Word操作指南

1、Word2010 编辑指南By Jessica FangUpdate 2012/11/21目录标注拼音1双击输入1文字放大.1文字缩小1微调距离1LOGO输入1替换文字1替换图形或商标2标题设置HEADING2在文字编辑过程中设置heading.2Heading 的更新与修改2Heading的撤销2Heading 的快捷键设置2Heading 的设置文本没格式、也没设置不同字体的3Heading 的设置有格式但没设置heading 的情况3自动缩进2格3目录导航3生成目录3目录级别3更新目录4目录格式4分节4横向纸张设置4页眉页脚4章节页眉4删除分节线5邮件合并5水印5打印日期5由WORD转P

2、OWER POINT文件5POWERPOINT中的操作6OUTLOOK邮件管理技巧6标注拼音，然后点击HomeFont 中的abc/A 就可以显示出拼音。在HomeFontabcASize(offset)里面可以选择拼音的间距，拼音字体大小在HomeFontabcAclear 里面可以清楚标注的拼音。双击输入双击某个位置，就可将光标移到那个位置。而不需要回车。回车之后编辑，会因为前面的格式变更导致后续的变更。直接双击的不会因为前面格式的变更而变更。例如：姓名：（不空格，双击该点输入）部门：HOMEParagraph边格框，插入表格，最后再取消表格，让其不可见。这样排表比较整齐好看。文字放大.C

3、trl+ 文字缩小Ctrl+ 微调距离Alt+ 上面的小三角标尺，可以进行微调。Logo输入输入小圈：在英文输入法下输入（c），就会变成 输入:在英文输入法下输入（tm）,就会变成替换文字要想在一份很长的文件中，将某个经常出现的字眼统一替换为另一个字，可以FILEOPTIONPROOFINGAUTO CORRECT option replace 下输入你将要输入的字母，with下输入你希望出现在文章中的字母。替换图形或商标FILEOPTIONPROOFINGAUTO CORRECT option replace下输入你手输的部分，在with下粘贴你要显示的图形或者商标。当粘贴后，图片不会显示出

4、来，而是以*号表示。注意该图形或商标需在word文件中，在其他文件中无法直接粘贴到with下面。可执行替换工作，以及注册标签的生成。比如输入logo字母的时候，可以直接出现logo的图片标题设置HeadingHomestyle点击右下角的小箭头，将出现更多的style 选项。点击style最最下面一行的Optionstyle pane option第一个对话框中选择All stylesOk,这时 style 中将显示所有的styles.其中包含了9级的Heading1-9.在文字编辑过程中设置heading. HomeStyleheading1-9 这样以后改一个heading，就可以都统一变

5、化。推荐的使用方式。Heading 的更新与修改已经设置后的heading，如果想对字体、颜色等做修改，那么可以在word中将要更改的部分先进行更改，比如改变字体颜色。选中更改的区域，选择对应的heading等级，并且下拉heading右侧的下拉箭头，选择第一行update selection to match heading. 这样同等级的Heading 就会同步更改过来了。（没设置heading的不会同步更改）或者直接选中一个HEADING下拉菜单中modify 再选择颜色、字体，ok 就可以把所有的同等级的heading 变更过来。Heading的撤销选中要撤销的区域，右键stylecl

6、earing format 就可以取消了。也可以在style中，直接选normal.Heading 的快捷键设置Headingmodifyformatshort cut key press new shortcut key 中输入功能键或组合键，单独的数字不可用。 Ctrl+1-9，F2-F12可以使用。HomereplacemoreformatstyleHeading 的设置文本没格式、也没设置不同字体的只能每个标题单独设置heading Homestylesheading1-9Heading 的设置有格式但没设置heading 的情况已经输入文本的文件，没有设置heading ,但是不同的

7、层级设置了不同的字体大小规范。这样的文件也可以快速设置Heading. 选中第一层级的一个标题，选右键，选styleselect text with familiar formatting （这时文章中所有的同一层级的标题都会被选中）选heading中的需要的标题等级就可以了。自动缩进2格Stylesbody text first indent 2(与heading在一起) 如果缩进的不合适，需要选stylesbody test first indent 2下拉菜单modifyStyle base on: body textStyle for following paragraph: body

8、 test first indent 2缩进距离不合适的，需要选最左下角的formatparagraphby 下输入0.3缩进后，如果文章中的表格变乱，再选中表格，再选stylesnormal，就把格式清除了目录导航Viewshownavigation pane生成目录Referencetable of contents（下拉菜单）insert contents注意：光标在哪个位置，目录就从哪个位置开始。目录级别Referencetable of contentsinsert contents 中可以根据需要选show levels: 1-3 等等。更新目录文件正文更改过页脚设置以后，可能发生

9、页数的变化，因此需要对已经生成的目录进行更新。点击目录区域，点右键update fieldupdate page number only 只是更新目录中的页码点击目录区域，点右键update fieldupdate entire table更新目录中的所有信息目录格式Referencetable of contentsinsert contentsmodifytoc1modify中更改分节文档的节，封面一节，正文一节，封底一节。Page layoutbreakssection breaknext page横向纸张设置分节后就可以把某个节变成横向的纸张使用。Page layoutorientat

10、ionlandscape页眉页脚Insert header & footerpage numbering format page numbers 中选择Insertfooteredit footerpage mumber FORMAT PAGE NUMBER numbering start (1)Number format: 选择页标的形式，可以是数字，也可以是希腊字母等。start at 1 括号中的数字表示当前节开始的第一页标识从数字几开始, 可以让正文的页码从1开始，不包含封皮、目录的页数。选标题栏中link to previsous（先取消它），否则后面每节都会和前面的一致。设过页脚后

11、，要记得更新目录，使得目录与实际页标一致。章节页眉使每章节的页眉与每章节的标题一致。注意：设置页眉页脚时，需要在标题栏中将“link to previous” 先取消。否则前面的几页页眉也和后面的一样了。Insertheaderedit headerquick partsfieldstyleRef 右侧选heading1删除分节线Viewoutline光标放在分节线上，按删除键即可。分节线在正文中是看不见的，只有在Viewoutline 中才能看见是一行虚线。也只有在这个下面才能删除。HomeparagraphqT 下可以看见，每一行每一个标题前面的小黑点，这些黑点是不可擦除的，因为设置了he

12、ading。除非取消heading,恢复到normal。邮件合并是指在word 格式下，调用excel 数据表中的数据，直接引用到word 格式中来。该功能适合于使用统一word格式制作不同员工的工资单，或者使用统一word 格式编辑给不同客户的邀请函等功能。邮件合并的前提是，需要有一份标准的数据表，有一行表头，没有合并的单元格。Mailingsselect receptionsselect exist excel选择sheet 1(如果数据是在sheet 1)光标放置在要写入的位置上，选择 Mailinginsert Merge field（下拉菜单）选择其中需要输入的事项。最后mailin

13、gfinish & merge(下拉)edit individual documents 就会将merge 后的文件单独生成一份文件（可单独保存）。水印Page layoutwater markcustom water mark打印日期Insertquick parts fielddate由Word转power point文件前提是word文件必须按照HEADING的格式处理过。这样才能再转Powerpoint的时候将其中的各个标题提炼出来作为powerpoint 的每一页。方法一：将文件单独保存后，直接将文件后缀改为.ppt， 该文件就可以变成POWERPOINT 格式。如果需要改回word 格式，直接将PPT后缀改为.DOC就可以了。方法二：打开word文件，页面左上角的图表，点击send to Micsoft Powerpoint图标就会直接生成Powerpoint 文件。另外在保存就可以了。如果页面左上角没有该图标，选择左上角的下拉菜单，选择more commandsquick access toolbar 选择左边choose commands from下变为All commands, 再从下面找到send to Micsoft Powerpoint 的图标，添加到右侧。okPOWERPOINT中的操作选中左边的空白页，回车，就会直接增加一页Shi