时间管理探索讲义

1、时间管理探索时间管理探索1 1时间管理的概念时间管理的概念 时间管理的误区时间管理的误区时间管理的原则时间管理的原则时间管理的方法时间管理的方法时间管理的技巧时间管理的技巧目录目录时间管理探索时间管理探索2 2请闭目1分钟思考这个问题如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?朱自清的朱自清的匆匆匆匆 去的尽管去了，来的尽管来着；去来的中间，又怎样去的尽管去了，来的尽管来着；去来的中间，又怎样的匆匆呢？早上我起来的时候，小屋里射进两三方斜斜的的匆匆呢？早上我起来的时候，小屋里射进两三方斜斜的太阳。太阳他有脚啊，轻轻悄悄地挪移了；我也茫茫然跟太阳。太阳他有脚啊，轻轻悄悄地挪移了；我也茫茫然跟着旋转

2、。于是着旋转。于是洗手的时候，日子从水盆里过去；洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭吃饭的时候，日子从饭碗里过去；的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼里默默时，便从凝然的双眼里过去。过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他又从遮挽我觉察他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他又从遮挽着的手边过去。着的手边过去。天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我脚那边飞去了。我身上跨过，从我脚那边飞去了。等我睁开眼和太阳再见，等我睁开眼和太阳再见，这算又溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来的日子的影这算又溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来的日子的影儿又开始在

3、叹息里闪过了。儿又开始在叹息里闪过了。时间管理探索时间管理探索3 3什么是时间什么是时间? ? 时间是一种特殊的时间是一种特殊的资源资源 时间的四项独特性时间的四项独特性: :供给毫无弹性供给毫无弹性无法蓄积无法蓄积 无法取代无法取代 无法失而复得无法失而复得 什么是时间管理什么是时间管理? ?小案例小案例: : 如果银行每天早晨向你的帐号拨款如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.648.64万元。你在这一天可以随心所欲，万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个规定。条件只有一个: :用剩的钱不能留到用剩的钱不能留到第二天

4、再用，也不能节余归自己。前一第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又只有二天你又只有8.648.64万元。请问万元。请问: :你如何用你如何用这笔钱这笔钱? ? “时间管理时间管理”探索的探索的是如何是如何减少时间浪减少时间浪费费, ,以便有效地完以便有效地完成既定目标成既定目标; ;时间时间管理的对象不是管理的对象不是“时间时间”, ,而是针而是针对时间进行的对时间进行的“自自我管理我管理”。 所谓所谓“时间浪费时间浪费”，是指对目标毫无贡献是指对目标毫无贡献的时间消耗。的时间消耗。 所谓所谓“自我管理自我管理”是是指抛弃

5、陋习指抛弃陋习, ,引进新的工作引进新的工作方式和生活习惯方式和生活习惯, ,包括设立包括设立目标目标, ,制定计划制定计划, ,分配时间分配时间, ,权衡轻重权衡轻重, ,下放权力下放权力, ,加上加上自我约束和持之以恒。自我约束和持之以恒。 时间管理探索时间管理探索4 4时间管理的发展时间管理的发展 便条及核对单便条及核对单日历及记事本日历及记事本重要及紧急的重要及紧急的管理自己管理自己l备忘录型备忘录型l顺其自然顺其自然, ,不追求什么不追求什么时间做什么事时间做什么事l随身携带随身携带, ,随身检查随身检查l未完成的任务顺延未完成的任务顺延l规划与准备l规定什么时间 做什么事l讲究效率

6、,责任l以效率为中心l制定短，中，长期目标，确立价值观l编制优先顺序l利用计划，组织在最短的时间里做最多的事l最重要的事先做l多方面平衡l改变思想而非行为时间管理探索时间管理探索有人曾统计过一位有人曾统计过一位7272岁的老人怎么花费他的一生岁的老人怎么花费他的一生? ?寻求事业寻求事业、家庭与社会生活家庭与社会生活平衡的需要平衡的需要信息爆炸信息爆炸竞争的压力竞争的压力客户对品质的要求客户对品质的要求 5 5时间管理的重要性时间管理的重要性 时间管理探索时间管理探索6 6误区误区(1)(1)工作缺乏计划工作缺乏计划 1.1.因过分强调因过分强调“知难行易知难行易”而认为没有而认为没有必要在行

7、动之前多做思考；必要在行动之前多做思考；2.2.不做计划也能获得实效；不做计划也能获得实效；3.3.不了解做计划的好处；不了解做计划的好处；4.4.计划与事实之间极难趋于一致，故对计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；计划丧失信心；5.5.不知如何做计划不知如何做计划; ; 工作缺乏计划将导致工作缺乏计划将导致: :1.1.目标不明确目标不明确 2.2.没有进行工作归类的习惯没有进行工作归类的习惯 3.3.缺乏做事轻重缓急的顺序缺乏做事轻重缓急的顺序 4.4.没有时间分配的原则没有时间分配的原则时间管理探索时间管理探索7 7误区误区(2)(2)组织工作不当组织工作不当 组织工作不当的几

8、个方面组织工作不当的几个方面: : 1.1. 职责权限不清，工作内容重复职责权限不清，工作内容重复; ;2.“2.“事必躬亲，亲力而为事必躬亲，亲力而为”; ;3.3.沟通不良沟通不良; ;4.4.工作时断时续工作时断时续; ;对管理者而言，经常容易犯的错对管理者而言，经常容易犯的错: : 1.1.担心部属做错事；担心部属做错事； 2.2.担心下属表现太好；担心下属表现太好； 3.3.担心丧失对下属的控制；担心丧失对下属的控制； 4.4.不愿意放弃得心应手的工作；不愿意放弃得心应手的工作； 5.5.找不到合适的下属授权。找不到合适的下属授权。 时间管理探索时间管理探索8 8误区误区(3)(3)

9、时间控制不够时间控制不够 1.1.习惯拖延时间习惯拖延时间; ; 2.2.不擅处理不速之客的打扰不擅处理不速之客的打扰; ; 3.3.不擅处理无端电话的打扰不擅处理无端电话的打扰; ; 4.4.泛滥的泛滥的“会议病会议病”困扰困扰; ; 5.5.有求必应，不好拒绝别人的请托有求必应，不好拒绝别人的请托; ; 时间管理探索时间管理探索9 9误区误区(4)(4)整理整顿不足整理整顿不足 1.1.办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。杂乱是人为的。2.“2.“杂乱的办公桌显示杂乱的心思杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的是有道理的。3.3.套

10、用套用“帕金森定律帕金森定律”“工作将被扩展，以工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间便填满可供完成工作的时间”。可导出。可导出“文件文件堆积定律堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。填满可供堆积的空间。” ” 时间管理探索时间管理探索1010误区误区(5)(5)进取意识不强进取意识不强 主要表现在以下几个方面主要表现在以下几个方面: : 1.1.个人的消极态度个人的消极态度; ; 2.2.做事拖拉做事拖拉, ,找借口不干工作找借口不干工作; ; 3.3.唏嘘不已唏嘘不已, ,做白日梦做白日梦; ; 4.4.工作中闲聊工作中闲聊; ; 时间管理探索时

11、间管理探索11111.1.目标要体现自己的价值观目标要体现自己的价值观2.2.了解自己的状况了解自己的状况3.3.制定具体的目标制定具体的目标具体的具体的(specific)(specific)可衡量的可衡量的(measurable)(measurable)可达到的可达到的(attainable)(attainable)相关的相关的(relevant)(relevant)有时间限制的有时间限制的(time-bound)(time-bound)基本原则基本原则(1)(1)明确目标明确目标 时间管理探索时间管理探索12121.1.将有联系的工作进行分类整理。将有联系的工作进行分类整理。2.2.将整

12、理好的各类事务按流程或轻将整理好的各类事务按流程或轻重缓急排列。重缓急排列。3.3.按排列顺序进行处理。按排列顺序进行处理。基本原则基本原则(2)(2)有计划有计划, ,有组织地进行工作有组织地进行工作 时间管理探索时间管理探索重要不重要紧迫不紧迫?A(1st重/急)?B(2nd轻/急)?C(3nd重/缓)?D(4nd轻/缓)重要不重要紧迫不紧迫紧急状况紧急状况迫切的问题迫切的问题限期完成的工作限期完成的工作计划好的会议计划好的会议做计划，长远规划做计划，长远规划人际关系的建立人际关系的建立预防措施预防措施提升自己的能力提升自己的能力忙碌琐碎的事忙碌琐碎的事广告函件，邮件广告函件，邮件某些电话

13、某些电话闲聊天闲聊天干扰、电话干扰、电话某些信件、报告某些信件、报告某些会议某些会议迫在眉睫的事迫在眉睫的事如果现在完不成，或如果现在完不成，或不能尽快完成，将完不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件全抵消或减少做这件事的好处事的好处如果做它能为达到工如果做它能为达到工作目标增加很大的好作目标增加很大的好处及价值处及价值1313基本原则基本原则(3)(3)分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急 给它许多时间给它许多时间立即就做！立即就做！控制花在这些任务上的控制花在这些任务上的时间时间当所有重要且紧急的事当所有重要且紧急的事做完后再做做完后再做给它很多时间给它很多时间计划好你将何计划好你将何时做时

14、做现在就做现在就做给少量的时间给少量的时间时间管理探索时间管理探索1414巴列特定律巴列特定律( (也称也称80/2080/20原理原理):):总结果的总结果的80%80%是由总消耗时间中的是由总消耗时间中的20%20%所形成的。所形成的。按事情的按事情的“重要程度重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。举例说明的原理的基础上。举例说明： 80%80%的销售额是源自的销售额是源自20%20%的顾客；的顾客； 80%80%的电话是来自的电话是来自20%20%的朋友；的朋友； 80%80%的总产量来自的总

15、产量来自20%20%的产品；的产品； 80%80%的财富集中在的财富集中在20%20%的人手中；的人手中； 基本原则基本原则(4)(4)合理地分配时间合理地分配时间 时间管理探索时间管理探索15151.1.人与人之间协作的必然性人与人之间协作的必然性; ;2.2.尊重对方的时间安排尊重对方的时间安排; ;3.3.与对方达成一致意见与对方达成一致意见; ;基本原则基本原则(5)(5)与别人的时间取得协作与别人的时间取得协作 时间管理探索时间管理探索16161.1.明确工作任务截止时间明确工作任务截止时间; ;2.2.给重要的工作留大块儿的时间给重要的工作留大块儿的时间; ;3.3.直截了当处理紧

16、急事务直截了当处理紧急事务; ;4.4.控制花在不重要的事务上的时间，控制花在不重要的事务上的时间， 即使它们很紧急即使它们很紧急; ;5.5.不能按期完成时不能按期完成时, ,一定要和相关部门取一定要和相关部门取得联系得联系, ,将影响缩小在最小范围。将影响缩小在最小范围。基本原则基本原则(6)(6)制定规则制定规则, ,遵守纪律遵守纪律 时间管理探索时间管理探索1717一个好的日历一个好的日历主要核对单主要核对单每天的计划每天的计划方法方法(1):(1):善用时间管理工具善用时间管理工具所有你要做的事情清单长期和短期都列出来勾画出轻重缓急大任务列出分步或留出足够空间每天结束前做从你的核对单

17、中选出标出轻重缓急不要超出计划时间管理探索时间管理探索1818方法方法(2):(2):分析自己使用时间的方式和状况分析自己使用时间的方式和状况时间管理探索时间管理探索1919确立目标；确立目标；探寻完成目标的各种途径；探寻完成目标的各种途径；选定最佳的完成方式；选定最佳的完成方式；转化成月转化成月/ /周周/ /日的工作事项；日的工作事项；设置控制点设置控制点(milestone)(milestone) 1. 1.可以可以及时发现问题及时发现问题, ,及时解决及时解决; ; 2. 2.可以可以发现和纠正各种偏差发现和纠正各种偏差, ,及时修正计划及时修正计划; ; 方法方法(3):(3):计划

18、你的工作计划你的工作, ,工作你的计划工作你的计划时间管理探索时间管理探索2020韩非子八经中有曰: 下君,尽己之能 中君,尽人之力 上君,尽人之智重要的事情要逐渐地交给信任的部属;方法方法(4):(4):善用灌能善用灌能: :授权给部属授权给部属时间管理探索时间管理探索2121 技巧技巧(1):(1):良好的时间管理来自于计划良好的时间管理来自于计划耗用时间好不好P PD DC CA A耗用时间P Plan(lan(计划计划) )D Do(o(执行执行) )C Check(heck(检查检查) )A Action(ction(行动行动) )时间管理探索时间管理探索2222让高价值活动充实每一天；让高价值活动充实每一天；坚持重点坚持重点, ,排除外界干扰；排除外界干扰；设定最后期限设定最后期限, ,合理安排事情的进展合理安排事情的进展; ;将大项目分解将大项目分解, ,逐步完成逐步完成; ;高效运