DB1303∕T 318-2022 特种设备检验技术档案管理指南

1、ICS 03.100.99CCS A011303秦皇岛市地方标准DB1303/T 3182022特种设备 技术档案管理指南（报批稿）2022-01-10 发布2022-02-18 实施秦皇岛市市场监督管理局发 布··DB1303/T 3182022目次前言II1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 基本要求15 职责任务16 纸质档案管理27 电子档案管理28 评价与改进3附录A（资料性）特种设备技术资料归档范围4附录B（资料性）借阅档案、资料登记薄样式12附录C（资料性）档案移交（接收）登记簿样式13附录D（资料性）文件销毁清单、文件销毁申请和档案销毁清册样式1

2、4参考文献17II前言本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由秦皇岛市市场监督管理局提出并归口。本文件起草单位：河北省特种设备监督检验研究院秦皇岛分院。本文件主要起草人：刘超、刘成军、王胜、赵鹏、刘明、陈鸿宇、陈佳晖、孙利剑、肖运龙、陈永珊、王颖。··DB1303/T 3182022特种设备 技术档案管理指南1 范围本文件给出了特种设备技术档案管理的基本要求、职责任务、纸质档案管理、电子档案管理、评价与改进技术等内容的指导。本标准适用于秦皇岛市辖区内从事特种设备生产（设计、制造、安装、改造、修理）、使用、检验、

3、检测等一项或多项活动单位的技术档案管理工作。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T 25 档案修裱技术规范3 术语和定义本文件没有需要界定的术语和定义。4 基本要求4.1 档案管理单位宜配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的管理和环境防护工作。4.2 档案管理工作宜纳入档案管理单位质量管理体系，实行统一管理，业务上接受特种设备安全监督管理机构和档案管理机构的监督和指导，任何部门和个人不得以任何借口拒绝归档或者占为己有。4.

4、3 特种设备技术资料归档范围可参照附录 A 中表 A.1。4.4 档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时， 应以纸质档案记载信息为准。4.5 档案管理单位宜设置相对独立的档案管理区（档案库房），并采取防护设备和管理措施维护档案实体的完整与安全。4.6 档案管理部门宜对本单位特种设备技术资料（以下简称技术资料）做好收集、整理、立卷、装盒、归档、排架、保管、利用、统计、保护、移交、鉴定和销毁等工作，宜每台（套）独立成册，按类别存放，并建立相应的管理制度。5 职责任务35.1 根据特种设备技术生产实际工作，制定、完善技术资料管理和档案管理的制度、程序，并组

5、织协调相关部门实施。5.2 结合本单位实际工作，制定特种设备技术档案分类方案，编写特种设备技术档案保管期限可采取但不限于以下措施:a) 设计、制造单位资料永久保存；b) 安装、改造、修理资料永久保存；c) 使用单位的使用登记资料永久保存，其他资料建议保存 10 年；d) 检验检测机构监督检验资料、型式试验资料永久保存，定期检验资料、检测资料、能效测试资料至少保存 6 年；e) 鉴定评审资料保存 10 年。5.3 特种设备售岀后，特种设备销售单位宜确保其设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保养说明、监督检验证明等相关技术资料和文件齐全并移交使用单位。特种设备在岀租期间的技术档案宜由特种设备

6、岀租单位保管，法律另有规定或者当事人另有约定的除外。6 纸质档案管理6.1 档案使用6.1.1 档案管理单位宜建立档案借阅、使用登记制度，借阅者宜履行批准、登记、签收手续；存档报告和资料不得随意外借，如确实需要查阅档案资料时，按要求认真填写借阅单，写明借阅用途和利用目的，并在档案室内完成。有关借阅档案、资料登记薄样式可参照附录 B 中表 B.1。6.2 维护6.2.1 档案管理宜采用抽查的方式，定期对档案进行检查。6.2.2 承接查验时档案资料不全的，档案管理单位应及时补充和补齐相关档案资料或档案，且应有补充的见证记录，以确保业务管理工作的正常开展。6.2.3 档案资料有损坏、字迹不清晰、污迹

7、，或案卷装订的线绳有破损、整体结构不牢固的及时修复。档案的修复工作应符合 DA/T25 的规定。6.3 移交（接收）、鉴定与销毁6.3.1 移交（接收）档案时，由交接双方对照移交清册清点核对案卷数量，查验案卷质量、内容和检索工具，确保档案真实完整、账物相符。档案移交（接收）登记簿样式可参照附录 C 中表 C.1。6.3.2 档案管理单位应定期对保管期限己满或失去保存价值的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经批准后销毁。销毁档案时，应有专人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人要在销毁清册上签字。销毁清册建议永久保存。文件销毁清单、文件销毁申请和档案销毁清册样式可参照附录D 中表 D

8、.1D.3。7 电子档案管理7.1 档案管理宜使用计算机技术，实行档案电子化管理，并采用档案管理软件，充分发挥档案和资料的作用，逐步完善系统中检验技术和档案管理水平，使其具备档案号自动生成、档案目录自动生成、到期归档预警提示等功能。7.2 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由主管部门统一协调， 指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。7.3 明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。7.4 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安

9、全性和完整性。7.5 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。7.6 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。8 评价与改进8.1 定期对档案管理各环节开展随机抽查工作，将检查结果作为年度内部审核的输入。8.2 定期对档案利用效果分析，为管理决策或其他业务工作提供信息参考。··DB1303/T 3182022AB AB附录A（资料性）特种设备技术资料归档范围表 A.1 特种设备技术资料归档范围设备种类从事活动归档范围锅炉设计、制造过程资料设计文件、设计文

10、件鉴定资料制造许可证（复印件）、工艺文件焊接工艺评定报告、焊接工艺规程特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）材料质量证明书焊接记录、热处理记录、无损检测记录、射线短片、耐压试验记录、气密试验记录、过程检验记录出厂资料图样、锅炉质量证明书、锅炉安装和使用说明书制造监督检验证书或进口特种设备安全性能监督检验证 书、能效测试报告安装、改造、修理施工资料图样和设计说明书、安装改造修理告知书安装改造修理方案、施工说明、进度计划、工艺文件安装改造修理许可证（复印件）、安装、改造、修理竣工技术资料、监督检验报告和证书使用运行资料使用登记资料特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）定期自行检査记录、运行

11、故障及事故记录等使用管理记录安全节能管理制度、特种设备操作规程、应急预案技术资料锅炉质量证明书、锅炉安装和使用说明书、制造监督检验证书燃油（气）燃烧器型式试验证书安装改造修理、化学清洗技术资料及监督检验报告和证书安全附件等仪器仪表检定、校验报告历次检验资料、能效测试报吿水汽质量检验报告、有机热载体检验报告检验、检测监检资料监督检验记录（含相关见证材料）及报告和证书定检资料定期检验记录（含相关见证材料）及报吿安全附件等仪器仪表检定、校验记录及报告、介质检验记录及报告检测资料检测工艺卡、记录及报吿能效测试资料能效测试记录（含相关见证材料）及报告鉴定评审评审资料评审记录（含相关见证材料）及报告4&#

12、183;·DB1303/T 3182022表 A.1 特种设备技术资料归档范围（续）设备种类从事活动归档范围固定式压力容器设计设计文件设计许可证（复印件）设计图样、制造技术条件、应力分析报告、风险评估报告（III 类）、安全附件计算资料、设计安装使用说明书制造过程资料设计文件制造许可证（复印件）、工艺文件焊接工艺评定报告、焊接工艺规程特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）材料质量证明书焊接记录、无损检测记录、射线底片、热处理记录、耐压试验和泄漏试脸记录、过程检验记录出厂资料设计文件、竣工图样产品合格证、产品质量证明文件制造监督检验证书安装、改造、修理施工资料图样、安装说明、安装改

13、造修理吿知书施工方案、工艺文件安装改造修理许可证（复印件）、安装、改造、修理竣工资料、监督检验证书使用运行资料使用登记资料特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）定期自行检査记录、运行故障及事故记录等使用管理记录安全节能管理制度、特种设备操作规程、应急预案校验资料出厂资料、安装、改造、修理竣工资料监督检验报告定期检验报告安全附件等仪器仪表检定、校验报吿检验、检测监检资料监督检验记录（含相关见证材料）及报告和证书定检资料定期检验记录（含相关见证材料）及报告安全附件等仪器仪表检定、校验记录及报告检测资料检测工艺卡、记录、报告型式试验资料型式试验记录（含相关见证材料）及报告鉴定评审评审资料评审记录

14、（含相关见证材料）及报吿6设备种类从事活动归档范围移动式压力容器、气瓶设计设计文件设计许可证（复印件）设计说明书和计算书、设计图样、制造技术条件、风险评估报告、使用说明书制造过程资料设计文件制造许可证（复印件）、工艺文件焊接工艺评定报告、焊接工艺规程特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）材料质量证明书焊接记录、无损检测记录、射线底片、热处理记录、耐压试验和泄漏试验记录及总装后检验记录出厂资料竣工图样、产品合格证、产品质量证明文件制造监督检验证书、应力分析报告、强度计算书等各类计算书安全附件、装卸附件和其他必要产品质量证明文件产品使用说明书、风险评估报告安装、改造、修理施工资料设计图样及修改

15、说明、强度校核计算、告知书无损检测记录、热处理记录、耐压试验记录安全附件变更证明文件及检验报告施工质量证明文件、监督检验报告安装改造修理许可证（复印件）运行资料使用登记资料特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）定期自行检査记录、运行故障及事故记录等使用管理记录安全节能管理制度、特种设备操作规程、应急预案检验资料出厂资料、安装、改造、修理竣工技术资料监督检验报告安全附件等仪器仪表检定、校验报告定期检验报吿充装资料装卸记录充装许可证（复印件）、应急专项预案、充装证明特种设备作业人员和相关管理人员证检验、检测监检资料监督检验记录（含相关见证材料）及报吿定检资料定期检验记录（含相关见证材料）及报吿

16、安全附件等仪器仪表检定、校验记录及报告检测资料检测工艺卡、记录、报吿型式试验资料型式试验记录（含相关见证材料）及报吿鉴定评审评审资料评审记录（含相关见证材料）及报吿··DB1303/T 3182022表 A.1 特种设备技术资料归档范围（续）设备种类从事活动归档范围客运索道设计、制造设计文件设计计算资料及其设计文件鉴定报告主要工艺设备图制造资料整机和主要零部件的出厂合格证及型式试验报告特种设备作业人员和相关管理人员证（夏印件）制造许可证（复印件）、安装使用维护保养说明书制造过程无损探伤报告及资料安装、改造、修理施工资料索道建设项目批准文件设计文件鉴定报告安装改造修理告知书、

17、相关产品制造许可施工方案、安装说明、过程记录等安装技术文件特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）安装、改造、修理许可证（复印件）安装、改造、大修的记录及其验收资料基础工程验收报吿、安装使用维护保养说明书施工过程无损检测报告及资料使用运行资料使用登记资料特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）安装使用维护保养说明书索道全面自检记录、紧急救护预案演习记录等使用管理记录安全节能管理制度、特种设备操作规程、应急预案检验资料监督检验报告定期检验报吿设计文件、制造、安装、改造、修理技术资料检验、检测监检资料监督检验记录（含相关见证材料）及报告定检资料定期检验记录（含相关见证材料）及报告鉴定评审评审资

18、料评审记录（含相关见证材料）及报告12表 A.1 特种设备技术资料归档范围（续）设备种类从事活动归档范围起重机械设计、制造设计文件总图、机械传动图、电气和液压系统原理图、主要受力结构件图等制造资料制造许可证（复印件）产品质量证明书、材料质量证明书特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）整机、安全保护装置和主要零部件的合格证、型式试验证明安装使用维护保养说明书安装、改造、修理施工资料安全保护装置和主要零部件合格证、型式试验证明安裝改造修理告知书、施工技术方案、施工图样施工设计文件、作业（工艺）文件和设计计算资料特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）施工过程记录和验收资料、监督检验证明安装改

19、造修理许可证（夏印件）、施工质量证明、安装使用维护保养说明书使用运行资料使用登记资料特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）安装使用维护保养说明书定期自行检査记录、运行故障及事故记录等使用管理记安全节能管理制度、特种设备操作规程、应急预案检验资料监督检验（首次检验）报吿定期检验报告设计文件、制造、安装、改造、修理技术资料检验、检测监检资料监督检验（首检）记录（含相关见证材料）及报吿定检资料定期检验记录（含相关见证材料）及报告型式试验资料型式试验记录（含相关见证材料）及报告鉴定评审评审资料评审记录（含相关见证材料）及报告表 A.1 特种设备技术资料归档范围（续）设备种类从事活动归档范围电梯设计

20、、制造设计文件电气原理图、井道布置图等制造资料制造许可证（复印件）、产品质量证明文件特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）整机、主要部件和安全保护装置型式试验证书以及相关调试证书整机和有关部件防爆合格证（防爆电梯）安装使用维护保养说明书安装、改造、修理施工资料变更设计证明文件、安装改造修理告知书特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）加装或更换的安全保护装置.或主要部件产品合格证、型式试验合格证书以及相关调试证书（如发生加装或更换）施工方案、施工过程记录和自检报告改造后整机合格证或者重大维修质量证明文件安装改造修理许可证（复印件）、施工质量证明文件、 监督检验报吿、安装使用维护保养说明书

21、使用运行资料使用登记资料特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）安装使用维护保养说明书年度自行检査记录、运行故障及事故记录等使用管理记录安全节能管理制度、特种设备操作规程、应急演习预案检验资料监督检验报告定期检验报告设计文件、制造、安装、改造、修理技术资料检验、检测监检资料监督检验记录（含相关见证材料）及报告定检资料定期检验记录（含相关见证材料）及报告型式试验资料型式试验记录（含相关见证材料）及报告鉴定评审评审资料评审记录（含相关见证材料）及报吿表 A.1 特种设备技术资料归档范围（续）设备种类从事活动归档范围压力管道设计设计文件图纸目录、管道材料等级表、管道数据表设备布置图、管道平铺布置图

22、、轴测图设计说明书、强度计算书、管道应力分析书设计许可证（复印件）、施工安装说明书制造、安装施工资料设计文件、安装吿知书、工艺文件受压元件的焊接工艺评定报告、焊接工艺规程特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）材料及焊接材料质量证明文件、施工安装说明书焊接记录、无损检测记录、射线底片、热处理记录耐压试验和泄漏试验记录、过程检验记录安装许可证（复印件）、安装质量证明文件、安装监督检验证书和报告使用运行资料使用登记资料特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）定期自行检査记录、运行故障及事故记录等使用管理记录安全节能管理制度、特种设备操作规程、应急预案检验资料监督检验报吿定期检验报吿安全附件等仪

23、器仪表检定、校验报告安装、改造、修理竣工技术资料改造、修理施工资料设计验证文件、改造修理告知书施工方案、工艺文件全面检验报告（只改变设计参数）改造修理许可证（复印件）、施工质量证明文件、监督检验报告、型式试验报告检验、检测监检资料监督检验记录（含相关见证材料）及报告定检资料定期检验记录（含相关见证材料）及报告安全附件等仪器仪表检定、校验记录及报吿检测资料检测工艺卡、记录、报告型式试验资料型式试验记录（含相关见证材料）及报告鉴定评审评审资料评审记录（含相关见证资料）及报告表 A.1 特种设备技术资料归档范围（续）设备种类从事活动归档范围大型游乐设施设计、制造制造资料重要零部件、原材料的质量证明、

24、型式试验证明制造许可证（复印件）特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）安装使用维护保养说明书产品出厂合格证、标准机电产品合格证安装、改造、修理施工资料安装改造修理告知书安装、改造、大修的记录及其验收资料关键零部件和焊縫探伤报告特种设备作业人员和相美管理人员证（复印件）琴础检验资料、安装改造修理许可证（复印件）安装使用维护保养说明书使用运行资料使用登记资料特种设备作业人员和相关管理人员证（复印件）安装使用维护保养说明书定期自行检査记录、运行故障及事故记录等使用管理记录安全节能管理制度、特种设备操作规程、应急预案检验资料监督检验报吿定期检验报吿设计文件、制造、安装、改造、修理技术资料检验、检测监检资料监督检验记录（含相关见证材料）及报告定检资料定期检验记录（含相关见证材料）及报告鉴定评审评审资料评审记录（含相关见证材料）及报告场（厂）内专用机动车辆设计、制造设计文件机械