如何做好企业文书档案的收集工作

1、如何做好企业文书档案的收集工作2011年第4期总第187期黑龙江档案heiloniangarchives如何做好企业文书档案的收集工作邵垄企业档案收集:作是档案管理I作的基础,是企业档案信息资源实现集中统一管理的重要环节,它既是档案整理工作的物质基础,又是实现档案利用的前提条件.下面,笔者就当前企业文书档案收集工作中存在的问题,谈谈对企业文书档案收集工作的认识.一,企业文书档案收集工作中存在的问题社会经济的发展和信息化技术的应用对企业档案管理工作有着积极的推动作用,如通过企业OA软件的运用,很大程度提高了各类红头文件收集的齐全完整性,但总体而言,文书档案收集1二作仍存在诸多突出问题.一是企业档

2、案材料收集不齐全,部分企业在文书档案收集过程中只收集红头文件,对于一些日常管理工作中形成的重要文件材料如党组会议记录,公司简报,各类非生产性合同,工作计划和工作总结,统计报表以及其他具有原始凭证性材料的收集缺乏重视,致使许多重要文件材料逐渐丢失,而这些文件材料对今后的查考编研工作起着不可替代的作用.二是企业档案收集内容不完整,缺乏系统性,部分兼职档案人员在收集过程中不注意文件材料的系统性,将不同类别的文件材料交叉整理,既破坏了文件材料的关联性,又对后面的整理归档工作带来不必要的麻烦.j是企业档案收集工作推动较为困难,工作进度缓慢,往往不能按规定时间完成.二,企业文书档案收集工作产生问题的主要原

3、因由于档案管理工作本身无法对企业产生直接的经济效益,致使企业领导对档案jr作缺乏应有的重视,档案工作在企业各项管理T作中逐渐边缘化,档案收集工作开展起来困难重重,主要表现在以下几方面:一是企业T作人员普遍缺乏档案知识及归档意识,对于文书档案往往狭义的理解为红头文件,忽略了许多日常管理工作中形成的重要文件凭证,加之档案意识淡薄,久而久之便造成了文书档案收集不齐全,不完整以及重要文件逐渐丢失等问题.二是企业档案管理制度不健全,科学的管理制度是有效开展相关工作的行动指南,一些企业档案部门的制度陈旧,不更新,不创新,不能与时俱进,对于归档范围,收集时间,注意事项等工作要求不明确,从而给收集人员开展工作

4、带来了一些困难.三是领导对档案收集工作缺乏重视和支持,使档案收集工作开展速度缓慢.四是档案队伍建设有待加强,由于档案工作人员普遍都是非档案专业人员,没有系统地学习档案知识,往往是延续以往的T作方法,缺乏思考和创新,对收集E来的文件质量把关不到位,存在着大量的应归未归档案,日积月累便造成了大量重要档案流失现象.三,做好企业文书档案收集工作的措施1_大力宣传档案工作及相关的法律法规,从而提高企业全员的档案意识.档案工作人员要大力加强档案宣传工作,通过多种渠道,运用多种手段把宣传工作贯穿到企业管理的各个环节,逐步提高企业全员的档案意识.在开展收集工作过程中,宣传档案工作的必要性和重要性以及档案移交到

5、档案室后保管的安全可靠性,从而使个别不放心将文件移交至档案室的人员了解档案收集工作并予以配合.2.不断完善档案收集制度,让收集丁作有章可循.工各企业应根据国家相关管理办法,结合自身行业特点,按企业内部机构设置或职责分丁等制定出一个适用于本企业的切实可行的归档范围,有效指导相关工作人员开展档案收集工作.此外,对于归档时限也应做出明确的规定,如文书档案一般规定应在档案形成的第二年第一季度收集整理完毕,归档时限的规范可以有效提高档案收集工作效率,增强相关人员的工作紧迫感.对于具体工作方法和注意事项也应在制度中逐一说明.此外,档案管理制度应随着企业的发展进行修订和创新,适应不同时期的企业档案管理需要,

6、如经常形成但尚未纳入归档范围的文件类目应及时增加到相关条目中.3.建立健全档案工作管理网络,实现档案工作责任制管理.企业各部门是档案的形成部门,对于文件的内容,形成背景及今后的查考价值等都有着深层次的理解和认知,因此,在企业范围内以档案室为中心,各部门为二级机构设立兼职档案人员并明确部门内主管档案工作的领导,形成档案工作管理网络,逐级开展工作.此外,对于企业档案工作人员应实现档案收集T作责任制管理,制定兼职档案员岗位规范,结合档案收集:作制度中档案收集工作时限,质量要求,完整性等各方面内容明确其工作职责,并制定切实可行的考核办法,从而有效督促其工作完成情况.4.重点加强对一些临时性重要文件的收

7、集工作.由于企业组织机构变更,干部调动,人员离职等因素,往往会有部分文件资料散落在个人手中,造成不能及时归档甚至遗失,因此,这就需要企业档案工作人员在每年年初收集上一年度档案的基础上,着力加强日常临时性档案的收集整理工作,如重大会议召开后,及时告知相关部门人员收集整套的会议文件.企业档案部门在人员调动工作或离职时,对个人-T-中的文件材料交接工作进行严格把关,可以在工作交接表中加入档案部门人员签字栏,确保调动或离职人员-T-中的文件资料不流失.5.实行纸质,电子文件双套收集制.随着信息技术日益深入到企业日常管理工作的各个环节当中,电子文件逐渐同传统纸质文件一样具有归档的必要性,因此,在收集纸质文件的同时应要求企业各部门收集配套的电子文件,档案部门应就电子文件收集工作注意事项,如文件存放格式,文件大小等要求进行统一说明,档案部门在接收电子文件时,应对归档电子文件核查其技术状况,验收合格后,按规定办理移交手续.6.加强培训,提高企业档案工作人员档案收集的能力.企业档案工作人员除了要具备兢兢业业的工作精神外,还应不断更新工作理念,深入学习专业知识,提高业务水平.企业应在开展档案收集工作前对专兼职档案人员进行培训,将工作制度,岗位职责规范,收