会计凭证与账簿

1、第五章 会计凭证与账簿 目的、要求：目的、要求：通过本章教学，要了解会计凭证意义、种类和会计凭证的基本内容，熟练掌握会计凭证的填列方法。了解设置账簿的意义与原则，明确账簿的种类和格式；掌握总账、明细账、日记账各种账簿的登记依据、基本要求、方法及期末结账的方法；掌握平行登记方法，更正错账方法。重点：重点：记帐凭证的内容和填列方法，各种账簿的登记依据、基本要求、方法及期末结账的方法难点：难点：记帐凭证的内容和填列方法，结账方法和更正方法第一节第一节 会计凭证概述会计凭证概述 一、会计凭证的意义一、会计凭证的意义 （一）概念：（一）概念：会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、凭以记账的书面证明。审核

2、和填制会计凭证是会计核算的基础环节，也是会计监督的一种专门方法。 （二）二） 会计凭证的作用会计凭证的作用1、提供经济活动原始资料，传递经济信息 2、进行会计核算的依据 3、是实行会计监督的依据 4 、可用来明确经济责任，加强经济管理 二、会计凭证的种类二、会计凭证的种类会计凭证按照其填制程序和用途的不同分为： 原始凭证 记账凭证原始凭证：原始凭证：是在经济业务发生时直接取得或填制的，用以记录经济业务的主要内容和完成情况，明确经济责任，具有法律效力的书面证明，是进行会计核算的原始资料和重要依据。记账凭证：记账凭证：是会计人员依据审核后的原始凭证进行归类、整理，并确定会计分录而编制的凭证，是登记

3、账簿的依据第二节第二节 原始凭证原始凭证一、原始凭证的基本内容原始凭证的基本内容 1原始凭证的名称； 2填制凭证的日期和凭证号码；3填制凭证单位的名称及经办人员的签名或盖章；4经济业务的内容；5经济业务的数量、计量单位、单价和金额；6接受凭证的单位名称；7原始凭证的附件(如与业务有关的经济合同、费用预算等)。 二、原始凭证的种类二、原始凭证的种类 1、原始凭证按其取得来源不同，划分为：外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是在经济业务发生或完成时从外单位或个人直接取得的原始凭证。如增值税专用发票（一般格式如表8-1所示）、非增值税及小规模纳税人的发票（一般格式如表8-2所示）、铁路运输部门的

4、火车票、对外支付款项时取得的收据（一般格式如表8-3所示）等都是外来原始凭证。 表81表8-2表8-3自制原始凭证自制原始凭证是指本单位内部具体经办业务的部门和人员，在办理某项经济业务时自行填制的凭证。如收料单（一般格式如表8-4所示）、领料单（一般格式如表8-5所示）、产品入库单（一般格式如表8-6所示）和销货发票等。 表8-4表8-5表8-62、原材料按其用途不同可以分为通知凭证、执行凭证和计算凭证三种。通知凭证是指要求、指示或命令企业进行某项经济业务的原始凭证，如“罚款通知书”、“付款通知书”、“银行本票”等。执行凭证是证明某项经济业务已经完成的原始凭证，如“销货发票”、“材料验收单”、

5、“领料单”等。计算凭证是对己进行或完成的经济业务进行计算而编制的原始凭证。如“产品成本计算单”、“制造费用分配表”、“工资计算表”等。3、原始凭证按其格式不同可分为通用凭证和专用凭证两种。通用凭证是指在一定范围内具有统一格式和使用方法的凭证。这里的一定范围，可以是全国范围，也可以是某省、某市、某地区或某系统。如全国统一使用的“银行承兑汇票”，某一地区统一印制的“收款收据”等。专用凭证是指一些单位具有特定内容和专门用途的原始凭证。如“增值税专用发票”，“差旅费报销单”等。 4、原始凭证按其填制的手续不同，可以划分为：一次凭证和累计凭证。一次凭证一次凭证是指填制手续是一次完成的原始凭证。它反映一笔

6、经济业务或同时反映若干同类经济业务的内容。日常的原始凭证多属此类。如“现金收据”、“发货票”等。另外，外来原始凭证一般均属一次凭证。累计凭证累计凭证是指一定时期内记载同类重复发生的经济业务，填制手续是在一张凭证中多次进行才能完成的原始凭证。它一般为自制原始凭证。为简化手续，平时随时登记发生的经济业务，并计算累计数，期末计算总数后作为记账的依据。最有代表性的是“限额领料单”（一般格式如表8-7所示）。 表8-75、原始凭证按经济业务的类别分类（1）款项收付业务原始凭证，是记录现金和银行存款收付增减等业务的凭证，既有外来的，也有自制的，但多为一次性的凭证，如现金借据、现金收据、领款单等。（2）出入

7、库业务原始凭证，是记录材料、产成品出入库的凭证，可以为一次性凭证，也可以为累计凭证，如入库单、领料单等。（3）成本费用原始凭证，是记录产品生产费用的发生和分配的凭证，大都是内部自制凭证，如工资单、工资费用分配表等。（4）购销业务原始凭证，是记录材料物品采购或劳务供应、产成品（商品）或劳务销售的凭证，有外来凭证、有自制凭证，如提货单、发货票等。（5）固定资产业务原始凭证，是记录固定资产购置、调拨、盘盈、盘亏等业务的凭证，如固定资产调拨单等。（6）转账业务原始凭证，是在会计期间终了，为了结平收入和支出账户，计算并结转成本，利润等，而自制的原始凭证，一般没有固定格式，但需注明制证人和主管会计的签章。

8、表8-8三、原始凭证的填制三、原始凭证的填制（一）原始凭证的填制依据（一）原始凭证的填制依据 一部分是根据经济业务的执行和完成的实际情况直接填制如：根据实际领用的材料名称和数量填制领料单一部分是根据帐簿记录对某项经济业务加以归类、整理而重新编制的如：月末计算产品成本时，根据“制造费用”帐户本月借方发生额，填制“制造费用分配表”（二）原始凭证的填制要求（二）原始凭证的填制要求.原始凭证的各项内容，必须根据实际情况详尽地填写齐全，不得遗漏，以确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠，符合实际。.从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章。.凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符。.一

9、式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。.发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款的，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。.职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后，收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。7.经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。8.原始凭证要用蓝色或黑色笔填写，文字、数字书写要规范。第三节记账凭证第三节记账凭证一、一、记账凭证的基本内容记账凭证的基本内容1记账凭证的名称；2记账凭证的填制日期

10、和编号；3经济业务的摘要；4应借、应贷会计科目（包括明细科目）的名称及其金额；5记账符号（过账符号）；6所附原始凭证的张数；7. 会计主管、复核、记账、编制人员的签章。 二、记账凭证的类别二、记账凭证的类别（一）记账凭证按用途及使用范围不同：（一）记账凭证按用途及使用范围不同：收款凭证(见表8-10) 专用记账凭证付款凭证(见表8-11) 转账凭证(见表8-12) 通用记账凭证（二）记账凭证按其编制方法不同：（二）记账凭证按其编制方法不同： 借项记账凭证(见表8-13) 单式记账凭证 贷项记账凭证(见表8-14) 复式记账凭证 汇总记账凭证表8-10表8-11表8-12表8-13表8-14三、

11、记账凭证的填制依据三、记账凭证的填制依据 (一一)记账凭证的填制依据记账凭证的填制依据n可以根据每一张原始凭证单独地填列。n可以根据反映同类经济业务的若干张原始凭证汇总填列。n可以直接根据汇总原始凭证填制。n可以根据有关账薄记录填制(如用于调整、结账和更正错误的记账凭证)。(二二)记账凭证填制的基本要求记账凭证填制的基本要求1、审核无误2、内容完整3、分类正确4、连续编号（三）记账凭证填制的具体要求（三）记账凭证填制的具体要求1、除结账和更正错误，附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。2、两企业共用一张原始凭证时要有分割单。 按现金收付、银行存款收付、转账三类分3、编号 按现收、现付、银收、银

12、付、转账五类分4、机制凭证应符合记账凭证的一般要求，并签字盖章，明确责任。5、摘要内容应与原始凭证保持一致，借贷方向金额必须相等。6、只涉及现金存款之间的收付业务只编付款凭证，不编制收款凭证，以免重复。四、记账凭证的填制记账凭证的填制1审核原始凭证所记载的经济业务，是否符合国家的有关政策和规定；内容是否完整，数字是否准确，如需要编制原始凭证汇总表的，还要将业务相同的原始凭证加以归类并据以编制原始凭证汇总表。根据原始凭证或原始凭证汇总表，编制会计分录，确定应借应贷的会计科目及金额。按记账凭证的内容、格式及填制方法，填制记账凭证。填制的记账凭证送审核人员审核后，转交记账人员记账。填制人员、记账人员

13、及会计主管人员应予以签章，收款凭证、付款凭证还应由出纳人员签章，以明确经济责任。 (1)收款凭证是根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制的。左上方“借方科目”栏，应填列“现金”、“银行存款”科目，“贷方科目”栏，应填列与上述“现金”、“银行存款”科目相对应的一级科目及其明细科目。各一级科目的应贷金额，应填入本科目同一行的“一级科目金额”栏中。所属明细科目应贷金额应填入各明细科目同一行的“明细科目金额”栏中，各一级科目应贷金额应等于所属各明细科目应贷金额之和。“借方科目”应借金额应为“合计”行的合计金额。“账页”栏注明记入总账或日记账、明细账的页次，也可用“”符号注明，表明已登记入账。（一

14、般格式如图表8-15所示） 表8-15（2）付款凭证是根据有关现金、银行存款付款业务的原始凭证填制的。付款凭证的填制方法与收款凭证基本相同。左上方“贷方科目”应填列“现金”，“银行存款”科目，在借方科目栏中填列与上述“现金”、“银行存款”相对应的科目。其一般格式如图表8-16所示。 表8-16（3）转账凭证是根据转账业务的原始凭证填制的。转账凭证的“会计科目”栏应分别填列应借、应贷的一级科目和所属的明细科目，借方科目应记金额，在借方科目同一行的“借方金额”栏填列。贷方科目应记金额，在贷方科目同一行的“贷方金额”栏填列。“借方金额”栏合计数与“贷方金额”栏合计数相等。其一般格式如表817所示。

15、表8-17第四节第四节 会计凭证的传递和保管会计凭证的传递和保管 一、会计凭证的传递会计凭证的传递 会计凭证的传递程序包括从取得或填制原始凭证开始到最终将原始凭证和记帐凭证归档为止，在企业内部各有关部门和人员之间传递、停留的全过程。原始凭证的传递一般会涉及到企业的业务部门、管理部门和会计部门，传递程序较为简单。无论是原始凭证还是记账凭证的传递程序，都应本着贯彻内部控制制度，加强岗位责任制、明确分工、互相协作和提高工作效率的原则，充分考虑企业机构的设置、人员的分工、业务的特点等因素，做到需经过的部门和人员不能绕过，不需经过的坚决不过，各个岗位环节都要相互牵制、各负其责，充分发挥会计信息的作用，满

16、足经济管理的需要。 二、会计凭证的保管二、会计凭证的保管 1各种记账凭证，连同所附原始凭证和原始凭证汇总表，要分类按顺序编号，定期（每天、第五天、每旬或每月）装订成册，并加具封面、封底，注明单位名称、凭证种类、所属年月和起止日期、起讫号码、凭证张数等。为防止任意折装，应在装订处贴上封签，并由经办人员在封签处加盖齐缝章。2对一些性质相同、数量很多或各种随时需要查阅的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上写明记账凭证的日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”。3各种经济合同和重要的涉外文件等凭证，应另编目录，单独登记保管，并在有关原始凭证和记账凭证上注明。 4.其他单位因有特殊原因需要使用

17、原始凭证时，经本单位领导批准，可以复制，但应在专门的登记簿上进行登记，并由提供人员和收取人员共同签章。5.会计凭证装订成册后，应有专人负责分类保管，年终应登记归档。会计凭证的保管期限和销毁手续，应严格遵守会计制度的有关规定。6.会计凭证在归档后，应按年分月顺序排列，以便查阅。对已归档凭证的查阅、调用和复制，都应得到批准，并办理一定的手续。会计凭证在保管中应防止霉烂破损和鼠咬虫蛀，以确保其安全和完整。 第五节第五节 会计账簿概述会计账簿概述一、会计账簿的意义一、会计账簿的意义(一一)概念：概念：会计账簿会计账簿是以会计凭证为依据，由专门格式而又相互联系的账页组成，用以连续、系统、全面地记录和反映

18、各项经济业务的簿记。(二二)作用：作用：1、为企业提供全面系统的会计信息。2、为成本、费用、利润的计算提供详细的资料3、为编制财务报告提供完整数据4、为分析、检查提供凭据，不断提高企业效益二、设置原则二、设置原则1、依法设置2、满足信息要求3、体系科学4、设置数量依实际确定三、会计账簿的种类三、会计账簿的种类图9-1四、会计账簿的基本内容四、会计账簿的基本内容（一）封面（一）封面（二）扉页（二）扉页（三）账页（三）账页1.账户名称，包括一级、二级或三级科目；2.日期栏；3.凭证种类和号数栏；4.摘要栏；5.金额栏，包括借、贷方发生额及相应的余额栏；6.总页数和分户页次。 第六节日记账第六节日记

19、账一、日记账分类一、日记账分类普通日记账在我国会计实务中很少采用该法。分栏日记账（同上）现金日记账特种日记账银行存款日记账二、日记账的登记二、日记账的登记实际工作中被广泛采用的日记账，主要有现金日记账和银行存款日记账簿。应用现金日记账和银行存款日记账，能够逐日反映库存现金和银行存款收入的来源、支出的方向或用途以及每日结存余额，有利于对货币资金的管理，使用以及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督。因此，每一个会计核算单位都必须设置现金日记账和银行存款日记账。 1.三栏式现金日记账三栏式现金日记账三栏式现金日记账三栏式现金日记账是按照现金、支出和结余在日记账中分别设置借方栏、贷方栏和余额栏。其

20、格式和登记方法如表9-1所示。优点：优点：仅在于解决了分工记账的问题，而且把大量重复发生的同类经济业务（如上例的现金收、付业务）都集中在一本账中予以序时地反映。缺点：缺点：是不能把对应账户分类汇总地加以反映。 表912.多栏式现金日记账多栏式现金日记账为了克服三栏式日记账的缺点。会计工作又进一步发展出多栏日记账。多栏式现金日多栏式现金日记账记账是按照与现金收入相对应的贷方账户和与现金支出相对应的借方账户分别设置专栏，用以序时地、分类地反映与现金收支有关的经济业务。其格式，如表9-2所示。 表9-23.三三栏式银行存款日记账栏式银行存款日记账 格式：收、付、余格式：收、付、余三栏式。三栏式。登记

21、方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。表9-34.多栏式银行存款日记账多栏式银行存款日记账比照多栏式现金日记账的编制方法掌握。多栏式现金日记账的编制方法掌握。第七节第七节 分类账分类账一、分类账内容一、分类账内容 总分类账 三栏式数量金额式明细分类账多栏式横线登记式二、分类账的登记二、分类账的登记( (一）总分类账的登记一）总分类账的登记总分类账总分类账是按照总分类账户来分类登记各项经济业务的账簿，应用总分类账能够全面地、总括地反映经济活动和财务收支情况，并可为编制会计报表提供所需的资料，因此任何单位都要设置总分类账。总分类账中，应按照会计科目的编码顺序分设账户，为每个总分类账预留若干账

22、页。总分类账账页的一般格式是：把金额分为借方发生额，贷方发生额和余额三栏，简称三栏式总账，有的设“对方科目”栏。目的是便于了解经济业务内容，也便于查对账目。总分类账的一般格式如表9-4所示。在这里，我们以生产成本账户为例，说明其登记方法。 表9-4（二）明细分类账的登记（二）明细分类账的登记 明细分类账明细分类账是按照二级科目或明细科目开设账户，用来分类，连续地记录和反映有关资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的明细情况的账簿，应用明细分类账对于加强监督财产的收发和保管，资金的使用和管理，往来款项的结算，收入的取得以及费用的开支等，都起着重要的作用。 因此，每个企业单位在按照一级科目设置总

23、分类账的基础上，必须按照明细科目设置固定资产、材料、商品、债权债务、业务收入、费用开支以及其他各种必要的明细分类账。1. 1. 三栏式明细分类账。三栏式明细分类账。 这种格式适用于“应收账款”、“应付账款”等结算类科目的明细分类核算，其格式和登记方法如表9-5所示。 表9-52. 数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账。这种格式用于“原材料”、“产成品”等，盘存类科目的明细分类核算，由于这些科目的明细分类核算既要核算金额，又要核算数量，所以在这种格式明细分类账的“借方”、“贷方”、“结存”三栏中，除须登记金额外，还须登记数量。此外，在这种格式账页的上端，还应根据实际需要，设置和登记一些必要

24、的项目，如产品、材料物资的类别、名称和规格、计量单位、计划单价、最高和最低储备量等。根据这种格式的明细账的记录，应能取得关于各种产品，材料物资的管理，使用进行日常监督。数量金额或明细分类账的格式以及登记方法，如表9-6所示。 表9-63. 多栏式明细分类账，多栏式明细分类账，这种格式适用于“材料采购”、“生产成本”、“制造费用”等账户的明细分类核算。采用多栏式明细分类账，对于属于同一一级科目或二级科目的明细账户可以合并在一张账页上进行登记，即在这种格式的“借方发生额”“贷方发生额”下分别设置若干金额栏，分栏登记各个明细科目的数额，在实际工作中“材料采购”、“生产成本”、“制造费用“等科目的明细

25、分类账可以只按借方发生额设置账户，贷方发生额由于每月只发生一笔或几笔，可以在有关栏内用红字登记，表示属从借方发生额中冲减。多栏式明细账的格式和登记方法，如表9-7所示。 表9-7三、总账与所属明细账的平行登记三、总账与所属明细账的平行登记（一）平行登记的概念（一）平行登记的概念指对发生的每一笔经济业务既要登记总账，又要登记总账所属的明细账。（二）平行登记的要点（二）平行登记的要点1、依据相同2、方向一致3、金额相等 4、期间相同（三）平行登记的结果（三）平行登记的结果1、总分类账户期初余额等于所属明细分类账户的期初余额之和。2、总分类账户本期借方发生额等于所属明细分类账户的借方发生额之和。3、总分类账户本期贷方发生额等于所属明细分类账户的贷方发生额之和。4、总分类账户的期末余额等于所属明细分类账户的期末余额之和。第八节第八节 记账要求和错账更正记账要求和错账更正一、记账要求一、记账要求（一）账簿启用要求（一）账簿启用要求封皮上写明单位名称、账簿名称扉页上按“启用表”列示内容，完整填列（二）登记账簿的要求（二）登记账簿的要求准确完整注明记账符号书写留空（1/2）正常记账使用