广西中医学院公文处理暂行规定

1、广西中医学院公文处理暂行规定 目 录第一章 总则第二章 公文的行文规则第三章 公文的签批和运转程序第四章 公文收发手续第五章 公文的格式第六章 公文立卷第七章 对文书工作人员的要求根据国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法的原则 精神,结合我院实际情况,特拟定广西中医学院公文处理暂行规定。第一章 总 则一、公文是传达党和国家的方针、政策、发布法规、请示和答复 问题、指导和商洽工作、报告情况和交流经验的重要工具。认真做好 公文处理工作,是加强领导,提高机关工作质量和效率的重要环节之一。因此,各级行政机关负责人和办事机构必须重视公文处理工作。二、公文包括:上级部门和院外各单位来文、学院向上级部

2、门和 院外各单位的发文,学院向院内各单位的发文(如通知、通报、布告、 公报、规定、决定、纪要、工作计划、规划等 ,院内各单位向学校呈 送的请示、报告等。三、各部、处、院、所都应有一位领导分管公文处理工作,并设 专人具体管理本部门日常公文处理工作。四、我院公文管理工作体制,采取集中统一领导与分级负责处理 保管的原则。五、公文处理工作要求各部门必须遵守制度,明确职责,提倡相 互配合、协商,提高工作效率。第二章 公文的行文规则一、各部门、各单位向上级机关及学院行文请示,要求做到:(1一文一事,具有可操作性。(2一般只主送一个机关,如需同时送其他机关,可用抄送形式。(3除领导直接交办的事项应写明缘由并

3、通过院长办公室秘书转报 外,不得直接送领导者个人。(4一般不得越级请示;因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越 级的上级机关,并在文中写明越级的理由。(5按规定应由主管部门审批或先行审核的请示事项,应当报送主管 部门处理,不得越过主管部门直接向院领导请示。(6涉及两个部门的请示,应当写明主送部门和抄送部门,由主送部 门负责答复。二、下属部门上报的请示如有下列情况之一的,上级部门的文秘人员 可不予受理或退回呈报部门:(1请示内容不符合党和国家有关方针、政策、法律、法规及学院有 关规定,又不作必要说明的。(2无特殊情况越级请示或者越过主管部门直接向院领导请示的。(3 涉及其他部门, 未与这些部门充

4、分协商, 或虽经协商但仍不一致, 未能如实反映的。(4请示事项如超过学院职权范围,或可在来文部门或单位职权范围 内自行解决,或可与其他部门协商解决的。(5一文多事、多头主送、不盖公章、无签发人和其他明显违反公文 处理有关规定的。第三章 公文的签批和运转程序一、收文:1. 凡院外单位寄送广西中医学院的公文,由院长办公室拆封。一 般例行公文,由院长办公室,直接转业务部门承办。重要公文由院长 办公室主任签批,由秘书按拟办内容分送有关部门承办或呈送有关领 导阅批之后,再转业务部门承办。收文内容涉及几个部门的,应明确 主办部门,由主办部门转有关部门传阅或协办。必要时应以主办单位 为主,同协办单位共同商定

5、处理意见。有关部门在收到承办件后,应 落实专人办理,提出办理意见,经部门主要领导签字同意后退回院长 办公室(一般应在一周日完成 。2. 凡院外单位直接寄送院、系、部、处、所的公文,属一般性公 文的,可按业务分工由职能部门负责人阅处,重要公文必须经单位负 责人以至学校主管领导阅签后再转业务单位承办。少数需学院收文的, 可送院长办公室,按学院收文签批手续办理。二、学院向校外单位发文1. 必须按学院统一印制的发文稿纸所列的核稿、会签、签发等项 目签批。以学院名义发出的公文,由主管单位拟稿,经部门领导核签, 相关部门会签,一般均须经主管院领导签发。如属于日常例行公文, 可由院长办公室主任签发。2. 以

6、院、系、所、处名义向业务对口部门发文,由单位或部门主 管领导签发。3. 部、处、院、所向院外单位发便函,可视函件的内容,由有关 负责人签批发出。三、校内发文院长办公室和学校各职能部门均可向全院发文。1.除一般性通知外,学院带法规性的文件(如重要规定、决定、 通报、布告、行政干部任免、工作要点等均需经院领导签批后,由 院长办公室发文。2. 学院各职能部门下发内容涉及全院的文件, 由各职能部门起草, 部门领导核签,相关部门会签,经主管院领导签发。纯属职能部门的 具体业务,院内发文由职能部门领导签发。四、院内请示、报告1. 院、处、部、所及其它院属单位向学院呈送请示、报告,可根 据请示内容,先送学院

7、职能部门,属正常的业务范围的,由各职能部 门负责人阅处,重要公文,需院领导阅批的,经部门领导签署意见后, 送院长办公室,呈送主管院领导签批。根据主管领导意见,再转其他 院领导阅批(阅批后,应再转送主管领导阅示 。凡主管领导提出需经 院长办公会会议决定的,由院长办公室列入院长办公会会议议程。 2. 各部门、各单位呈送学院的请示、报告只送一份(必要时可抄 送有关部门 ,对符合行文规则的请示,由院长办公室和职能部门按签 批程序送领导阅示,不得自行多头呈送学院各领导。3. 各基层单位(指院、处、所下属各科(室 、教研室等一般不 得越级向学院领导呈送请示、报告。4. 一般院内请示、报告经领导签批后,视情

8、况退职能部门或原请 示、报告单位保存,以便按批示执行,年终由各职能部门秘书或兼职 档案员按规定归档。若需由其它部门执行时,则由院长办公室将请示、 报告转送职能部门。院长办公室或职能部门将领导批示转告原请示单 位,必要时可以书面批复。五、催办:除特事特办、急事急办外,一般性请示应在 3日内提 出拟办意见;交有关部门提出意见的,承办部门应在收到文件后的 10日内提出承办意见。对逾期未完成拟办或承办的,由办公室秘书负责 催办。六、审批:对已完成拟办、承办的请示件,按照 " 主管部门负责人 院长办公室主任主管院领导书记或院长 " 的顺序报请领导阅批。 七、答复:对已经院领导阅批的请

9、示件,除必须要有批复外,一 般应将领导批示抄告来文单位。批复要求在 2日内完成,抄告在当日 内完成。因特殊情况不能按期办复的,须向来文单位说明缘由。答复 内容只限结论性的指示精神。未经批准,任何科室与个人均不得透露领导的具体批示内容。其对尚未办理终结的公文,不准将领导批示和 详细办理情况向有关人员或单位答复或出示。院领导或办公室主任的 批件原件,一律由院长办公室整理存档,未经领导批准,一律不得外 借,确因工作需要,无领导批件不能开展工作的,由院长办公室行文。 八、各级领导签批意见时,不要用铅笔和普通圆珠笔,要签全名, 并写明签批年月日,以便存档。第四章 公文收发手续一、各单位正式收发文(包括个

10、人收到的文件 、请示、报告,必 须经过本单位文书管理人员并履行严格的登记、编号、签批手续,以 保证办文手续的完整和防止丢失。二、收发文、请示、报告必须严格完成下列五项程序:登记编 号;签批;催办;审核办结;清退归卷。五项程序中,及时 催办是做好公文处理工作的重要环节,必须抓紧,以杜绝只送不催, 只批不结的现象。三、收发文使用统一格式的登记簿。院内请示、报告正文一般要 用打印文稿,并附学院印制的公文处理笺,以供领导批示,并签批处 理意见;发文要附统一印制的发文稿纸并认真填写。四、对院外发文和便函,需由院长办公室秘书按审批手续审核无 误后再盖章发出。五、在承办公文过程中,要保持文件的完整,相关文件

11、和附件不 得散失。六、各单位收到各类文件后,一定要及时处理,不得积压。一般 阅批文件在各部门、各单位或院领导处停留时间不得超过一天;需承 办的文件一般不得超过一周;限期文件,必须在规定日期前办结。如 有特殊原因需要延长时可向院长办公室声明。急件随到随办。第五章 公文的格式1、正式公文(指院内外发文和请示、报告的格式,一般包括:标题、公文编号、主送机关、正文、附件、落款、印章、年月日、主 题词、抄送(报送 、印发机关、密级、缓急程度等。2. 公文的标题应当准确、 简要地概括公文的主要内容, 并标明文种名称（如通知、通报、规定、请示或报告等） ，便函和其他简短的发文， 可不写标题。 3.向上级机关

12、及平行单位发文，一般只写一个主送机关。如果需要 同时与几个上级和平行单位发文，可用抄报或抄送的形式，不得多头 主送和随便抄送。 4.除综合性工作报告外， 应执行一文一事。 一切公文都要力求简短， 主题突出，观点鲜明，文字通顺。 5.公文编号，一般包括机关代字、年号、序号。院内各单位收发文 字号及请示、报告字号、便函字号，由院长办公室统一发布，各单位 不得自行更改。 6.公文中的数目字，除编号、统计报表、专用术语以及其他必须用 阿拉伯数字的以外，一般都用汉字书写。 7.发文日期，需将年月日全部标出。 8.如有附件，应当写在正文之后，落款之前，并注明附件的名称和 件数。 9.保密公文，应根据密级分

13、别注明“绝密”“机密”“秘密” 、 、 10.紧急公文，应根据紧急程度，分别注明“特急”“急” 、 。 11.对外发文，首页一律用冠以“广西中医学院”字样的正式公文 纸。 12.正式公文一律要求打印。 第六章 公文立卷 一、公文办理完毕后，承办人员应当根据文书立卷的要求把公文 原稿和有关材料整理好，由秘书或兼职档案员清理立卷。个人不得私 自保存应当存档的公文。 二、公文立卷要正确反映本单位的主要业务工作情况；有利于保 管，查找和利用。 三、每年初，部门秘书或兼职档案员要对上一年整理好的案卷进 行清理，根据文件材料的重要程度确定保管期限，写上标题，书写卷 内目录和案卷目录，按照综合档案室的规定时间，向档案室移交。 第七章 对文书工作人员的要求 文书工作人员应做到以下几点： 6 1、要充分认识文书管理工作的重要性，必须认真负责，谨慎细致地 做好公文处理工作。 2、努力学习马列主义、毛泽东思想，学习党的