真账操作及内控管理第五讲企业费用控制

1、第五讲 企业费用的控制与账务处理 在公司运营中，生产成本和期间费用是衡量企业内部运行效率的重要指标，在收入一定的情况下，它直接决定了公司的盈利水平。生产成本和期间费用都是公司控制的重点，但是它们各有各的特点，与成本相比，期间费用的发生是为产品生产提供正常的条件和进行管理的需要，而与产品的生产本身并不直接相关；只与费用发生的当期有关，不影响或不分摊到其他会计期间。例如：产品成完工时的生产成本会跟着结转到库存商品，但是为这产品进行的推广费用却不分摊到产品的成本中，而是在它实际发生时冲减当期损益。因此我们难以确定这些费用究竟在今后哪个会计期间将获得收益。所以我们也要将期间费用作为独立模块控制。每年公

2、司都会要求各个部门有年度预算计划，当销售部作出第二年预计销售计划时，我们财务部就需要对采购计划、生产成本预算及期间费用计算出详细的预算指标。为了能准确的制定这些指标，我们首先要了解企业有哪些期间费用。一）期间费用分为管理费用、销售费用和财务费用 一、管理费用是指企业为组织和管理生产经营活动所发生的各种费用。包括企业的董事会和行政管理部门在企业的经营管理中发生的，或者应当由企业统一负担的一项费用。我们平常可以在管理费用下设二级科目，以便对各种费用进行对比和控制。1.办公费：企业行政管理部门发生的行政管理部门职工工资、办公室的修理费、办公用品、办公费和行政人员差旅费等。公司是几个无关联的股东合作成

3、立的，如果公司赚钱了，他们是需要分配红利的，但是企业股东分配红利是需要再交纳20%的个人所得税，所以我建议股东可以协商，每个月支付一定的工资，待到年末结算红利时，将这部分工资扣除后再分发，这样就可以减少纳税。注：如果企业的办公费用有些项目发生的金额比较大，可以单独另设一个科目，例如工资、快递费、办公用品，办公人员外出办事交通费。2.福利费：企业支付离退休职工的退休金、医药费、职工退职金、6个月以上病假人员工资、职工死亡丧葬补助费、抚恤费、按规定支付给离休人员的其他费用、企业按规定交纳的行业保险基金、节假日过节费、职工培训、学习的费用等，这里主要是指偶然性的不与工资一起发放的员工福利。（外账这费

4、由是计放职工教育经费的，内账企业一般不计提这些费用，所以并入福利费核算） 3.行政费用：包含企业向有关咨询机构进行生产技术经营管理咨询所支付的费用或支付企业经济顾问、法律顾问、技术顾问的费用；企业聘请会计师事务所进行查账、验资、资产评估、清账等发生的费用；企业向法院起诉或应诉而支付的费用；企业证照每年年检而产生的费用。4.税金：指企业按规定交纳的房产税、车船使用税、土地使用税、印花税、应交增值税、所得税费用、营业税金及附加等。 还要向外购买材料另外增加的税金。5.业务招待费：招待与销售无关的客人支付的餐费、礼品费等（例如是上级部门到企业视察，同级企业到公司参观），如果与销售无法分清是属于管理层

5、的还是销售部的，这费用就合并在管理费用下核算，但是可以在这个费用下再设三级科目，以个人名称为科目，谁经手的就算在谁的名下。 6.研究与开发费：指企业开发新产品、新技术所发生的新产品设计费、工艺规程制定费、设备调试费、原材料和半成品的试验费、技术图书资料费、未纳入国家计划的中间试验费、研究人员的工资、研究设备的折旧、与新产品、新技术研究有关的其他经费、委托其他单位进行的科研试制的费用以及试制失败损失等。 7.无形资产摊销：指企业分期摊销的无形资产价值。包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术和商誉等的摊销。 8.固定资产折旧: 企业行政管理部门的办公设备、商务汽车等的折旧。9.长期待摊

6、费用摊销：开办费、大修理间隔期平均摊销的固定资产大修理支出、租入固定资产改良支出。按会计法，开办费可以一次摊销，但是如果开办费金额比较大的，一次摊销造成企业前期经营费用超高，反映不出企业的真实利润，所以我还是建议大家将大额的开办费也实行分摊，分摊的时间可以根据企业的情况而定，不需要按照税法而定。10.汽车费用：企业汽车发生的汽油费、修车费、汽车保险费等的日常支出。因为企业的汽车的用途都是多样的，不光是送货使用，购时材料时也会使用，有些也会用作办事人员外出的交通工具，所以就没有办法具体划分这费用是为销售产生还是为管理产生，因此就将所有汽车发生的费用计入管理费用核算。11.损失或准备费用: 坏账准

7、备、存货跌价准备、存货盘亏和盘盈，一般企业内账是不会计提这类费用的，除非真的能准备预测到这些费用会有日后发生，所以在内账实际发生坏账和盘亏时，直接计入费用，发生盘盈就冲费用，发生跌价时直接在成本体现，不计提准备。12.保险费：企业为员工购买的商业保险费。13.其他费用：排污费（企业根据环保部门的规定交纳的排污费用）、绿化费（企业区域内零星绿化费用）其他一些不经常发生的零星费用.二、销售费用是指企业在销售商品过程中发生的各项费用以及为销售本企业商品而专设的销售机构(含销售网点、售后服务网点等)的经营费用。商品流通企业在购买商品过程中发生的进货费用也包括在营业费用之中。销售费用一般可设以下二级科目

8、： 1.运输费用：本企业负担的包装费、运输费、装卸费、保险费。 2.促销费用：为了扩大本企业商品的销售而发生的促销费用：展览费、广告费、经营租赁费(为扩大销售而租用的柜台、设备等的费用，不包括融资租赁费)、销售服务费用(提供售后服务等的费用)。 3.工资及福利费：一般指为销售本企业商品而专设的销售机构(含销售网点、售后服务网点等)的职工工资及福利费、类似工资性质的费用（但企业内部销售部门属于行政管理部门，所发生的经费开支，不包括在销售费用中，而是列入管理费用。）4.业务费：给客户的回扣、信息费、礼品等（因为这部分费用有些是不合法的，所以我们在做支出凭证时，摘要不要注明是回扣，而是写成折扣）5.

9、委托代销费用：主要指企业委托其他单位代销按代销合同规定支付的委托代销手续费。 6. 进货费用（商品流通企业的）：进货过程中发生的运输费、装卸费、包装费、保险费、运输途中的合理损耗和入库前的挑选整理费等，而且这些费用又不能很清淅地分配到某个产品中。 7.折让费：在我们销售过程中，有些客户到收款时，因为某些原因，要我们打折收款，这种情况发生的费用就可以算到折让费里。三、财务费用是指企业为筹集生产经营所需资金等而发生的费用，包括利息支出(减利息收入)、汇兑损失(减汇兑收益)以及相关的手续费等。它可以设以下几个二级科目 1.利息：指企业短期借款利息、长期借款利息、应付票据利息、票据贴现利息、应付债券利

10、息、长期应付引进国外设备款利息等利息支出(除资本化的利息外)。收到银行存款等的利息收入记在这个科目的贷方。还有企业之间的借款利息，企业向个人借款的利息。2.汇兑损失：指企业因向银行结汇或购入外汇而产生的银行买入、卖出价与记账所采用的汇率之间的差额，以及月度(季度、年度)终了，各种外币账户的外币期末余额，按照期末规定汇率折合的记账人民币金额与原账面人民币金额之间的差额等。 银行的买入价总会比卖出价低，所以就算你是同一天去换外汇的，也会有汇兑损失。3.手续费：指发生债券所需支付的手续费(需资本化的手续费除外)、开出汇票的银行手续费、调剂外汇手续费等，但不包括发行股票所支付的手续费等。电汇手续费，但

11、购买支票等票据的费用记到办公费。 4.其他：如融资租入固定资产发生的融资租赁费用等。二）期间费用的内容和分类我们清楚了，现在我们就开始对其中一些特别的费用进行分析，这些费用的支出，以后你们在制定财务制度时，必须有明确的指标或是支出流程。1.办公费。这类费用包括的内容很多，负责控制这部分费用的责任在企业的行政部门。我们该如何是审核这方面费用呢，我找几个比较常见的费用说说，办公用品的申购：要与公司的员工人数和工作量的大小程度相结合。报销时批准后的请购单要与发票或购买小票附在报销凭证后面。差旅费：员工报销时，你要看报销单背后有没有附人员出差安排表，去的地方与报销的车费、住宿一不一样，报销的费用跟员工

12、的级别相不相符。快递费：报销时除了看快递费有没有发票，还要附寄件那张寄单，防止员工寄私件。电话费：审核电话费用时，我们要看他是什么部门产生的，防止有员工无限制使用公司电话聊天，一来浪费公司资源，二来影响工作。电话费报销，如果是预存的充值发票是不可以作为报销凭证的，因为它只是表示预交了这个费用，不代表使用了这个费用。办公室人员外出办事交通费：这个需要办事人员拿公交车票回来报销，有些企业为了办事人员的方便，公司会提供公交卡给办事人员使用，但是同时也要求他们拿公交车票回来冲账。2.福利费：在外账因为税法只允许职工福利费在工资的14%这个比例限额中支出，所以我们可以尽量将部分要给员工的福利，用公司的名

13、称去购买实物或代员工支付，例如：帮员工租赁集体宿舍，配给业务员联系业务用的手机及相应话费，还有免费提供伙食给员工的饭堂，只要有正规发票的支出也可以出外账。如果能分清用于哪个员工身上的福利支出，员工享受了，他必须有要与他自己的工资一起合并申报个税，例如给员工报销医药费，发给员工代金券等，但是如果这个福利不能分清的，那它就不需要，例如：公司内部的医疗部门的支出，员工的聚餐等。在内账来说，福利费不是受工资比例限制，它很多时候都是与员工的业绩与公司的效益挂钩。只要是属于用于员工身上，不需要向员工收费或者只收少量费用的支出都可以纳入福利范畴。 3.职工教育经费：这部分可以用于员工的培训，现在企业都说招人

14、难，特别是技术人才，企业可以与技术人员签定合同，由企业出资培训技术工，这样一来，即可以解决缺人手的问题，又可以用这样福利留着熟技工。税法还规定，当年的教育经费支出超过了计提标准的部分可以无限期向后结转，例如：某企业2011年全年工资是100万，可以计提1.5万元教育经费，当年培训技工花费了2万元，超出的0.5万元，当年不能抵应纳所得税额，要补交所得税；2012年，全年工资是150万元，可以计提2.25万，当年培训花费1万元，因为上年有0.5万元没抵减完，所以2012年可能抵减应纳所得税额1.5万，可以少交所得税。如果是软件企业的，职工的教育经费还可以全额抵减，没的抵扣限额。不过，这类费用最好要

15、有正规的培训机构开出的培训发票才行。4.业务招待费：吃饭送礼在中国这是很盛行的，所以企业做生意也末免要这样去跟客户打关系，正因为这样，新的所得税法才会对此块费用作出控制，每年可以抵减应纳所得税额的费用只能抵扣当年业务费用的60%，而且不能超过不含税销售收入的千分之五。那不能抵扣的40%怎么办，这只能在第二年汇算清缴时将它做为纳税调增，补交所得税。还有无论计入管理费用还是销售费用的业务招待费都要合计在一起计算，这是外账的控制指标，那内账呢？在内账，业务招待费的发生标准就要和公司的销售额相挂钩。销售收入的量有多大，我们就要配比相应的业务招待费额度。那企业可以根据行业的特点，制定出相应的业务招待费占

16、销售收入的比率，例如：行业竞争大的，销售部需要多做客户关系才可以取得大量订单的，那我们就可以制度高一点的比例，但前提订单的利润不能低于企业上一年的平均毛利率。年销售量有1000万，毛利润有20%，那业务招待费就要控制在5%以下，就也是年累计数在50万以下。那我们又如何去控制这些业务招待费是不是实际发生那么多呢？我们可以有经手人报销这些业务招待费里，在报销单里附一份说明，这费用是招待什么客户而产生的，同行有几人等信息，这样就防止业务员私费公报。5.研究和开发费用：企业开发新技术、新产品、新工艺发生的研究开发费用，要另外立项管理，不能将费用计入已在生产的其他产品的成本中，虚增成本。因为前期的研发费

17、用日后要分摊，这个数也是新产品报价的基础。对于外账，这类研发费用如果有正规发票，日后通过注册认证后还可以加计50%抵减所得税。6.汽车费用：在控制这类费用时，我们最主要的是考滤这运输工具的合理使用量，尽量将使用频率做到最低，例如，同一方向的送货，我们最好让发货部门集中在同一时间发送，同一客户的最好能集中最大送货量才送货。企业的汽车要防止公车私用，这个工作要与行政部门相配合才行。管理者的汽车费用又如何控制呢？汽车是个人的，企业可以节省车辆的购置费，那我们就可以采取定额补助，或是设定定额，然后按不超出定额的实际使用量报销。7.销售费用中的促销费用。业务员要销售产品，他必然需要费用，你想他们做好前线

18、工作，就必须弹粮充足。但是在内部控制来说，这部分费用的支出比例必须与产品的销售利润挂钩。为什么是销售利润，而不是收入呢？因为这样可以防止，业务员为了获利大量费用，又不顾企业的营利，不惜低价出售企业的商品。在这业务费用中财务要慎重审核的是回扣，因为这类费用是不合法的，收款方是不会给你打收条的，那有些业务员就会专这个空子，明明给人的是一千元，他说一千五，其中五百元就落入个人口袋，所以这部分费用最好让管理层去经手办理。8.利息费：现行的税法可以允许支出企业与企业之间的借款利息，前提是：一两企业非关联企业，二、借款的利率不得高于同期的金融机构借款利率，超出部分不能抵减应纳所得税额。但在实际操作中，有关

19、联的企业也会相互借款，以便解决资金周转困难。现在国家推行微利企业贷款计划，达到条件的企业可以去争取这方面的扶持。 三）费用支出的内容和控制标准我们了解，那平时我们又是通过什么流程去控制这些费用的支出呢？我们在制定财务制度时，就要将报销制度明确。1、我们要列明，什么样的费用经办人需要拿回什么样的单据。招待客户的餐饮票（现在的餐饮发票大部分都是机打发票，以前的手撕定额发票逐步取消了）、业务员外出的车票和住宿费、购买文具的普通销售发票、公司汽车使用的油费路等费用的正规发票。 2、要确定什么样的费用由什么级别人领导审批签字。例如：固定资产的购买，必须有企业最高领导、财务经理、部门主管签字批准。副总级别

20、可以签批他级别以下员工的费用支出，但他的费用需让总经理签批。如此一来，在费用支出方面就形成了相互监督作用。3、费用报销填写的是费用支出单、支出证明单及差旅费报销单，这些单据在文具店都有现成的印刷本。填写的单据要规范，必须大小写一致，有发票报销和没发票报销的要分开填写，所以原始凭证都要对齐左上角粘贴，如果票多，而且面积小的，可以使用原始凭证粘贴单。内账我们为什么对单据也要求这么多呢？因为费用凭证如果是正规发票的，我们在内账做完之后，会抽出放到外账做凭证，内账的凭证只注明这原始凭证在外账的多少号凭证里。 4、每年度末必须要求各部门上报下一年度的费用预算，经有关领导审批之后，就在下一年度按着预算划拨

21、经费。特殊情况超支的，就需另外提交申请。这样就可防止费用开支过大，浪费公司资源。四）费用和其他支出的财务处理。 1、支付管理费用、销售费用的。 借：管理费用-（属于哪类费用的，就写哪类费用的二级科目） 销售费用- 贷：银行存款（现金） 2、支付员工工资的。例如：大力机械，工人计件工资60000元，管理员工资10000元，销售门市20000元，共计90000元，有20个员工，需纳税社保费600元一人，其单位400元，个人200元，超过个税起征点3500的有5人，共缴纳个税225元。员工津贴1000元，扣回员工部分伙食费1200元。 计提工资时：借：生产成本-基本生产成本-直接工资 60000 管

22、理费用-工资 10000 -福利费 1000 -社保 8000 销售费用-工资 20000 其他应收款-员工社保 4000 贷：应付职工薪酬-工资 89575 -社会保险费 12000 应交税费-应交个人所得税 225 管理费用-伙食费 1200发放工资时： 借：应付职工薪酬-工资 89575 贷： 其他应收款-员工社保 4000 银行存款 85775支付员工社保费时： 借：应付职工薪酬-社保 12000 贷：银行存款 12000 3.、有同学经常会混乱其他应收款和其他应付款这两个科目。记住，其他应收款，就是你已经付了给别人的，你要别人拿货物和发票回来冲账，或是以后还回款给你，例如：代扣代缴费

23、用；员工或股东的借支。其他应付款，就是你收了别人货物和发票，你还没付款的，或是你代收了别人的款，以后要付给第三方的，例如：租房或租其他物件的租金；股东或其他企业的借支。 例1：你去订做一些办公桌，给了订金对方，这订金你记入其他应收款里，千万不记到其他应付款里，因为货还没交，订金随时有可能收回。付订金时： 借：其他应收款 贷：现金收货并收到对方发票（或送货单）时 借：固定资产（管理费用，金额不大的可以直接入管理费用，不用固定资产管理） 贷：其他应收款 现金例2：A公司汽车购买了车险，某天发生意外了，产生费用5000元，保险公司根据情况，负担80%费用，但费用先由A公司支付，处理完后再由保险公司索

24、赔。 支付费用时： 借：其他应收款 4000元 管理费用 1000元 贷：现金（银行存款）5000元返还索赔款时： 借：银行存款 4000 贷：其他应收款 4000 例3：你购买了办公用品一批1000元，对方还没来收款但是已开了发票，此时你就要挂在其他应付款里 借：管理费用 1000元 贷：其他应付款-文具店 1000元例4：员工小李要出差，需要提前借支差旅费2000元，他填写的借支单，并找相关领导签名批准了。出纳凭证借支单支付了款项。月末员小李回来了，报销了差旅费1800元，退回现金200元给出纳，出纳开回2000元收据给小李。1.借款时： 借：其他应收款-小李 2000 贷：现金 2000

25、 2.还款报销时： 借：管理费用-差旅费 1800 现金 200 贷：其他应收款-小李 20004、购进固定资产和计提折旧方法。计提折旧的方法：平均年限法、双倍余额法、年数总和法等。如果不是特殊企业的设备，一般都采用平均年限折旧法。除国务院财政、税务主管部门另有规定外，固定资产计算折旧的最低年限如下： （一）房屋、建筑物，为20年； （二）飞机、火车、轮船、机器、机械和其他生产设备，为10年； （三）与生产经营活动有关的器具、工具、家具等，为5年； （四）飞机、火车、轮船以外的运输工具，为4年； （五）电子设备，为3年。我们平常用得最多的就是平均年限法，计算的公式如下： 年折旧额=（固定资产原

26、值-预计残值）/预计可使用年限 月折旧额=年折旧额/12个月注：固定资产原值是指固定资产入账时的历史价值。预计残值是指预计固定资产将来报废了，废料还可以值多少价值。填报表时，还有一项净值，它是指固定资产原值减去累计折旧后还剩多少的金额，而不是固定资产原值减预计残值，也不是固定资产原值减预计残值再减累计折旧，固定资产原值减预计残值是计算年折旧额数的，因为预计残值只是预计数，还没真正发生，做报表时不能把它减除。 固定资产可以加速折旧。企业的固定资产由于技术进步等原因，确需加速折旧的，可以缩短折旧年限或者采取加速折旧的方法。这类固定资产包括：(一)由于技术进步，产品更新换代较快的固定资产；(二)常年

27、处于强震动、高腐蚀状态的固定资产。 固定资产计提折旧表名称折旧月份原值预计残值每月折旧额已提折旧额净值 制表人： 会计：例：大力机械2月5日购进车床一台，含税购进价5000元，预计使用5年。按规定固定资产是当月购时不计提折旧，下月计提。 固定资产计提折旧表名称折旧月份原值预计残值每月折旧额已提折旧额净值车床60个月50005007504925 制表人： 会计： 注。内账残值率可由企业自定。 购进时：. 借：固定资产-车床 5000 贷：银行存款 5000 计提折旧时： 借：制造费用-折旧 75元（ 注：因为车床是车间使用，所以算入制造费用） 贷：累计折旧-车床 75固定资产使用了一定年限，有可

28、能因为新技术的产生，旧机器需要淘汰。企业处理固定资产又如何处理呢？例：大力机械要出售一条旧生产线，原值10万元，计提了5万元的折旧，作价3万元售出，清理费用由大力机械支付，共计2000元。先将净值转入固定资产清理， 借：固定资产清理 50000 累计折旧 50000 贷：固定资产 100000 发生的清理费用（例如：搬运费） 支付清理费时： 借：固定资产清理 2000 贷：现金（银行存款） 2000收到款项时： 借：现金（银行存款） 30000 营业外支出 22000 贷：固定资产清理 52000注：企业的汽车如果是公司名称的，将它卖掉，是需要开具发票，对方才可以过户的。如果是09年前购时的，企业可以只开具4%的普通增值发票，如果是09年后购进的，企业也抵扣了其进项税额，那就只能开具17%的增值税发票。5、财务费用。 收到利息时： 1、 借：银行存款 正数（蓝字） 贷：财务费用2、 借：财务费用 负数（红字） 贷：银行存款注：收到利息时，财务费用在借方的必须用红字表示，财务费用在贷方的用蓝字表示。 支付利息时： 借：财务费用 贷：银行存款 收外币货款时 大力机械有份外销合同，合同规定货款是美元5000元，发