、水电费、物业管理

6、费、煤气、有线电视服务费、宽带上网费等发票，但发票的顾客名称、时间不能每月都在变化之中，需有一定的连续性；3. 提供发票有难度时可选择合并工资发放，需向HR申请、报财务备案；4. 报销住房补贴请注意写明报销所属时段，一般一个月或一季度报销一次。 即时奖励：1. 各类即时奖励均需申请费用报销流程，具体操作按奖励对象为个人或团队有所区分；2. 个人即时奖励无需提供发票、合并工资发放；团队奖励需于团队开展相应活动后据真实、有效的发票报销支付；3. 申请奖励时均需在流程中上传相关发文或其他资料作为审核依据。 非薪资个人所得：报销支付给个人的劳务报酬、稿酬等非薪资性个人所得，公司需代扣代缴个人所得税，受益人若为外部人员，则需申请人员提供扣缴人汇款信息、姓名和身份证号码。u 报销时间及形式手机费、交通费及加班费等定期发生的费用，要求至少每季