Excel与会计核算

1、第二篇 Excel与会计核算第4章 会计科目余额表的制作教学目标 1、了解会计科目余额表的基本结构。2、掌握利用Excel编制会计科目余额表的方法。Excel 是一个数据处理软件，有很强的表格处理功能。使用者可以非常容易、快捷地完成表格的建立、编辑、访问和检索。对于有大量财务数据需要进行处理的财务决策部门而言，利用 Excel 所提供的各项功能，掌握会计报表的编制方法，具有更加现实的意义。在编制会计报表之前，可以先利用 Excel 生成一个会计科目余额表，用来记录本期所有科目的发生额和余额。这对资产负债表、利润表和现金流量表的编制和生成非常有用。4.1 会计科目余额表 会计科目余额表主要反映企

2、业在会计核算中所设置的科目，各会计科目的余额数，以及试算平衡情况。会计科目余额表的一般格式如表 4-1所示。表 4-1 会计科目余额表填制单位： 年 月 日 单位：元会计科目期初余额借方发生额贷方发生额借或贷期末余额库存现金银行存款其他货币资金交易性金融资产应收票据应收账款预付账款应收股利应收利息其他应收款坏账准备材料采购在途物资原材料材料成本差异4.2 建立会计科目余额表 4.2.1 会计科目余额表的建立单击【新建】 按钮，打开一个新工作簿 Book1，将第1张工作表命名为“科目余额表” ，并将其建成如图 4-1 所示的科目余额表格式，填写科目余额表中的各项目名称。将各账户的期初余额、本期发

3、生额、期末余额数据，填写到科目余额表相应的项目下。若各账户的数据已经存在于某工作簿中，则可通过工作簿之间的来回切换，直接将数额复制、粘贴到相应位置即可，如图4-2所示。会计科目余额表建完后，保存工作薄文件的方法是：选择【保存文件】命令，在【驱动器】框、【目录】框、【文件名】框选择或输入相应的驱动器、目录和文件名，选择【确定】按钮，科目余额表就保存在磁盘上。4.2.2 会计科目余额表的修改一般来说，一张科目余额表建立之后，其格式无需再改变，也就是说，基本数据变化时，只需修改其数据，即可完成一张新表的制作。但是在实际工作中往往需要对已编制好的表格加以修改，这样会使科目余额表的格式、内容都可能发生相

4、应的变化。修改某一单元内容有如下两种方法。（1）直接输入新的内容对单元修改最简单的方法是选择需要修改的单元，输入新的内容，则原来的内容被删除，按回车键后，新内容被放入该单元。（2）在编辑栏内进行修改对某一单元内容进行编辑的方法是，双击某单元或按F2键，进入编辑状态。此时可以对单元中内容（公式、文字、数字、引用）进行增、删、改。在编辑时注意灵活使用以下编辑键：移动一个字符END：移到单元尾HOME：移到单元头ESC： 取消操作第5章 会计报表的编制教学目标 1、掌握会计报表的概念、内容、格式、编制目的和要求。2、掌握利用Excel编制会计报表原理和报表生成方法。5.1 会计报表的内容财务报告包括

5、会计报表和其他应当在财务报告中披露的相关信息和资料。会计报表是对企业财务状况、经营成果和现金流量的结构性表述。会计报表至少应当包括下列组成部分：（1）资产负债表；（2）利润表；（3）现金流量表；（4）所有者权益（或股东权益，下同）变动表；（5）附注。编制会计报表的目的是为了向会计报表的使用者提供其在经济决策中的有用信息，包括企业的财务状况、经营业绩及现金流量的资料。在本章中，仅限于介绍 Excel 在狭义会计报表（资产负债表和利润表）编制中的应用。5.1.1 资产负债表（1）资产负债表的概念资产负债表是反映企业在某一特定日期财务状况的会计报表。它反映企业在一特定日期所拥有或控制的经济资源、所承

6、担的现时义务和所有者对净资产的要求权。（2）资产负债表项目的列示资产和负债应当分别流动资产和非流动资产、流动负债和非流动负债列示。5.1.2 利润表（1）利润表的概念利润表，是反映企业在一定会计期间经营成果的会计报表。（2）利润表的列报格式会计报表列报准则规定,企业应当采用多步式列报利润表,将不同性质的收入和费用类别进行对比,从而可以得出一些中间性的利润数据,便于使用者理解企业经营成果的不同来源。企业可以分三个步骤编制利润表:第一步,以营业收入为基础,减去营业成本、营业税金及附加、销售费用、管理费用、财务费用、资产减值损失,加上公允价值变动收益(减去公允价值变动损失)和投资收益(减去投资损失)

7、,计算出营业利润；第二步,以营业利润为基础,加上营业外收入,减去营业外支出,计算出利润总额；第三步,以利润总额为基础,减去所得税费用,计算出净利润(或净亏损)。普通股或潜在普通股已公开交易的企业,以及正处于公开发行普通股或潜在普通股过程中的企业,还应当在利润表中列示每股收益信息。（3）利润表的编制“本期金额”栏反映各项目的本期实际发生数。如果上年度利润表的项目名称和内容与本年度利润表不相一致，应对上年度利润表项目的名称和数字按本年度的规定进行调整，填入报表的“上期金额”栏。报表中各项目主要根据各损益类科目的发生额分析填列。5.1.3 现金流量表（1）现金流量表的概念现金流量表，是反映企业在一定

8、会计期间现金和现金等价物流入和流出的会计报表。现金，是指企业库存现金以及可以随时用于支付的存款。不能随时用于支付的存款不属于现金。现金等价物，是指企业持有的期限短、流动性强、易于转换为已知金额现金、价值变动风险很小的投资。期限短，一般是指从购买日起三个月内到期。现金等价物通常包括三个月内到期的债券投资等。权益性投资变现的金额通常不确定，因而不属于现金等价物。（2）现金流量的分类现金流量是指现金和现金等价物的流入量和流出量，可以分为三类，即经营活动产生的现金流量、投资活动产生的现金流量和筹资活动产生的现金流量。经营活动是指企业投资活动和筹资活动以外的所有交易和事项，包括销售商品或提供劳务、购买商

9、品或接受劳务收到的税费返还、支付职工薪酬、支付的各项税费、支付广告费用等。投资活动是指企业长期资产的购建和不包括在现金等价物范围内的投资及其处置活动。包括取得和收回投资、购建和处置固定资产、购买和处置无形资产等。筹资活动是指导致企业资本及债务规模和构成发生变化的活动，包括发行股票或接受投入资本、分派现金股利、取得和偿还银行借款、发行和偿还公司债券等。5.2 资产负债表的制作5.2.1资产负债表的基本格式和内容资产负债表分为表头和表体两个基本部分。表头部分包括报表的标题、报表的编号、编制单位、编制日期及计量单位等，编表时间应为某年某月某日。表体部分一般为账户式，资产负债表的左部为资产项目，右部为

10、负债及所有者权益项目。编制资产负债表时，项目的排列顺序主要按项目流动性排列。5.2.2 资产负债表的编制方法资产负债表主要是根据资产账户和负债、所有者权益账户的期末余额和其他有关资料编制而成的，具体编制方法如下。（1）直接根据总账科目的余额填列。如“交易性金融资产”、“短期借款”、“应付票据”、“应付职工薪酬”等项目。（2）根据几个总账科目的余额计算填列。如“货币资金”项目，需根据“库存现金”、“银行存款”、“其他货币资金”三个总账科目余额合计填列。（3）根据有关明细科目的余额计算填列。如“应付账款”项目，需要分别根据“应付账款”和“预付账款”两科目所属明细科目的期末贷方余额计算填列。（4）根

11、据总账科目和明细科目的余额分析计算填列。如“长期借款”项目，应根据“长期借款”总账科目余额扣除“长期借款”科目所属的明细科目中将在资产负债表日起一年内到期、且企业不能自主地将清偿义务展期的长期借款后的金额填列。（5）根据总账科目与其备抵科目抵销后的净额填列。如资产负债表中的“应收账款”、“长期股权投资”等项目，应根据“应收账款”、“长期股权投资”等科目的期末余额减去“坏账准备”、“长期股权投资减值准备”等科目余额后的净额填列；“固定资产”项目，应根据“固定资产”科目期末余额减去“累计折旧”、“固定资产减值准备”科目余额后的净额填列；“无形资产”项目，应根据“无形资产”科目期末余额减去“累计摊销

12、”、“无形资产减值准备”科目余额后的净额填列。5.2.3 资产负债表的编制程序丰源机械公司2007年12月31日编制的科目余额表如图5-1，5-2所示。 下面我们将为该公司编制资产负债表和利润表。先说明资产负债表的编制方法。1. 表头的建立（1）在包含科目余额表的工作簿中，将第 2 张工作表 Sheet2 命名为“资产负债表”。在工作表的A1单元格输入表头“资产负债表”。选中A1至H1,设置合并及居中。（2）在A3单元格中输入“编制单位：丰源机械公司”；在E3单元格中输入“2007年12月31日”；在H2单元格中输入“会工01表”；在H3单元格中输入“单位：元”，如图5-3所示。2.“项目”名

13、称栏及“行次”栏的输入在A4至H37的单元格中分别输入项目名称及行次。3. 数据的填充完成表格文字输入和格式设置后，下一步的工作就是填充表格中的其他数据。其中“年初数”可以按上年资产负债表中的数据进行填充，“期末数”可以以数据链接的方式引用科目余额表中的相关数据。 例如，“货币资金”项目需根据“库存现金”、“银行存款”、“其他货币资金”三个总账科目的期末余额的合计数填列，而这几项的数据分别存放在“科目余额表”中的单元格 F3、F4、F5 处。因此，可在“资产负债表”中存放“货币资金”期末数的单元格 D6中输入相应的数据填制公式。具体的操作步骤如下。选中单元格D6后，直接输入“=”符号。单击【科

14、目余额表】标签，将界面切换至科目余额表中。单击科目余额表中的单元格F3，键入“+”符号；再单击该表中的单元格F4，键入“+”符号；最后再单击该表中的单元格F5；按回车键后，画面会自动切换到“资产负债表”工作表中，并在单元格D6中显示出计算结果。此时，在公式编辑栏中显示出单元格 D6中所采用的计算公式，其公式表示为D6=科目余额表!F3+科目余额表!F4+科目余额表!F5。该公式表明，“资产负债表”工作表中单元格 D6的数据，是“科目余额表”工作表中单元格F3、F4、F5的数据之和。可以用同样的方法填制其他项目的数据。附：资产负债表期末数取数公式：D6=科目余额表!F3+科目余额表!F4+科目余

15、额表!F5D7=科目余额表!F6D8=科目余额表!F7D9=科目余额表!F8D10=科目余额表!F9D14=科目余额表!F10D19=科目余额表!F11D24=科目余额表!F12D30=科目余额表!F13H6=科目余额表!F14H8=科目余额表!F15H9=科目余额表!F16H10=科目余额表!F17H11=科目余额表!F18H12=科目余额表!F19H20=科目余额表!F20H21=科目余额表!F21H30=科目余额表!F22H31=科目余额表!F23H33=科目余额表!F24资产负债表中还有一部分单元格中的数据，需要用本张工作表中的数据计算取得。例如，“流动资产合计=货币资金+交易性金融资

16、产+应收票据+应收账款+预付款项+应收利息+应收股利+其他应收款+存货+一年内到期的非流动资产+其他流动资产”，可在如图 5-5 所示的工作表“资产负债表”单元格D17中输入计算公式=SUM(D6:D16)，表明单元格 D17中的数据是对单元格区域 D6 和D16 数据的求和结果。又如，“非流动负债合计=长期借款+应付债券+长期应付款+专项应付款+预计负债+递延所得税负债+其他非流动负债”，所以可在单元格 H27中输入计算公式=SUM(H20:H26)。 在其他需要输入公式的地方，可以用同样的方法输入相应的公式。附：资产负债表期末数有关运算公式：D17 =SUM(D6:D16)D36 =SUM

17、(D19:D35)D37 =D17+D36H18 =SUM(H6:H17)H27 =SUM(H20:H26)H28 =H18+H27H35 =H30+H31-H32+H33+H34H37 =H28+H35由以上操作可以看出，资产负债表中的数据不需要从键盘输入，只要前期有关的资料表格齐全，均可通过链接得到，只要公式建立好了，数据会同时显示在表格中。资产负债表的编制结果如图 5-6所示。 5.3 利润表的制作利润表是反映企业在一定会计期间的经营成果的会计报表。利润表结构主要有单步式和多步式两种。在我国，企业利润表采用的是多步式结构。即通过对当期的收入、费用、支出项目按性质加以归类，按利润形成的主要

18、环节列示一些中间性利润指标，分步计算当期净损益。利润表的建立与资产负债表的建立相类似，具体操作步骤如下。打开前一节介绍的“科目余额表”和“资产负债表”两个工作表所在的工作簿，将第 3张工作表 Sheet3 重命名为“利润表”。在该张工作表中，按照利润表的格式，填写报表项目，如图 5-7 所示。与“资产负债表”的编制方法类似，利润报表项目的数据，需要引用“科目余额表”中的数据。具体操作步骤不再赘述，取数公式如下。附：利润表本期金额取数公式：C5 =科目余额表!J3C6 =科目余额表!I4C7 =科目余额表!I5C8 =科目余额表!I6C9 =科目余额表!I7C10 =科目余额表!I8C11 =科

19、目余额表!I9C13 =科目余额表!J10C16 =科目余额表!J11C17 =科目余额表!I12C20 =科目余额表!I13C15 =C5-C6-C7-C8-C9-C10-C11+C12+C13C19 =C15+C16-C17C21=C19-C20 利润表的编制结果如图5-8所示。5.4 编排会计报表一张会计表编制完后，还应该加以编排，调整列宽、行高、数字格式等，使报表的外形更加美观，数据格式更加符合财务人员的习惯。2.4.1 Excel提供的编辑方法Excel提供的编辑方法主要有：格式菜单命令、工具栏中的工具和鼠标等。1. 格式菜单命令格式菜单下提供多种编辑命令，主要包括以下三种。（1）单

20、元格命令单元格命令是对单元格进行编辑的命令。该命令下又提供了多种标签，如数字、对齐、字体、边框、图案、保护等。财务人员可以使用这些标签完成报表的编辑。格式菜单的单元格命令的标签如图5-9所示。（2）行命令它可以对工作表的行进行编辑。（3）列命令它可以对工作表的列进行编辑，菜单和行命令相似。2. Excel的格式工具栏Excel的格式工具栏包括多种工具，财务人员可以方便的使用这些工具完成报表的编辑。打开视图菜单，选择工具栏命令，单击格式命令，格式工具栏就打开了。3. 鼠标拖动操作Excel提供使用鼠标对工作表进行编辑功能。使用鼠标时不需要选择命令，只是用鼠标指向要编辑的对象，然后拖动鼠标就可以完

21、成调整行高、列宽等编辑工作。2.4.2 调整列宽打开一个新的工作表时，系统产生的标准列宽是8个字符，任何工作表的标准列宽都能改变。1. 格式菜单中的列命令格式菜单中的列命令下的列宽命令可以用0到255个字符定义列的宽度。列命令下的最合适的列宽命令，可以使数字或文字都能全部在自己列内显示而不侵占其他列。选择这条命令之前，至少需要在改动的各列上选择一个单元格。2.用鼠标调整使用鼠标调整列宽时不需要选择命令，只要用鼠标指向该列列头右方的列界，然后拖到所需的宽度，即可改变列宽。处于列界时，鼠标指针变为有左右双向箭头的黑色十字。 2.4.3 调整行高打开一个新的工作表时，系统产生的标准行高是根据工作表上

22、正常字体设置的。改变单元格内字体的大小时，系统自动调整行高，也可以通过选择命令和拖动鼠标来完成。1. 格式菜单中的行命令格式菜单中的行命令下的行高命令可以改变行高。行高是以“磅”而不是以字符度量的，一英寸等于72磅。行命令下的最合适的行高命令，可以根据该行中最大字体设置正确的行高。选择这条命令之前，至少需要在改动的各行上选择一个单元格。2. 用鼠标调整行高使用鼠标是不需要选择命令来改变行高，只要用鼠标指向该行的下边界，然后拖到所需的行高。处于行下边界时，鼠标指针变为有上下箭头的黑色十字。2.4.4 对齐单元格输入项 Excel自动把正文排成左对齐，把数字排成右对齐。改变对齐单元输入项的方法有如

23、下两种：1. 格式菜单中单元格格式菜单中单元格命令下的对齐标签中的水平对齐、垂直对齐、方向和自动换行等选择，可以改变选中单元格中的数字、正文和日期的对齐状态。2. 对齐工具用格式工具栏上的对齐工具可快速改变一个单元格或单元格区域的数字、正文和日期的排列。方法是先选中该单元格或单元格区域，然后单击左对齐工具或右对齐工具或居中对齐工具等。2.4.5 编辑数字Excel提供多种数字格式，编辑数字有如下两种方式：1. 格式菜单中的单元格命令格式菜单中的单元格命令下的数字标签，能够按照内部数字格式或自己的习惯格式编排数字。内部数字格式的分类包括八类。（1）数值型。数值型又可定义为以下具体格式：整数：如365、9、456。两位小数：如456.12。加千分位号的整数：如1,674。加千分位号的小数：如1,090,456.15。负数红字：如-389.88表示为红色的389.88。（2）会计专用。会计专用的数字格式，如：12,565表示为（12,565）。（