公文规范与写作

1、公文写作规范与技巧 中国农业银行办公室 主要内容二二一一公文基础知识公文基础知识公文拟写的基本要求和基本方法公文拟写的基本要求和基本方法三三常用公文写作注意事项常用公文写作注意事项 一、公文基础知识一、公文基础知识 （一）公文的概念（一）公文的概念公文公文是法定作者在公务活动中为了行使某种职权，所使用的一种凭证式记录的信息。 农业银行的公文农业银行的公文是农业银行在经营管理过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布农业银行规章制度，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 p 公文处理工作现行制度公文处理工作现行制度 2012年4

2、月中央办公厅、国务院办公厅印发党政机关党政机关公文处理工作条例公文处理工作条例（中办发201214号） 。 2012年6月，国家质监总局、国家标准化委员会发布党政机关公文格式党政机关公文格式国家标准（GB/T 9704-2012）。 2012年11月，总行修订印发了新的中国农业银行公文中国农业银行公文处理办法处理办法（农银规章2012164号）和中国农业中国农业银行公文格式管理规定银行公文格式管理规定（农银规章2012168号） 。 2013年1月1日实施u中国农业银行公文处理办法中国农业银行公文处理办法修订说明修订说明一是参照党政机关公文处理工作条例，调整了原办法的篇章结构，使新办法尽可能与

3、条例结构一致。 如将原办法第六章“发文办理”改为“公文拟制”，第七章“收文办理”和第八章“公文归档”整合为新的第七章“公文办理”。二是根据条例最新规定，修改原办法有关内容。如取消“议案”文种，取消发文格式中的“主题词”，增加“发文单位署名”，将“成文日期” 改为阿拉伯数字标注，“急件”改为“加急”，并细化了上行文和下行文行文规则。三是结合近年来我行公文处理工作的新情况、新变化，对原办法有关内容进行调整和补充 。如在发文类别中新增“农业银行党委宣传部发文” ，进一步明确了“请示”和“批复”的行文要求等。 公文的特点公文的特点p 一是法定性一是法定性p 二是权威性二是权威性p 三是规范性三是规范性

4、p 四是时效性四是时效性p 五是实用性五是实用性 中国农业银行公文处理办法中国农业银行公文处理办法：决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函和纪要。（请示、批复、函和纪要。（1111个文种，个文种，取消议案取消议案） （二）（二）公文的种类公文的种类党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告通知、通报、报告 、请示、批复、议案、函、纪、请示、批复、议案、函、纪要。要。(15(15个文种个文种) ) 文种 适用范围 决定 对重要事项

5、做出决策和部署； 奖惩系统内有关单位及人员； 变更或者撤销下级行不适当的决定事项。 公告 向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 通知 传达党中央、国务院的指示和决定； 发布要求下级行和有关单位周知或者执行的事项； 批转、转发公文； 任免和聘用人员。 通报 表彰先进，批评错误，传达、沟通重要精神或情况。 文种 适用范围 报告 向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。 请示 向上级机关请求指示、批准。 批复 答复下级机构的请示事项。 意见 对重要问题提出见解和处理办法。 函 不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。纪要

6、 记载会议主要情况和议定事项。 （三）发文类别（三）发文类别 行务发文行务发文 行发文、办公室发文、机关内设机构发文 党务发文党务发文 党委发文、纪委发文、党办发文、党委部门发文 其他发文其他发文 工会、共青团、保密委员会、农村金融学会等 群团组织发文 内部情况通报内部情况通报 农银发：向上级机关请示、报告有关事项；向全行发布全局性、政策性工作事项；印发行领导在全行工作会议上的讲话；转发上级机关重要方针政策及其他重要事项的文件；印发表彰、处分决定及重大事件通知通报等。 农银任：干部任免、聘用有关事项。 农银复：批复分行、培训学院请示事项。 农银函：与不相隶属单位沟通、商洽工作，答复问题等。 农

7、银规章：印发系统内各项制度规范，包括基本制度、政策、基本规范、守则、管理办法、规定、实施细则、操作规程等。 行发文行发文是以总行名义发出，对全行性事务进行汇报、请示、商洽、部署、指示或批复的公文。 办公室发文办公室发文是以总行办公室名义发出的公文，是行发文的重要补充形式。 农银办发农银办发 向全系统部署一般性工作事项。 转发上级机关或不相隶属机关的文件。 向上级机关部门（司、局）行文。 通报业务经营情况等。 农银办函农银办函 与上级机关办公室或其他不相隶属单位的办公室商洽一般性工作。 印发各种会议、培训通知。 部室发文部室发文是以内设部门名义制发的文件。 布置本部门职权范围内的事务性工作。 批

8、复对口部门报送的仅属于本部门职权范围内处 理事项的请示。 通报本业务条线单项业务或常规性经营情况。 转发外来机关一般性工作部署及外来机关部门 文件。 （四）（四）公文格式公文格式公文一般格式可划分为版头、主体和版记三部分。公文一般格式可划分为版头、主体和版记三部分。版头部分版头部分主体部分主体部分版记部分版记部分 份号 密级 保密期限 紧急程度 发文单位标志 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文 附件说明发文单位署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送单位 内部发送单位 拟文部门 印发单位 印发日期（取消主题词） 版头部分版记部分主体部分 u 密级和保密期限密级和保密期限公文密级：绝密、机密、

9、秘密、商密AAA、商密AA、商密A。涉密公文不得在综合办公信息系统上流转。u 紧急程度紧急程度紧急公文要标明“特急”、“加急”。根据文件执行时间合理确定缓急程度。u 发文单位标志发文单位标志 一般由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成。 各级行发文标识一律使用“中国农业银行分（支） 行”加文件。u 发文字号发文字号 按照“农银+发文单位简称发文类别+年份+序号”标注 u 文件标题文件标题发文单位事由文种词 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号 u阅知范围：主送、抄送和内部发送阅知范围：主送、抄送和内部发送使用全称或者规范化简称、统称；按照级别高低排列；只发送给与文件内容事项相

10、关的单位或部门u 附件说明：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件说明：公文正文的说明、补充或者参考资料。 u 发文单位署名、成文日期和印章发文单位署名、成文日期和印章u 附注：需要说明的其他事项附注：需要说明的其他事项 ( (五五) )行文规则行文规则u 行文应当确有必要，讲求实效确有必要，讲求实效。要以解决实际问题为宗旨，不得随意行文。能以电话、传真、邮件、内网等方式进行部署的事项，不再印发文件；现行文件规定仍然适用的，不再重复发文。u 系统内应当逐级行文逐级行文。u 遵循对等原则对等原则，“明来明复、密来密复、函来函复”。 u 各级行根据职权范围，可以同上级行相互行文；可以同所辖分支机构

11、相互行文；可以向本级机关 内设部门行文；可以根据工作需要以函的形式向不相隶属的单位商洽工作、询问和答复问题。u 各级行内设部门（不包括二级部）根据职权范围，可向上级行及所辖分支机构的对口部门行文二级部确需行文的，应以办公室或所挂靠的一级部名义印发。除办公室外，各级行内设部门原则上不得以部门名义对外正式行文。 u上行文的行文规则： 原则上不得多头报送。 公文不报个人。 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 请示应一文一事。 分行上报总行的请示，涉及总行两个以上内设部门分工负责的事项，应以分行名义行文，以总行为主送单位，总行以行发文批复。 u下行文的行文规则： 主送受理单位，根据需要抄送相关单

12、位。重要行文应同时抄送发文单位的直接上级机关。 各级行内设部门可以部室发文形式向下级行的相关部门行文，但不得直接向下级行行文。 转发上级机关文件，原则上不再抄送上级机关。 必须针对正式书面请示进行批复，非正式发文形式的请示不得作为批复的依据。 u 其他注意事项：其他注意事项： 涉及本单位其他部门职责的事项，行文时应协商一致，未协商一致，不得擅自行文。 内设部门不得超范围或越权行文。 ( (六六) ) 公文拟制公文拟制 1.1.草拟公文草拟公文 u公文中引用的人名、地名、数字、引文要准确。u使用非规范简称时，第一次出现时必须使用全称。u各类发文的正文中不得出现图表。u公文中的数字，除结构层次序数

13、和一些词、词组、惯用语等用汉字外，其他应使用阿拉伯数字。 u正文结构序号一般按照“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”的层次排列。 u与文件相关的支持性材料，作为发文的依据。 2.2.公文会签公文会签 u凡有涉及其他部门的事项，主办部门要主动履行会签程序。u会签部门要重视会签文件，及时进行研究，提出会签意见，按规定时间反馈主办部门。u如有意见分歧，一定要充分沟通协调，经过协调仍无法取得一致时，主办部门要实事求是地列明各方理据,报请行领导协调或裁决。不能取得一致意见，不能擅自行文。 3.公文审核公文审核u公文签发前，应由公文审核人员进行审核。 4.4.文件签批文件签批u基本原则：“以本行（党委

14、）名义制发的公文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。以本行（党委）部门名义的发文，由部门主要负责人或授权其他负责人签发，也可视情况由分管行领导签发。” u凡已签发的公文，不得随意变更公文内容。确需变更的，一般性内容变更，需经办公室公文审核部门同意；实质性内容变更，应报请签发人同意。 ( (七七) ) 公文办理公文办理 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。u收文办理主要程序： 签收、登记、初审、承办、传阅、督办、答复。u发文办理主要程序：复核、登记、印制、核发。u需要办理落实的文件由办公室督办部门立项督办。 u涉密公文应当按照国家和我行保密管理规定进行传递、传输。u需要归档的公

15、文及有关材料，应当根据档案管理规定及时收集齐全、整理归档。 ( (八八) )公文管理公文管理u公文应由各级行办公室或指定的专人负责管理，确保公文收取、传递、用印、整理（立卷）和归档等各环节顺畅运转。u翻印文件与正式印发的公文具有同等效力，视同正式公文进行管理。u公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章 。u公文被撤销视作自始不产生效力；公文被废止视作自废止之日起不产生效力。 （九）附则（九）附则u农业银行公文含电子公文。电子公文处理流程参农业银行公文含电子公文。电子公文处理流程参照纸质文件办理，公文处理中其他涉及电子公文照纸质文件办理，公文处理中其他涉及电子公文管理的有关规定另行制

16、定管理的有关规定另行制定 。中国农业银行综合办公信息系统操作规程中国农业银行综合办公信息系统操作规程 (农银规章农银规章20119号号) 二、公文拟写的基本要求和基本方法二、公文拟写的基本要求和基本方法（一）基本要求（一）基本要求p 观点正确p 实事求是p 准确及时p 结构严谨p 简明生动（二）基本方法（二）基本方法 1.根据行文目的、公文内容、行文方向确定文种。根据行文目的、公文内容、行文方向确定文种。 行文目的：行文目的： 公文内容：公文内容： 行文方向：行文方向： 主题要正确主题要正确 主题要鲜明主题要鲜明 主题要集中主题要集中 主题要深刻主题要深刻 主题要一致主题要一致 2.根据发文意

17、图确定主题和写作思路。根据发文意图确定主题和写作思路。 广泛收集材料，做好写作前期准备工作。 3.围绕主题选择、组织材料。围绕主题选择、组织材料。 感性材料和理性材料 事实材料与理论材料 事例材料和数据材料 正面材料和反面材料 直接材料与间接材料 概括材料与具体材料 历史材料与现实材料 中国材料与国际材料 从主题表达需要出发选择具有真实性、现实性、典型性、新颖性和系统性特征的材料。 4. 精心谋篇布局精心谋篇布局。 结构九要素：标题、开头、段落、层次、主次、 详略、过渡、照应、结尾。 标题要醒目，开头要吸引人；标题要醒目，开头要吸引人； 层次要分明，主次要突出；层次要分明，主次要突出； 详略要

18、得当，过渡要自然；详略要得当，过渡要自然； 照应要周全，结尾要果断。照应要周全，结尾要果断。 5.注意公文语言的表述方式。注意公文语言的表述方式。 公文语言的基本特点：公文语言的基本特点：p 严肃庄重严肃庄重p 简洁凝练简洁凝练p 规范准确规范准确p 平实易懂平实易懂p 直述不曲直述不曲错例：错例：2002年12月，总公司因无法偿还到期贷款，我行将其诉至湖南省高级人民法院。我行信访部门每天都接待许多来信来访。 每一位员工都要牢牢树立市场约束这根弦。 优质客户资源尚待进一步深耕细作 将中小客户培育成为我行业务发展的中流砥柱 总行对案发较多的分行提出整改要求并反馈整改结果 不得随意擅自对外披露信息

19、； 必须事前报总行审批后执行 经过数据分析和系统监测表明 随着移动互联、安全认证等新技术的运用，为电子银行业务创新提供了广阔的发展空间。 文字关斟酌用标点斟酌用标点层次 一(一)1.(1)概数多重书名号 杜绝错别字杜绝错别字拔拨，货贷元员反应反映形式形势，起稳-企稳，急需亟需辨析易混字辨析易混字截至截止 帐户账户 制定制订作做数字要讲究数字要讲究分数百分数时间计量单位(变化)称谓须准确称谓须准确姓名职务地名机关称谓 三、常用公文写作注意事项三、常用公文写作注意事项（一）决定（一）决定 适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩系适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩系统内有关单位和人员、变更或者撤销下

20、级行不适统内有关单位和人员、变更或者撤销下级行不适当的决定事项。当的决定事项。 决定的种类：决定的种类： 指挥性决定； 政令性决定；表彰性决定；惩处性决定；仲裁性决定 。决定的写法： 决定缘由决定缘由：写清楚决定的政策依据、必要性、目的和意义。 决定事项决定事项：一般是重要事项或重大行动。 结语部分结语部分：对决定的内容做出评估并提出执行希望，提出对贯彻本决定的具体措施和要求，或者 提出希望（二）公告（二）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 公告的特点公告的特点：发布事项的重要性、发布范围的广泛性、发布方式的单一性。 正文：正文：要简明扼要写出

21、公告依据、公告事项。 结尾：结尾：一般以“现予公告”、“特此公告”作结语。 标题标题：可采用三种表述方式（三）通告（三）通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。项。 通告的特点：通告的特点：公开性，普遍性，约束性 正文：正文：一般由目的依据、规定事项、要求三部分组成。 结语结语:以以“特此通告”、“此告”等结尾。撰写通告要注意撰写通告要注意：一要突出中心；二要体现方针政策；三要通俗易懂。公告与通告的区别公告与通告的区别：从重要程度，从应知范围（四）意见（四）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 意见的写

22、法： 阐明意见的依据、目的和意义。 分析内外部形势、存在的问题等。 明确具体意见，对有关问题或某项工作提出见解、 建议或规范性的的解决办法。 撰写意见要注意：撰写意见要注意： 区别通知和意见区别通知和意见。 区别意见和决定区别意见和决定。（五）通知（五）通知 适用于传达党中央、国务院的指示和决定，适用于传达党中央、国务院的指示和决定，发布要求下级行和有关单位周知或者执行的事项，发布要求下级行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免和聘用人员等。批转、转发公文，任免和聘用人员等。 撰写通知要注意：撰写通知要注意：一是避免通知滥用；二是防止内容含混；三是防止层次一是避免通知滥用；二是防止

23、内容含混；三是防止层次不清；四是区别通知与决定。不清；四是区别通知与决定。 通知的类别：通知的类别：指示性通知、发布性通知、周知性通知、转发性通知（六）通报（六）通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。重要情况。 通报的分类通报的分类;表彰性通报、批评性通报、情况通报、专题通报 通报的特点：通报的特点：典型性，教育性，指导性 通报的写法：通报的写法： 引言引言。 事实事实。 分析及处理分析及处理。 希望或要求希望或要求。撰写通报要注意撰写通报要注意： 防止缺乏层次防止缺乏层次。 防止缺乏典型防止缺乏典型。 避免用词不当避免用词不当

24、。 行文要及时行文要及时。（七）报告（七）报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。上级机关的询问。 报告的特点：报告的特点：单向性，陈述性，事后性报告的写法报告的写法： 一是要简要概述情况，说明全文主旨。 二是阐明工作进展情况、主要做法、取得成效等。 报告主体部分根据报告类别的不同写法有所区别，如反映问题类报告、答复类报告。撰写报告要注意：撰写报告要注意： 报告的时效性。 区别报告与请示。（八）（八） 请示请示 适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。 请示的特点：请示的特点：定向性，单一性，期复性 请示的写法：请示的写法： 主要包括请示缘由（为什么请示）、请示事项（请示什么问题）、请示要求三个方面。结尾可写上 “可否（或妥否），请指示”、“请审核