内部控制手册-5.1 员工招聘与配置

1、5.1 员工招聘与配置1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的员工招聘与配置过程。旨在根据计划目标，优化使用企业生产所需的人力资源，按发展需求配置公司所需人才，使公司及其子公司能够有序、高效地完成全面目标。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度战略人力资源管理程序战略人力资源短缺专项应急预案。1.4 职责分工用人需求部门：根据岗位需求编制人力资源规划，提出用人申请。战略人力资源部：对用人部门的人力资源规划进行审核，对用人部门提出的用人申请进行审核分析，进而

2、发布招聘信息对收到的简历进行筛选并对符合条件的应聘者进行初试，对通过复试者背景调查，帮录用者办理入职手续和资料归档及入职后续工作。主管领导：对用人部门的用人申请进行审批，对通过了复试和背景调查合格者进行审批。1.5 流程图131.6 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别15.1-CT1确保公司人力资源计划满足发展战略的要求战略目标25.1-CT2确保招聘信息有效传播经营效率目标35.1-CT3确保面试过程公正合理经营效率目标45.1-CT4确保新入职员工符合公司要求经营效率目标55.1-CT5确保公司的商业秘密的安全经营效率目标1.7 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编

3、号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露123455.1-R1未能制定与公司发展战略相一致的人力资源需求计划，导致公司人力资源无法满足发展战略的要求，影响公司战略目标的实现5.1-CT15.1-CA1公司各级部门人力资源专员根据本部门生产任务、业务发展情况，对本部门人力资源需进行分析，制定年度需求计划，提出岗位任职资格，报公司战略人力资源部；人力资源部复核统计报公司领导审批编制/审批预防型战略人力资源管理程序年度人力资源需求计划；招聘计划5.1-R2人力资源需求计划编制人

4、员对岗位和人员配置不熟悉，导致人力资源需求计划不合理，影响公司日常经营的效率5.1-CT15.1-CA2公司分管领导：审核部门招聘计划；从公司整体情况出发对所有岗位的招聘进行把关编制/审批预防型战略人力资源管理程序年度人力资源需求计划；招聘计划5.1-R3人力资源需求计划的编制过程中未充分与其他部门充分沟通,导致编制的计划的准确性和可用性不强,影响计划的实施5.1-CT15.1-CA3各部门编制的人力资源需求计划应当经过部门经理和分管副总审批，并且公司各级部门人力资源专员根据各部门生产任务、业务发展情况，对生产业务部门提出的招聘需求进行分析，制定年度需求计划；提出岗位任职资格，由系统HR确认，

5、并提醒相关部门确认预防型战略人力资源管理程序年度人力资源需求计划；招聘计划5.1-R4人力资源需求计划的编制过程中未考虑公司人员的人员分布、总体年龄和知识结构,导致公司在招聘后的人员结构失衡,影响公司长久发展5.1-CT15.1-CA4公司的战略人力资源部应该根据公司人员的人员分布、总体年龄和知识结构,编制人力资源需求计划预防型战略人力资源管理程序年度人力资源需求计划；招聘计划5.1-R5由于宏观经济形势变化、经济产业转型、用工招聘群体发生变化等原因，造成企业招工困难，从而导致企业“用工荒”5.1-CT25.1-CA5战略人力资源部应当负责编制人力资源战略规划，综合考虑未来几年的宏观经济形式，

6、公司战略转型，用工整体结构等因素，制定出人力资源战略，防止可能产生的“用工荒”预防型人力资源短缺专项应急预案人力资源战略规划5.1-R6公司其他部门未通过人力资源部门统一向外发出招聘信息，导致信息未得到有效管理，求职者难以识别信息，影响公司人力资源规划的实施5.1-CT25.1-CA6发布招聘信息：由公司战略人力资源部统一在人才网站，相关媒体，公司网站发布招聘信息；公司参加的人才交流大会必须有公司人力资源管理部门负责人及工作人员参加预防型战略人力资源管理程序招聘程序；招聘信息5.1-R7发布招聘信息前未对预招聘岗位要求的学历、专业知识、经验、年龄等条件有充分的认识和了解，导致招聘到的人不符合岗

7、位要求，影响公司的招聘效率和正常的业务开展5.1-CT25.1-CA7公司的战略人力资源部在发布员工招聘信息时对招聘岗位进行职位分析，对岗位要求的学历、专业知识、经验、年龄等条件在招聘信息中予以明确预防型战略人力资源管理程序招聘信息5.1-R8未能根据预招聘岗位选择合理途径发布招聘信息，导致信息发布的范围受限，求职者无法成功接受信息，影响人力资源规划的实施5.1-CT25.1-CA81）公司战略人力资源部确定招聘方式，组织招聘录用，通过媒体刊登招聘广告，网络招聘，参加各类大中专毕业生人才交流会，人才市场人才库查询，各类普通高校、技校毕业分配部门推荐等；2）发布招聘信息：由公司战略人力资源部统一

8、在人才网站，相关媒体，公司网站发布招聘信息预防型战略人力资源管理程序招聘信息5.1-R9招聘信息发布过程中对于要求的应聘人员提交的应聘材料不全或说明准确，导致招聘人员无法有效地进行第一次简历筛选，影响招聘质量5.1-CT25.1-CA9公司战略人力资源部在招聘信息的发布时对应聘所需材料给予明确、具体的说明预防型战略人力资源管理程序招聘信息5.1-R10招聘过程中对于招聘信息发布后收回的简历和应聘材料处理不及时，导致招聘周期加长，影响招聘质量5.1-CT25.1-CA10严格规定招聘过程中收到的简历和应聘材料的处理与提交时间，及时由职能招聘部门提交报告到招聘归口部门预防型战略人力资源管理程序招聘

9、分析报告5.1-R11简历筛选过程不规范、不合理，可能导致企业不能准确为求职者定位，从而影响个人才能发挥，造成人才浪费5.1-CT35.1-CA11确定规范合理的简历筛选规定，从而更好的定位到企业所需人才预防型战略人力资源管理程序简历筛选标准5.1-R12招聘过程中没有建立面试官和招聘决策人回避制度，导致过程不公平，影响人力资源规划的实施5.1-CT35.1-CA12公司的战略人力资源部建立起员工招聘回避制度，保证公司能招聘到人力资源规划所需的人员预防型战略人力资源管理程序招聘回避的规定5.1-R13面试过程不够合理，无法选择合格的应聘者入职，影响公司日常经营的效率5.1-CT35.1-CA1

10、3录用大中专、技校毕业生，人力资源管理干事根据应聘材料收集情况，通知“基本符合要求的”或“勉强合格的”应聘者携带相关材料（毕业证书原件、身份证原件等相关证件），参加面试由人力资源管理部门负责人及相关人员对应聘者进行面试，并对面试安排及面试过程进行控制并详细纪录，填写面试人员评估表最后，根据面试结果，确定面试合格者预防型战略人力资源管理程序面试人员评估表；笔试考核资料5.1-R13面试过程不够合理，无法选择合格的应聘者入职，影响公司日常经营的效率5.1-CT35.1-CA14录用社会人员时，增加笔试考试内容招聘笔试考试由公司战略人力资源部组织相关人员命题或自行命题，对一般岗位的应聘者进行相关知识

11、的笔试，对专业性较强的岗位应聘者进行专业知识的笔试对面试，笔试均合格的应聘者，才能进入体检、录取，办理正式录用手续预防型战略人力资源管理程序面试人员评估表；笔试考核资料5.1-R14没有将员工的职业道德素养列入面试考核指标，导致录用职业素养不合格员工，影响公司资产和信息安全5.1-CT45.1-CA15将员工的职业道德素养作为招聘的一个指标列入面试考核之中，并且明确职业道德素养在面试考核成绩中所占到的比例预防型战略人力资源管理程序面试考核指标中列入职业道德素养这一指标5.1-R15对通过面试小组测试的应聘人员，人力资源部未将其个人资料归档保存一定期限，导致后备人力资源流失5.1-CT35.1-

12、CA16通过EHR系统进行人才资料的储备；对于面试中表现出入职意向的人员，但因其他原因未到公司的，将人员档案资料保存1年，作为后备人力资源进行管理预防型战略人力资源管理程序归档的应聘人员资料5.1-R16人力资源部未能对初步面试合格的应聘人资料进行背景调查，导致对应聘人资料的真实性了解不够充分，影响招聘质量5.1-CT45.1-CA17战略人力资源部对初步面试合格的人员，通过各类渠道验证身份信息和背景信息，保证身份证实可信、合法合规，调查内容包括：面试人员与应聘人之间存在的利益，企业的利益冲突预防型战略人力资源管理程序应聘材料；应聘者背景调查材料5.1-R17未能对录用人员进行体检和职业健康检

13、查，导致在职员工的职业健康安全受威胁，影响公司的员工健康安全5.1-CT45.1-CA18对新录用的人员进行岗前体检和职业健康检查，保证体检合格者才能上岗，避免给公司带来隐藏的职业病等风险预防型战略人力资源管理程序体检报告5.1-R18录用外部人员时，未获得对方单位开具的离职证明材料，录用后导致法律风险5.1-CT45.1-CA19战略人力资源部在进行人员录取时，需通知录取人员出具离职单位开具的离职材料，证实此人员已经离职预防型战略人力资源管理程序离职证明材料（解除劳动合同证明书）5.1-R19最终录用结果未经过预招聘岗位直接上级领导审批确认，导致录用人员不符合其直接上级的需求和期望，影响公司日常经营效率 5.1-CT4 5.1-CA20人力资源管