金算盘软件操作手册 分公司金算盘操作手册

1、如果觉得本文尚可，麻烦点下评哦财务中心金算盘操作手册目 录一、 建账及账套初始化设置.2二、 财务模块操作流程.7三、 采购管理模块操作流程.3四、 销售管理模块操作流程.7五、 库存管理模块操作流程.9六、 存货管理模块操作流程.13七、 月未结账流程.14八、 年度账套结转流程.14九、 金算盘软件安装流程.40十、 账套数据的导入、导出流程及备份与恢复. 45十一、 金算盘系统报表生成与导出的注意事项.54第一部分 建账及账套初始化设置1、建立账套运行并进入金算盘账套管理界面，选择或新建“核算单位”，然后右键点击选择“新建账套”；（新安装的软件和数据库一般需要进行数据库的初始化，在账套管

2、理里面进行操作，在“账套管理”的上端“数据库”在弹出的对话框里面选择“初始化”。已安装好的就可以不进行此操作。）在弹出的“新建账套”窗口中，逐步设置账套基本选项，完成新建账套。 账套名称：命名并输入账套名称会计制度：选择采用企业会计制度的单位行业：选择“企业会计制度”科目预置：默认选择生成“预设科目”本位币：设置使用的本位币名称会计年度：设置“期间数”、“起始日期”、“结束日期”及“账套启用日期”模块启用：除了下面四个模块“委托加工”，“计划管理”，“生产管理”，“质量管理”不选择外，其他模块都需要启用，“工资管理”，“固定资产”一般在分公司没有用到，亦可以不启用这两个模块，以简化操作界面。在

3、账套管理界面中，右键单击刚建立的账套，选择“账套属性”，进入账套属性的设置界面。（此界面在进入金算盘ERP系统后，通过打开“文件”菜单中的“账套属性”也可进行设置）在账套属性窗口中，查询或设置账套相关属性，完成新建账套。用户档案：显示或设置企业基本信息；开户行：个业的银行开户情况（可选项）；收发地址：可不设；会计期间：查询或新增会计年度，每年未如不结转新账套，必须在此新增下一年度的会计期间，即可以直接新增会计年度2009；特殊科目：设置会计处理的几个特殊科目（暂估入库科目“2121应付账款”、“1911-01待处理流动资产损溢”、“2141代销商品款”，“1501固定资产”、“1502累计折旧

4、”、“1505固定资产减值准备” ） 。编码如果为三位数可能是因为选择了“商品流通企业”，需要选择的“企业会计制度”即四位数编码。核算选项：在“填制单据选项”中取消“单据号不能修改”、“禁止成批复核凭证”、“银行分录必录付款方式”及“银行分录必票据号”；“收入凭证依据”设为“销售单据”，其它选项可根据实际情况设置。结账：可查询各模块的结账情况。2、启用账套，进行账套基础设置 打开服务器上的加密狗服务，运行金算盘ERP程序（可在服务器上直接打开或通过客户端远程访问）。选择要打开的账套，录入注册日期，选择操作员，输入口令（系统管理员的口令默认为空，点击“修改”可更改口令），进入金算盘ERP界面。1

5、) 用户权限设置，增加操作员： 进入金算盘系统操作界面，选择“工具”菜单中的“用户权限”，弹出权限设置窗口。 右键单击选择“新增”，新增操作员，并分配及设置其操作权限。操作权限：根据需要分配各模块的操作权限给各操作员，可事先设置不同的权限组，把各操作员分配到相应的操作组即可；根据日常经营的实际情况，可把平时不涉及的模块单据及操作权限取消（即屏蔽掉），简化系统的操作界面。制单权限、查询权限、账表权限、审批金额：这几个可根据实际情况设置，一般避免设置错误，按系统默认即可。2) 账套属性设置：通过“文件”菜单，选择“账套属性”，即可打开账套属性设置界面。具体设置流程可参考账套管理中的账套属性设置，此

6、略。3) 单据格式设置：选择“工具”菜单中的“单据格式”，打开单据模板列表。可对现有单据模板进行查询及修改，并可新增单据模板。（注：在日常操作中，通过各个模块的日常单据输入时，也可对相应的单据模板进行修改及新增操作。）4) 设置审批流程：（选择“工具”菜单=> “审批流程”，在操作界面的左下方有个“编辑”按钮，点击此按钮，然后在弹出的对话框中选择“新增” ）根据日常管理需要，可将日常业务单据设置相应的审批流程，实现公司对重要的单据处理或操作环节进行专人审核及监督。同时为了方便简化分公司人员的日常工作，尽量避免设置复杂或不必要的审批流程。目前为简化工作，分公司都没有设置审批流程，因此在这里

7、只需要对这一流程做一个了解就行，实务中暂时不需要进行此步操作。5) “财务”及“进销存”模块基础设置：此为系统初始化中最重要的环节，如各模块的基础设置不合理，必定会影响日后的数据处理。完成各模块的基础设置，可通过以下两种方式来完成。 通过系统的数据导入导出功能，导入另一账套相同的基础设置：此操作的前提是两账套的基本账套属性设置一致，比如行业设置及采用的会计制度方式都一致。但导入的项目或数据，如目标账套已存在，则无法进行替换或覆盖，必须通过手工进行调整处理。（具体的操作步骤，可参考“年度账套结转流程”。）注：关于导入一些基础设置的问题，在操作是要进入账套进行操作，即先进入你需要的基础数据所在的账

8、套，在顶端的第一个按钮“文件”里面的“数据导出”如图所示：里面有很多数据可以导出，但是关于数据方面的即关于期初余额的一个都不要导，可以根据自己的需要来选择需要导出的数据，分公司不同导出的数据也会存在较大的差异，一般就是在“基础设置”里面选择一些核算科目组，科目，物品类型，物品性质，物品，物品计量单位，成本计算组，还有一些，因为分公司的不同需要自己设置，比如说货币，货位，单位等。在导出数据之后，保存在你自己清新明了的路径，然后进入你新建的账套，选择“文件”，“手工导入”，选择你保存的路径，导入基础设置，在导入的过程中会弹出很多对话框，里面显示的有打对或错的，错的表示导入没有成功或者账套里面已经有

9、次数据无法覆盖，对的表示导入成功，对于错的有些项目需要你之后注意检查一下。数据导入完成之后就需要对导入的数据进行检查或是修改，即删除一些不需要的二级或三级明细科目，增加一些需要用的明细科目，对于“销售现金”，“现金备用金”，“银行存款”，科目需要双击打开次科目的设置界面，然后重点选择“核算所有币种”，“期末调汇”，对于往来的“应收”，“应付”，重点选择“核算所有币种”，“期末调汇”，辅助核算选择“单位”，并检查余额方向，是否正确。对于其他的科目一般不要选择辅助核算，只是应收，应付的往来科目一定要选择辅助核算，“单位”。 手工逐一设置各模块的基础设置：通过各模块的“基础设置”界面，对各项目进行设

10、置，具体操作步骤将在各模块的操作流程作详细描述。第二部分财务管理模块操作流程一、“总分类账”模块、日常业务主要包括：凭证填制，凭证复核，凭证记账三项。其中凭证填制是指在公司日常发生的各种费用时编制会计分录，主要是指管理费用等间接费用，不用摊入采购存货的成本的。主要采用手工录入记账凭证的方式，如借记管理费用××，贷记银行存款或现金。凭证的复核和凭证的记账和一般用在对已编制凭证的检查和月末或者年末结账时用到。在新的分公司开始营运的时候，有时候总部会往新的分公司拨付资金，一般可以手工做一张凭证，挂与总部的往来。需要注意的是，如果在成本调整中由于系统原因的出现死循环，导致在存货管理

11、模块无法调整成本，从而使得总分类账的期末存货成本与子模块存货管理或是库存管理中的期末余额不一致的情况，此时期末无法结账，这种情况下就需要在总分类账财务管理模块的凭证填制这里编制一张成本调整的凭证，使总账模块和子模块数据保持一致。2、单据列表 主要包括：凭证列表，主要是用来筛选察看各种类型的凭证，可以自己设定筛选条件。3、期末业务 主要包括：期末调汇，损益结转等等项目。其中期末调汇以前可能分公司比较少涉及，但是由于近年来的汇率波动较大，所以要启用这一项目。 具体操作为在基础设置里面的“币种汇率”设置汇率，这样期末和期初的汇率由于变动就会产生汇兑损益，所以就需要进行期末调汇处理。输入期末汇率，汇兑

12、损益科目选择“5503-××汇兑损益或期末调汇”，凭证模板“XX”，凭证生成方式“汇兑损益凭证”4、基础设置1) 会计科目系统建立账套时会生成预设的一级科目，必须根椐各分司实际情况设置各会计科目，并设置“二级科目”及各科目的属性。u 现金、银行及应收、应付等涉及到外币核算的科目，必须设置多币种核算及期末调汇；u “主营业务成本”及“财务费用”不能设置“辅助核算”，否则会影响系统的期末调汇及成本调整单的凭证生成。（如无必要，所有损益类科目都不需要设置“辅助核算”；2) 科目期初 主要是指个会计科目的期初余额，在这里要注意的是有些如会计科目，物品编码的资料都可以在期初直接从上期

13、的账套导出来然后导入本期新建的账套，但是科目期初余额不行，以前有过不少失败的案例，直接导入的数据会出现期初余额不平衡的错误等，导致本期无法核算，这可能是系统的原因，所以科目期初的数据需要手工输入。工作量较大，需要财务人员有足够的耐心和细心。 3) 币种汇率一般设置美元和记账本位币两种币种核算，你可以自己输入本位币兑美元的比率，可以一个月输入一次，匹配方式选择向前就是指选用上月月末的汇率进行本月的核算。一般是月初输入一个汇率，月末输入一个汇率，这样期末可以做“期末调汇”处理，有时候汇率波动较大，也可以采用资金存放最多的开户行的银行汇率的中间价作为入账汇率，有时候在做单的时候也可以自己输入一个汇率

14、。4) 凭证类型，主要是指记账凭证。没有具体细分为收款凭证，付款凭证，转账凭证。5) 单位类型，主要是用来分类管理单位的，如区分是客户，分公司，或是供应商，根据需要设置二级明细科目分类管理，可以根据需要新增单位类型或在不需要使用时停用某个单位。6) 往来单位，主要是指与公司发生日常业务往来的各种单位，可以根据需要自己设定编码，进行管理，在年初新建账套的时候，可以不用重新输入这些输入，这需要花费大7) 量的时间，可以直接导出，然后导如新的账套就可以。在设置往来单位时可以输入关于往来单位的一些详细信息。8) 往来期初，主要是指往来单位的上期末余额，本期初的期初余额。主要是指与客户之间未结清的款项或

15、是客户预付的款项。9) 部门设置，根据分公司需要设置不同的部门。10) 职员设置，主要是用来对业务部门的业务员进行管理。5、账册报表主要是用来查询各类会计科目的明细账，总账的本期发生额，科目余额等等。还可以根据需要设置各种不同的账表格式，来获取所需要的数据，也就是可以订制多种类型，多种格式的账册报表来满足我们不同类型，不同部门的数据需要，方便进行数据层面的管理和控制。二、“现金银行”模块主要使用来管理现金，银行存款，查看资金使用情况，还可以自己设置各类报表来关注银行存款的使用情况，如资金日报表。基础设置中的有些科目都不需要在进行设置，因为之前设置过的它会直接过入此处。日常应加强对现金银行的管理

16、工作，加强监管。三、“应收管理”模块 主要是用来管理应收账款的登记，回收情况，便于管理层加强对应收账款的管理工作，少出现坏账，及时回款。可以生成应收账款账龄分析表用于查询应收账款的收账日期，过期日期等，便于管理层管理应收账款的回收工作。操作模块都有相似之处。四、“应付管理”模块 一般使用的较少。可以在初始设置里面在用户权限组里面把不需要使用的一些小的模块给屏蔽掉，这样是操作界面更加简洁。 自己可以在又上角“模版”里面选择“修改”，自己设置一个“XX”的模版，象这些往来科目一般设置复币式的模版。五、“工资管理”及“固定资产”模块 一般使用的较少。可以在初始设置里面在用户权限组里面把不需要使用的一

17、些小的模块给屏蔽掉，这样是操作界面更加简洁。第三部分 采购管理模块操作流程一、 基础设置1、 设置物品类型：² 物品类型是将具体的物品进行分类编码，方便日常工作对物品的分类汇总及查询管理。² 物品类型编码可以分层次管理，各级之间用连字符（）连结。物品类型编码长度为16个字符，物品名称为30个字符，即15个汉字。² 同级编码和名称不能重复；如果在已经使用的末级编码下增加新的下级编码，系统会把原末级编码下的物品，转入新增编码。原末级编码变为非末级编码，新增编码为末级编码。² 必须设置一些区分商品的费用物品类型，因为平时必须将一些进货费用或关税，作为一种商品采

18、购入库，并通过采购分摊摊入相关物品成本。（比如：费用及关税）² 操作步骤：点击“基础设置”中的“物品类型”，打开物品类型列表；双击可修改原有物品类型或右键点击选择“新增”物品类型。2、 物品性质设置： 选择打开：“采购管理”>“基础设置”=>“物品性质”，进入物品性质列表；点击鼠标右键，可以选择“新增”、“修改”或“删除”物品性质，并定义相应的物品性质名称、物品类别，选择税率、成本计算方法和成本核算组。 根据我司情况，具体设置四个物品性质：商品、税类关税、运费海运费、运费-内陆费、运杂清关费。具体设置如下：u 商品：设置物品类别为“存货”，税率为“零税率”，成本计算方法为

19、“移动平均”，设置新增“商品”作为其科目核算组，核算组的核算如下图；这个图是在“基础设置”，“核算科目”中。u 税类关税：设置物品类别为“费用”，税率为“零税率”，新增“税类-关税”作为其科目核算组，核算组的设置如下；u 运费-海运费：设置物品类别为“费用”，税率为“零税率”，新增“海运费”作为其科目核算组，核算组的设置如下；u 运费-内陆费：设置物品类别为“费用”，税率为“零税率”，新增“运费-内陆费”作为其科目核算组，核算组的设置如下；u 运杂清关费：设置物品类别为“费用”，税率为“零税率”，新增“运杂清关费”作为其科目核算组，核算组的设置如下；3、 物品设置选择打开：“采购管理”>

20、“基础设置”=>“物品设置”，进入物品列表；点击鼠标右键，可以选择“新增”、“修改”或“删除”物品。物品又分为正常的“商品”及“费用”，具体设设置如下： 普通商品设置² 物品编码：根据总公司统一的编码规则编制，一般由总部提供；² 物品性质：选择之前设置好的物品性质“商品 移动平均”；² 物品名称：录入由总公司提供统一的名称；（在现国外分公司操作中，在此栏录入该物品的英文名称及规格型号，方便外籍职员查看。）² 规格型号：录入物品的具体规格或型号；（实操中，国外分公司在此栏录入中文的物品名称及规格型号，方便国内职员查询及核对。）² 所属类型：

21、选择设置相应的物品类型；² 主计量单位：A、根据不同的包装需设置不同的计量组，基本单位相同但包装数量不一样的单位组，必须以命名不同的名称加以区分。B、设置各环节物品的计量单位，“采购单位”，“销售单位”，“库存单位”，“生产单位”，“核算单位”，点击“新增”、“修改”等操作，并设置包装单位的换算关系及允许小数位。 “费用”类物品设置u 根据费用来源及产生时期，分别设置：“内陆费”、“海运费”、“关税”、“清关费”等费用类物品。u 根据各费用的实质情况，设置其相应的“物品性质”、“物品类型”、“计量单位”。4、 物品税率：为简化核算，不需计算物品的应交税金，故设一个“零税率”既可。5、

22、 货位：根据各分公司实际情况设置货位数量。一般根据分公司位置或是仓库位置来设置，暂时没有具体细分到租用的每一个仓库。² 货位编码、名称及所属部门自定义设置；² 成本计算组，在“采购管理”，“基础设置”，“成本计算组”中，新增成本计算组，选择核算货位；² 库存状态选择为“正常”6、 成本计算组：新增或修改、查询现有成本计算组。7、 核算科目组：针对“物品性质”的分类，设置相应的核算科目组，详细设置请参考“物品性质”设置中的操作流程。与“物品性质”那里的核算科目组的操作类似。8、 其它设置：“单位类型”、“往来单位”、“部门”及“职员”设置与各模块是通用的设置，可参考

23、“财务管理”流程所述；根据实际情况，不需设置。在“财务管理”模块已经设置过了，数据会直接通用到此处。二、 采购单据处理流程图物品采购财务签章及审批单据采购退货库管签章采购分摊生成凭证生成采购报表成本计算 只有经过审批的单据才能进行采购分摊的操作。三、 具体单据操作流程 、“物品采购”单的处理：打开物品采购操作界面 选择“进销存管理 采购管理 日常业务 物品采购” 输入单据内容、单据头：l 选择或修改自定义单据模板，选择单据需显示的项目，并可自定义显示的项目名。操作方式为：在右上角的模板选项框内，选择修改，之后在弹出的对话框上根据自己的需要进行操作。（例：如有需要，可将单据界面改成英文的。具体的

24、操作为在右上角的“模板”，“修改”里面，在对话框的“标题”部分，自己输入表头的英文名称。）l 选择录入采购单位（既总公司）及单据日期；l 根据总公司提供的“INVOICE”，录入统一的单据号（即INVOICE NO.）；在日常操作中，同一批货物的货值、运费及清关费等，会分开作采购入库；可在原INVOICE号后加以不同的后缀加以区分，方便对同一单据的费用进行分摊处理。（如：SS-00251601、SS-00251602）l 分别录入“部门”、“业务员”、“币种”、“汇率”等单据头项目。 B、单据体l 选择录入物品或海运费、内陆费及关税等清关费用，选择“仓位”（库仓）及“计量单位”；（日常操作中，

25、一般将货物本身的货值、海运费及内陆费做在同一份物品采购单上，先做采购入库处理；而清关完成后，再将货物到港后的所产生“关税”、“进口增值税”“清关费”等费用，则另作一份采购单作采购入库处理。l 录入数量/单价/金额等。l 录入完毕后，点“确定”或“下一张”按键，保存单据。 库管验货签章 选择“进销存管理 库存管理 日常业务（或单据列表） 物品入库”，打开在“采购模块”中所生成的“物品采购”入库单；库管核对各物品验收数量无误后，选择“库管”按键，进行库管签章处理，最后点“确定”保存退出。 财务签章及审批单据选择“进销存管理 存货管理 日常业务（或单据列表） 物品入库”，打开在“采购模块”中所生成的

26、“物品采购”入库单； 财务核对物品单据的单价及金额无误后，选择“财务”按键，进行财务签章处理，最后点击“审批”按钮，审批保存采购入库单，完成物品采购的进仓处理。（注：进销存的单据，最好在最后一个环节（即存货模块）操作时才作审批处理；如在之前环节作了审批，则库管或财务核对物品数量及单价时，则无法进行相应的修改操作。） 采购单据的查询/修改/删除l 查询单据时可通过各模块中的”单据列表”进行条件筛选查找或全部列示；l 修改或删除“物品采购”单时，必须逐一取消单据的审批、财务签章及库管签章，才能作相应的操作；（如已作费用分摊的采购单，则首先必须取消费用分摊）l 库存模块及存货模块中的“物品入库”单、

27、“物品出库”单，实际上就是采购模块中的“物品采购”单和销售模块的中“物品销售”单。故在其中一模块中处理或查询单据时，必须把其它模块打开的相应的窗口关闭掉，否须无法进入自已需要的单据处理界面。 、采购费用的分摊此步骤是将物品采购入库过程中所产生的一些费用（海运费、内陆费、关税及清关费用等），分摊计入相应的物品进货成本中。分摊前提条件是这些成本费用都已作采购入库处理，并作财务签章及审批处理。u 选择“购销存管理 采购管理 日常业务 采购分摊”，打开费用分摊界面；u 选择“截止分摊日期”，采用“金额”分摊方法；u 点击“筛选”，按条件选择要进行分摊的“费用”，“采购入库单”及相应的物品采购单；根据录

28、入物品采购时的单据号录入原则，逐一选择对应分摊采购费用。u 已作采购分摊的“物品采购”单无法直接进行修改及删除操作，必须先取消费用分摊。、采购报表的查询1) 通过采购模块中的账册报表，可以查询或自定义一些常用的采购报表。（比如：采购费用分摊对照表、采购汇总表及明细表等。）2) 报表的打印及导出到文件：A. 直接打印：直接选择“打印”可通过打印机打印出纸质报表；B. 报表导出为文件格式（通常为EXCEL文件）：首先将要导出的报表，选择打印到文件，文件格式为金算盘通用表格，后缀名为：.TBL”；使用金算盘的“电子表格”软件，打刚保存的“.TBL”文件，最后另存为形式的电子文件即可。第四部分 销售管

29、理模块操作流程一、 基础设置此模块的的基础设置与采购模块一致，具体操作可参考采购模块所述；如在采购模块已做基础设置，在这一模块不需在进行设置。二、 销售单据处理流程图物品销售财务签章及审批单据销售退货库管签章生成凭证生成销售报表成本计算三、 具体单据操作流程 1、“物品销售”单 打开物品采购操作界面 选择“进销存管理 销售管理 日常业务 物品销售” 输入单据内容、单据头：l 选择或修改自定义单据模板，选择单据需显示的项目，并可自定义显示的项目名。（例：如有需要，可将单据界面改成英文的。）l 选择录入客户及单据日期；l 单据号：根据分公司经营情况，制定统一的编号规则，方便查询及汇总统计。（例如，

30、阿克拉分公司的单据号规则为：正常销售单号以“W”打头，退货以“WR”打头；内部销售单号以“N”打头，退货以“NR”打头；商店销售单号以“S”打头，退货以“SR”打头；销售给库马西单号以“K”打头，退货以“KR”打头。）l 分别录入“部门”、“业务员”、“币种”、“汇率”等单据头项目。 B、单据体l 选择录入物品l 录入销售数量/销售单价/金额等。l 录入完毕后，点“确定”或“下一张”按键，保存单据。库管验货签章选择“进销存管理 库存管理 日常业务（或单据列表） 物品出库”，打开在“物品销售模块”中所生成的“物品销售”出库单；库管核对各物品出货数量无误后，选择“库管”按键，进行库管签章处理，最后

31、点“确定”保存退出。财务签章及审批单据选择“进销存管理 存货管理 日常业务（或单据列表） 物品出库”，打开在“销售模块”中所生成的“物品销售”出库单； 务核对物品单据的单价及金额无误后，选择“财务”按键，进行财务签章处理，最后点击“审批”按钮，审批保存物品出库单，完成物品销售的出仓处理。（注：进销存的单据，最好在最后一个环节（即存货模块）操作时才作审批处理；如在之前环节作了审批，则库管或财务核对物品数量及单价时，则无法进行相应的修改操作。） 销售单据的查询/修改/删除l 查询单据时可通过各模块中的”单据列表”进行条件筛选查找或全部列示；l 修改或删除“物品销售”单时，必须逐一取消单据的审批、财

32、务签章及库管签章，才能作相应的操作；、销售退货：如果客户发生退货情况，就必须通过“销售退货”这个模块来处理，处理单据时必须注意以下几个方面：u 单据号：根据“物品销售”中所述的编制原则，在原单据号的前缀加上“R”以区分；uu 单据的处理流程跟“采购管理”或“销售管理”中所述一致，必须经由库管签章u 及财务签章及审批。3、销售报表的设置及查询l 根据需要，可自定义设置销售报表（比如：销售周报、销售毛利表等）；l 具体操作为：首先点击某一个报表，然后进去在报表的左上方的“报表设置”里面进行设置，根据自己的需要对报表进行命名，设置你所需要的查询的表头项目，期间，等等，可以设置不同的筛选条件，然后可以

33、把你设置好的这张报表进行另存，需要注意的是有的时候由于系统的原因不一定能够保存成功。所以只有下一次需要使用的时候进行重新的设置。l 可直接查询和打印各类报表或导出EXCEL格式。你可以直接点打印进行打印。如果你选用导出成EXCEL的格式，需要注意的是，大多数报表你可以按照操作步骤：点击“打印”按钮，先保存为金算盘通用的.tbl格式，然后在电子报表里面打开这一报表，然后将它保存为EXCEL8.0的格式，但是有些报表，你在进行后一操作，即将它保存为EXCEL8.0的时候可能无法进行，系统显示一个红差的小对话框，这时候你只能把它保存为EXCEL5.0的格式，即不需要进行将它保存为.tbl的操作，直接

34、在“打印”里面保存为EXCEL5.0的格式，注意保存的时候一定要记得自己的保存路径，否则你可能找不到之前保存的报表，保存为EXCEL5.0格式的报表没有表头，所以你还需要手工的添加表头。第五部分库存管理模块操作流程一、 基础设置u 此模块的大部分基础设置跟其它的模块里的基础设置都是一样的，也是通用设置。（例如：物品的类型、物品的性质、物品的设置、税率、货位及成本核算组等，在其中任一模块中设置既可。）u 出入类别设置：根据我们库存日常处理中所产生的几种特殊的出库业务（样品、礼品、自用、破损、调整），设置不同出入类别名称，并设置财务处理时相应的会计科目。在“库存管理”，“基础设置”，“出入类别”进

35、行操作。二、 库存模块操作流程图物品入库财务签章及审批单据入库退货库管签章生成凭证生成库存报表成本计算出库退货物品转仓物品出库物品盘点三、 具体单据操作流程1、 物品入库 采购入库（单据类型选择为“采购入库）：指的是日常的物品采购入库，库管对“采购模块”生成的“采购入库单”的物品进行核对、验收入库数量，并签章处理。u 在此模块看到的“物品入库单”实际上就是“采购模块”中生成的“物品采购单”，库管只有核对及修改物品入库数量的权限，不能自已新增及删除“采购入库单”。u 采购入库单由库管验收签章后，再交由财务在“存货模块”进行“财务签章”及“单据审批”。 盘盈入库（单据类型选择为“盘盈入库”）：仓库

36、日常管理中发生的物品溢余的处理，根据我司的实际情况，主要有以下两种情况需作盘盈处理。A. 日常入库时的物品盘盈：u 每批货物入库时，库管根据国内总部提供的“INVOICE”验收货物，如发现验收的物品数量溢余，则必须作“盘盈入库”处理。u 库管手工生成“盘盈入库单”后，暂不作单据审批处理，选择“确定”保存单据；再经由财务，确认并输入物品价格后，作财务签章及单据审批处理。（财务必须手工输入物品盘盈单价，通过“库存明细账”确认物品的入库价值，系统默认的则是最近的“FOB”价格，并非物品实际成本。）u 此处是很容易犯错误的地方，因为你输入了数量之后系统会自动过入一个单价，所以很多人就不在进行处理，其实

37、这样做是错误的操作，单价不能u 以系统自动导入的为准，而是应该以我们查询库存明细账中的库存余额成本之后，然后手工输入的为准。如果此处操作失误，在期末结账的时候会出现一系列的问题导致你无法结账。所以此处的操作务必要做到小心谨慎。B. 月未或定期仓库盘点：² 指的是仓库月未或定期盘点时，发生物品盈余情况；根据“物品盘点表”，系统自动生成“盘盈入库单”。² 同样，物品的盘盈入库价值必须由财务通过“库存明细账”确认并手工输入物品的入库单价。（具体单据处理详情可参考后面的“库存管理”期未业务的“物品盘点”流程。）² 此处的操作同上一种情况，也是需要注意的重点。2、 物品出库

38、（1） 销售出库：指的是日常的物品销售出库，库管对“销售模块”生成的“销售出库单”的物品进行核对出库数量，并签章处理。（具体单据处理流程及注意事项可参照之前的“采购入库”流程）（2） 领用出库/其它出库领用出库指的是公司内部的物品领用出库；其它出库则指的是“捐赠出库”、“样品、礼品出库”及“物品的损耗”等出库情况。u 单据类型选择为“领用出库”或“其它出库”；u 出库类别根据出库性质选择相应的“出入类别”；u 库存输入单据内容后，点击“确定”保存；再经财务在存货模块进行“签章”及“单据审批”。（3） 盘亏出库（单据类型选择为“盘亏出库”）：仓库日常管理中发生的物品短缺及损耗的处理，根据我司的实

39、际情况，主要有以下两种情况需作盘亏处理。A、 日常入库时的物品盘亏：u 每批货物入库时，库管根据国内总部提供的“INVOICE”验收货物，如发现验收的物品数量短缺，则必须作“盘亏出库”处理。u 库管手工生成“盘盈出库单”后，暂不作单据审批处理，选择“确定”保存单据；再经由财务，作财务签章及单据审批处理。（财务可不录入物品单价，盘亏单价及货值经“成本计算”后，系统会自动计算得出。）B、 月未或定期仓库盘点：² 指的是仓库月未或定期盘点时，发生物品短缺及损耗情况；根据“物品盘点表”，作“盘点处理”，系统自动生成“盘亏出库单”。² 同样，物品的盘亏价值由系统“成本计算”后，自动计

40、算得出。（具体单据处理详情可参考后面的“库存管理”期未业务的“物品盘点”流程。）3、 出库退货 指“销售出库”、“领用出库”“其它出库”等日常出库业务后，所产生退货入库的业务处理。u 根据退货性质，选择单据类型为“销售出库退货”、“领用出库退货”或“其它出库退货”；u 跟其它库存单据一样，库管录入库存单据内容并作签章处理，再交由“财务”在“存货模块”作签章及审批处理。4、 物品调拔 主要指企业内部各部门、各仓库之间的物品调动（不同成本核算组之间调动），一般是按成本价调拨，也可作变价调拨。当企业内部需要进行移库业务处理时，可填制物品调拨单。5、 物品转仓主要指企业内部各部门、各仓库之间，同一成本

41、组的物品调动，一般是按成本价调拨。当企业内部需要进行移库业务处理时，可填制物品转仓单。四、 期未业务（物品盘点）物品盘点主要指对库存物品进行定期或不定期的清查。通过盘点，可清查物品数量有无损耗和溢余，可发现库存管理上存在的问题，以便及时采取措施，减少企业损失。（选择“库存管理”=>“期末业务”=>“物品盘点”）1) 生成物品盘点表：Ø 双击选择打开“物品盘点”产生向导窗口，分别选择“货位”、“物品”“盘点日期”，生成物品盘点表；Ø 然后选择“确定”保存新建的盘点表。2) 查看及编缉物品盘点表：² 在“物品盘点”生成向导窗口中，选择“取消”放弃生成新建“

42、物品盘点表”；² 右键点击空白的“物品盘点”表头，选择“筛选”或“单据列表”，打开已存在的物品盘点表；² 根据“仓库”的实盘情况，分别录入各物品的实盘数，然后选择“单据审批”保存物品盘点。3) 盘点处理：² 打开已审批的“物品盘点表”，检查无误后；选择单据右上角的“盘点处理”，系统会自动生成“盘盈入库单”及“盘亏出库单”。（库管选择“确定”保存即可）² 系统生成的“盘盈入库单”，必须经由财务根据库存明细账，确定并录入物品价值，并做“财务签章”及“单据审批”。² 系统生成的“盘亏出库单”，同样必须经由财务在“存货模块”作“财务签章”及“单据审批；

43、无需录入物品单价及货值，经系统“成本计算”后，将自动计算生成盘亏物品的单价及货值。² 物品的盘点这一部分的内容是非常重要的，也是操作起来难度稍微大一些的，所以实务中一定要操作熟练这部分的内容。以免对期末处理带来更大的困难。4) 库存报表的设置及使用² 通过选择库存模块中的账册报表，可以查询或自定义一些常用的库存报表。（比如：库存明细账、货位余额表.等。）² 可直接查询和打印各类报表或导出EXCEL格式。第六部分存货管理模块操作流程一、 基础设置u 本模块的大部分基础设置都跟“库存模块”或其它模块里的设置是通用的，如在之前已作设置，则在此可不用进行设置。u 库存期初

44、：设立新账套时，如有期初库存时，则通过此处录入物品的期初数量及金额。具体操作是在“存货管理”，“基础设置”，“库存期初”中进行操作。二、 存货模块操作流程图物品入库财务签章及审批单据入库退货录入及核对单价及金额生成凭证生成存货报表成本计算出库退货物品转仓调拔物品出库物品盘点三、 具体单据操作流程、 物品入库如库存模块所述，财务主要在此模块对“采购入库单”、“盘盈入库”等入库单进行核对单价及金额，并作“财务签章”和“单据审批”。、 入库退货财务对“采购入库退货”等入库退货单进行核对，并作“财务签章”及“单据审批”。、 物品出库包括“销售出库”、“领用出库”、“其它出库”及“盘亏出库”，财务审核单

45、据物品单价及金额，作“财务签章”及“单据审批”。、 出库退货包据“销售出库退货、领用出库退货、其它出库退货”，由财务审核单价及金额，作“财务签章”及“单据审批”。、 物品调拔财务对库存模块生成的“物品调拔单”进行审核，作“财务签章”及“单据审批”。四、 期未业务、 成本计算平时计算物品销售成本并生成进销存报表时或月底结账时，必须进行成本核算。A、 选择“库存管理”=>“期末业务”>“成本计算”，打开“成本计算界面”；² 选择成本计算截止日期；² 计算方法：选择计算方法为“移动平均”；² 红字成本：设置红字成本计算方法为“平均进价”。（注：新系统必须安装

46、红字成本补丁，否则无法计算红字成本。）B、 在成本计算界面中，点击鼠标右键，在弹出窗口中选择“全部计算”或“快速计算”；C、 在“成本计算向导”窗口中，单击鼠标右键，选择“快速计算成本”，会弹出如图所示的对话框。选择“自动调整成本”及“记录计算底稿”，最后完成计本计算。（注：如有提示有些物品成本为“”时，必须查看这些物品是否出现负库存，并查找原因作相应的调整。）、 成本调整存在以下四种情况中的任意一种时，系统都会自动生成成本调整单，且单据号由“CA”打头；由手工填制的成本调整单无法加入这两个字符；由此可区别成本调整单是由系统自动生成还是手工输入的。需要注意的是，应该在成本计算窗口中，通过“编辑

47、”按钮菜单或鼠标右键菜单选择“自动调整成本”后，才能使用这个功能。a) 如果上期结存是红字，本期有入库后，如果入库成本与上期有差异时，系统会自动生成成本调整单。b) 在先进先出法和后进先出法中，存在只有金额无数量的采购单，而在成本计算时选择这些入库资料进入本期发出成本，系统将自动生成成本调整单，把所选的入库资料进入本期发出成本。c) 期末结存数量为零，而金额不为零的情况，系统会自动进行成本调整，把金额调整为零。d) 采购退货时，当退货的单价与当前的发出成本单价之间存在差异时，系统会自动进行成本调整。（成本计算方式为“最后进价”时，不生成成本调整单。）注：成本计算后，发生上述情况之一，系统将会自

48、动生成“成本调整单”；要查看系统生成的“成本调整单”，先进入“成本调整单”窗口，用鼠标右键点击空白调整单表头，在弹出窗口中选择“单据列表”或“筛选”，查看或编辑已生成的“成本调整单”。u 系统自动生成的“成本调整单”不带“部门”选项，如“主营业务成本”科目基础设置时设了“部门”辅助核算，则系统无法将生成的“成本调整单”自动生成凭证；u 如发生上述“成本调整单”无法生成凭证的情况，则必须手工编制“会计分录”进行调整，使财务账册与实际库存余额相符。（指库存商品及主营业务成本）、 成本结转每期期末计算成本后，必须作“成本结转”，生成记账凭证。具体操作步骤如下： 点击进入成本计算界面，成本计算完后，右

49、键点击选择“成本结转”，进入“结转成本凭证”向导窗口； 单据类型：选择单据类型为“结转成本”，取消选择“已开票的销售售单才能结转成本”。（因此账套为内部账套，不需作“销售发票”处理。有很多的销售为不开销售发票的销售。） 选择单据：条件选择本期的“业务单据”； 凭证设置：选择设置“单据模板” 生成方式：选择“按单据类型生成凭证”，避免生成过多的凭证，方便凭证的修改及删除。、 自动凭证² 采购、销售、库存模块的业务单据都可以在存货模块逐一生成凭证；（即在自动凭证向导中逐一选择单据类型为“采购业务、销售业务、盘点业务、其它业务”。）在“存货管理”，“期末业务”，“自动凭证”中进行操作。&#

50、178; 选择单据：通过“条件选择”本期的单据，避免选错跨期间的单据。² 凭证设置：选择设置“凭证模板”。² 生成方式：选择“按单据类型生成凭证”，避免生成过多的记账凭证，方便凭证的修改及删除。第七部分月末结账流程一、 总体流程：先结进销存模块（依次为：采购管理=>销售管理=>库存管理=>存货管理），再结财务模块（依次为：现金银行=>应收管理=>应付管理=>总账）二、 具体操作如下：前提是确保所有单据通过复核及审批，即财务及库管签章。否则系统会提示说没有审批，无法结账。进销存模块：1、采购管理：在“单据列表”中，检查所有采购单据，是否无误

51、及审批；双击“期未业务”的“采购凭证”，选择本期采购单据，按单据类型生成凭证；2、销售管理：在“单据列表”中，检查所有销售单据，是否无误及审批；双击“期未业务”的“销售凭证”，选择本期销售单据，按单据类型生成凭证。3、库存管理：在“单据列表”中，检查所有库存单据，是否无误及审批；双击打开“期未业务”的“物品盘点”，对库存进行盘点，生成盘点表。（无盘点可不作这一步）4、存货管理：在“单据列表”中，检查所有库存单据，是否无误及审批；成本计算： 双击打“期未业务”的“成本计算”窗口，点击右键选择“全部计算”； 在“成本计算窗口”中，点击右键选择打开“成本结转”窗口，选择本期单据，按单据类型成凭证。查

52、看是否全部生成凭证，及记录未能生成凭证的单据信息及原因。（如下图） 注：上述窗口的信息为“成本调整CA0001未指定部门核算，未指定科目5401的核算部门！其它出库A0001，其它出库BR00051，未指定出入库类别对应科目。”3 根据上述步骤后的提示信息，查看相关单据的错误，及进行调整。A、调整“成本调整单CA0001”： 双击打开“期未业务”的成本调整窗口，右键点击选择“单据列表”，打开编号为“CA0001”的成调整单。（出错原因，此单为系统自动生成，默认模板没有指定部门核算） 右键单击CA0001表头，选择“复制单据”，然后点“下一张”，新建一张模板为“A”的成单调整单。单击表头，选择“

53、粘贴单据”，指定部门并审批保存及财务审批。 最后在单据列表中，选择删除“CA0001”，保留新建的“0001”即可。B、 调整“其他出库单A0001”： 双击“库存管理”的“单据列表”，打开“其他出库单”A0001，查看出错原因。（其出库类别为“库存类别调整”，故需到“出入类别”设置中查看。） 双击“库存管理”的“基础设置”的“出入类别”，查看出入库类别设置。原因：“001其它入库”跟“008其他出库”同名，有可能冲突，故停用“008”，并启用“010”，双击更改其对应的会计科目为“5601-04调整”。 打开其他出库单A0001，更改类别为“010”，审批保存单据及财务审批。B、 调整“其他出库单BR00051”：同步聚B-，打开“其它出库单BR00051”查看出错原因：其原因是漏指定“出库类别”，更正审批保存及财务签章即注：以上单据的修改必须用制单人名，取消审批、财务签章及发货记录后方可操