高校二级学院档案管理模式探析

1、高校二级学院档案管理模式探析    【内容提要】 现在，我国高校普遍实行校院二级管理的模式，档案的管理也应与之相匹配。文章在探讨高校二级学院档案管理的任务和内容基础上，分析了现在高校二级学院档案管理存在的文件材料散乱、管理手段落后、机构设置不健全等问题，通过对高校二级学院档案           【内容提要】现在，我国高校普遍实行校院二级管理的模式，档案的管理也应与之相匹配。文章在探讨高校二级学院档案管理的任务和内容基础上，分析了现在高校二级学院档案管理存在的文件材料散乱、管

2、理手段落后、机构设置不健全等问题，通过对高校二级学院档案管理实行分级管理模式的基本原则、基础保障等方面的探析，最后提出了二级学院档案实行分级管理的有效手段具体建议。  【英文摘要】Nowadays, many universities implement two-level management system between college and university, archives management should match

3、 with it. Based on the task and content of archives two level management in university, this paper analyzes the present problems, such as file disorder, backward man

4、agement means and distempered organization setting etc, discusses the basic principles and foundation guarantee of archives hierarchical management, and proposes efficient measures. 【关 

5、键 词】高等院校/二级学院/档案管理/管理模式/分级管理    the institutions of higher learning/sub-college/archives management/management mode/hierarchical management        近年来，我国高等院校本着增强办学活力、提高办学效益的目的，实行了学校宏观调控、二级学院自主办学的校院二级管

6、理模式。二级学院的档案工作是二级学院管理建设的有机组成部分，鉴于高校体制的变革，使高校档案工作内外环境均发生了变化，高校需要重新审视其角色的转换以应对二级管理模式下二级学院建立相应的档案管理模式。现在有许多学者对高校本科教学评估与高校档案管理工作方面进行了一些研究，但没有学者对高校二级学院档案管理模式下的高校档案工作进行探索。本文依据高校二级学院档案管理的任务内容以及存在的问题，着重就高校档案遵循“统一领导，分级管理”原则，对二级学院档案管理模式进行探讨。    1高校二级学院档案管理的任务和内容    二级学院的

7、档案管理工作可以参照高校档案工作规范，依据二级学院的职能及其特点，做好档案的收集与鉴定、整理与保管、检索与利用等工作。    1.1收集与鉴定    结合教育部对普通高校本科教学工作水平评估的指标体系要求，二级学院档案文件材料的收集主要有：学院党总支、政治辅导员以及班主任依据学校各项规章制定的制度等行政材料；培养计划，教学大纲等教学材料；师资队伍建设、专利申请、科技开发等教师材料；学生报到注册和统计、学业成绩等学生材料。    以上材料都是二级学院在教学管理、教学过程及学生管

8、理中产生的各方面材料，在收集归档文件材料时，不但要收集齐全“账面”上的文件材料，还要注意收集“账外”文件材料及专门文件，更要重视收集那些真正反映学生基础知识掌握能力、学习能力、动手能力、创新能力以及终身学习理念的认识和能力等方面的“证据”。如教师为考核学生能力而设计的相关作业、考试和论文写作；学生参加校外的有关（行业）考核与竞赛中成绩及评价，以及学院各种为学生服务的活动、学院文化建设等相关材料。    在收集学院产生的各类材料的同时，要鉴定其真实性和价值的高低，制定二级学院档案文件材料的归档范围，即经过档案材料的价值鉴定过程。凡是反映二级学院工作活动的具

9、有查考利用价值的档案文件材料，都应齐全完整地鉴定收集。    1.2整理与保管    档案的整理与保管是档案管理工作的基础环节。整理是建立档案实体的基础程序，使所保存的档案有序化、条理化；保管的意义和价值是维护档案实体良好的条理化和有序化状态，延长其寿命，并更好地为档案利用者提供便利服务。    整理有序化的前提是制定科学的分类方案。确定二级学院档案分类原则，必然要看这一种分类原则是否有利于维护文件之间的自然联系和二级学院的历史面貌。更重要的是，还要看其是否便于档案检索和利用

10、。从高校档案的完整性要求出发，依据归档文件整理规则和全宗分类原则，二级学院档案的分类方式，在尊重按年度分类原则下，采用事由概念相对独立划分档案类别的问题分类法。他更能实现机构内涵与职能表达的统一性、兼容性，“年度问题分类”法实际上是按二级学院管理职能和逻辑关系进行分类。从高校传统的按组织机构（结合问题）分类原则中进行优化组合，使二级学院档案的分类更通俗易懂，通用性强，能够很好地维护文件间自然联系和单位历史面貌，与现有机构名称基本相同，因而不存在从校级档案的组织机构分类过渡中形成障碍，同时还适合于档案信息计算机模糊查询，尤其便于手工检索和利用。    二级

11、学院档案实体分类方案采用“年度问题分类”法，其类目设置为：（一）党群类(DQ)：包括党总支组织建设、团委（学生社团）等工作材料；（二）行政类(XZ)：包括行政综合、图书档案等材料；（三）教学类(JX)：包括教学管理规划、毕业论文与设计等材料；（四）学籍管理类(XJ)：包括学生学籍更改、各种考核成绩等材料；（五）科研类(KY)：包括科研管理、规划等材料；（六）教师业务类(JS)：包括教师履历、教学科研成果、考核等教师个人材料。    以上类目设置，是依据被分类对象的现实状况和管理效率需求来选择和确定的分类级次。按照问题分类后，还应结合保管价值划分保管期限。

12、对反映二级学院主要职能活动和基础面貌，对学校发展研究有长远利用价值的属永久保管档案，二级学院在整理时要实行“双套制”，原件移交学校档案馆（室）保管，复制件由学院保管，其他档案材料一律存放在二级学院，便于实际工作的查考利用。    1.3检索与利用    简化档案实体整理，深化信息检索，是现在二级学院分级管理档案的一个实事求是、切实可行的做法。为了满足各学院间的交流和各种用户的不同需求，编制好案卷目录、全引目录、专题目录等各种检索工具，假如同一事由的归档文件实体被分散在不同的类目中，只有在编制目录时将各著录项内容著录

13、详尽，通过计算机系统自动形成各类索引，把同一事由的归档文件联系起来，通过索引检索出同一问题所在档号，工作人员只要对照档号，按图索骥，即能查询到一套完整的档案信息提供给档案利用者。这同样符合保持归档文件有机联系的原则。    档案利用是档案工作的最终目的，是对档案价值和档案工作价值的检验。提供档案利用方式有：阅览、借阅、复制、开具证明服务等，但要做到真正“便于”和“满足”各方面对档案的利用就不容易了。因此，二级学院的档案管理除了满足日常的利用工作外，还要在开发档案信息提高服务质量上做文章，编写一些反映学院工作特色的专题档案信息材料，如教授成果、学生培养成果

14、、科研成果、特色教学成果等专题档案信息资料，主动为学校各项工作和社会需求提供利用服务。    2高校二级学院档案管理存在的问题    二级学院的档案工作存在着诸多问题，主要表现在：(1)文件材料散乱。二级学院产生的文件材料有的已列入高校档案馆（室）的收集归档范围，有的则没有，因此，许多处于零乱随意堆放，没有集中统一管理，档案管理职责不明。(2)管理手段落后。高校档案管理还是遵循老一套的管理手段，对二级学院建立后的档案工作监督指导不到位，缺少新的相应的对策措施，统一领导、分级管理的力度不足；二级学院由于忙于教学事务，

15、兼职档案员工作繁忙，加之缺少相应的档案专业知识，即使有做好档案工作的愿望，也往往是心有余而力不足；有些人为了查阅方便，把自己经手的文件材料据为己有，不愿归档。为此，二级学院的档案工作与二级学院发展不相适应，在某种程度上说二级学院的档案工作拖了学院发展的后腿。(3)机构设置不够健全，管理体制不尽合理。建立与学校及学院整体发展相适应的档案工作机构是做好高校二级学院档案工作的重要保证。现在，有些二级学院虽然建立了档案室或资料室，配有专职或兼职档案员，但档案管理职责不明确。不少符合设立档案馆条件的高校二级学院迟迟无法实现档案机构由档案室向档案馆的升格。此外，有的档案机构设置较晚，甚至个别高校至今仍未设

16、立档案机构，使得学校档案的集中统一管理工作起步较晚或迟迟无法步入正轨。正是由于管理体制的不合理和机构设置不健全，导致了实际工作中出现集中管理档案难、归档难、开发利用难等被动局面，也影响了上级档案政策、法规在学校工作中的贯彻落实。    3二级学院档案实行分级管理的原则和保障    3.1合理分权、充分授权是分级管理的基本原则    高校档案管理一直都是集中统一管理，这种形式与其他单位部门的档案管理形式相一致。但值得注意的是，高校与其他社会组织的不同之处在于他是由学科和事业单位

17、组成的矩阵结构，兼学术性与行政性于一体，更倾向于知识管理和学术管理。现在高校的办校规模不断扩大，以传统校级单位为主体的高校结构逐渐向二级管理转移，原高校所承担的教学和行政职能也相应的向二级学院转移，高校内教师学生对校级的依赖程度弱化，对所在二级学院的依赖程度强化。二级学院的建设如基层党组织建设、基础设施建设、文化建设、教学改革与发展建设、学生建设等蓬勃发展，因此形成了大量文字、图表、声像等档案资料，涵盖了高校发展的方方面面。可以说高校主要的档案材料来自于下属部门和二级学院，这就要求高校档案管理过程中必须重视和体现专业知识、学科体系的科学性和权威性，强调分权给二级学院，让拥有本专业和学科知识的教

18、师专家自主地作出涉及自己专业和学科范围的文件档案的分级管理决策。将档案管理工作的具体职能充分授权给二级学院，使二级学院真正成为集教学、科研、财务、人事、档案等适度权力于一体的办学实体，体现出二级学院档案分级管理的灵活管理、职责明确、利用方便特点。    3.2更新理念、创新机制是分级管理的基础保障    二级学院档案实行分级管理，首先需要思想观念的转变，以“一切从有利于提高办学效益，有利于提高教学质量，有利于提高管理效能出发”为目的，清晰划分学校、学院两个层次之间的责权范围，使学校与二级学院各尽其责。学校档案馆（室

19、）的工作是主要负责收集保管各职能部门和二级学院产生的永久保存价值的档案，工作重点放在档案信息的开发利用和提高业务建设的现代化管理水平；同时承担对二级学院档案管理的监督和指导，指导的过程既是帮助学院开展档案规范化管理，维持良性运转的过程，也是把学校的办学思路、管理理念融入学院的档案管理中。从档案管理员到中层领导都要转变以往“档案与我无关”的观念，充分认识档案的价值以及自身工作对学校档案的积累和开发利用的责任，通过思想境界的提升和价值观的调整，真正提高全体教职工的档案意识。其次，高校要建立二级学院档案分级管理的创新机制，将二级学院的档案工作纳入到高校发展的全局工作中，纳入到高校教学质量管理和水平评

20、估的大事中，建立和健全全校档案管理机制，完善档案队伍建设，从组织上、制度上保证二级学院档案队伍的稳定和素质的提高。    3.3目标管理是分级管理的有效手段    二级学院实行档案分级管理的有效手段是实行目标管理。目标管理能为传统的档案管理注入生机和活力，把量化观念、管理观念、责任观念、效益观念在二级管理实际工作中有机结合起来，充分发挥人的积极性。他要求一切与档案质量有关的人员都必须参与档案管理活动，形成一个既有明确的任务、责任范围，又能相互配合，相互促进的有机整体。    档案目标管理工作的要点是：首先从档案形成部门的源头抓起，对二级学院档案工作的现状进行分析，提出问题，并对问题进行调查研究，有针对性地制定档案管理工作计划，拟定二级学院档案管理的对策及措施；其次按计划下达任务，以学校的名义向二级学院提出具体的要求，以求达到预期的目标，做到责任到人，各尽其职，各负其责；第三，学校要对学院目标管理执行情况进行监督和检查，加强对考核结果的定性分析，并及时反馈到二级管理过程之中，不断完善量化考核的办法，使之成为有效的激励机制。通过二级学院档案的目标管理，真正促使高校整体档案工作的制度化、规范化和科学化管理水平全面上一台阶。