都邦印章管理规定

1、都邦财产保险股份有限公司印章管理制度(2009年版为规范公司各种印章的刻制、保管、使用、登记、缴销等一系列管理工作,保证印章使用的合法性,根据国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定(国发199925号,结合公司实际,整合往年下发的各项制度,修订成印章管理制度(2009年版。第一章 印章刻制和保管规定一、印章的种类、数量与制发单位(一董事会、监事会、中国共产党委员会(下称党委、工会委员会(下称工会各有印章一枚。由总公司办公室制发。(二各级机构公章每级机构各有公章一枚。总公司公章由办公室制发;二三级机构公章由本机构行政部门制发;四级机构公章由直属上一级机构行政部门制发。(三负责人

2、签名章(包含董事长、总裁、分支机构总经理由各机构行政部门负责制发。(四部门、业务印章1.董事会办公室刻制部门印章一枚;党委与工会各刻制财务专用章一枚;2.总公司刻制合同专用章,办公室、人力资源部、财务部、资产管理部业务专用章、稽核监察部五枚部门章,两核管理专业委员会章;3.各级机构刻制财务印章和理赔类、核保类、业务综合类印章。其中特种类财务印章、特种类业务印章每家机构只能刻制一枚,一般类财务、业务印章可以根据需要确定刻制数量。分公司可以刻制合同专用章和人事行政部两枚部门章。三四级机构不得刻制合同专用章和任何部门印章。各级机构部门印章、财务印章、业务印章由本机构行政部门按照下述规格、式样要求制发

3、。二、印章的规格、式样(一都邦财产保险股份有限公司董事会、监事会、党委、工会印章:直径为4.2cm的圆形章。中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右上环行,编号自左而右下环行。(二各级机构公章1.总公司公章:直径为4.2 cm的圆形章。中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右上环行。编号自左而右下环行。2.各分公司公章:直径为4.0 cm的圆形章。中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右上环行。3.各中心支公司、支公司公章:直径为3.8 cm的圆形章。中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右上环行。4、四级机构公章:直径为3.6cm的圆形章。中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右上

4、环行。(三负责人签章形状为方形,负责人名字自左往右排列,大小和字体以负责人签字模为准。(四部门印章1.总公司合同专用章和部门印章:直径为4.0 cm的圆形章。中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右上环行,印章名称自左而右横刻。党委财务专用章编号自左而右下环行。工会财务专用章编号自左而右下环行。2.各分公司合同专用章和人事行政章:直径为3.8 cm的圆形章。中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右上环行,印章名称自左而右横刻。备注:上述(一至(四中编号,系由公安刻章科配发;公章应尽量带有防伪指纹、公安统一编号,编号自左而右下环行。(五分支机构业务印章、财务印章(见4-7页1.理赔类:类别

5、章名 形状、尺寸印 文 材质 字体1.理赔专用章 椭圆形长4.5 cm,高3cm,DU-BANG PROPERTY &CASUALTYINSURANCE CO.,LTD(自左往右环外圆都邦财产保险股份有限公司(自左往右环内圆理赔专用章编 号特种类 业务印章2.交强险赔款专用章 3cm9cm长方形都邦财保险股份有限公司编 号标的于 年 月日出险责任,赔款金额元已赔付一般类 业务印章 骑缝章2cm5cm长方形都邦财产保险股份有限公司骑 缝 章编 号年月日红色字样,材质自定宋体2.核保类: 3.业务专用章章名 形状、尺寸印 文 材质 字体业务专用章 椭圆形长4.5cm,高3cm。DU-BANG PR

6、OPERTY &CASUALTYINSURANCE CO.,LTD(自左往右环外圆都邦财产保险股份有限公司(中文自左往右环内圆业务专用章编 号红色字样,材质自定宋体4.财务类类别 章名 形状、尺寸印文材质 字体1. 财务专用章圆形或方形;符合当地公安要求即可 都邦财产保险股份有限公司 分(中心支、支公司 财务专用章 宋体 2. 法人章 2cm2cm 方形 (机构负责人名隶书特种类业务印章3. 发票专用章3cm4.5cm 椭圆都邦财产保险股份有限公司 分(中心支、支公司 发票专用章宋体 1. 现金收讫章3.5cm 2cm 长方形都邦财产保险股份有限公司 分(中心支、支公司现金收讫宋体2. 现金付

7、讫章3.5cm 2cm 长方形都邦财产保险股份有限公司分(中心支、支公司现金付讫宋体3. 银行收讫章3.5cm 2cm 长方形都邦财产保险股份有限公司 分(中心支、支公司银行收讫宋体4. 银行付讫章 3.5cm 2cm 长方形 都邦财产保险股份有限公司 分(中心支、支公司银行付讫宋体5. 公司名章 0.8cm6cm 长方形 都邦财产保险股份有限公司 分(中心支、支公司宋体 6.附件章 附 件 宋体 一般类业务印章7.作废章2.5cm1cm 长方形作 废材质自定宋体备注:业务印章编号遵循业务系统区域编码(地级市以上均有规定,见附件5。同一地级市的不同机构(含不同级别编码规则是:将末位数字流水编号

8、,0变为1、2、3,如北京分公司编号为11000,下设机构编号为110001、110002江苏扬州中心支公司编号为32000,其下设的营业部编号为32001、321002各级机构印章编号由分公司行政部门管理,分公司行政部门应建立印章编号分配、登记表,并不定期核查,确保印章种类无误、数量无误、编号无误。三、印章的名称、文字、字体、质料(一印章所刊名称为本机构的法定名称。(二印章的印文使用国务院公布实行的简化字,字体采用宋体。(三民族自治地区分支机构的印章应当同时有汉字和所在地区的民族文字。(四公章选择铜面和原子料,财务专用章采用铜面,其他印章可以采用原子、光敏、铜面或塑料等质料。四、印模的刻制、

9、报备和缴销(一总公司及二三级印章刻制遵行属地自制原则,由行政部门到注册地公安机关备案,申领刻章许可证,并到公安机关指定的印章刻制单位刻制。(二四级机构公章由其直属上一级机构行政部门备案、刻制、登记、保管。四级机构可以根据需要按照公司统一要求刻制并保管部门、业务和财务用章。(三带有“都邦财产保险股份有限公司”、“都邦保险公司”字样的印章,在分支机构所在地不能刻制的,由总公司办公室刻制、登记。(四机构撤销、合并或者更名时,该机构的所有印章同时停止使用,及时送交上级行政部门,并由上级行政部门交印章制发机关封存或销毁,同时报总公司办公室备案。五、印章的交接与保管印章刻制后,行政部门应立即(最迟第二天采

10、集印模、落实交接事宜,督促相关人员签订管理责任书,将所有印模、交接书和印章管理责任书原件(见附件1存档,同时快递一套原件到总公司办公室留存。按照机构和部门分工不同,各枚印章设置第一和第二保管责任人,签署管理责任书:(一董事会、监事会、党委、工会印章由相关办公室指定专人保管。(二总公司及二三级机构公章由其行政部门指定专人保管。四级机构公章由其直属上一级机构行政部门指定专人保管。(三业务章、财务章由各机构相应的部门指定专人保管。其中非独立核算的四级机构财务专用章、法人印章由上一级机构财务部门制定专人保管。(四保管公章的机构负责人是公章管理的第一责任人。保管人是第二责任人。行政部门负责人是公章管理责

11、任连带人。部门负责人为本部门印章的管理连带责任人。(五正常情况下印章一律由第一保管人保管,第一保管人外出时,才移交给第二保管人使用和保管,并办理移交手续。两位印章保管人不得同时离开工作岗位。(六任何情况下不得擅自将印章交给保管人之外的任何人使用和保管。(七印章保管人离开办公室或下班时,必须将印章锁好,节假日期间必须封存印章。公章不得擅自外带,如因公必要,须签报请示公章管理机构负责人同意。(八印章保管人因工作调动离开本岗位,必须在部门内办理印章交接手续,并书面通知行政部门,同时由行政部门按隶属关系报上一级主管单位行政部门备案。(九印章保管人调出本单位时,行政部门应查验印章交接手续后方可办理调离手

12、续。六、印章的遗失及处理(一如公章、合同专用章、财务专用章、人力资源章、办公室章、人事行政部章丢失,印章保管人应立即向部门负责人报告并登报声明作废;如负责人签章丢失,签章保管人应立即向负责人报告。(二印章丢失后,须报本公司行政部门备案后重新刻制,公司将视情节严重程度,对保管人及所在部门相关负责人作出处理。第二章 印章使用规定一、印章的使用规定(一用印要求:在落款处加盖的印章要端正、清晰、加印位置应“齐年盖月”。(二印章正常使用范围1.公司内部往来的通函、工作通知书等各类材料均不加盖印章,由部门负责人、分管领导在公司授予的权限范围内签发;2.需要向外单位报送的各种材料无需加盖公司公章的,加盖部门

13、印章;3.没有刻制部门印章的各级部门确属需要使用部门印章的对外材料,加盖本单位行政部门章或公章;4、负责人签章使用于需要负责人签字的数量较大的文件,如财务报表、劳动合同等,或用于负责人外出时代替签名。(三印章使用审批1.用印前必须签报,通过OA系统填写、提交印章申请,如不便使用OA系统,则填写印章使用签报单(见附件3,经相关负责人审批后,方可加盖印章,并保留印章使用审批单作为盖章凭证备查;2.用印后必须登记,加盖印章必须由印章保管人登记(见附件4,登记表中“归档编号”应与OA系统或印章使用审批单中编号一致;合同、介绍信等重要文件须保留原件备查。(四一律不准在对外出具的各类担保证明上加盖印章。(

14、五一律不准在空白纸张和空白介绍信上加盖印章。(六印章保管人有权拒绝在违反公司规定的有关文件、证明上加盖印章。(七对违规使用印章者,公司将给予行政处分,情节严重并导致不良后果者,将追究当事人及其所在单位各级负责人之法律责任。二、为保证公章使用的合法性,特对公章使用审批流程规定如下:(一 用印审批流程1.总公司公章的审批流程:需要用总公司公章的文件经部门确认,报相关部门和总裁室分管领导会签后,一律经总裁或其授权人签批。2.二三级机构公章的审批流程:(1总经理的权限和职责二级机构总经理必须在总裁授权的范围内行使职责;二级机构行使职责的过程中,对其公司的经营活动,特别是其公司对外的合同、文件、协议、承

15、诺承担全部责任;三级机构总经理对其所在机构的经营活动特别是对外的合同、文件、协议、承诺承担全部责任。(2需要用二三级机构公章的文件需经其总经理或其授权人签批。二三级机构总经理权限内的公章申请流程如下:经部门确认,报相关部门和总经理室领导会签后,报总经理或其授权人签批。权限外的公章申请须报上级公司分管领导审批,流程如下:经本公司负责人确认后报上级公司相关部门、分管领导签批同意。(3需用四级机构公章的文件须经由直属上级机构行政部门报总经理签批后,方可由上级机构行政部门盖章。三、部门、业务印章使用审批(一各类业务专用章的使用范围1.董事会办公室章仅用于以董办名义发出的会议材料、文件 材料;2.总公司

16、党委财务专用章仅用于根据上级党委机关要求开 设的党费账户相关材料;3.总公司工会财务专用章仅用于根据上级工会机关要求开设的工会费用账户相关材料;4.总公司办公室章仅用于办公室名义签署的说明、公函等材料;5.总公司人力资源部章仅用于人事关系证明材料;6.总公司财务章仅用于以财务部名义出具的说明材料;7.总公司资产管理部业务专用章仅用于资产管理部出具的材料;8.总公司稽核监察部章仅用于稽核报告;9.总公司两核专业管理委员会仅用于两核人员任职资格考试相关材料;10.人事行政部章仅用于以分公司人事行政部名义发出的说明、证明、公函等材料;11.合同专用章仅用于合同、协议及其附属说明等材料;12.财务专用

17、章仅用于公司对外开具的票据和与公司相关的金融事务以及财务报表;13.法人章仅限用于银行票据;14.发票专用章仅限用于加盖保险专用发票;15.现金收讫章仅限用于现金收入凭证及现金进账回单;16.现金付讫章仅限用于各种现金付出凭证;17.(财务作废章仅限用于支票等票据作废;18.银行收讫章仅限用于银行出具的收款票据;19.银行付讫章仅限用于向银行付款的票据;20.公司名章仅限用于证明名称的票据、文件;21.附件章仅限用于证明记账文件为附件;22.保单专用章仅限用于保险单证;23.理赔专用章仅限用于理赔案件;24.交强险理赔专用章仅限用于交强险理赔案件;25.骑缝章仅限用于保证文件资料的完整性;26

18、.校正章仅限用于更改校正;27.正本、副本章仅限用于标明正副本;28.样本章仅限用于标明样本;29.(业务作废章仅限用于保单、批单作废;30.注销章仅限用于保单注销;31.业务专用章仅用于业务拓展材料;(二部门、业务印章审批流程部门、业务印章使用须报经部门负责人及上一级领导共同审批,或上一级领导授权的部门负责人直接审批后方能使用。非独立核算的四级机构财务专用章、法人印章由上一级机构财务部门办理上段审批手续后使用。四、特殊情况下公章的使用规定(一一律不准在对外出具的各类担保证明上加盖印章。特殊情况必须经总裁审批。(二一律不准在空白纸张和空白介绍信上加盖印章。特殊情况使用必须经总裁或总经理书面签字

19、批准,印章保管人登记编号方可盖印,使用人必须将使用情况反馈行政部门。(三逢总裁或总经理外出,需经印章保管人请示同意并书面转达授权意见后,在相关资料上先用印,但在总裁或总经理返回公司后要立即交总裁或总经理确认补签。(四印章保管人有权拒绝在违反此规定的有关文件上加盖印章。(五对违规使用印章者,公司将给予行政处分,情节严重并导致不良后果的,将追究当事人及其所在部门各级负责人法律责任。第三章 印章使用检查规定为加强全公司印章的管理,保证印章的安全使用,从而真正保障公司的利益,公司将对印章使用建立检查制度,进行定期或不定期检查。一、检查时间与方式(一各机构每半年对印章管理情况进行一次自查,并把自查结果按

20、隶属关系报送上一级机构行政部门;(二各机构每年按隶属关系对下一级机构的印章管理情况进行一次实地抽查,也可以与年度稽核常规检查相结合。二、检查内容(一印章的规格、式样和制发1.是否符合大小规格;2.名称排列是否规范;3.印章刻制、登记、发放单位是否符合规定。(二印章的名称、文字、字体、质料1.是否是法定名称;2.印文是否规范;3.印章采用何种质料。(三印章的使用及管理1.是否有专人保管,有无丢失公章现象发生;2.所需加盖印章的文件材料是否经过相关审批流程;3.是否建立公章登记制度;4.所刻制印章是否留印备案;5.印章使用是否都符合公司印章使用规定,有无违规使用印章现象发生。三、检查结果(一分公司行政部门对印章使用管理不规范单位发出整改通知书,并报备总公司办公室;(二总公司办公室将不定期通报印章管理情况;(三各公司印章管理情况将与相关印章管理责任人的绩效考核挂钩。第四章 附 则一、本制度由都邦财产保险股份有限公司总公司办公室负责制订、修改;二、本制度适用于都邦财产保险股份有