客服内跟单工作流程

1、客服内跟单工作流程一、接单：1、老客户接单流程：接到客户 或邮件过来的采购订单，首先给 外跟单 核对单价及出货时间； 确定后将订单信息发送给相关人员唐副总，外跟单T客服主管T仓库主管及王 东（单价不能发，再将订单内容保存在 ?出货方案表 ?里，最后将采购订单盖章回 传给客户。2、新客户接单流程：接到客户 或邮件过来的采购订单， 首先给外跟单核对订单品名， 规格， 单价，出货时间等，订单确定后将订单信息发送给相关人员， 并将新客户资料： 名称，地址，联系人及 、 、是否含税、付款方式、业务负责人等相关信息 等发送给相关人员外跟单一客服主管一唐副总一刘总及相关业务人员。然后将客户资料存入客户资料表

2、，并录入系统用友 ，并告知会计，最后将客户采 购订单盖章回传给客户。3、打印送货单及相关所需资料检验报告等 。1. 依据 ?出货方案表 ?里出货安排，打印送货单留意一下特别客户的送货单 要求、即送货单上是否要注明采购订单号、物料编号，是否需显示单价与金额， 是否需贴标签。是否提供检验报告、SGS与MSDS报告等相关资料，在客服部？ 客户资料表 ?与?打印送货单考前须知 ?文件里查找。检验报告上的检验日期要比 送货日期提前 35 天，假设检验报告上假设有生产日期的， 那么生产日期要比检 验日期提前 35 天；检验日期不要为星期天的日期； 需打印标签的， 注意标签上 生产日期的更改更新 。假设没有

3、资料请杨工帮助提供 。4、打印出仓单 （打出仓单时有型号之分的要注意型号是否正确， 及出 桶单.二：用友系统的入单 1：接到客户订单，经外跟单审核无误后，录入用友系统：销售订单 2：每日客户出货输入用友：出库单。出货单从用友里面打3：客户资料的系统录入及更新：根底设置 -往来单位 -客户分类及客户档案，根 据客户付款方式及地址分别录入三、对账单1：每月 25 号与月底月初作月结客户的对账单。 作完对账单提供应客服助理， 客 服主管、会计审核，然后待会计审核完盖 ?业务专用章 ?鼎富和立春需要盖 ?公 司公章? 或邮件给客户方对账人，并跟催客户回传。对账单为 25 号的其对 账期限为上个月 26

4、号本月 25日，对账单于 26 号完成，月底或月初对账的， 对账期限为自然月即本月 1号 30号或 31号，对账单于月初 8号完成。如 遇特殊情况，需向相关人员说明情况。2：依客户要求，对账单会有异常现象， 如本月份已出货客户要求对账入下月 本月出现对账单异常的客户，需做一份明细报表给客服主管，会计以及出纳。四、做月结报表1、拼音明细表汇总各客户当月的销售明细与金额 ，电子档至客服助理，客服 主管审核，无误后电子档给唐副总。2、产品销售数量统计表分区域、分公司统计所有客户产品的总销售数量 。打 印出来交至外跟单，客服主管审核，无误后上交给唐副总。3. 、送货单金额明细表复制“拼音明细表各客户的

5、当月总额，然后再标示清 楚各客户的付款方式，最后统计好当月收现金总额、转帐、支票总额、押桶金、 运费总额，打印出来交至外跟单，客服主管审核，假设不知付款方式那么不用 填写，交至出纳，出纳审核无误后交至会计4、业务部销售金额明细表即对业务部业务员所跟进客户当月对帐金额为准， 提供如“产品名称、数量、总额的报表，给外跟单，客服主管审核，无误后交 至刘总。5、各客户欠桶数量累计表 依据各桶单记录表做， 做好后打印出来交至外跟单， 客服主管审核，无误后交至会计五、做日报表1.审核仓库每天上交的单据出仓单，出入桶单，销售退货入桶单， 需过磅产品的磅单，审核时注意：单据是否齐全、完整需相关经 手人员签字的

6、，相关经手人员制单人、仓管员、司机均需签字方 可；出货是立方桶的，仓库人员需在出仓单上注明实出数量方可。2、送货单回单回签之后，依据送货单与出仓单送货单与出仓单上数量与实物 名称保持一致整理好； 送货单、磅单、客户给的入库单或采购收料单都需给 一份给会计， 假设是物流或快递发货的， 当时没有客户回签的送货单， 做报表时 先复印或打印一份没有客户方签字的送货单给会计， 待回单回签之后， 再将有客 户方签字的送货单给一份给会计 ，日报表从用友系统导出，签字后交至外跟单 . 注：日报表每天上午 10 点前交至会计，特殊情况的需要群里说明迟交单原因。3、做日报表的考前须知：因有的客户要求过磅，故我们送

7、过去的货，会出现送货单的实收数量与出仓 单的数量不一致的情况，此时假设送货单上的实收数量少于出仓单上的数量时， 作报表将差量作扣重处理即做一笔只有数量、单价与金额都为零的明细假设出现有过磅后送货单上数量多于出仓单的上的数量，就按送货单上数量 做报表；玖龙重庆 、玖龙太仓需物流的客户，由于在做报表时，回单没 有那么快回签，所以做报表时就先按我们内部出货的数量作报表帐 ，待回单 回签回来之后，再修改。具体修改如下： 假设客户方实收数量多于我们内部实出数量，那么将超量差量单独做一笔， 数量为正的帐，录入用友系统废品仓 假设客户方实收数量少于我们内部实出数量， 那么做一笔仓库实出数量和一笔扣 重的账，扣重即单价为 0六：桶单结合桶单出入单和桶单记录表进展核对， 做回桶率日报表， 回桶率 =本期回桶 /上期出桶+本期出桶，假设回桶率50%那么为正常，假设503那么说明 原因，做好电子档发至客服主管和唐副总，假设无桶回收记录，那么 QQ 发至客 服主管和唐副总说明一今日无回桶记录。七、自提货流程客户来司将提货信息通知给外跟单确认单价遇异常可于当事业务确认价 格跟单将客户提货信息通知到相关人员 外跟单客服主管仓库主 管唐副总出纳或会计最主要通知出货开收据收钱或会计开具发票 手写或打印送货单急，手写；不急，可打印 ，注：自提货时间控制在 3 分钟自提