煤炭管理公司公文处理办法

1、煤炭管理公司公文处理办法第一章 总 则第一条 为了规范公司公文处理工作，提高行文质量和 公文运行效率，依据国务院发布的国家行政机关公文处理 办法，结合公司实际，特制定本办法。第二条 公司公文是用来沟通、协调和处理上下左右之 间关系，办理公司各项公务的具有法定效力的公务文书。具 体用于发布公司规章制度、管理办法，施行行政管理措施； 请求和答复问题；指导、布置和商洽工作。第三条 公文处理工作必须严格执行国家及公司有关保 密规定，确保公司秘密的安全。第四条 公司综合办公室负责公司的公文处理工作，包 括公文的草拟、印制、审核、收发、传递、督办、立卷、归 档、销毁等，并对各下属企业的公文处理及公司各职能

2、部门 的公文草拟工作进行业务指导。第二章 公司常用公文种类第五条 公司常用公文种类主要有：（一）决定 适用于对重大事项做出安排；奖惩有关部门及人员；变 更或撤消下级部门不适当的决定事项。（二）通告适用于公布公司及下属各企业各个方面应当遵守或周知的事项。（三）通知适用于转发上级机关、不相隶属机关公文；批转下级部 门的公文；印发规章制度及管理办法；传达要求部门办理和 需要周知或执行的事项；任免和聘用管理人员。（四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（五）报告 适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门 询问。（六）请示适用于向上级部门请求指示、批准。（七）批复适用于答复下级

3、机关的请示事项。（八）函 适用于平行部门、不相隶属部门之间商洽工作，询问或 答复问题，请求批准答复审批事项。（九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。第三章 公文的格式第六条 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标 识、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件、成文日 期、印章、主题词、抄报、抄送、印发部门、印发日期及印 发份数等部分组成。（一）秘密公文分“绝密”、“机密、”“秘密”三个等级，标注在 首页右上角，两字之间空 1 字，用三号黑体字。（二）公文处理的时限要求， 以紧急程度的标记来区分。 紧急公文分别标明“特急”、“急件，”标

4、注在版心右上角第 1 行。 如需同时标识秘密等级 ,紧急程度移至第 2 行。（三）发文单位标识，也称版头，由发文单位全称或规 范化简称加“文件”组成。用红色小标宋或黑体字居中排布 ,以 庄重美观为原则。 发文机关标识上边缘距版心上边缘 2Omm; 上行文的发文机关标识上边缘距版心上边缘 80mm 。（四）发文字号，由单位代字、发文年度、发文顺序号组成。规范标识为：XXX字XXXXX号或XXX发XXXXX 号，用三号仿宋体。平行文与下行文的发文字号标在版头之 下居中；上行文的发文字号位于版头下空 2 行，居左空一字。（五）上行文应标注签发人姓名，位于分界红线之上， 平行排列于发文字号右侧。签发人

5、用三号宋体加黑，签发人 后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。（六）公文标题应当准确简单地概括公文的主题，并准确标明公文的种类，可一行或多行居中排布。回行时，要做 到词意完整，间距恰当。位置在红色反线下 1 行，用二号宋 体加黑。（七）主送单位是公文要求主办的单位。如果主送单位 为个别部门，可直接标注具体名称。位置在标题下空1 行，左侧顶格，用三号仿宋体。（八）正文是公文的主体， 是反映文件具体内容的部分。 正文紧接主送单位之后，另起一行。正文结构一般是由开头 （或导语） 、主体、结尾三部分组成，用三号仿宋体。文中 如有小标题可用三号宋体加黑。（九）附件是对主件而言，是附属于主件的文

6、字材料、 表格等。附件在正文下空 1 行，左空 2 字。附件序号使用阿 拉伯数字，附件名称后不加标点符号，用三号仿宋体。附件 应与公文一起装订，装订顺序应与正文后附件标注顺序一 致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标注公文的发文字号并在其后标注附件（或带序号） 。 用三号黑体字。（十）发文单位是公文的作者，又称落款，名称要求必 须用全称。在附件之后，正文右下侧适当的位置。用三号仿 宋体。（十一）用印是文件生效、取信的凭证。加盖印章要做 不能容下印章及抄送区域位置时，应采取调整行距、字距的 方法加以解决，务使印章与正文同处一页纸面，不得采取标 注（“此页无正文） ”的方

7、法，以增强防伪性。到“上不压正文，下要骑年盖月当公文排版后所剩空白处（十二）成文日期一般以领导签发或会议通过日期为 准。年、月、日要写全，并用汉字书写，标识在发文单位之 下。（十三）使用“请示”这一文种应在附注处注明发文机关 联系人的姓名和联系电话。附注用 3 号仿宋字，居左空 2 字 加圆括号标识在成文日期下一行。（十四）主题词是经过规范处理用来标引公文内容的词 或词组 ,一般不超过 5 组。每个词目之间空 1 字。“主题词”用 三号黑体字，词目用三号宋体加黑。位置在抄送机关标识区 域横线之上，靠左顶格。（十五）抄送或抄报是指抄送给除主办单位外还需要协 助承办，或需要知道、掌握内容的单位或人

8、。 “抄送”用于平 级、下级或不相隶属的单位； “抄报”用于上级部门。用三号仿 宋体字。抄送、抄报单位或人之间用顿号隔开，如果既有抄 送、抄报单位又有抄送、抄报人时，单位与人之间用逗号隔 开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送、抄 报单位后加句号。（十六）印制部门、印制日期、印制份数位于抄送机关 区域之下，印制部门左空 1 字，印发日期右空 1 字。其中印 制份数在文件最下端靠右。印制部门为文件具体承印的办公 部门；印制日期为文件印发时间，用阿拉伯数码标注；印制 份数为文件印制数量，包括存档数。用三号仿宋体字。（十七）公文用纸采用国际标准 A4 型。第四章 公司发文处理第七条 草拟公

9、文人员首先要理解掌握拟文意图， 除综合 型的大型报告外，一般要一文一事，一题一议。第八条 准确选择公文文种。 根据公文的行文关系及行文 意图，选择好公文文种。公司向上级机关如给市政府及业务 行政主管部门行文、公司下属企业或公司各部门给公司行 文，采用“报告”或“请示；”公司向平行机关或没有隶属关系的 机关以及公司各部门之间行文， 一般采用“函”，有些告知性通 知、通告或会议纪要也可用于平行机关；公司下发各下属企 业的文件一般采用“决定”、“通报、”“通知、”“会议纪要。”在公文起 草过程中，必须分清“报告”和“请示。”报告是适用于向上级部 门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的

10、询问，不需要上级机关批复，一般是事中、事后行文； 请示是下级部门向上级部门请求指示、批准问题或事项，需要上 级机关批复，必须是事前行文。第九条 公司级公文，必须经过综合办公室审核把关； 各下属企业公文，由本企业办公室审核。审核内容包括有无 发文的必要；用什么名义和文种行文；内容是否符合政策、 法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是 否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇 章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。未经办公室核稿的 公司级公文，公司领导不予签发。第十条 综合办公室核稿后，要呈报公司总经理或分管 领导签发，签发人审核修改后在“签发”栏内签批“发”，并签上 姓名

11、和时间，姓名应写全称。未经公司领导签发或口头同意 的公文，综合办公室拒绝承印和盖章。公司领导口头同意印 发的公文，事后由秘书人员让同意印发的领导补签。第十一条 公文必须依据签发的文稿打印，其全部内容 必须与文稿一致，不得在打印过程中擅自增加或减少原文内 容。没有特殊情况，当天签发的公文，当天印发。第十二条 打印文稿清样前必须认真校对，保证不出现 错漏现象。若发现原稿中有错漏、疑问之处，应向拟稿人或 签发人提出检查核对，由签发人考虑改定，校对人员不得擅 自修改。第十三条 经审核履行正常公文审批程序后， 印章管理人 员方可在公文上加盖印章。第十四条 公文印制完毕后由综合办公室分发，必须做 到当天印

12、制的公文，当天送达，并认真履行发文登记手续。第十五条 公文处理人员必须严格遵守各项保密制度。 对所经手的各类公文、资料要妥善管理，不失密，不泄密，确保安全无事故。第五章 外来公文处理第十六条 外来文件由收文部门进行收文登记，并在文件 的前面帖附文件处理单 ，详细填写其中的“来文机关”、“文 件字号”、“文件标题”等内容，填写完毕后，由综合办公室主任 提出拟办意见，秘书根据拟办意见呈公司领导阅批或送有关 部门阅办。第十七条 公司领导阅批的文件， 要根据批办意见， 及时 送交承办部门签收。第十八条 承办部门根据公司领导对收文的批办意见， 尽快办理、落实文件内容。办理完毕后，在文件处理单上填 写办理结果。属联合承办的文件，主办部门应主动做好协调 工作，协办部门则要积极配合，力戒互相推诿。第十九条 综合办公室负责对公文承办情况进行检查和 督促，保证领导批办文件的限期落实，提高办事效率。第六章 公文的归档第二十条 公文办理完毕后，应当根据公司档案管理制 度及时将公文和有关材料整理立卷。第二十一条 各部门要有专人负责管理公文，对公司领 导批办文件、直接到部门的外来文件要妥善保管，承办完毕 后及时送综合办公室归档，部门确需暂存，可暂存文件复印 件。第二十二条 公文复制