中小企业实施财务信息化的困难与对策_图文

1、第29卷第9期2008年9月湖南科技学院学报Journal of Hunan University of Science and EngineeringVbl.29No.9Sep.2008中小企业实施财务信息化的困难与对策蒋晓端(广东省民政职业技术学校,广东广州510310摘要:财务信息化可以提高企业的经济效益和市场竞争力,促进中小企业的发展,然而我国中小企业财务息化发展缓慢,文章分析了中小企业实施财务信息化的困难,并提出了解决困难的策略.关键词:中小企业;财务信息化;困难;对策中图分类号:F0文献标识码:文章编号:16732219(200809-0114-03财务信息化可以提高企业的经济效益

2、和市场竞争力,促进企业发展。然而,我国中小企业财务信息化发展延缓。因此,解决中小企业财务信息化的困难和寻求解决的策略已成为中小企业提高自身竞争力的必由之路。一中小企业财务信息化现状中小企业财务信息化的现状不容乐观。从统计资料看:已经开始着手建设和已经实施财务管理信息化的中小企业只占这类企业总数的49%,且建设水平参差不齐。总体来看,中小企业财务管理信息化处于较低的核算层,即会计电算化阶段。按照成功经验,企业财务信息化的实施确实是根治中小企业顽症的一剂良药,许多中小企业经营者也知道有这样一条改进的途径,可是,中小企业实施财务信息化的最大问题就是观念、资金、人力跟不上。企业财务信息化实施需要大量资

3、金和高素质的人力资源,这在大型企业或许不是什么问题,而对众多中小企业来说,恰恰是一道难以逾越的门槛。本来就实力有限,怎么进行财务信息化的改造?而不进行财务信息化改造,竞争力上不去,企业实力又如何提升?这似乎是一个恶性循环,许多中小企业在这个怪圈里搁浅了。所以,目前我国中小企业财务信息化水平还很低。中小企业在财务信息化建设过程中存在许多困难,中小企业财务信息化是一个漫长的征程,信息化成了很多中小企业目前难以逾越的鸿沟。二中小企业实施财务信息化的困难(一忽略了财务信息化的重要性现阶段,许多中小企业在实施信息化时往往忽略了财务信息化的重要性,企业只是在表面的层次上利用信息技术,简单地把企业的业务搬进

4、计算机,但这样的信息化在企业财务管理方面完全起不了作用,这样做的后果并不会为企业带来加值的效果。其实,财务管理是企业管理的重中之重,也是企业信息化的核心内容。只有认识到财务信息化的重要性,企业进行财收稿日期:2008一05一ll作者简介:蒋晓端(1973一,女,湖南东安人,广东省民政职业技术学校财务负责人,会计师、注册会计师、讲师。114务信息化建设才会取得好的效果。下面通过对A销售企业实施财务信息化前后的对比来认识财务信息化的重要性。1.改变了财务运作方式在实施财务信息化之前,A企业基本上是每一笔业务都要用计算机开出销售小票,等到一天的业务结束后,再把明细科目和金额输入到财务的计算机中,财务

5、通过这些数据来记入当天的收入。由于采集数据的时点不同,财务、商务、库房的数据往往对不上。这时,财务就不得不把原始凭证(销售小票再次拿出来核对,财务根本谈不上对业务环节的监控和管理。财务信息化打破了传统的财务运作方式,我们可以用6个字概括其特点:唯一、实时、共享。唯一,即数据的来源唯一。整个企业经营运作的数据来源只有“销售订单”和“采购订单”。订单上的原始数据成了公司信息流、物流和资金流的源头;实时,即数据生成和传输是基于每个业务而不是成地批处理。过去,库存要定期盘点清理,应收、应付账款要每月核算一次,现在,采购,生产、销售、库存等环节的业务数据可以自动生成会计凭证,实时转换成应收款、应付款等数

6、据;共享,即通过在全公司对业务流程的规范化,经营管理的各项数据真正形成了信息流,每个部门是信息流上的一个环节,依靠统一的系统数据,按既定流程规则运作。由于实施了财务管理信息化,企业形成了支持多业务的事前预算、事中控制和事后准确核算的财务管理模式。2.简化了会计工作流程并保证了数据的准确性在实施财务信息化以前,企业管理人员要进行大量的分类、登记和计算的工作,特别是会计人员的记账、算账、报账的工作十分繁重,而且人工作帐,由于账账繁多,登帐、转账核算等复杂手续容易产生误差和错误。但在财务信息化环境下,所有的原始数据只有一次输入,只要将原始记录输入计算机,日常的会计数据处理和信息输出均由计算机网络系统

7、自动进行,除非出现计算机安全问题,计算机内部数据处理一般是不会出差错的。也就是说,只要保证输入的正确性,一般也就保证了处理和输出的正确性。财务信息化流程大大简化了原有的流程,极大地提高了效率。3.解决账目上弄虚作假的问题实施财务信息化以前,企业会出现账目上弄虚作假的问题。例如月底时,一些业务部门想靠虚开销售小票来冲任务,开出小票就算收入,财务上很容易被蒙骗。实施财务信息化后,货不出库就不算收入,业务部门没有权利提货出库,要由运输配送部门根据客户的名单来出货,堵住了弄虚作假的漏洞。过去。采购人员计款报销很随意,财务管理信息化系统建立起来以后,采购人员任何一笔采购都要在系统里面形成采购订单,采购订

8、单要经过审批,库房也要验货,整个过程由财务进行监控。(二不能合理利用有限资金在现阶段,资金短缺是中小企业最普遍的困难。很多中小企业对硬件的投资占到整个信息化投资80%以上,而配套财务软件投入相对滞后。这种“重硬轻软”的做法不仅占用了大量流动资金,也使硬件设备收益.投入比偏小。中小企业会计业务和其他业务的接口日益紧密,单纯核算型会计软件已不再实用,必须推进管理型、知识型会计软件的发展。很多中小企业在选择软件的问题上,不是从企业的自身实际出发,没有制定方案,完全采用跟别的企业一样的软件或者随便地选择不适合自身财务业务发展的软件,结果,企业并不能消化吸收软件。这样,资金已经使用了但对于企业的发展是一

9、点价值也没有,建了财务信息系统之后缺乏科学合理的应用,造成投资浪费,这是钱没有花在刀刃上。(三中小企业财务信息化存在人为阻力不少中小企业在实施财务信息化的过程中首先遇到的是人为阻力。这个阻力可以表现在两个方面,一方面是,有很多中小企业的会计人员不愿意接受工作模式的改变,不愿意打破原有的工作习惯,也有的会计人员由于知识结构老化不能适应新工作模式的需要。因为财务信息化使营销、采购等企业财务管理环节更加透明,这就会触及到一些既得利益者的经济利益,使得这些既得利益者不愿意接受新的工作模式。另外,在新的财务管理模式下,有很多会计人员自身素质的不足更充分显现出来,有些职工对于新技术带来的新操作方式不适应而

10、遭到淘汰,因而对财务信息化产生畏惧心理。财务信息化为企业打造一个全新的财务管理体制,重建企业的财务组织结构,一些企业中层财务人员面临位子不保、利益受损。财务信息化带来的严格管理制度会让他们感到“末日来临”般无所适从。结果,他们就对财务信息化进行百般抵制。另一个方面表现在,中小企业很难找到一批既精通计算机知识。又精通财务管理理论知识的复合型财务管理高级人才。企业缺乏高素质的财务人才,即使实施了财务信息化,但员工也因为自身的局限性不懂得使用新技术和设备。难以适应新的操作方式,这就直接影响着中小企业财务信息化的进程。同时,中小企业中高层次的财务专业人才偏少,不利于企业财务信息化的实施,人才已经成为制

11、约企业财务信息化发展的主要因素。(四财务信息化建设出现。分层”,。信息孤岛”日渐突出中小企业财务信息化建设出现。分层”,“信息孤岛”等现象,企业内部表现为,企业的财务信息化投入和运用的分布很不均衡。企业的中间技术层,尤其是财务部门已经初步实现计算机财务管理,但企业的决策部门的财务信息化建设依旧很薄弱。另一方面,企业的末梢,例如供应、生产、销售等环节的财务信息化应用比较薄弱。同时,企业不同部门问的财务数据信息不能共享,财务数据不能交流,出现财务数据脱节,即产生“信息孤岛”。企业外部的“信息孤岛”现象表现在,中小企业的财务信息化基本上是独立实施独立完成的,缺乏以中小企业财务信息化为特长的咨询机构、

12、专业从事企业财务信息化工程监理机构等的机构帮助,导致中小企业财务信息化项目质量无法保证;社会也没有充分调动、合理整合有关社会资源,中小企业之间不能进行财务信息化的经验交流,缺乏财务信息化交流的平台。难以形成一个完善、诚信、高效的中小企业财务信息化社会信息服务体系。三中小企业财务信息化的实施策略中小企业财务信息化实施的种种困难,制约着我国中小企业财务信息化的进程,我们必须采取相应的措施解决这些困难。(一重视企业财务信息化,整体规划实施企业应当充分认识到财务信息化的重要性,并从最基本的财务管理系统开始,逐步规划实施,完成企业财务信息化建设。中小企业可以从以下几方面开始企业财务信息化的建设:1.从最

13、基本的财务管理系统开始财务软件在我国的发展较早,现在大多完成了从“核算型”向“管理型”的发展,目前,我国财务管理信息化事业正处于大规模开发和运用“管理型”财务软件的阶段。所以在中小企业推广财务管理系统基本没有风险,因为我们的财务体系比较固定,软件系统已经非常成熟。同时,财务管理是企业的核心管理,财务系统是财务数据的集中器,通过财务与生产,财务与销售,财务与库存,财务与供应,财务与质量等企业各个业务环节的信息集成与共享,从而实现现代企业的人、财、物、产、供、销的一体化管理。如:账务子系统的应用,不仅可以指导库存、生产、采购、销售等系统的管理,还可以为领导决策提供重要的信息来源;财务报表子系统可以

14、直接从账务子系统读取数据,可完成表内和表间的数据运算,还可以通过定义将不同的账务数据合并生成合并报表,从而适用于集团公司的财务管理等,财务管理已经在整个供应链管理过程中得到全过程体现。因此,财务信息化建设要从最基本的财务管理系统开始。山东东阿阿胶集团通过财务管理中账务管理、财务分析、费用管理、成本模拟等,将财务工作上升到管理的高度。阿胶集团的做法是:第一步建立完善的财务管理系统,充分发挥用友财务系统的功能,保证良好的资金流动;第二步构建企业的购销存系统,将企业的物流和资金流纳入财务的监控下,实现财务业管理一体化;第三步实施成本管理,将财务业务和成本管理结合起来对生产成本进行很好的控制。最后整合

15、其他资源,实现办公自动化,完善生产制造系统,实现生产过程的全面工业控制,使企业高速发展,取得了很好的效果。2.利用内部网络实现财务办公管理自动化中小企业财务信息化的基本目的在于增进财务信息交流,包括公司内的财务信息交流,这是通过内部网络连通实现的。企业利用计算机和企业局域网实现财务办公自动化,达到基本财务信息的快捷传递和共享的目的。3.建立企业网站,逐步探索电子商务企业上网是企业财务信息化建设的重要内容,企业网站在现代及未来的资讯社会将成为不可缺少的企业识别标志之一。由于因特网在全球迅速普及,建立企业门户网站,这样不仅可以展示企业形象,提高知名度,而且更有助于加强企业与社会之间的基本财务信息联

16、系、沟通及互动交流。(二合理利用有限资金,立足于企业的内在需求中小企业的财务信息化建设应该考虑怎样少花钱、多办4i,115因为中小企业能够投入财务信息化建设的资金肯定不会太多。中小企业绝不能盲目追求最新技术和软件,而要根据企业自身的实际情况,采用“标准化模块+个性化定制忙p的ASP解决方案。对带动企业财务管理模式、生产方式变革的财务信息化程,应充分估计到它的难度,规划好它的步骤、节奏、阶段等。同时,中小企业一定要摆脱以硬件设备为主的投资方式,要硬件、软件同时并重。由于中小企业涉及行业广泛、企业内部财务管理方式和财务业务流程多变,在系统选型时要坚持好用、够用、实用”的原则。还要充分利用社会信息技

17、术力量,例如第三方的信息平台协助财务信息化建设中的rr采购,减少IT采购过程中的风险系数。财务信息化的根本目的是提高企业经济效益和竞争力,对技术目标的追求必须最终落实在效益目标上。(三可以以外包方式实现企业财务信息化建设中小企业的现实条件决定了中小企业财务信息化可以选择依靠n.厂商所提供的社会化与专业化IT外包服务。采取外包的形式可以有以下几方面的优点:1.成本问题。由于外包企业有通畅的软硬件渠道,中小企业可以得到更低价格的硬软件,这比企业自己设立11r部门成本低,费用低得多;2.可以专注自身业务的开展;3.外包企业有专职的咨询和方案论证,可以避免企业走财务信息化的弯路,保证投资能够产生预期的

18、经济效益。目前,国内出现了许多专门为中小企业提供“I.r外包服务口p的企业,他们通过优化硬件、软件渠道,为客户提供低于市场价格的优质产品,保证企业的n成本下降;同时,凭借自身对中小企业财务管理软件的开发经验和企业的n建设比较深厚的研究,能够为企业出谋划策,成为企业的rr部门,而产生的费用比rI部门更低,达到的效果比企业自身的IT部门更科学,更完善o(四有针对性地培训,以提高企业人员的信息技术素质要解决企业实施财务信息化遇到的人为阻力,我们可以从两方面去解决。酋先,需要企业不断地对员工进行财务信息化教育,使所有员工对财务信息化有一个正确的认识,能够感受到财务信息化给企业财务业务处理和管理带来质的

19、飞跃和升华,使员工由财务信息化的消极等待变为积极参与。同时,中小企业应重视并加大对员工继续教育的投入,创造积极学习的气氛,通过对员工进行新业务的培训,使所有员工能够适应新技术和新的操作方式,不断提高企业员工的业务素质。只有当企业中的骨干队伍具备运用现代财务信息技术的本领与能力,同时能够真正理解财务信息为财务管理服务的管理理念,企业领导建立起财务信息管理不可缺少的观念,形成决策办事讲科学、靠信息的工作习惯的时候,财务信息化的建设才有意义。另外,为解决企业缺乏高素质财务人才的难题,企业应该不断扩大人才引进的渠道,大力引进既精通计算机知识,又精通财务管理理论知识的复合型财务管理高级人才,进一步提高企

20、业财务信息化实施成功的比例。(五建立健全中小企业财务信息化社会服务体系对于中小企业来说,由于规模分散、技术薄弱、资金有限,缺乏经验,独立地实施财务信息化有一定的困难,所以导致中小企业实施财务信息化出现。信息孤岛”的现象,因此,社会要充分调动、合理整合有关社会资源,促进企业之间的财务信息化交流和互动,将信息孤岛连接起来,同时发挥大专院校、116科研院所的技术输出作用,发挥软件提供商、系统集成商、管理咨询公司、工程监理机构等的作用,逐步建立由政府、中介服务体系和IT厂商共同构建中小企业财务信息化支持、服务与保障体系,形成一个完善、诚信、高效的“中小企业财务信息化社会信息服务体系Hp。如贵州省,根据

21、中小企业所需,该省在2005年2月建立了“中国中小企业贵州财务信息化网”,自中小企业贵州网开通以来,点击率就突破了百万余次,已经发布的财务信息化信息也有10000多条,成功地为贵州百余家中小企业财务信息化实施提供服务。又如河南省中小企业服务局目前正在做“中国中小企业河南财务信息化网”升级工作。升级的重点首先是要将“中国中小企业河南财务信息化网”原有的95个子网站与省级网站数据统一,将原有的信息孤岛连接起来,最终形成的是一个全省中小企业部门统一服务标准的免费网上服务应用平台。(六积极发挥政府有关部门的作用在中小企业财务信息化的道路上,政府发挥的是领航员的作用,只有领航员指引的方向对了,船才能顺利到达彼岸。各级政府部门应做好以下工作:1、及时以解会计信息化的发展动态,对现实工作中普遍存在的新问题,求得合理解决或对