公文处理培训

1、公文处理工作培训 二、公文种类和格式二、公文种类和格式 一、公文和公文处理工作的定义一、公文和公文处理工作的定义培训内容 三、公文处理流程三、公文处理流程四、协同工作平台四、协同工作平台OAOA系统的使用系统的使用 五、印鉴使用管理五、印鉴使用管理公文和公文处理工作的定义公文和公文处理工作的定义 公司系统公文：公司系统公文： 是公司机关在企业管理过程中形成是公司机关在企业管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的公务文书。的具有法定效力和标准体式的公务文书。 是依法经营、依法管理和进行企业是依法经营、依法管理和进行企业公务活动的重要工具。公务活动的重要工具。传达指令传达指令Description

2、 of the contents 指导工作指导工作公文的作用公文的作用公务联系公务联系 记载凭证记载凭证 公文和公文处理工作的定义公文和公文处理工作的定义 公文处理：公文处理： 是指公文的办理、管理、整理立是指公文的办理、管理、整理立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。的工作。 应当坚持实事求是、精简、高效的原应当坚持实事求是、精简、高效的原那么，做到及时、准确、平安。那么，做到及时、准确、平安。公文和公文处理工作的定义公文和公文处理工作的定义公文处理公文处理公文整理公文整理公文管理公文管理公文归档公文归档公文办理公文办理收文办理：收文办理：签收、登记、

3、审核、 拟办、批办、承办、 催办发文办理发文办理：草拟、审核、签发、 复核、缮印、用印、 登记、分发 公文和公文处理工作的定义公文和公文处理工作的定义 公文种类和格式公文种类和格式文件式公文 种类主要有： 1、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 2、通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布内部规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；印发会议纪要；任免人员。 3、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 4、报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见，答复上级单

4、位的询问。 5、请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 6、批复 适用于答复下级单位的重大请示事项。 7、意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法。 公文种类和格式公文种类和格式信函式公文 种类主要有： 1 1、函、函 适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题，请求批适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。准和答复审批事项。 2 2、意见、意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法。适用于对重要问题提出见解和处理方法。 3 3、通知、通知 传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项；印传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项；印发会议纪要。

5、发会议纪要。 4 4、通报、通报 适用于批评错误，传达重要精神或情况。适用于批评错误，传达重要精神或情况。 5 5、批复、批复 适用于答复下级单位的具体请示事项。适用于答复下级单位的具体请示事项。公司公文格式一般分为六类公司公文格式一般分为六类 1. 1.文件式公文件：平行文和下行文、文件式公文件：平行文和下行文、上行文；上行文； 2. 2.信函式公文：公司函、公司部门信函式公文：公司函、公司部门函；函； 3. 3.会议纪要：适用于记载、传达会会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项；议情况和议定事项； 4. 4.信息、简报信息、简报 5. 5.签报：适用于单位内部部门向领签报：适用于单位

6、内部部门向领导人书面请示、报告工作，可选文导人书面请示、报告工作，可选文种有种有“请示请示、“报告报告和和“意见意见； 6. 6. 电报：适用于处理紧急公务；电报：适用于处理紧急公务； 公文种类和格式公文种类和格式公文纸张要求公文纸张要求 公文用纸一般采用国际标准公文用纸一般采用国际标准A4A4210mm210mm297mm297mm，左侧装订。张，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。确定。 公文页边和版心尺寸：上白边天公文页边和版心尺寸：上白边天头头37mm37mm，下白边地脚，下白边地脚35mm35mm，左白边订口左白边订口28mm28mm，右白边

7、切，右白边切口口26mm26mm，版心，版心156mm156mm225 mm225 mm不不含页码。含页码。 排版规格：每页排版规格：每页2222行，每行行，每行2828个字。个字。 印制要求：版面干净无底灰，字迹印制要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过误差不超过lmmlmm。 公文种类和格式公文种类和格式 公文纸张要求公文纸张要求公文一般格式公文一般格式主主 体体版版 记记眉眉 首首首面红色反线含以上局部红色反线以下至主题词不含的局部主题词以下局部秘密等级、保密期限紧急程度、发文机关标识发文字号、签发人标题、主送机关、正文、附件

8、说明、成文日期、印章、附注、附件主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 公文公文18要素要素 1 1、发文机关版头、发文机关版头: : 发文单位标识应当使用发文机关全称或者标准化发文单位标识应当使用发文机关全称或者标准化简称。简称。 公文公文18要素要素n2 2公文份号：公文份号：n3 3密级程度密级程度: :n本卷须知：本卷须知：n1 1右上角；右上角；n2 2密级分为密级分为“秘密秘密、“机密机密、“绝密绝密3 3种。种。保密期限视内容而定。一般情况绝密保密期限视内容而定。一般情况绝密3030年，机密年，机密2020年，秘密年，秘密1010年。年。 公文公文18要素要素n4 4紧急程度紧急程

9、度: :n本卷须知：本卷须知：n1 1文件急度为：特急、加急；文件急度为：特急、加急；n2 2电报急度为：特提、特急、加急、平急；电报急度为：特提、特急、加急、平急；n3 3行政机关右上角，党委机关左上角。行政机关右上角，党委机关左上角。 公文公文18要素要素n5 5发文字号发文字号: :n例例“ “ 函号函号n 本卷须知：本卷须知：n1 1年份要全写，并用六角符；年份要全写，并用六角符；n2 2不能虚位；不能虚位；n3 3发文字号分类不宜过细。发文字号分类不宜过细。 公文公文18要素要素6 6签发人签发人: :本卷须知：本卷须知：1 1以最后一位或职位最高的审批领导名字为准；以最后一位或职位

10、最高的审批领导名字为准；2 2只在上行文中标注。只在上行文中标注。 7 7文头横线文头横线: : 公文种类和格式公文种类和格式 8. 8.标题标题 本卷须知：由发文机关本卷须知：由发文机关+ +事由事由+ +文种组成。标题应准文种组成。标题应准确简要，除法规规章或文件标题加书名号外，一般确简要，除法规规章或文件标题加书名号外，一般不用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容。不用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容。9 9主送机关主送机关: :1010正文正文: :1111附件附件: : 公文种类和格式公文种类和格式1212印章印章: : 本卷须知：除会议纪要和电报外，其他公本卷须知：除会议纪

11、要和电报外，其他公文应加盖印章；印章盖在成文日期处，上不压文应加盖印章；印章盖在成文日期处，上不压文，下要骑年盖月；盖章不落款，落款不盖章。文，下要骑年盖月；盖章不落款，落款不盖章。1313成文时间成文时间: : 本卷须知：以最后一位领导签发的日期为本卷须知：以最后一位领导签发的日期为准。成文日期用汉字书写，准。成文日期用汉字书写，“零零写为写为“。 公文种类和格式公文种类和格式 14 14附注附注: : 本卷须知：请示性公文一定要标注联系人及联本卷须知：请示性公文一定要标注联系人及联系系 。应当加括号标注应当加括号标注 15 15主题词主题词: : 主题词的标注最多不超过主题词的标注最多不超

12、过5 5个词，标引顺序：先标个词，标引顺序：先标类别类别词，再标类属词，最后标明公文种类。词，再标类属词，最后标明公文种类。 公文种类和格式公文种类和格式 16 16抄送机关抄送机关: : 本卷须知：除主送机关外，需要执行或知晓的其本卷须知：除主送机关外，需要执行或知晓的其他机关，称谓应使用标准化全称或简称。他机关，称谓应使用标准化全称或简称。 17 17印发机关和时间印发机关和时间: : 本卷须知：印发时间以本机关印制时间为准本卷须知：印发时间以本机关印制时间为准 18 18页码页码 公文种类和格式公文种类和格式 1发文字号用3号方正仿宋； 2签发人用3号方正仿宋，领导姓名用3号方正楷体；

13、3标题用2号方正小标宋； 4主送机关用3号方正仿宋； 5正文用3号方正仿宋； 其中第一层“一、 ；第二层“一 ；第三层“1 ；第四层“1公文各要素层次字体用字标准公文各要素层次字体用字标准 6附件和附件内容用3号方正仿宋； 7落款日期用3号方正仿宋； 8标识附注用3号方正仿宋； 9“主题词3个字用3号方正黑体，主题词内容即词目用3号方正小标宋； 10抄报、抄送、印发及印刷机关用3号方正仿宋。公文各要素层次字体用字标准公文各要素层次字体用字标准 发文处理流程发文处理流程 发文办理指以制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等程序。草拟公文几点本卷须知： 1.

14、符合国家的法律、法规及其他有关规定。 2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词标准，标点正确，篇幅力求简短。 3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。发文处理发文处理 4.拟制紧急公文，应当表达紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 5.人名、地名、数字、引文准确。 6.结构层次序数，第一层为“一、，第二层为“一，第三层为“1.，第四层为“1。层次较少时，第二层亦可为“1.，第三层为“1。 7.公文内使用非标准化简称，应领先用全称并注明简称。发文处理发文处理工程部、分公司工程部、分公司收文处理流程收文处理流程 工程部、分公司办公室

15、负责所有来文的接收、登记、传阅、催办工作，负责办公室及综合性收文的归档工作。 1.公司各工程部、分公司要指定专人负责，每天开机联网查阅电子公文。电子公文下载后，按收文时间进行收文登记处理，同时，将其保存以备查阅。 所有收文都须经办公室进行登记、传递，以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。 收文处理收文处理 2.工程部、分公司收到需要办理的电子公文后，由负责处理电子公文的专兼职人员下载并打印A4大小的纸质文件，填写?公司收文处理笺?，及时送工程部负责人阅批。 工程部办公室收到来文后，在一个工作日内完成登记、呈批，送工程部负责人批阅。 如工程部负责人不在，紧急和重要公文应 请示，经请示后先行

16、办理。 收文处理收文处理 3.紧急公文应按时限要求办理，一般公文应在3个工作日内办结，最长不应超过7个工作日。 4.工程部、分公司应建立收文登记本，收到文件后及时进行登记。 收文处理收文处理印鉴使用管理 1. 1.依据依据 印鉴使用管理填写印鉴使用审批单项目（指挥）部负责人审核签字需用印资料加盖单位公章，并填写公章使用台账2.2.流程流程印鉴使用管理 印鉴使用必须坚持手续齐全、先审批后用印、登记备印鉴使用必须坚持手续齐全、先审批后用印、登记备查的原那么。查的原那么。 1 1工程部一切需用印资料必须经工程经理签字前工程部一切需用印资料必须经工程经理签字前方可使用。方可使用。 2 2申请用印人员应认真填写印鉴使用审批单，做申请用印人员应认真填写印鉴使用审批单，做到内容准确，字迹清楚。到内容准确，字迹清楚。 3 3印鉴管理人员需检查确认工程经理签字前方可印鉴管理人员需检查确认工程经理签字前方可用印，并填写印