采购管理制度工作总结

1、1 目的建立新型高效的商务、物流管理体系，提升采 购和物流质量， 促进公司商务、 物流管理的标准化、 规范化。确保采购满足质量、环境和职业健康安全 管理体系（简称一体化）规定的要求。2 适用范围适用于公司产品所用物料的采购、工艺外协、 产品实现过程中外包服务、其他采购行为中涉及环 境保护和职业健康安全方面的采购控制与物流管 理。3 基本原则3.1 执行集团商务总部的各项政策和管理标准；3.2 对所有进口件由商务本部国际业务部集中采 购；3.3 对外购件、外协件（含工艺外协）由各事业部 商务部门采购；3.4 所有进口件、外购件和外协件由相应事业部商 务部门进行仓储和配送服务；3.5 大宗采购、行

2、政办公用品、设备和固定资产等 由商务本部商务招标部采用招标 （议标） 形式采购。3.6 事业部商务部的商务谈判适当由商务本部参与 指导；3.7 所有生产性的合同必须由商务本部、相关事业 部商务部、质保部、研究院和事业部总经理参与会 审；3.8 各事业部负责自己的保供责任、库存管理、物 流管理、计划管理；3.9 计划、商务、物流与资金相对分离；3.10 建立高质、高效、稳定的供应渠道；3.11 相互监督，相互协调，共同提高；3.12 职能清晰、责权分明、运营高效；3.13 使采购资源在全公司范围内实现共享。4 商务体系机构设置和主要职能开心快乐每一天公司设立商务本部，下设三个部门：综合管理 部、

3、国际业务部、商务招标部；各事业部或子公司 成立商务部。其具体职责如下：4.1 商务本部：负责与集团商务总部对接；负责制订公司的采 购政策、制度和流程；负责进出口物资的商务谈判 和采购物流； 负责大宗批量物资、 设备、 固定资产、 服务项目的招标和合同签订（集团商务总部负责的 采购物料除外） ；协调共享采购资源的优化配置； 负责培育重点供方，实施商务培训，建设高素质专 业化的采购团队； 对事业部履行服务、 协调、 支持、 监控职能，为各事业部提供业务与信息支持，监控 其成本与过程；其三个部门职能分配如下：4.1.1 综合管理部：4.1.1 1 负责执行集团商务总部的各项政策和管理 标准；4.1.

4、1.2 制定公司有关采购、物流战略、政策、制 度与流程；监督采购战略、政策、制度的实施，综 合协调商务工作中出现的问题；4.1.1.3 组织领导采购方式、采购物料从事商务体 系调查研究与项目规划，提升商务与物流管理效 率；4.1.1.4 从事商务体系调查研究与项目规划，提升 商务与物流管理效率；4.1.1.5 为各商务招标部门以及事业部提供技术与 业务支持，协调供应市场资源的配置；4.1.1.6 负责供方战略管理与流程建设，培育重点 供应商；4.1.1.7 负责全公司商务过程中的所有法律事务， 负责商务本部各业务部门采购合同的审查与供方 管理；4.1.1.8 实施商务培训，建设高素质专业化的采

5、购 团队；4.1.2 国际业务部： 负责公司内进口件的采购与相关商务活动。4.1.2.1 与各事业部技术部门一道，备选进口件供 方；4.1.2.2 根据各事业部提出的计划或申请，负责公 司进口件的商务谈判与合同签订；4.1.2.3 按事业部的计划，向供方下达采购订单， 对已订货物进行跟催；4.1.2.4 负责办理进口手续；4.1.2.5 负责协调与供方的关系，如质量问题的处 理、计划的调整等；4.1.2.6 负责办理进口件付款；4.1.2.7 负责部门所涉及的供方开发与管理；4.1.2.8 新产品开发采购上的可行性意见反馈；4.1.2.9 负责本公司所有进口件合同的执行和物流 工作。4.1.3

6、 商务招标部： 负责公司大宗采购物料、设备、固定资产和服 务项目等的招标（议标） 、商务谈判、合同签订。 其中：设备招标只负责 50 万元以下的非标设备项 目；4.1.3.1 根据各事业部的招标计划，确定邀请招标 单位、进行资格候审、编制招标文件、组织开标和 评标直至签订合同；4.1.3.2 根据商务本部或者事业部商务部的采购计 划，对不宜招标的采购件，进行议标并签订合同；4.1.3.3 招标签订的合同，由申报采购计划的提出 部门执行；4.1.3.4 商务本部综合管理部负责合同归档工作；4.1.3.5 商务本部综合管理部和商务招标部将对合 同的执行情况进行跟踪、验证和监督；4.1.3.6 负责

7、本部门所涉及的供方开发与管理；4.2 各事业部商务部的商务职能：开心快乐每一天4.2.1 归口本事业部所有采购行为；4.2.2 编制月度采购计划和滚动计划，向商务本部 综合管理部报送进口件采购计划、招标计划；4.2.3 负责接收本事业部所有临时计划；商务本部 负责的由事业部商务部归总后向商务本部综合管 理部报送；4.2.4 负责本事业部向总经办报送行政物资采购计 划；4.2.5 编制由事业部负责采购的月度采购资金计划；4.2.6 各事业部商务部对计划的准确性、及时性负 责；商务本部在承诺的时间内，负责应由其完成的 计划的实施。4.2.7 负责外购件、外协件（包括工艺外协）的商 务谈判，组织合同

8、会审；负责外购件、外协件招标 计划的申报，负责执行外购件、外协件合同；4.2.8 负责事业部涉及供方的开发和管理，但开发 新供方时，必须报商务本部综合管理部进行评审， 通过评审成为合格供方后才能进行采购，负责事业 部签订合同的档案管理；4.2.9 负责本事业部所有外购件、工艺外协件和工 艺外协项目的全部物流管理工作。4.2.10 负责本事业部进口件、外购件、外协件、产 成品、配件的仓储管理、配送服务以及材料质量、 数量验收。4.2.11 各事业部技术、 质量管理部门， 配合商务本 部，对商务合同有关技术、质量提供支持并对供方 进行评定。5 仓储、物流职能划分：5.1 由商务本部采购的物料由相应

9、事业部负责仓储 管理、质量验收等工作；5.2 由事业部采购的物料，由各事业部负责仓储管 理、质量验收等工作；5.3 行政办公用品由总经办负责仓储管理、质量验 收等工作。6 临时计划管理根据 * 有限公司临时计划管理流程ZJ-QGZ/SW03-2004进行管理。7 合同的执行7.1 外购件、 外协件的采购合同由事业部负责执行；7.2 进口件的采购合同由商务本部国际业务部负责 执行；7.3 行政办公用品的采购合同由总经办负责执行；7.4 设备采购合同由计改部负责执行；7.5 自动化办公设备采购合同暂由商务本部负责执 行；7.6 检测、计量设备采购合同由各事业部质保部门负责执行；7.7 基建合同由基

10、建部负责执行；7.8 合同执行中出现履约、价格、质量等问题，商 务人员应协助进行协调；同时商务本部综合管理部 应对上述问题进行记录，进行供方评审、索赔等工 作。8 采购权限管理8.1 总则为简化审批流程，缩短审批周期，特制定下列管理权限。8.1.1 每一流程，审批人员不超过三人。8.1.2 对出现的业务处理失误，按下列办法承担过 失责任：直接业务工程师，承担60%的责任；复核人员承担 30%的责任，最终批准人员承担 10%的责 任。8.1.3 在执行业务过程中，如遇审批人员出差、请 假等原因不在岗位时，为不影响业务的正常进行， 其审批权可由直接上级代理。下级代理上级权限， 必须经上级书面授权。

11、开心快乐每一天8.2 采购请购管理权限8.2.1 试制及临时生产用采购申请中采购金额在 50 万元以内由事业部总经理批准，超过 50 万元由公 司总经理批准。8.2.2 行政办公用品的采购申请由事业部总经理或 总助以上领导批准，每月 5 日或 25 日（节假日顺 延）报商务本部。紧急采购须报公司总经理批准。8.2.3 固定资产采购申请必须报公司总经理批准； 所有行政办公设备（超过 2000 元）必须报公司总 经理批准，在 60 万元以上必须报三一重机董事长 批准。8.3 合同审批权限8.3.1 合同金额在 50 万元以内的生产资料、 行政办 公用品等采购合同，由主管商务本部的总助或事业 部总经

12、理批准；8.3.2 合同金额超过 50 万元的生产资料及行政办公 用品等采购合同，须报公司总经理批准；8.3.3 合同金额在 2 万元以内的固定资产采购合同， 由主管商务本部的总助或事业部总经理批准；在 2 万至 60 万元之间的固定资产采购和基建合同由公 司总经理批准；超过 60 万元的固定资产采购和基 建合同由董事长批准；8.3.4 采购合同外的其他协议8.3.4.1 合同价格变更：部长审核，主管总助或事 业部总经理批准；8.3.4.2 数量变更：主管部长批准；8.3.4.3 质量问题的处理：主管总助或事业部总经 理批准；8.3.4.4 遗留问题的处理：部长复核、主管总助或 事业部总经理批

13、准；8.3.4.5 废旧物资的处理，主管总助或事业部总经 理批准；原值在 5 万元以上的或折价幅度在 50%以 上的，公司总经理批准 ;8.3.4.6 合同外的费用负担，主管总助或事业部总 经理批准；8.3.4.7 其他协议， 主管总助或事业部总经理批准 ;8.4 资金计划审批权限 资金计划：财务总助或公司总经理批准；8.5 供方的审批权限、分类及管理流程8.5.1 具体见 * 有限公司供方选择程序 ZJ-QGZ/SW08-20048.5.2 * 有 限 公 司 供 方 管 理 程 序 ZJ-QGZ/SW07-20049 合同签订管理具体见 * 有限公司商务合同管理制度ZJ-QGZ/SW05-

14、200410 采购订单管理10.1 非生产类物料直接按合同执行， 由合同执行人 下达采购订单。10.2 生产类物料采购订单的确定10.2.1 采购订单是供方组织生产物料的凭证， 必须 由采购物流工程师下达。10.2.2 采购订单使用标准样式，必须填写物料名 称、物料编码、到货时间、到货数量、到货地点、 价格等内容；10.2.3 长周期采购物料根据 “生产滚动计划” 下达 滚动订单， 滚动订单必须考虑生产需求、 现有库存、 在途库存、安全库存等因素。10.2.4 下达 A、B 类物料采购订单必须经业务主管 批准，并由综合计划员负责汇总。10.2.5 采购订单由物流工程师负责跟催。11 采购物料的

15、验证11.1 采购产品按 进货检验和试验程序 进行检验。11.3 当需要在供方货源处验证时， 采购部门在与供 方签订采购合同时，应规定验证的时间、地点、人 员、检验规程和验收标准，以及产品放行的方式， 开心快乐每一天并填写验证通知，质保部派人按驻外检验管理规 定执行。11.4 合同有要求时， 允许顾客到公司或供方处对供 方产品进行验证，相关事业部质保部提供其所需的 资源，包括检测仪器，指派检验员配合等。11.5 顾客在供方产品验证时， 即使验收合格， 质保 部仍按规定执行产品进货检验和试验。12 采购物料入库管理12.1 按采购订单打印收货票据。12.2 接收和装卸作业。12.3 核对数量、分

16、拣、标识、上架。12.4 下达入库数据。12.5 入库票据的交接。12.6 入库的时间限制： 免检物料从卸货 （收货票据 未在卸货前到达的为接到收货票据的时间）到系统 入账不超过 24 小时；检验物料从检验合格至系统 入账不超过 24 小时。13 采购物料不合格品的管理与索赔公司要求及时处理不合格采购物料，避免不合 格物料的非预期使用或长期库存，维护公司的正当 权益不受损害，促进供方提供合格的产品，公司原 则坚持惩罚性的索赔原则，即要求肇事供方提供一 倍于直接损失金额的赔偿。14 相关文件14.1 公司临时计划管理流程 ZJ-QGZ/SW03-200414.2 * 公 司 供 方 选 择 程 序 ZJ-QGZ/SW08-200414.3 * 公 司 供 方 管 理 程 序 ZJ-QGZ/SW07-200414.4 * 公 司 商 务 合 同