数字化校园基础信息编码的规范化研究

1、    数字化校园基础信息编码的规范化研究          摘要：基础信息在数字化校园的建设中扮演着关键信息项的作用，关键信息项具有唯一性的特征，涉及面大，使用频率高。如何对这些基础信息进行合理的编码，使其能够适用于各应用系统间的信息交换是建设数字化校园过程中必须解决的首要问题。本文结合数字化建设的实践，就信息编码的规范化问题进行了研究。关键词：基础信息，编码，规范化目前，我国数字化校园的建设如火如荼，各种数字化的应用系统层出不穷，在对这些系统进行整合，以便实现系

2、统间信息、数据和资源共享时，往往遇到了很大的困难，特别是在进行数字化校园的数据中心建设时，问题显得更为突出。究其原因，主要是各个应用系统在建设的时候没有遵循统一的校园信息标准，尤其是没有一个统一的基础信息编码，而这些基础信息在各应用系统中往往扮演着关键信息项的作用，关键信息项具有唯一性的特征，各应用系统间的信息交换通常经由关键信息项来完成，如果各应用系统之间关键信息项的编码不同，或者没有相同的关键信息项，应用系统间的信息交换就无法完成，如果要求必须进行应用系统间信息和数据的共享，就面临废掉某些应用系统的可能，从而造成投资和人力的极大浪费。在进行数字化校园建设初期，或数字化应用系统开发前期，能有

3、一个规范的校园基础信息编码，对应用系统的开发、数字化校园的建设将具有不可估量的意义。一、基础信息编码研究和制订信息化标准的目的在于满足学校信息系统建设的需要，保证信息在采集、处理、交换、传输的过程中具有统一的规范，保证信息的唯一性和适用性，消除“信息孤岛”，最大限度地实现信息资源的共享。在高校管理信息标准的众多编码中有一些信息编码起着非常关键和重要的作用，这些信息编码覆盖范围最宽、通用性最强、使用频率最高、几乎涉及数字化校园应用的各个方面，我们把这些信息编码叫做基础信息编码。1.大学基础信息编码包括的内容不同学校对基础信息编码的认识也不尽相同，有些认为是指学号、教工号、单位（院系）号、课号、科

4、研项目号等，通用性很强的信息编码；有些认为基础信息编码包括两类，人员（教工、学生）基础编码和部门、单位基础编码（部门指系、部、处和学院等，单位指教研室、科室等）。2007年5月29日颁布的HEMIS-数据标准集（DSS）CDl.1中，虽然没有明确给出基础信息编码的定义，但是设计了通用标准数据子集，目的是为了保证分散在不同数据子集（类）各同义数据项具有一致的规范格式、相同数据项具有统一标准、减少数据项冗余度。包括TB01标准人员数据类和TB02标准校内单位基础数据类。标准人员数据类是描述学生、教职工等人员的常用基础数据项的集合；校内单位基础数据类描述了有关校内单位的各个基础数据项的属性。根据对基

5、础信息编码的描述和以上的分析，可以肯定的是，学号、教工号、单位号应该属于基础信息编码的范畴。2.基础信息编码建议规范需要特别指出的是，这些基础的信息编码因为各地、各校业务差异等缘故，无法制定统一的国家标准，需要学校根据自己的情况自行制定，对此HEMIS-数据标准集（DSS）CDl.1给出了指导建议。单位号编码的建议是XBDWBM-2XXX单位编码，8位字符长度；学号、教工号编码的建议是：教工号与学号统一编号，前4位为进校入学年份，第5、6位为类别号，后4位为流水号，10位字符长度。基础信息编码对于规范数据库设计、消除“信息孤岛”，实现部门间的数据共享，提高信息交换的效率，有着极其重要的作用，是

6、高校信息化建设能否成功的关键，需要我们慎之又慎。二、基础信息编码的编制高等学校的组织机构和学生、教职工情况都比较复杂，各个学校又有很大的区别。而且随着高等学校的快速发展和大学管理体制的调整，会发生许多机构的调整和变化，可能是组织机构改名、升级、降级、拆分、合并，某一组织机构或分支机构整体并入另一机构等；大学生人才培养模式的转变，也会对大学生的管理方式产生根本性的变化，大类招生培养方式、学分制、选课、校内转专业等等因素，都会给基础信息编码带来新的挑战。代码制定必须遵循许多原则，而这些原则之间又可能是相互制约的，比如唯一性、稳定性和实用性（可读性）就是矛盾的，实用性原则要求尽可能反映编码对象的特点

7、，有助于记忆，便于填写，容易读出其代表的意义，这样就必须携带一定的信息量，标明其含义，但是信息量越大，含义越明确就越容易造成不稳定，越容易造成易变元素的干扰。应该在这些原则间找到一个合适的平衡点。1.单位编码（1）组织机构的分类由于各高校规模和办学性质等的差异，对机构职能理解的不同，使得对校内组织机构的分类方式也不尽相同。有的把党、群、行政归结为管理部门类，还设有直属学校的系所类；有的除了党务类和行政类外还设立了管理类；还有的对合署办公的情况进行了区分；并且都进行了层级分类。目前，大部分高校在进行组织机构的编码时，也是依照组织机构的分类方式进行的。因此，为了保证组织机构编码遵循代码制定原则，减

8、少由于机构调整、新增引起的编码不稳定，同时增加实用性和可读性，必须对组织机构进行合理分类。HEMIS-数据标准集（DSS）CDl.1使用了高教行业标准HBDWLB-2006单位类别代码，比较全面合理，如表1所示，可以作为高校组织机构分类的依据，也可作为单位编码的依据。 （2）单位号编码目前，单位号一般采用层级分类码形式，以此来标识单位的类型和隶属关系等。但是这种编码方式会由于组织机构的调整造成编码的不稳定。比如，原来隶属于设备与实验室管理处的采购办，后来升格为正处级独立建制的采购中心，如果还沿用原来的单位号，在以单位号的层级为判断隶属关系的信息系统中，该机构仍会显示隶属于设备与实验室

9、管理处，显然是错误的，这样会导致系统的混乱。HEMIS-数据标准集（DSS）CDl.1将大学看作一个统一的整体，面向不同的业务系统，采用统一的单位号来描述包括院系所中心、科室、研究所、实验室等机构。而组织机构的名称、隶属关系、层级、类型、失效日期、是否实体等作为组织机构的属性，那么，只要实体没有发生大的变化，组织机构的调整就不会引起单位号的变化。所更改的只是相关属性，比如隶属关系、类型等，属性的变化完成了组织机构的调整，而单位号没有改变，保证了业务系统中组织机构管理的一致性和稳定性。单位号编码共8位，第1、2位表示大类，按照HBDWLB-2006单位类别代码进行编码；第3、4位表示大类下所包含

10、的二级单位（表2），按照如下规则进行编码。第5、6、7、8位为序号。  举例1：教学院系单位号编码（表3）。  序号编制说明：第5、6、7、8位为单位的序号，没有特定的含义，但从实用性、可读性的角度考虑，第5、6位可以编制三级单位，第7、8位编制四级单位。如果因为机构改革，信息工程学院计算机系升格为计算机学院，它的单位编码不变，还是01020100，只是需要更改其隶属关系属性，修改为二级单位即可；其下辖的2个教研室单位编码不变，隶属关系和类型也不变，单位号的隶属属性和类别码均无需更改。单位号编码的第1、2位有明确的意义，标明单位的类型，其余位只是从编码实

11、用性和可读性考虑，不赋予特定含义。举例2：行政、党务机构单位号编码（表4）。  在进行组织机构单位号编码时，还要注意解决合署办公部门的编码问题。合署办公是为了减少行政人员，提高工作效率采取的措施，实际上是一套人马、两块牌子，行使着不同的职能，行文也是不同的公章，不管以后是否会分离，都应该给予不同编码。常见的合署办公部门有：党办院办，学工部学生处就业指导中心，纪委监察审计室等，分别隶属于党务和行政。2.人员编码HEMIS-数据标准集（DSS）CDl.1给出的学号、教工号编码的建议是：教工号与学号统一编号，前4位为进校入学年份，第5、6位为类别号，后4位为流水号，10位字符长度

12、。数字编码与字符编码各有特点，但数字、字符混合编码缺点突出：字符有大小写之分、键盘录入容易出错，另外部分数据设备终端只有数字小键盘，所以宜采用纯数字形式编码。（1）教工号编码前4位为进校工作年份，可以避免百年虫、千年虫，同时也可避免在一些应用系统中处理以数字0开头的数据时，混淆数字和字符串的错误问题。后4位为流水号，按照当年进校的顺序编号，足够长，不会产生溢出。关键是第5、6位的类别号如何编制。关于教职工的分类方法有很多。按不同编制分类，分为：正式事业编制、人事代理事业编制、流动事业编制、附属医院事业编制、企业编制以及博士后、临时员工、高访学者、借调人员等。1985年7月31日，国家教委颁布的

13、普通高等学校人员编制的试行办法按校（院）本部、专职科学研究人员、实验实习工厂（包括农林院校农场、林场，下同）和直属单位四个部分列编。院（校）本部教职工，包括以下几方面的人员：教学人员，是指专职从事教学工作的人员（包括以从事教学工作为主兼做党政工作的人员），不包括已长期调离教学工作、担任行政领导工作或其他工作的原教学人员。实验技术人员和图书资料人员，是指在实验室工作的实验技术人员和在图书馆、资料室工作的图书资料人员，以及因教学、科研工作需要的少数技术人员和技术工人，如绘图、摄影、动物饲养、模型制作和仪器修配人员。政治工作人员，是指学校党、团、工会的专职工作人员以及学生政治辅导员。行政管理人员，是

14、指在学校各级职能机构及在各系的办事机构做行政、教学、科研等管理事务的工作人员。工勤人员，包括行政方面的技术工人、炊事员和勤杂工等。专职科学研究人员，是指在经主管部门批准设立的科学研究所、室专职从事科学研究工作和因承担主管部门下达的国家科研项目而配备的专职研究的人员（包括研究所、室的党政干部、科研辅助人员和生活后勤人员）。实验实习工厂人员，是指为教学、科研服务为主而建立的校办工厂的人员。直属单位人员，是指学校举办的中学、小学、幼儿园、托儿所、出版社、印刷厂、校医院（医务所）、招持所人员。HEMIS-数据标准集（DSS）CDl.1中给出教职工类别代码：HBJZGLB-2006教职工类别代码。

15、60;从信息化管理的角度来看，使用编制的分类方式比较合理，一方面大部分应用系统都是按照编制的不同划分不同的使用权限的，如“一卡通”系统、办公自动化系统、图书借阅系统等；另一方面，由于校内人员的岗位变动，如果使用其他分类方式，或者使用所在部门的编号，则会造成极大的混乱。一般分为以下几类：正式事业编制、人事代理事业编制、流动事业编制、附属单位事业编制、企业编制以及博士后、外聘人员（外教客座教授）、临时员工、高访学者、借调人员、其他人员等。则教工号第5、6位编码规则如表6所示，第5位编码为0，以示与学号的区别。  举例：2007年入校工作的正式事业编制的第10位教工的工号为：20

16、07010010。如果从临时员工转为人事代理事业编制人员，则必须重新编号，赋予新的工号。教职工因升学、调离、退休等离开工作岗位，工号予以保留。（2）学生编号学生以学号作为信息交换的唯一标识，同样使用10位字符长度，前4位为入学年份，第5、6位为类别号，后4位为流水号。如在学号中体现专业、年级、班级等。当出现转系、转专业、留级、休学时，将会出现混乱，使得编码的稳定性变差，使用与维护难度增大。随着计算机和数据库技术的普及，利用数据库技术和工具软件可以方便地存储、检索、提取和显示大量的所需信息，在编码中直接体现较多的含义已经没有必要了。第5、6位类别号的确定，也有多种方法。有的以招生管理部门（学生入

17、口）进行区分；有的以学生的层次划分；HEMIS-数据标准集（DSS）CDl.1中给出了更为详细的类别代码HBXSLB-2002学生类别代码。由于工号和学号统一编码，所以第5位编码分别为18，以示和工号的区别。分别表示博士生、硕士生、本科生、专科生、成人教育学生、网络教育类学生、留学生、其他类学生，如表7所示。第6位编码根据各校实际情况确定，比如成人教育类学生再区分为51函授本科生，52函授专科生，53夜大学本科生，54夜大学专科生、55成人脱产班本科生，56成人脱产班专科生，等等。  在教学改革的实践中，会出现许多新的情况，比如，本硕博连读、硕博连读、本硕连读、3+2本科等，都应该在编码中体现。本硕博连读、硕博连读、本硕连读由于在入学时已经确定身份，以毕业时应取得的学位状态进行编码，本硕博连读学生学号的类别码（5、6位）可以编码为16，硕博连读学生学号的类别码（5、6位）可以编码为17，本硕连读学生学号的类别码（5、6位）可以编码为26；但是，3+2本科生则不同，即使是从本校专科考入的，也必须重新编码，因为其身份发生了变化。三、结束语基础信息编码是数字化校园成功的关键，和学校自身的情况紧密相连，涉及学校的许多方面，必须得到领导的支持和相关职能部门的大力配合，广泛听取业务部门的意见和建