账务处理子系统设计

1、第1页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 账务处理子系统设计账务处理子系统设计第一节第一节 账务处理子系统概述账务处理子系统概述第二节第二节 账务处理子系统数据处理流程账务处理子系统数据处理流程第三节第三节 账务处理子系统主要文件设计账务处理子系统主要文件设计第四节第四节 账务处理子系统处理功能设计账务处理子系统处理功能设计第2页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 账务处理就是指从记账凭证的输入到账表的输出过程。虽然各企业的具体情况不同，但账务处理是必不可少的。 从会计信息系统的构成

2、来看，账务处理是会计信息系统的一个重要子系统，它与其他子系统之间存在大量的数据传递关系，采用什么样的传递方式以及传递的内容和时间对整个会计信息系统都有很大的影响。 第一节第一节 账务处理子系统概述账务处理子系统概述第3页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 即：从填制会计凭证开始，根据凭证即：从填制会计凭证开始，根据凭证登记各种账薄，根据账薄编制会计报表提登记各种账薄，根据账薄编制会计报表提供会计信息的整个过程和处理方法。供会计信息的整个过程和处理方法。 从会计凭证的编制、账薄的设置与从会计凭证的编制、账薄的设置与登记、报表的编制，以及按照

3、一定的要登记、报表的编制，以及按照一定的要求把凭证账薄和报表归类存档就构成了求把凭证账薄和报表归类存档就构成了整个账务处理系统整个账务处理系统。 账务处理是从原始凭证的一系列数据得到会计信息的过程。第4页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件一、账务处理子系统的特点与设计要求一、账务处理子系统的特点与设计要求 1 1、必须按照国家财政部门的统一规定进、必须按照国家财政部门的统一规定进行该系统的设计；行该系统的设计； 2 2、在设计中应考虑数据量大、数据关系、在设计中应考虑数据量大、数据关系复杂和数据传递接口这一特点进行设计；复杂和数据传递接口

4、这一特点进行设计； 3 3、在设计中必须增强系统内部对凭证数、在设计中必须增强系统内部对凭证数据输入的严格自控能力和安全保密措施。据输入的严格自控能力和安全保密措施。（二）账务处理子系统的设计要求（二）账务处理子系统的设计要求（一）账务处理子系统的特点（一）账务处理子系统的特点1 1、规范性强，一致性好；、规范性强，一致性好；2 2、综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用；、综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用；3 3、控制要求严格，正确性要求高。、控制要求严格，正确性要求高。第5页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件二、账务处理子系

5、统的目标二、账务处理子系统的目标 1、及时、准确地采集和输入各种凭证保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。 2、高效、正确地完成记账过程。 3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。 4、建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 5、账务处理也可包含其核算与管理功能。（往来核算和管理、项目核算与管理、部门核算与管理）这些辅助功能和管理都是账务处理功能的进一步补充，但它们也一样称为账务处理系统。 第6页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件账务处

6、理数据流程账务处理数据流程: 从记账凭证到账表的转化过程。其转从记账凭证到账表的转化过程。其转化方式称为化方式称为“账务处理形式账务处理形式”。账务处理形式账务处理形式: 从记账凭证到账表的具体转化方式从记账凭证到账表的具体转化方式（产生账簿和报表的步骤与方法）。（产生账簿和报表的步骤与方法）。第二节第二节 账务处理子系统的数据处理流程账务处理子系统的数据处理流程 第7页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（一）手工方式下账务处理数据流程（一）手工方式下账务处理数据流程 根据现行会计制度的规定和企业性质及规根据现行会计制度的规定和企业性质及

7、规模大小的差异，手工作业下的账务系统可以模大小的差异，手工作业下的账务系统可以采用：采用： 记账凭证账务处理流程、日记总账账务记账凭证账务处理流程、日记总账账务处理流程、科目汇总表账务处理流程、汇总处理流程、科目汇总表账务处理流程、汇总记账凭证账务处理流程、多栏式日记账汇总记账凭证账务处理流程、多栏式日记账汇总账务处理流程账务处理流程，五种账务处理流程之一来进五种账务处理流程之一来进行核算。行核算。 其主要区别在于登记总账的方法不同。其主要区别在于登记总账的方法不同。 一、手工账务处理子系统处理流程一、手工账务处理子系统处理流程第8页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信

8、息系统会计信息系统课件课件课件1 1、记账凭证账务处理流程记账凭证账务处理流程会计报表会计报表编编制制报报表表原始原始凭证凭证填填制制记账记账凭证凭证登登记记总账总账登登记记明细账明细账12345登登记记登登记记现金日记账现金日记账银行日记账银行日记账第9页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件1、记账凭证账务处理流程 优点：优点： 1、数据流程清楚、简单；、数据流程清楚、简单； 2、总分类帐可反映一个科目本期内发、总分类帐可反映一个科目本期内发生额、期末的结余数；生额、期末的结余数； 3、总分类帐可详细反映整个会计期间、总分类帐可详细反映整

9、个会计期间内各笔经济业务。内各笔经济业务。缺点：缺点： 登帐工作量大（由于总账是根据记账登帐工作量大（由于总账是根据记账凭证逐笔登记）。凭证逐笔登记）。结论结论: : 在计算机方式下，有参考价值。在计算机方式下，有参考价值。第10页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件2、日记总账账务处理流程 原始凭证会计报表分类汇总登账登账登账登账编制报表记账凭证现金日记账日记总账银行日记账明细分类账第11页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件2、日记总账账务处理流程 优点：优点： 1 1、数据流程清楚

10、、简单；、数据流程清楚、简单； 2 2、所有总帐在一张账页上，可明确、所有总帐在一张账页上，可明确反映每笔业务科目之间的对应关系。反映每笔业务科目之间的对应关系。 缺点：缺点： 帐页过宽，不便于登记和使用。帐页过宽，不便于登记和使用。结论：在计算机方式下，有参考价值。结论：在计算机方式下，有参考价值。第12页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件3、科目汇总表账务处理流程 会计报表原始凭证分类汇总登账登账登 总账登账编制报表科目汇总记账凭证现金日记账银行日记账科目汇总表总 账明细分类账第13页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息

11、系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件3、 科目汇总表账务处理流程 优点：优点： 1、减少登帐工作量；、减少登帐工作量； 2、可通过科目汇总表检测借贷发生、可通过科目汇总表检测借贷发生额是否平衡。额是否平衡。缺点：缺点： 1、总分类帐不能明确反映科目之间、总分类帐不能明确反映科目之间的对应关系；的对应关系； 2、不便于对经济活动进行分析和检、不便于对经济活动进行分析和检查。查。结论：在计算机方式下，参考价值不大。结论：在计算机方式下，参考价值不大。第14页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件4、汇总记账凭证账务处理流程会计报表原始凭证分类

12、汇总登账登账登 总账登账编制报表汇总凭证记账凭证汇 总记账凭证现金日记账银行日记账总 账明细分类账第15页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件4、汇总记账凭证账务处理流程优点：优点： 1 1、减少登帐工作量；、减少登帐工作量； 2 2、总分类帐可明确反映科目之间的对、总分类帐可明确反映科目之间的对应关系；便于对经济活动进行分析和检查。应关系；便于对经济活动进行分析和检查。缺点：缺点： 1 1、汇总记帐凭证的工作量大；、汇总记帐凭证的工作量大； 2 2、对转帐凭证编制有特殊的要求。、对转帐凭证编制有特殊的要求。结论：在计算机方式下，有参考价值

13、。结论：在计算机方式下，有参考价值。第16页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件5、多栏式日记账汇总账务处理流程原始凭证会计报表登账分类汇总编制报表登账登账登账登账登账现金收入日记账现金支出日记账银行收入日记账银行支出日记账总分类账明细分类账记账凭证第17页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件5、多栏式日记账汇总账务处理流程优点：优点： 简化总帐登记工作量。简化总帐登记工作量。缺点：缺点： 日记帐栏次太多，不便登记。日记帐栏次太多，不便登记。结论：在计算机方式下，没有参考价值。结论：在计

14、算机方式下，没有参考价值。第18页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件1.数据大量重复 同一数据的大量重复，不仅造成存储浪费，还极易导同一数据的大量重复，不仅造成存储浪费，还极易导致数据的不兼容。致数据的不兼容。 （二）手工会计下账务处理形式的缺陷 2.信息提供不及时 由于账务处理的工作量很大，手工处理速度缓慢，由于账务处理的工作量很大，手工处理速度缓慢，不能随时提供出各种会计报表。不能随时提供出各种会计报表。 3.准确性差 4.工作强度大 由于数据的多次转抄与计算，易出错。由于数据的多次转抄与计算，易出错。 为了达到既要算得快又要算得准的

15、目标，只能靠增加为了达到既要算得快又要算得准的目标，只能靠增加财会人员劳动强度来实现。财会人员劳动强度来实现。 第19页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件二、计算机方式下账务处理数据流程二、计算机方式下账务处理数据流程 设计计算机条件下的账务处理流程时，设计计算机条件下的账务处理流程时，不能照搬手工处理方式不能照搬手工处理方式下的账务处理流程，下的账务处理流程，而应突破长期的手工处理所形成的定式，而应突破长期的手工处理所形成的定式，设计出设计出更适合计算机处理更适合计算机处理、效率更高、处、效率更高、处理更合理的系统。理更合理的系统。 第

16、20页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件两种方案：两种方案：计算机具有的特点：计算机具有的特点： 自动运算；具有逻辑选择、判断功能；自动运算；具有逻辑选择、判断功能；速度快、精度高；具有记忆的功能等。速度快、精度高；具有记忆的功能等。计算机条件下账务处理数据流程计算机条件下账务处理数据流程 计算机条件下，时间和空间永远是一对矛盾。计算机条件下，时间和空间永远是一对矛盾。第21页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件编制编制输出输出会计报表会计报表编辑编辑输出输出明细账明细账日记账日记账更

17、新更新科目余额科目余额文件文件记账凭证记账凭证机制凭证机制凭证填制填制录入录入自动自动生成生成记账凭记账凭证文件证文件审核审核编辑编辑输出输出总账总账银行银行对账对账对账单对账单录入录入或接或接收收余额余额调节表调节表对账单对账单文件文件1234567（一）账务处理流程方案一（一）账务处理流程方案一从节省空间的角度设计从节省空间的角度设计第22页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（1 1）由录入员通过键盘输入凭证，或通过自动转账生成机）由录入员通过键盘输入凭证，或通过自动转账生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入记账凭证文件。制凭证，

18、输入的凭证经检查无误后，写入记账凭证文件。（2 2）对记账凭证中未审核的凭证进行审核。）对记账凭证中未审核的凭证进行审核。（3 3）随时用记账凭证文件更新科目余额文件随时用记账凭证文件更新科目余额文件，以便随时查，以便随时查询任意会计科目的当前借方发生额、贷方发生额及期末余询任意会计科目的当前借方发生额、贷方发生额及期末余额。额。（4 4）根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金日记）根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金日记账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账。账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账。（5 5）根据记账凭证文件和对账单文件中的银行业务进行对）根据记账凭证文件和对账

19、单文件中的银行业务进行对账，只能对对账单文件中的已达账删除。账，只能对对账单文件中的已达账删除。（6 6）根据科目余额文件编辑输出总账。）根据科目余额文件编辑输出总账。（7 7）根据科目余额文件和记账凭证文件生成会计报表。）根据科目余额文件和记账凭证文件生成会计报表。 1 1、方案一账务处理流程、方案一账务处理流程第23页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 在方案一的数据流图中主要建立账务数据库文件和在方案一的数据流图中主要建立账务数据库文件和辅助数据库文件。辅助数据库文件。2 2、数据库文件、数据库文件 （1 1）记账凭证文件。）记账凭

20、证文件。是账务数据库文件，主要存放是账务数据库文件，主要存放财会人员录入的所有凭证，包括未审核凭证、已审核财会人员录入的所有凭证，包括未审核凭证、已审核凭证、已记账凭证。凭证、已记账凭证。 （2 2）科目余额文件。）科目余额文件。是账务数据库文件，主要存放是账务数据库文件，主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等，即对所有额、期末余额、每个月的借贷方发生额等，即对所有科目的汇总描述。科目的汇总描述。 （3 3）对账单文件。）对账单文件。是专门为银行对账设计的辅助数是专门为银行对账设计的辅助数据库文件

21、，主要用于存放银行给单位的对账单。据库文件，主要用于存放银行给单位的对账单。第24页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（二）账务处理流程方案二（二）账务处理流程方案二兼顾时间和空间的角度设计兼顾时间和空间的角度设计审审核核编辑编辑输出输出总账总账编制编制输出输出会计会计报表报表银行银行对账对账对账单对账单录入录入或接或接收收余额调节表余额调节表对账单对账单文件文件记账记账凭证凭证机制机制凭证凭证填填制制录录入入自自动动生生成成临时凭临时凭证文件证文件单位银单位银行对账行对账文件文件登登记记账账簿簿历史凭历史凭证文件证文件汇总汇总文件文件1

22、234567明细账明细账日记账日记账编辑编辑输出输出第25页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（1 1）由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证，或通过）由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证，或通过期末处理自动生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，期末处理自动生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入临时凭证文件。写入临时凭证文件。（2 2）对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核。）对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核。（3 3）根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新）根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新汇总文件、历史凭证

23、文件、单位银行对账文件，并将临时汇总文件、历史凭证文件、单位银行对账文件，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。凭证文件中已记账的凭证删除。（4 4）根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进）根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，并将已达账从两个文件中删除。行对账，并将已达账从两个文件中删除。（5 5）根据汇总文件和历史凭证文件生成日记账、明细账。）根据汇总文件和历史凭证文件生成日记账、明细账。（6 6）根据汇总文件编辑输出总账。）根据汇总文件编辑输出总账。（7 7）根据汇总文件及历史凭证文件输出各种会计报表。）根据汇总文件及历史凭证文件输出各种会计报表。 1 1、方案二账

24、务处理流程、方案二账务处理流程第26页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 在方案二的数据流图中主要建立账务、辅助和临时在方案二的数据流图中主要建立账务、辅助和临时数据库文件。数据库文件。2 2、数据库文件、数据库文件第27页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件方案一的优缺点方案一的优缺点优点：优点： 1.处理流程简单处理流程简单; 2.数据无重复存储数据无重复存储;缺点：缺点： 1.输出日记账和明输出日记账和明细账的速度较慢细账的速度较慢; 2.凭证查询速度慢凭证查询速度慢;（三）两种

25、账务处理流程比较（三）两种账务处理流程比较 方案二的优缺点方案二的优缺点优点：优点： 1.处理流程清晰明了处理流程清晰明了; 2.数据无重复存储数据无重复存储; 3.处理速度快处理速度快;缺点：缺点： 输出日记账和明细账输出日记账和明细账的速度较慢的速度较慢;第28页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（1 1）数据处理的起点与终点不同。）数据处理的起点与终点不同。 第29页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（2 2）数据处理方式不同。）数据处理方式不同。（四）计算机方式和手工方式下（

26、四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别账务处理流程的区别 第30页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（3 3）数据存储方式不同。）数据存储方式不同。第31页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件第32页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（四）计算机方式和手工方式下（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别账务处理流程的区别第33页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件

27、 在计算机条件下，账务处理子系统中的账、证、表以什么文件及结构存储，这与账务处理子系统设计阶段所确定的账务处理流程有关；与设计人员的思路有关；还与数据库管理系统等多种因素有关。 一、科目文件设计一、科目文件设计 科目文件是用来存放账务处理中所有科目及相关科目文件是用来存放账务处理中所有科目及相关内容的数据库文件。内容的数据库文件。 计算机是通过对代码的处理，来认识事物或概念计算机是通过对代码的处理，来认识事物或概念属性及状态的。因此，代码有利于计算机识别和处理属性及状态的。因此，代码有利于计算机识别和处理客观事物或抽象的概念，也有利于提高处理速度。客观事物或抽象的概念，也有利于提高处理速度。

28、在会计信息系统中的代码体系有：在会计信息系统中的代码体系有：会计科目代码、会计科目代码、部门代码、人员代码、财产代码部门代码、人员代码、财产代码等。等。第三节第三节 账务处理子系统主要文件设计账务处理子系统主要文件设计第34页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件1 1、文字形式的科目对于计算机处理的缺点、文字形式的科目对于计算机处理的缺点 v文字形式科目占用存储空间大；文字形式科目占用存储空间大；v文字形式科目惟一性差文字形式科目惟一性差, ,不便于计算机分类处理；（文字不便于计算机分类处理；（文字型科目有二义性，文字中多一个或少一个空格，

29、计算机会型科目有二义性，文字中多一个或少一个空格，计算机会认为是两个不同的科目。）认为是两个不同的科目。）v在凭证输入中在凭证输入中, ,文字形式科目不便于提高输入速度。文字形式科目不便于提高输入速度。 2 2、会计科目进行编码的目的、会计科目进行编码的目的 v保证会计科目的惟一性；保证会计科目的惟一性；v简化会计数据的表现形式；（用代码既可表示会计科简化会计数据的表现形式；（用代码既可表示会计科目，又可判断科目的属性，如类型和级别等。）目，又可判断科目的属性，如类型和级别等。）v便于对会计数据的加工处理。便于对会计数据的加工处理。（一）（一）会计科目代码设计的意义会计科目代码设计的意义第35

30、页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 科目文件的组织方式是以科目代码为关键字建科目文件的组织方式是以科目代码为关键字建立的索引文件组织方式。当增加或减少科目时，计立的索引文件组织方式。当增加或减少科目时，计算机会自动按照科目代码的大小重新排序。算机会自动按照科目代码的大小重新排序。 （二）科目文件的组织方式（二）科目文件的组织方式（三）科目代码的编码设计（三）科目代码的编码设计 （1 1）编码方式。）编码方式。会计科目通常采用群码的编码方会计科目通常采用群码的编码方式式，即将会计科目代码分成若干段，每一段有固定的，即将会计科目代码分成若干

31、段，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二级明位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二级明细科目代码，以此类推，每一段按照一定的标准顺序细科目代码，以此类推，每一段按照一定的标准顺序排列。排列。 （2 2）科目代码结构。）科目代码结构。是指科目代码共分几段，每是指科目代码共分几段，每段有几位。段有几位。如如4-2-24-2-2结构，表示一级科目代码结构，表示一级科目代码4 4位（最位（最多可以表示多可以表示99999999个一级科目），二级科目代码个一级科目），二级科目代码2 2位（最位（最多可以表示多可以表示9999个二级科目），三级科目代码个二级科目），三级科目代码2

32、2位（最多位（最多可以表示可以表示9999个三级科目）。个三级科目）。 第36页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（3）科目代码结构设计举例： 科目代码采用科目代码采用4-2-24-2-2结构：结构：科目代码科目代码 科目名称科目名称1211 1211 原材料原材料121101 121101 原材料原材料黑色金属黑色金属 12110101 12110101 原材料原材料黑色金属黑色金属A A材料材料 12110102 12110102 原材料原材料黑色金属黑色金属B B材料材料 121102 121102 原材料原材料有色金属有色金属 第

33、37页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（四）会计科目代码设计中应注意的问题（四）会计科目代码设计中应注意的问题 1 1、科目代码要有可扩展性。、科目代码要有可扩展性。 在一定的时期内，在不改变原来方案的在一定的时期内，在不改变原来方案的条件下能顺利地增加新科目。条件下能顺利地增加新科目。 2 2、代码位数不宜过长。、代码位数不宜过长。 代码位数过长对记忆、输入、使用都非代码位数过长对记忆、输入、使用都非常不便。科目代码的长度在常不便。科目代码的长度在8 8位以上时出错率位以上时出错率会大幅上升。会大幅上升。第38页商业大学会计系商业大学

34、会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（五）科目文件结构（五）科目文件结构1 1、科目文件结构设计方案一、科目文件结构设计方案一 会计科目文件结构除了科目代码和科目名称会计科目文件结构除了科目代码和科目名称两项基本内容外，还应该考虑：两项基本内容外，还应该考虑：（1 1）科目类型。其反映科目的类别。目前，我）科目类型。其反映科目的类别。目前，我国现行会计制度将会计科目分成资产、负债、所国现行会计制度将会计科目分成资产、负债、所有者权益、成本、损益。有者权益、成本、损益。 （2 2）科目性质。其满足计算机条件下对不同性）科目性质。其满足计算机条件下对不同性质会计科目

35、的特殊核算和管理要求。如设置常用质会计科目的特殊核算和管理要求。如设置常用的科目性质：对账、外币、数量、往来、部门、的科目性质：对账、外币、数量、往来、部门、个人、项目等。个人、项目等。（3 3）科目文件结构。）科目文件结构。科目文件名称：科目文件名称：KM.DBFKM.DBF序号序号 字段名字段名 类型类型 长度长度 1 1 科目代码科目代码 C 10C 10 2 2 科目名称科目名称 C 20C 20 3 3 科目类别科目类别 C 4C 4 4 4 科目性质科目性质 C 6C 6第39页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件2 2、科目文

36、件结构设计方案二、科目文件结构设计方案二 由于会计科目体系是一个典型的树型结构由于会计科目体系是一个典型的树型结构，科目之间具有层次关系，在科目文件中，除，科目之间具有层次关系，在科目文件中，除了要描述有关会计科目的名称，代码、类别等了要描述有关会计科目的名称，代码、类别等属性外，还应指定科目之间的这种层次关系。属性外，还应指定科目之间的这种层次关系。 描述层次关系可以通过两种方式：描述层次关系可以通过两种方式： （1 1）通过科目代码自身来实现（如方案一）；）通过科目代码自身来实现（如方案一）； （2 2）通过给出一个科目的父科目和它的级别等）通过给出一个科目的父科目和它的级别等信息来体现（

37、如方案二）。信息来体现（如方案二）。 科目文件名称：科目文件名称： KM.DBFKM.DBF 序号序号 字段名字段名 类型类型 长度长度 1 1 科目代码科目代码 C 10C 10 2 2 科目名称科目名称 C 20C 20 3 3 科目类别科目类别 C 4C 4 4 4 科目性质科目性质 C 6C 6 5 5 父科目父科目 C 8C 8 6 6 级别级别 N 1 N 1 第40页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据、记录在一定时间内所发生的各项经济业务据、记录在一

38、定时间内所发生的各项经济业务的数据库文件。的数据库文件。它是账务处理子系统的核心数它是账务处理子系统的核心数据库文件，因此，记账凭证文件的结构应该包据库文件，因此，记账凭证文件的结构应该包括记账凭证本身要求的内容；也可以包括核算括记账凭证本身要求的内容；也可以包括核算与管理所需要的更详细的内容。与管理所需要的更详细的内容。 二、凭证文件的设计二、凭证文件的设计 以记账凭证本身要求的基本信息为例，以记账凭证本身要求的基本信息为例，介绍三种凭证文件结构设计方案。介绍三种凭证文件结构设计方案。 （一）凭证文件结构设计（一）凭证文件结构设计 第41页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系

39、统会计信息系统会计信息系统课件课件课件凭证文件名称： PZDBF序号 字段名 类型 长度 小数位1 凭证号 C 42 日期 D 83 摘要 C 364 科目代码 C 105 借方金额 N 12 26 贷方金额 N 12 2 7 附件 N 38 录入 C 89 审核 C 810 记账 C 8 11 记账标记 C 11、凭证文件结构设计方案一第42页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 存储结果如下：存储结果如下：凭证号凭证号 日期日期 摘摘 要要 科目代码科目代码 借方金额借方金额 贷方金额贷方金额 附件附件 录入录入 审核审核 记账记账00

40、05 05/30/01 支出转利润支出转利润 3131 200 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5401 100 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5501 50 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5402 10 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5502 10 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5503 20 00

41、0 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5405 5 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5601 5 000 1 张三张三 李平李平 王新王新 借：本年利润借：本年利润 200 000 贷：主营业务成本贷：主营业务成本 100 000 营业费用营业费用 50 000 主营业务税金及附加主营业务税金及附加 10 000 管理费用管理费用 10 000 财务费用财务费用 20 000 其他业务支出其他业务支出 5 000 营业外支出营业外支出 5 000 说明：对于一张期末将所有支出科目转入“本年

42、利润”科目的记账凭证：第43页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件方案一总结：方案一总结： 这种结构基本和手工记账凭证项目一一这种结构基本和手工记账凭证项目一一对应。对应。缺点：缺点：1 1、一项经济业务发生时，在记录中凭证号、一项经济业务发生时，在记录中凭证号、日期、摘要、附件、录入、审核、记账字、日期、摘要、附件、录入、审核、记账字段的值多次重复，造成数据冗余；段的值多次重复，造成数据冗余；2 2、一条记录中不能同时有借方金额和贷方、一条记录中不能同时有借方金额和贷方金额，即一条记录中总有一个字段为空，造金额，即一条记录中总有一个字段为

43、空，造成空间浪费。成空间浪费。第44页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 凭证文件名称： PZDBF 序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代码 C 10 5 借贷标志 C 2 6 金额 N 12 2 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记账 C 8 11 记账标记 C 12、凭证文件结构设计方案二 存储结果如下：存储结果如下：凭证号凭证号 日期日期 摘摘 要要 科目代码科目代码 借贷标志借贷标志 金额金额 附件附件 录入录入 审核审核 记账记账0005

44、 05/30/01 支出转利润支出转利润 3131 借借 200 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5401 贷贷 100 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5501 贷贷 50 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5402 贷贷 10 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5502 贷贷 10 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转

45、利润 5503 贷贷 20 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5405 贷贷 5 000 1 张三张三 李平李平 王新王新0005 05/30/01 支出转利润支出转利润 5601 贷贷 5 000 1 张三张三 李平李平 王新王新 说明： 对于一张期末将所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证：第46页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件方案二总结：方案二总结： 方案二是对方案一的改进，节约了存方案二是对方案一的改进，节约了存储空间。储空间。1 1、将、将“借方金额借方金额”和和“

46、贷方金额贷方金额”合并合并为一个字段为一个字段“金额金额”；2 2、增加一个、增加一个“借贷标志借贷标志”字段，用于区字段，用于区分金额方向。分金额方向。 缺点缺点： 仍然有很多字段具有重复记录仍然有很多字段具有重复记录值。值。第47页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件凭证内容文件名称：PZNR.DBF序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 附件 N 3 4 录入 C 8 5 审核 C 8 6 记账 C 8 3 3、凭证文件结构设计方案三、凭证文件结构设计方案三凭证业务文件名称：PZYW.DBF 序号 字段名

47、类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4 2 摘要 C 36 3 科目代码 C 10 4 借贷标志 C 2 5 金额 N 12 2 将凭证文件分成两个文件：1、凭证内容文件，用于存放与每一笔经济无关的内容，一笔经济业务对应一条记录；2、凭证业务文件，用于存放经济业务之间有对应关系的内容，一笔经济业务对应多条记录；第48页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件说明：对于一张期末将所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证： 存储结果凭证号凭证号 日期日期 附件附件 录入录入 审核审核 记账记账0005 05/30/01 1 张三张三 李平李平 王

48、新王新PZNR.dbf凭证号凭证号 摘摘 要要 科目代码科目代码 借贷标志借贷标志 金金 额额 0005 支出转利润支出转利润 3131 借借 200 000 0005 支出转利润支出转利润 5401 贷贷 100 000 0005 支出转利润支出转利润 5501 贷贷 50 000 0005 支出转利润支出转利润 5402 贷贷 10 000 0005 支出转利润支出转利润 5502 贷贷 10 000 0005 支出转利润支出转利润 5503 贷贷 20 000 0005 支出转利润支出转利润 5405 贷贷 5 000 0005 支出转利润支出转利润 5601 贷贷 5 000 PZYW

49、.dbf借方金额、借方金额、贷方金额贷方金额第49页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 1 1、凭证文件的存储、凭证文件的存储 凭证文件是账务处理系统中不可缺少的数据库文凭证文件是账务处理系统中不可缺少的数据库文件，其存储方案取决于账务处理流程。件，其存储方案取决于账务处理流程。 2 2、凭证文件的组织方式、凭证文件的组织方式 凭证是按照发生的时间顺序产生的，但可根据需凭证是按照发生的时间顺序产生的，但可根据需要直接进行读写记录，因此凭证文件的组织方式为随要直接进行读写记录，因此凭证文件的组织方式为随机文件。机文件。 （二）凭证文件的存储

50、策略及组织方式设计 注意： 上述三种方案中的凭证文件所列示的字段是基本字段，如果凭证文件需要保存更多的信息，如：支票号/结算单据号、外币金额、汇率、数量、单价、部门代码等。则需要增加若干字段，使凭证文件最大限度保存会计核算和管理所需要的信息。第50页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 汇总文件主要用来存放所有科目（包括一级科目和明细科目）的年初数，累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等汇总数据的文件。 1、汇总文件结构设计方案一三、汇总文件结构设计三、汇总文件结构设计 汇总文件名称：汇总文件名称： HZHZdbf

51、dbf 序号序号 字段名字段名 类型类型 长度长度 小数位小数位 说明说明 1 1 科目代码科目代码 C C 1010 2 2 期初余额期初余额 N N 12 12 2 2 3 3 借贷方向借贷方向 C C 2 2 4 4 本月借合计本月借合计 N N 1212 2 2 5 5 本月贷合计本月贷合计 N N 1212 2 2 如果是复币所有金额字段如果是复币所有金额字段 6 6 本年借方累计本年借方累计 N N 1212 2 2 都分成外币、人民币都分成外币、人民币 7 7 本年贷方累计本年贷方累计 N N 1212 2 2 期末余额 = 期初余额 + 本月借方合计 - 本月贷方合计 这种结构

52、的优点优点是结构简单、清晰。缺点缺点是汇总文件过多，给编程和管理带来一定的难度。 这种结构的汇总文件适合于以月为单位存储的文件，即每月一个汇总文件，一年12个这样的汇总文件。编制账簿、报表所需的“期初余额”、“本月借方合计”、“本月贷方合计” 、“本年借方累计”、“本年贷方累计”等数据可以直接获取，“期末余额”可以通过计算得到。 第51页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 汇总文件名称：汇总文件名称： HZHZdbfdbf序号序号 字段名字段名 类型类型 长度长度 小数位小数位 1 1 科目代码科目代码 C 10C 10 2 2 年初余额

53、年初余额 N 12 2N 12 2 3 3 借贷方向借贷方向 C 2C 2 4 1 4 1月借合计月借合计 N 12 2N 12 2 5 1 5 1月贷合计月贷合计 N 12 2N 12 2 6 2 6 2月借合计月借合计 N 12 2N 12 2 7 2 7 2月贷合计月贷合计 N 12 2N 12 2 8 3 8 3月借合计月借合计 N 12 2N 12 2 9 3 9 3月贷合计月贷合计 N 12 2N 12 2 24 12 24 12月借合计月借合计 N 12 2N 12 2 25 12 25 12月贷合计月贷合计 N 12 2 N 12 2 2 2、汇总文件结构设计方案二、汇总文件结

54、构设计方案二第52页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 这种结构的汇总文件适合于以年为单位存储的文这种结构的汇总文件适合于以年为单位存储的文件，即每年一个汇总文件，编制账簿、报表所需的：件，即每年一个汇总文件，编制账簿、报表所需的：“本月借方合计本月借方合计”、“本月贷方合计本月贷方合计”等数据可以直等数据可以直接获取，接获取，“期初余额期初余额”、“本年借方累计本年借方累计”、“本年本年贷方累计贷方累计”、“期末余额期末余额”等数据可以通过计算得到。等数据可以通过计算得到。 举例：举例：（1 1）3 3月份期初余额。月份期初余额。3 3

55、月期初余额月期初余额 = = 年初余额年初余额1 1月借合计月借合计2 2月借合计月借合计-1-1月贷月贷合计合计-2-2月贷合计月贷合计（2 2）到）到3 3月份的本年累计。月份的本年累计。 借方累计借方累计=1=1月借合计月借合计+2+2月借合计月借合计+3+3月借合计月借合计 贷方累计贷方累计=1=1月贷合计月贷合计+2+2月贷合计月贷合计+3+3月贷合计月贷合计（3 3）3 3月份期末余额。月份期末余额。 3 3月期末余额月期末余额=3=3月期初余额月期初余额+3+3月借合计月借合计-3-3月贷合计月贷合计 这种结构的优点是结构清晰，这种结构的优点是结构清晰，数据库文件少，便于管理。缺

56、点数据库文件少，便于管理。缺点是不能直接得到账簿所需的数据，是不能直接得到账簿所需的数据，只能通过计算得到。只能通过计算得到。 第53页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件第四节第四节 账务处理子系统处理功能设计账务处理子系统处理功能设计 一、账务处理子系统功能模块设计一、账务处理子系统功能模块设计 账务处理子系统总体结构设计就是以系统分析中设计的账务处理子系统总体结构设计就是以系统分析中设计的数据流图等为依据，建立账务处理子系统的总体结构图，并数据流图等为依据，建立账务处理子系统的总体结构图，并按功能划分为一个个功能相对独立的模块。按功能

57、划分为一个个功能相对独立的模块。 （一）账务子系统功能模块设计方案一（一）账务子系统功能模块设计方案一 账务处理子系统初始化凭证处理账簿管理报表处理银行对账系统服务科目设置系统设置初始数据录入审核查询汇总编辑报表报表输出录入对账单对 账输出对账结果数据备份数据恢复权限设置口令设置系统维护查询总账查询明细账期末结账查询多栏账记 账第54页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件（二）账务子系统功能模块设计方案二（二）账务子系统功能模块设计方案二 账务处理子系统初 始 化凭 证 处 理往 来 管 理项 目 管 理银 行 对 账自 动 转 账记 账

58、与 结 账 账 簿 输 出 管 理系 统 服 务注: 国外也有很多商品化账务处理系统（又称总账系统），除包括上述功能外，有的总账系统根据企业管理和会计核算的需要增加了预算管理，总分公司处理、税务处理、组织机构变更会计处理等功能模块。 第55页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 在进行账务处理之前，首先要做的工作就是初始在进行账务处理之前，首先要做的工作就是初始化工作，它是手工会计通向会计信息化的桥梁，是连化工作，它是手工会计通向会计信息化的桥梁，是连接手工会计与会计信息化之间的纽带。通过初始化模接手工会计与会计信息化之间的纽带。通过初始化

59、模块，为账务处理子系统的运行准备必要的环境。块，为账务处理子系统的运行准备必要的环境。 初始化模块应包括：科目设置、系统设置（凭证类型初始化模块应包括：科目设置、系统设置（凭证类型、币别、其他设置等）、初始余额装入等功能。、币别、其他设置等）、初始余额装入等功能。 （一）科目设置（一）科目设置 是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计的管理。可以根据需要设置适合自身业务实现对会计的管理。可以根据需要设置适合自身业务特点的会计科目体系，并能进行增加、插

60、入、修改、特点的会计科目体系，并能进行增加、插入、修改、删除、查询、打印会计科目。删除、查询、打印会计科目。 二、初始化模块的设计二、初始化模块的设计第56页商业大学会计系商业大学会计系商业大学会计系会计信息系统会计信息系统会计信息系统课件课件课件 科目设置的内容要根据科目文件的结构而定。（1）科目代码：定义科目代码。如1001现金 （2）科目名称：定义科目的名称。 1 1、科目设置的内容、科目设置的内容“增加”功能“删除”功能“修改”功能 “保存”功能 “退出”功能（3）科目类型：根据会计制度中规定的科目类型，定义每个科目的类型。 （4）科目性质：根据核算和管理的需要设置。 （5）父科目：定