认知秘书工作方法与艺术

1、认知秘书工作方法和艺术m同学们：大家可能都听过这样一句话：失败一定有原因，成功一定有方法。我们做任何一件事情，都有一个方法的问题。方法得当，事半功倍；方法不当，事倍功半。我们每个人都会从自己的做事经历中找到这样的实例。正确的方法也是取得预期的工作效果、提高秘书工作效率的必要条件之一。秘书事务头绪多，内容杂，公事私事，大事小事，难事易事，内部的外部的，日常的突发的，涉及方方面面。这就要求秘书掌握科学的工作方法。工作方法是指为了完成职能任务所采用的途径、手段和程序。虽然我们现在还没有走上秘书工作岗位，但在专业学习阶段了解一些秘书工作方法的基本知识，是完全必要的，这有助于我们今后在工作实践中尽快掌握

2、秘书工作的方法，熟悉秘书工作的规律，从而胜任秘书工作。m本次学习任务，就是来认知一下秘书工作方法。m 秘书小李应该怎么办实训m 小李是某公司的年轻秘书，由于一向谦虚谨慎、勤奋好学、踏实能干而得到公司上下的一致好评。一天，和往常一样，七点刚过，小李就来到办公室，开始了一天紧张的工作。落座不久，一位印刷所的同志来找他，要求结清去年的打印费用。小李热情地接待了这位同志，在认真核对记账单证后，填写了一份财务报销单，并让这位同志下午来取钱。m 下午上班时间到了，办公室主任叫小李过去议事，细心的小李就把报销单一同带上，顺便请主任签批报销。正当主任审批时，分管财务的办公室副主任也来到办公室，看到桌上的报销单

3、，劈头就问：“我在家，你（指小李）为什么找主任批？”问得小李张着嘴说不出话来，在场的财务处长也为之感到惊诧，是小李不懂规矩，无意所为，只为图个方便吗？不像，小李一向都是非常谨慎小心的；是明知故犯，无视副主任的存在吗？也不像，小李不是个不按程序办事的人；是与副主任有过节而有意回避吗？更不像，他们之间的关系历来很好。那是什么原因造成这种情况的呢？m 原来，在此之前，主任曾对小李说过副主任是协助主任工作的，主任分管秘书工作，今后需要添置设备、购买物品等，可向他请示并签批。可见，小李是遵照主任的指示行事的。这时，他有难言之隐。作为秘书，小李应该怎样对待和处理这突如其来的责问和批评呢？m面对这种情况，小

4、李有五种选择：m1直言不讳，把主任的指示告诉对方，并说明副主任的指责错了。m2强调缘由，说明这些打印的活儿是主任同意的，“谁答应，谁签批”亦在情理之中。m3耐心解释，要回面子，说明自己只是顺便而为，并无他意。m4委曲求全，接受批评，承认错误，并向副主任道歉，表明今后改正的决心。m5保持沉默，既不强调客观理由，也不表示接受，洗耳恭听，一言不发，或抓住适当的时机，有意岔开话题，分散矛头指向。m课上讨论m如果你是秘书小李，你会如何应对案例中小李遇到的问题？m结合学习生活中的实例，讨论一下方法对于做事的重要性。后续m小李经过慎重权衡，选择了最后一种方法。尽管这样要受很多委屈，可事件却因他处理得“巧妙”

5、和“恰当”而得以平息，并且收到了意想不到的效果：主任请小李不要把这件事放在心上，并且，在当天有另一位同志来报销时主动让主管财务的副主任签批；副主任在第二天一早找到小李谈心，检讨自己当时的粗暴态度，请小李原谅。m小李为什么不选择其他几种方法呢？m如果采取直言相告的处理方法，不仅达不到化解矛盾的效果，相反会把矛盾引向主任和副主任之间，进而转移矛盾焦点，造成领导间的隔阂，甚至可能促使矛盾升级；即使副主任能够忍气吞声，也将埋下积怨，矛盾迟早会爆发。m如果采取以各种理由来解释的方法，有时又很难自圆其说，一方面会降低自身威信，另一方面也会使副主任对自己失去信任，因此第二、第三种方法不可取。m如果采取卑躬屈

6、膝的处理方法，任凭领导批评、指责，避直就曲，一味屈从，不仅有失秘书的人格和尊严，也不符合秘书工作的基本原则，不利于分清正误，不利于养成良好的工作作风。长此下去，也不利于秘书作用的发挥和秘书的自我提高与发展。m如果采取沉默避锋的处理方法，保持冷静克制的态度，不分辨，不认错，或借助询问工作事宜之机，有意避开锋芒，转移话题，让矛盾一方的怒气自消自灭，才可以缓解副主任的激愤心情消除当时的尴尬局面，使两位主任下来冷静地反省自身在决策、言行中的欠妥之处，意识到在作出某项决策之前，应事先在主任层内协调一致，在处理上下工作关系时，应该懂得尊重下级、平等待人。秘书工作的方法为领导工作做铺垫的方法m准确把握领导的

7、工作目标m明确领导工作进程m明确领导在具体工作中要采取的措施和方法m加强与领导的沟通对领导工作拓展延伸的方法m准确把握领导每项工作预期的效果m把握领导工作后续事务的具体要求m注重工作的整体连续性和承继性为领导工作代劳的方法m忠实体现领导意图m严格按照领导的授权范围办事m要扮演双重角色m要加强双向交流m要维护整体功利观伴随领导公务活动的方法m以领导公务活动的目的为依归m按领导工作进展做出具体周密的安排m要尽可能为领导提供便利条件m随时随地保持与领导活动不跳和谐一致性m要注重拾遗补缺m要主动适应变化请认真阅读下面这则短文，思考对你有何启迪意义？m换个角度看问题m有这样几道算式：111 121 34

8、1 m 911 661 1771。m初看这些算式，连一年级的小学生也知道是不成立的。但如果我们换一个思维角度，给每个数字加上不同的含义和单位，它们就变成了这样：m111，即1市斤1市斤1公斤；m121，即1个月2个月1季度；m341，即3天4天1个星期；m911，即9厘米1厘米1分米；m661，即6个月6个月1年；m1771，即17小时7小时1天。 m这样一来，这几道算式就完全成立了。m这个例子启示我们，要用不断变化的思维多角度地去观察、分析和思考问题。只有这样，当我们陷入困境时才会生出新的希望；当事情遇到梗阻时才会实现新的突破；当面临难解之题时才会寻求到合理的答案。只有善于转变思维、改变角度

9、，才能取得“山重水复疑无路，柳暗花明又一村”的效果。认知秘书的艺术m同学们：前面我们学习了秘书工作方法，方法是完成任务的途径、手段和程序。但是方法正确了，完成任务的结果有时却不一定是最佳状态，因为运用方法还有一个分寸、尺度和技巧的问题，这其实就是所谓的工作艺术。秘书在辅助管理的过程中，在掌握和运用正确的工作方法的基础上，还要讲究工作艺术和管理技巧，实现秘书工作从事务型向智力型、智能型发展，实现从“动手”向“动手也动脑”、“以动脑带动动手”的转变，进行创造性地工作。秘书要在工作中不断地学习，领悟秘书工作的真谛，使业务工作的完成更加娴熟而富有成效。m本次学习任务，就是来认知一下秘书工作艺术。受意的

10、艺术m从把握领导工作的热点上领会领导意图m从把握领导思想的闪光点上领会领导意图m从不同角度捕捉和领会领导意图m从把握领导个性特点中领会领导意图m从把握领导意图的实质上领会领导意图请示的艺术m请示的对象要选准m请示的内容要单一m请示的形式要灵活m请示的时机要适当m请示的态度要谦恭报告的艺术m报告的内容要客观真实m报告的方式要灵活多样m报告要区分不同对象m报告的时机要恰到好处m报告的语言要简明扼要挡驾的艺术m挡驾是指由秘书出面阻挡或谢绝领导不必接待或不愿接见的来访者。秘书为领导合理挡驾的目的是为领导者创造一个良好的工作环境，使领导摆脱各种事务干扰，集中时间和精力思考和处理重大问题。秘书的挡驾工作是

11、代表一个组织进行的，因此应该注意组织的良好形象。m 来访挡驾m电话挡驾m事务活动挡驾请认真阅读下面的案例并思考后面的问题。m小丽是一家公司的首席秘书。一天，小丽所在的公司经理收到了一封非常无礼的信件，信是由一位与公司交往很深的代理商写的。经理怒气冲冲地将小丽叫到自己的办公室，叫她记录自己口述的绝交信，然后，经理让小丽立即将这封信寄出。快下班时，小丽将信件拿给已经消气的经理：“经理，现在可以将信寄走了吗？”这封充满了火药味儿的信当然没有寄出去，因为小丽的聪敏，使公司挽回了一个大客户。小丽说，经理也是普通人，也有生气不能自制的时候，当他冷静下来一定会重新反省，做出理智的决定。在不明白经理的真实想法之前，绝对不能越俎代庖。 m思考：m （1）秘书小丽的做法是否合适？从秘书工作艺术的角度予以分析。m（2）如果你是小丽，在这件件事上你会采取什么样的做法？m作为一个公司的领导人，经理有自己思考问题的角度和方式，他必须经常